檔案工作管理體制和運(yùn)行機(jī)制的改革與創(chuàng)新研究

摘 要 檔案管理工作主要分為檔案的收集整理、檔案的保管、檔案的鑒定和統(tǒng)計(jì)以及檔案的編輯和檢索、研究，并且在需要查閱時(shí)提供幫助這幾個(gè)部分。隨著經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，檔案管理工作也成了政府部門、企事業(yè)單位工作中重要的組成部分。而自我國改革開放以后，經(jīng)濟(jì)體制也隨之發(fā)生了改變，檔案管理工作也要跟上經(jīng)濟(jì)發(fā)展的步伐，促進(jìn)單位的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。本文從檔案管理的工作管理體系和運(yùn)行體系以及新技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用。

關(guān)鍵詞 管理機(jī)制 檔案管理工作 運(yùn)行機(jī)制

中圖分類號(hào)：G275.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

一、檔案管理工作的內(nèi)容

檔案的管理工作主要分為四個(gè)部分；第一，檔案的管理：將所有檔案分門別類，按照單位的要求或者規(guī)章制度進(jìn)行檔案管理，依據(jù)存檔的時(shí)間、來源和內(nèi)容分成不同的層次和類別，并且根據(jù)分類的依據(jù)進(jìn)行檔案卷宗的目錄編制；第二，檔案的保管工作，單位應(yīng)該設(shè)立專門的檔案庫進(jìn)行文件檔案的管理，并且做好安全措施；第三，檔案的鑒定和統(tǒng)計(jì)，從檔案文檔的來源、內(nèi)容和時(shí)間、形式等進(jìn)行鑒別，對(duì)檔案的名稱、價(jià)值和保管期限進(jìn)行鑒定。統(tǒng)計(jì)好檔案的時(shí)間、來源、內(nèi)容和形式，編制成冊(cè)；第四，對(duì)于超過保管期限的或者應(yīng)該予以銷毀的文檔，要辦理好銷毀檔案的名單名冊(cè)，辦理銷毀的手續(xù)，并且經(jīng)過單位負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)、簽字，由專人監(jiān)督，監(jiān)督人員和銷毀人員簽字后，進(jìn)行檔案的銷毀。

二、檔案管理中存在的問題

（一）單位對(duì)檔案管理的忽視。

單位的領(lǐng)導(dǎo)和負(fù)責(zé)人對(duì)檔案工作管理的不夠重視，導(dǎo)致檔案管理的工作人員不重視本質(zhì)工作，忽視了檔案的管理工作。管理人員的在檔案管理工作中效率低下，分類、鑒定和統(tǒng)計(jì)時(shí)不夠詳細(xì)，部分檔案甚至在歸類中與其他檔案混淆，統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)中存有遺漏，登記在冊(cè)時(shí)出現(xiàn)重復(fù)和漏記等行為。檔案管理工作的低下，會(huì)直接或間接的影響單位的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

（二）檔案管理制度的欠缺。

單位對(duì)檔案管理的不重視以及檔案管理不能與新的經(jīng)濟(jì)制度相適應(yīng)，檔案管理的制度不健全，規(guī)章制度形同虛設(shè)。在檔案的收集、鑒定和統(tǒng)計(jì)過程中，沒有規(guī)章制度可循或者不能按照已有的要求進(jìn)行操作。在檔案的管理過程中，不能做好保密、保管等工作，遺失了很多重要的文件，在查閱時(shí)難以尋找或者找不到需要的文件。現(xiàn)在很多單位檔案管理的制度缺失，并且沒有完善的監(jiān)管能力，因?yàn)閱挝坏臋n案管理制度不健全，單位的檔案管理工作出現(xiàn)各種問題。實(shí)際操作中，管理工作的效率低下，文件堆積，整理不善，檔案收集不全，出現(xiàn)丟失、遺漏等問題。工作人員在收集、整理的工作中不能做好本職工作，在借閱的過程中不能按流程辦理，出現(xiàn)有借無還、篡改檔案資料等現(xiàn)象，檔案資料缺乏本身的真實(shí)性和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

