企業(yè)規(guī)章制度認(rèn)識與管理

摘 要 企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營目的是以最小成本獲取最大利潤，如何以最小成本獲取最大利潤，就必須以規(guī)章制度來規(guī)范企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動。所以，建立一套常規(guī)的、規(guī)范的、合理和合法的企業(yè)規(guī)章制度，并有效地實(shí)施，是每個企業(yè)經(jīng)營者必須認(rèn)真思考、正面對待、積極行動的大事，也是企業(yè)相關(guān)職能部門的管理職責(zé)和日常工作。

關(guān)鍵詞 企業(yè) 規(guī)章制度 管理

中圖分類號：F235.9 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

建立企業(yè)規(guī)章制度并形成體系，必須以國家法律法規(guī)為準(zhǔn)繩，以不與國家法律法規(guī)相抵觸或相悖為原則，以本單位的生產(chǎn)經(jīng)營實(shí)際狀況為依據(jù)，以保證本單位的生產(chǎn)經(jīng)營活動正常、順利、有效運(yùn)轉(zhuǎn)為目的。一套好的規(guī)章制度是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的潤滑劑，并具有助推企業(yè)實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)的作用。

一、規(guī)章制度范疇

規(guī)章制度是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理活動的法度，用于某個專業(yè)方面業(yè)務(wù)管理活動，需要大家共同遵守的規(guī)則。將這些規(guī)則以文字表述，經(jīng)專門的程序?qū)徟⒁詴嫘问桨l(fā)布，即成為企業(yè)的規(guī)章制度。

規(guī)章制度以表達(dá)形式進(jìn)行分類，分別包括：制度、規(guī)定、辦法、條例、程序、細(xì)則，通稱企業(yè)管理規(guī)章制度，或統(tǒng)稱制度。

從廣義概念分類，規(guī)章制度還包括企業(yè)的定員和定編，管理部門和基層單位的職責(zé)和權(quán)限、崗位職責(zé)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如Iso9000、Api）、管理標(biāo)準(zhǔn)（如HSE管理體系）、操作規(guī)范和規(guī)程等。

從更寬泛的范圍分類，規(guī)章制度還包括命令、決定、決議、通告，雖然這些文件具有臨時性，但作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的內(nèi)容，將在后續(xù)實(shí)施或執(zhí)行過程逐漸形成規(guī)章。規(guī)章制度甚至還包括生產(chǎn)線上的工藝文件，如工藝指導(dǎo)書等，這些文件是規(guī)章制度的派生性規(guī)則，是企業(yè)規(guī)章制度外延表現(xiàn)形式，具有強(qiáng)烈的嚴(yán)肅性和不二的執(zhí)行性。

就企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營狀況而言，還可按職能管理范圍來對規(guī)章制度進(jìn)行劃分，如本單位的行政事務(wù)（XZ）、黨群工作（DQ）、經(jīng)營企劃（JQ）、人力資源（RL）、計劃財務(wù)（JC）、市場營銷（SX）、生產(chǎn)安全（SR）等若干大類的規(guī)章制度。

二、規(guī)章制度地發(fā)布

企業(yè)規(guī)章制度產(chǎn)生或建立，必須因事而立、因崗而立、因責(zé)而立、因權(quán)而立。應(yīng)該有嚴(yán)格的發(fā)布程序，包括規(guī)章制度的立項、起草、制訂、會簽、審批和印發(fā)。

（一）規(guī)章制度立項。

規(guī)章制度訂立立項就是要解決為什么要訂立該項制度的問題。

在企業(yè)實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營過程中，規(guī)章制度的產(chǎn)生和建立基本上“因事而立”，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理因事設(shè)崗，因崗生責(zé)，因責(zé)衍權(quán)，或者在現(xiàn)有崗位之下因事生責(zé)、因責(zé)生權(quán)。就“事”而言，指企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理過程中產(chǎn)生的工作任務(wù)或業(yè)務(wù)事項，該事項具有長期性、可重復(fù)性和規(guī)律性，所以，必須對該事項進(jìn)行規(guī)范管理，因此就有了為此訂立規(guī)章制度的意義。只有訂立針對于該事項的規(guī)章制度，就能解決為什么要做此“事”、誰去做此“事”、什么時間去做此“事”、在什么地方去做此“事”、怎樣做此“事”的問題，俗稱“5W”（why、who、when、where、what），即五個為什么。

