淺析辦公自動化對公文處理的影響

摘 要 公文處理是政府機關以及企事業(yè)單位正常運轉的一項重要工作。近年來，隨著辦公自動化的普及和發(fā)展，對公文處理產(chǎn)生了重要影響。強化公文自動化處理能力，重視公文處理工作是優(yōu)化企業(yè)管理，提高企業(yè)工作效率的重要途徑。本文對辦公自動化對公文處理的影響進行了分析和探討。

關鍵詞 辦公自動化 公文處理 影響

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A

隨著辦公自動化的普及和發(fā)展，強化公文自動化處理能力，重視公文處理工作是優(yōu)化企業(yè)管理，提高企業(yè)工作效率的重要途徑，筆者對該問題進行了闡述。

一、辦公自動化對公文處理產(chǎn)生的影響

（一）改變了公文傳遞模式，提高了公文的時效性。

一般而言，傳統(tǒng)的公文往往是以紙質(zhì)形式存在的，這樣在流轉的過程中只能通過串行的順序流轉，再加上文件傳遞受空間地理位置的影響，無法保證公文及時、快捷地傳輸。然而，辦公自動化系統(tǒng)的應用就很好地解決了這一問題，立足于網(wǎng)絡技術基礎之上，以電子公文的形式作為介質(zhì)，憑借個人桌面、短信等方式作為傳遞通知形式，以便達到快速、及時的傳遞效果。這樣無論辦公人員在何時何地，只需通過登陸系統(tǒng)就可以進行公文處理，從而就突破了時間和空間的限制，極大程度地提高了公文的時效性。

（二）明確了公文管理職責，規(guī)范了公文管理程序。

由于在傳統(tǒng)的公文處理活動中，存在較強的主觀隨意性，甚至在公文流轉的過程中出現(xiàn)不規(guī)范現(xiàn)象，倘若文件在傳輸過程中，出現(xiàn)文件丟失，交換者之間就會相互推卸責任，這樣不僅無法保證公文流動的及時性，而且降低了文件的質(zhì)量。然而，辦公自動化系統(tǒng)的應用，對于文件的一系列過程都需要登陸系統(tǒng)完成，這樣就促使了公文處理流程的格式化和規(guī)范化。與此同時，對于公文的發(fā)送和簽收都需要辦理者通過用戶名和密碼登陸系統(tǒng)進行確認和記錄。除此以外，公文辦理對象提出的相關意見，系統(tǒng)都會及時發(fā)送信息告知其他辦理者，對后續(xù)辦理者進行預先處理發(fā)揮了重要作用。總之，辦公自動化系統(tǒng)的應用，明確公文管理職責，規(guī)范了公文管理程序。

（三）提高了公文處理效率。

眾所周知，公文在一定程度上體現(xiàn)出了國家機關的形象，呈現(xiàn)出權威性。借助辦公自動化系統(tǒng)進行發(fā)文，從整體上就可以把握好政策關、文件關以及規(guī)范關。與此同時，辦公自動化系統(tǒng)具有領導批閱、催辦、查詢、歸檔等功能，能夠?qū)⒆钚碌墓男畔⒓皶r提供給辦公人員，有效地提高了公文規(guī)范處理水平。除此以外，辦公自動化極大程度上降低了辦公成本，提高了辦公效率，對強化辦公系統(tǒng)政務建設發(fā)揮了重要作用。

（四）實現(xiàn)了檔案的歷史原始性。

由于公文的用戶屬于國家機關工作人員，一些國家從而保證發(fā)文原件歷史原始性是很重要的。在辦公自動化系統(tǒng)中，對于文件的任何一個版本都有詳細記錄，也就是說，公文管理員以及部門領導對文稿所進行的一系列修改都會保存在系統(tǒng)中，這樣就可以便于查閱改動者的姓名以及時間，從而就為恢復文檔原始版本奠定了重要保障，達到了檔案的歷史原始性。

二、提高辦公自動化系統(tǒng)公文處理質(zhì)效的對策

綜上所述，辦公自動化對公文處理產(chǎn)生的重要影響，不僅提高了公文處理質(zhì)量，而且提高了工作效率。在今后工作中，如何更好地提高辦公自動化系統(tǒng)對公文處理質(zhì)效，可以從以下幾方面入手：

（一）轉變思想觀念，為在辦公自動化條件下進行公文處理奠定有力的思想保障。

隨著辦公自動化的普及和發(fā)展，辦公自動化對公文的處理能力在某種意義上體現(xiàn)出了一個單位整體工作水平和能力。從而就需要領導轉變思想觀念，充分認識到辦公自動化系統(tǒng)對公文處理的重要性，同時要配置相關的專業(yè)人員進行負責此項工作，并加強對各項工作的指導，以便保證單位在辦公自動化系統(tǒng)下公文處理工作的正常進行。

（二）建立相關制度，規(guī)范公文處理程序，為在辦公自動化條件下進行公文處理奠定制度保障。

從而就要求單位對電子公文處理過程中的一系列具體任務都要制定出相關的規(guī)定，以及不同環(huán)節(jié)之間如何有效銜接都需做出明確規(guī)定，以便規(guī)范電子公文處理程序。此外，逐步建立起電子公文處理工作的目標責任制也是很有必要的，可以將公文的質(zhì)量作為衡量工作實效的一項重要參考指標，從而能夠切實提高電子公文人員工作的責任感。

（三）強化隊伍建設，為做好公文處理工作奠定組織保障。

一般而言，辦公自動化對公文處理人員也提出了較高的要求，他們的整體素質(zhì)會直接影響到公文處理的質(zhì)量。因此，在辦公自動化系統(tǒng)條件下，強化對工作人員的培訓顯得尤為重要，既要重要專業(yè)知識的培訓，又要重視思想教育工作，努力培養(yǎng)出一批綜合素質(zhì)較高的專業(yè)隊伍。

（四）全面加強業(yè)務建設，提高公文處理工作的整體水平。

從系統(tǒng)化和集成化要求方面來分析，辦公自動化條件下對公文的處理屬于一個龐大的系統(tǒng)，從而就要求組成這個系統(tǒng)各方面都要達到一定要求，而且要充分利用網(wǎng)絡平臺，以便發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高公文處理的綜合能力。倘若系統(tǒng)某個部門出現(xiàn)問題，就會影響整體系統(tǒng)的正常運轉。從而要求企業(yè)及時更新設備，以便實現(xiàn)在辦公自動化條件下公文高效、快捷地運轉。

總而言之，辦公自動化系統(tǒng)的運作，極大程度上提高了公文處理的質(zhì)量和效率，對提高企業(yè)辦公效率也發(fā)揮重要作用。從而就要求采取切實可行的措施，以便促進辦公自動化水平再上新臺階。

（作者單位： 中鐵十二局集團有限公司三公司）

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