（三）新技術(shù)難以得到利用。

新的經(jīng)濟(jì)體制下，出現(xiàn)了新的設(shè)備、新的技術(shù)，而新興技術(shù)設(shè)備的運(yùn)用則會(huì)促進(jìn)檔案管理工作的效率。現(xiàn)在大部分企業(yè)仍運(yùn)用原有的技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等沒有得到很好的利用。有些企業(yè)單位仍用原有的技術(shù)和手工進(jìn)行檔案的收集管理，影響了檔案管理的時(shí)效性和科學(xué)性。

三、檔案工作管理的分析和原則

（一）檔案管理工作的整體和微觀分析。

檔案管理工作可以細(xì)分為收集、鑒定、統(tǒng)計(jì)等內(nèi)容，同時(shí)也可以劃分為整體管理的體制部分和微觀管理體制部分。整體和微觀是兩個(gè)相互統(tǒng)一，互相促進(jìn)的一個(gè)有機(jī)整體。不同的企事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)單位的性質(zhì)和實(shí)際經(jīng)營等情況，制定適合本單位發(fā)展的檔案管理制度和監(jiān)督制度，使檔案工作有據(jù)可循，并且在實(shí)際操作中進(jìn)行有力的監(jiān)督。在檔案管理工作的各模塊之間，要做好銜接工作，并且每個(gè)模塊必須遵循單位的管理機(jī)制。只有做好檔案管理的整體規(guī)章制度的健全和微觀部分的完善，才能確保單位的檔案管理工作有條不紊的進(jìn)行。

（二）建立科學(xué)的管理責(zé)任制度。

檔案管理人員是檔案管理工作的主體，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)是提高檔案管理的首要條件。提高工作人員的綜合素質(zhì)要從三個(gè)方面進(jìn)行：第一，必須提高檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理；第二，培養(yǎng)檔案管理者的責(zé)任感，重視本職工作并且對(duì)本職位盡忠職守；第三，培養(yǎng)檔案管理者學(xué)習(xí)新型知識(shí)，運(yùn)用新技術(shù)、新設(shè)備來管理檔案。單位要定期對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，宣傳專業(yè)知識(shí)，并且鼓勵(lì)工作人員接觸新型技術(shù)和新興設(shè)備。

不僅要制定好檔案管理的制度，同時(shí)也要做好檔案管理的監(jiān)督機(jī)制。單位應(yīng)該建立好完善的監(jiān)督機(jī)制，從檔案資料的收集、鑒定到檔案的統(tǒng)計(jì)再到查閱、借閱過程，為了防止個(gè)別人員不遵守檔案管理的規(guī)章制度，必須做好監(jiān)督管理的工作，以提高檔案管理工作的效率。

四、檔案管理工作的創(chuàng)新性舉措

（一）檔案管理工作的原則性。

檔案管理的工作必須遵循既定的規(guī)章制度，并且無條件的執(zhí)行管理制度中的各項(xiàng)條款。首先要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，培養(yǎng)工作人員的責(zé)任感以及道德素養(yǎng)，使每個(gè)模塊的工作相互配合，協(xié)調(diào)統(tǒng)一，進(jìn)行良性的運(yùn)行。

（二）檔案管理工作的監(jiān)督力度。

在檔案管理的工作中，不僅要制定好完善的規(guī)章制度，同時(shí)也要做好監(jiān)督管理，杜絕不良現(xiàn)象的發(fā)生。

（三）檔案管理工作的服務(wù)性。

檔案管理的工作本質(zhì)上是為單位服務(wù)的，因此工作人員要有服務(wù)于單位的心態(tài)。提高檔案管理的工作效率，確保檔案在流通的過程中安全、齊全，做好查閱、借閱的準(zhǔn)備，隨時(shí)服務(wù)于單位。

本文通過對(duì)檔案管理工作內(nèi)容的介紹以及實(shí)際操作中出現(xiàn)的問題的分析，探討出問題發(fā)生的原因以及解決問題的方法。企事業(yè)單位必須從檔案管理的制度、工作人員、新技術(shù)和新設(shè)備以及監(jiān)督管理幾個(gè)方面加強(qiáng)檔案管理工作。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，相信檔案管理工作也會(huì)不斷發(fā)展，更好的服務(wù)于政府、企事業(yè)等單位。

（作者單位： 咸陽師范學(xué)院）

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