建立規(guī)章制度訂立立項制度，就是為了保證規(guī)章制度的嚴(yán)肅性、規(guī)范性、適用性和可操作性。怎樣為規(guī)章制度訂立進(jìn)行立項，實(shí)際上就是要用書面回答“5W”問題，讓該項規(guī)章制度的訂立具有充分的理由，即解決好必要性的問題，能夠讓相關(guān)職能管理部門和審批人信服，然后批準(zhǔn)制訂并發(fā)布該項規(guī)章制度。

（二）規(guī)章制度制訂。

經(jīng)過規(guī)章制度立項程序后，訂立規(guī)章制度就有了合法的依據(jù)，事務(wù)部門據(jù)此擬訂規(guī)章制度草案。起草人在擬稿之前，應(yīng)該深入基層或現(xiàn)場進(jìn)行調(diào)研，研究在該項制度立項宗旨的前提下，具體要解決哪些問題，可能會遇到什么問題，應(yīng)采取什么措施予以應(yīng)對，賦予哪些具體的管理職責(zé)和權(quán)限等等。

經(jīng)過調(diào)研后形成該項規(guī)章制度的腹稿，然后圍繞“為什么（目的）、干什么（管理對象）、誰去干（責(zé)任單位和職責(zé)）、怎么干（方法和程序）、何時干（完成期限）、干到什么程度（工作標(biāo)準(zhǔn)）、如何監(jiān)督檢查（考核辦法）、如何處置（反饋完善）”等八個方面編寫規(guī)章制度。

規(guī)章制度基本模式如下：

（1）導(dǎo)言：制訂本制度的目的和依據(jù)；（2）本制度適用范圍；（3）本制度主要責(zé)任單位和職權(quán)；（4）本制度管理方法、規(guī)定或執(zhí)行程序（包含什么情況下執(zhí)行、執(zhí)行到什么程度）；（5）本制度實(shí)施的檢查和考核；（6）本制度說明：與其他制度的銜接或矛盾回避、解釋權(quán)、修訂時態(tài)、廢止和保密；（7）本制度起草、審核、批準(zhǔn)；（8）本制度發(fā)布日期和生效日期。

規(guī)章制度文本格式主要分為三個層次，分別是“章”、“條”、“款”。有的規(guī)章制度文本的“款”，不用數(shù)字列序表述，直接重置一個段落即可。當(dāng)“款”下的內(nèi)容或?qū)哟芜^多時，則可以直接將此“款”擬訂為單獨(dú)的“條”。

規(guī)章制度起草完畢后，起草單位應(yīng)將規(guī)章制度草案報相關(guān)職能管理部門，由職能管理進(jìn)行初審，初審內(nèi)容：有無立項依據(jù)、文本模式和格式是否規(guī)范、方法程序是否合理、與其他規(guī)章制度有無沖突或矛盾等等。初審的同時，職能管理部門還應(yīng)針對此規(guī)章制度草案組織相關(guān)部門進(jìn)行討論，搜集修改建議或不同看法，然后形成修改意見，將規(guī)章制度草案返回起草部門進(jìn)行修改。

（三）規(guī)章制度發(fā)布。

規(guī)章制度地發(fā)布過程由文稿會簽、領(lǐng)導(dǎo)審批、辦公室核稿、文件印發(fā)、學(xué)習(xí)宣傳等程序組成。規(guī)章制度發(fā)布過程既是規(guī)章制度取得合法身份的過程，也是規(guī)章制度能否正常出臺的過程；既是規(guī)章制度宣傳造勢的過程，也是規(guī)章制度順利實(shí)施的鋪墊過程。規(guī)章制度擬稿責(zé)任部門應(yīng)在立項、調(diào)研、擬稿的基礎(chǔ)上，將規(guī)章制度立項的指導(dǎo)思想貫穿整個文稿會簽過程。

經(jīng)相關(guān)職能部門再審合格后的規(guī)章制度文本，應(yīng)按規(guī)定的公文發(fā)布程序進(jìn)行會簽，由擬稿責(zé)任部門負(fù)責(zé)申辦會簽事宜。參與文稿會簽的職能部門，或者是規(guī)章制度內(nèi)容所牽涉到的職能部門，或者是前置或后置管理部門。規(guī)章制度文稿經(jīng)職能部門會簽完成后，按文件層級管理程序和要求，報領(lǐng)導(dǎo)審批。

領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，擬稿責(zé)任部門應(yīng)該將文稿會簽資料的電子文本一并送廠長（經(jīng)理）辦公室，由廠長（經(jīng)理）辦公室按文件發(fā)布程序掛號、行文、排版、付印、發(fā)文。

發(fā)文可以有兩種形式進(jìn)行，一是由廠長（經(jīng)理）辦公室按公文管理規(guī)定直接向有關(guān)單位發(fā)文，另一種是由擬稿責(zé)任部門，也就是由相關(guān)職能部門代為發(fā)文，但事前必須與廠長（經(jīng)理）辦公室進(jìn)行溝通，取得廠長（經(jīng)理）辦公室地授權(quán)，職能部門代發(fā)文的簽收資料應(yīng)在事后反饋給廠長（經(jīng)理）辦公室保存。

三、規(guī)章制度管理工作

實(shí)施規(guī)章制度管理，就是為了更有效地實(shí)現(xiàn)規(guī)章制度擬訂的目標(biāo)，追求規(guī)章制度管理的最佳效果，使企業(yè)以盡可能少的管理資源，盡可能多地完成預(yù)期的生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)。規(guī)章制度管理由一系列管理過程組成，分別是：計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制。規(guī)章制度管理工作由企業(yè)的職能管理部門負(fù)責(zé)，如有的企業(yè)由企業(yè)管理辦公室負(fù)責(zé)，也有的由廠長（經(jīng)理）辦公室負(fù)責(zé)。不論是哪個部門負(fù)責(zé)，都應(yīng)該主導(dǎo)企業(yè)規(guī)章制度的綜合管理、協(xié)調(diào)和平衡。

（一）規(guī)章制度的計劃管理。

規(guī)章制度的計劃管理是對規(guī)章制度未來的發(fā)展進(jìn)行規(guī)劃和安排。

在規(guī)章制度管理工作實(shí)施前，首先要確定一定時期內(nèi)規(guī)章制度管理工作的目標(biāo)，其次要對規(guī)章制度管理現(xiàn)狀和環(huán)境進(jìn)行分析，然后擬訂規(guī)章制度管理工作方案，最后形成規(guī)章制度管理計劃，以指導(dǎo)一定時間內(nèi)的規(guī)章制度管理工作。

規(guī)章制度職能管理部門一般于年初時，向所有職能管理部門提出本年度規(guī)章制度管理要求，征集各職能部門本年度管理意見，搜集規(guī)章制度實(shí)施過程中的差異，針對現(xiàn)有規(guī)章制度實(shí)施差異有什么糾正規(guī)劃。除此外，還要了解各職能部門所管理的規(guī)章制度，有哪些實(shí)施環(huán)境發(fā)生了變化，是否需要增補(bǔ)、刪減、修訂、廢止，是否需要建立新的規(guī)章制度等等。

（二）規(guī)章制度的組織管理。

本文所指的組織是指在歸口職能管理權(quán)限內(nèi)，依權(quán)限安排的一系列管理工作和活動，并在其中起牽頭、引導(dǎo)、指揮、協(xié)調(diào)的作用，一般表意為動詞。

規(guī)章制度職能管理部門應(yīng)在規(guī)章制度計劃基礎(chǔ)上，按計劃的時間進(jìn)度和工作要求，有步驟地組織各職能部門，對各職能管理部門的相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行對應(yīng)管理。如規(guī)章制度實(shí)施情況檢查、規(guī)章制度執(zhí)行環(huán)境檢討、規(guī)章制度差異修訂、新規(guī)章制度立項和發(fā)布等等。保證管理程序正義并順暢。

規(guī)章制度組織管理者的角色，處于該項管理工作的核心地位。管理者的目的是要建立有效的規(guī)章制度管理體系，是管理規(guī)章制度的出發(fā)點(diǎn)和歸宿，也就是說規(guī)章制度管理的目的，是為了保證規(guī)章制度的有效運(yùn)行。規(guī)章制度組織管理者負(fù)責(zé)為達(dá)到組織目標(biāo)，對各職能管理部門的規(guī)章制度管理工作，進(jìn)行必需的組合分類，授予其實(shí)施檢查、調(diào)整、修訂的工作職責(zé)，協(xié)調(diào)規(guī)章制度所牽涉到的各方關(guān)系，確定規(guī)章制度管理的時間要求和工作責(zé)任，并進(jìn)行督導(dǎo)檢查，促進(jìn)規(guī)章制度管理工作順利完成。

（三）規(guī)章制度的指揮管理。

這里的指揮是指基于規(guī)章制度管理職責(zé)所獲得的管理權(quán)限，在此權(quán)限范圍內(nèi)，規(guī)章制度職能管理部門，有指揮相關(guān)職能部門做好規(guī)章制度管理工作的權(quán)力。雖然不能像上級對下級那樣具有發(fā)號施令、調(diào)兵遣將的絕對權(quán)力，但是，依據(jù)管理職責(zé)和職權(quán)，規(guī)章制度職能管理部門是可以對相關(guān)部門的規(guī)章制度管理工作明確安排、提出要求、進(jìn)行指導(dǎo)、相互溝通、解決沖突，以達(dá)到預(yù)期的管理目標(biāo)。

規(guī)章制度的指揮管理者，如同棋局中人，真正的高手既在局中而又在局外，所謂在局中，是指與規(guī)章制度管理工作的神韻相合，能夠隨著規(guī)章制度管理工作的節(jié)奏而起舞，而在局外是指必須站在更高的角度來看待規(guī)章制度管理工作，能夠看到并看清規(guī)章制度管理工作中的一切狀況，并對這些狀況進(jìn)行分析診斷，合理“用藥”。

（四）規(guī)章制度的協(xié)調(diào)管理。

規(guī)章制度的協(xié)調(diào)管理就是通過規(guī)章制度職能管理部門地上下左右溝通、通氣、疏通、調(diào)理，使得企業(yè)規(guī)章制度管理達(dá)到動作協(xié)調(diào)、和諧一致的標(biāo)準(zhǔn)。規(guī)章制度職能管理部門作為規(guī)章制度管理的主導(dǎo)部門，其協(xié)調(diào)作用就是正確處理規(guī)章制度體系內(nèi)的各種關(guān)系，為規(guī)章制度體系正常運(yùn)轉(zhuǎn)創(chuàng)造良好的條件和環(huán)境，促進(jìn)規(guī)章制度管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

規(guī)章制度的協(xié)調(diào)管理，是規(guī)章制度管理過程中帶有綜合性、整體性的一種職能，其功能是保證規(guī)章制度所調(diào)整和規(guī)范的內(nèi)容之間，以及規(guī)章制度對應(yīng)職能部門之間的各項工作內(nèi)容不發(fā)生矛盾、不重疊沖突，以建立規(guī)章制度之間和對應(yīng)職能管理部門之間的默契配合和諧、保持整體平衡。

（五）規(guī)章制度的控制管理。

規(guī)章制度的控制管理就是按規(guī)章制度管理既定的目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)，對規(guī)章制度體系的運(yùn)行活動進(jìn)行監(jiān)督、檢查、反饋、考核、糾偏（組織制訂防止再發(fā)生措施），使規(guī)章制度管理工作能按計劃順利進(jìn)行。規(guī)章制度的控制管理處于規(guī)章制度管理的最后一個環(huán)節(jié)，能夠反映規(guī)章制度管理工作計劃是否合理，能夠反映規(guī)章制度訂立是否合理，能夠反映規(guī)章制度執(zhí)行實(shí)施是否順利，能夠反映對應(yīng)的職能部門的規(guī)章制度管理工作是否正常，所以規(guī)章制度的控制管理是非常重要的管理環(huán)節(jié)。

規(guī)章制度職能管理部門是規(guī)章制度控制的行為主體，規(guī)章制度體系和規(guī)章制度執(zhí)行與實(shí)施是控制對象。規(guī)章制度地執(zhí)行與實(shí)施需要對應(yīng)的職能部門的控制管理力度，規(guī)章制度的執(zhí)行需要調(diào)整對象的自覺性，但由于管理者和執(zhí)行者的差異性，一些規(guī)章制度往往不能得到有效地執(zhí)行，這就要求規(guī)章制度地監(jiān)督有實(shí)效、檢查有保障、反饋能及時、考核更合理、糾偏要到位，如此即能保證達(dá)到規(guī)章制度控制管理的目的。

規(guī)章制度的有效控制管理，除了建立一套行之有效的辦法和措施之外，還應(yīng)該有相應(yīng)的控制工具，如制度文本編號、監(jiān)督檢查表格、檢查反饋報告、考核公告、糾偏措施等等都要形成相對固定的格式，建立一套完整的規(guī)章制度控制管理模式，實(shí)行規(guī)章制度控制的統(tǒng)一管理。

企業(yè)規(guī)章制度門類多，數(shù)量大，條目雜，不是每個人都能了然于胸，要想快速了解本企業(yè)規(guī)章制度的內(nèi)容，有必要建立一套有效的規(guī)章制度檢索工具。現(xiàn)在計算機(jī)基本普及，為快速了解規(guī)章制度內(nèi)容奠定了堅實(shí)的硬件基礎(chǔ)，所以，規(guī)章制度職能管理部門應(yīng)組織編制一套規(guī)章制度檢索軟件，保證規(guī)章制度的控制管理。

由于企業(yè)規(guī)章制度數(shù)量多，且不是所有規(guī)章制度在一個時間內(nèi)訂立完成，往往都是單項發(fā)布。從實(shí)用性角度出發(fā)，規(guī)章制度職能管理部門應(yīng)建立單項規(guī)章制度歸集制度，根據(jù)時間或單項規(guī)章制度發(fā)布的數(shù)量，組織將單項規(guī)章制度匯編集結(jié)成冊，這樣即方便管理，不易丟失，而且還利于查閱，隨時翻看。

四、規(guī)章制度完善管理

規(guī)章制度從立項、起草、會簽、發(fā)布的過程是規(guī)章制度的前期管理活動，而規(guī)章制度的監(jiān)督、檢查、反饋、考核、糾偏為規(guī)章制度的后期管理，通過規(guī)章制度的后期管理，再對規(guī)章制度進(jìn)行檢討、修訂、調(diào)整，是規(guī)章制度的完善管理，

規(guī)章制度地檢討即可通過檢查發(fā)現(xiàn)問題，也可在實(shí)施過程中發(fā)現(xiàn)問題，當(dāng)發(fā)現(xiàn)問題后，規(guī)章制度職能部門應(yīng)該分析這些問題：即是規(guī)章制度本身的問題、實(shí)施環(huán)境的問題，還是執(zhí)行人的問題。檢討規(guī)章制度的問題，就是為促進(jìn)規(guī)章制度更新、完善，更有實(shí)用性。

企業(yè)規(guī)章制度隨著生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)境的變化而變化，這是企業(yè)規(guī)章制度動態(tài)管理的基本要求，在規(guī)章制度動態(tài)管理的三個階段中，規(guī)章制度職能管理部門處于規(guī)章制度管理的核心地位，對所在企業(yè)規(guī)章制度管理起決定性作用，其為實(shí)現(xiàn)規(guī)章制度管理目標(biāo)而努力的方向，就是要通過規(guī)章制度的有效管理，達(dá)到實(shí)現(xiàn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的目的。

（作者單位：湖北省荊州市沙市鋼管廠）