企業(yè)管理費用控制研究

摘 要 如何在既定的管理要求下，最大限度地降低管理費用，提高管理費用控制效果，已成為當(dāng)今企業(yè)控制的重點。企業(yè)對管理費用進(jìn)行有效的控制，企業(yè)就能在高效率、低成本的前置條件下提高市場競爭能力，使企業(yè)在激烈的市場競爭中立于不敗之地。

關(guān)鍵詞 管理費用 控制

中圖分類號：F230 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

一、企業(yè)管理費用控制的現(xiàn)狀以及存在的問題

（一）企業(yè)管理費用控制的現(xiàn)狀。

目前，我國大部分企業(yè)也管理費用支出偏高，所占成本費用支出的比例不盡合理，且增長幅度過快，嚴(yán)重影響了企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高。例如在煤炭企業(yè)中，管理費用支出的逐年增長已成為一個十分突出的問題，中央財政煤炭企業(yè)管理費用支出約占產(chǎn)品銷售收入的七分之一，這是個驚人的數(shù)字。

（二）企業(yè)管理費用控制存在的問題。

1、指標(biāo)確定困難。例如年度管理費用，按照部門切塊包干使用時，指標(biāo)確定困難。原因是各項費用的發(fā)生具有一定的隨機性，有可能多、也有可能少，如資料費、材料費、差旅費、會議費等都屬于這種情況。這些費用發(fā)生的隨機性較強，估算較為困難，通常見諸于經(jīng)驗數(shù)據(jù)的較多，而經(jīng)驗數(shù)據(jù)大多偏高。指標(biāo)定高了，不僅僅是造成浪費，指標(biāo)合理性的認(rèn)定會越來越差；指標(biāo)定低了，不僅影響工作，還會制造出各種管理矛盾。

2、指標(biāo)控制困難。管理費用具有逐年攀升的特點，只有到一定程度，并伴隨一次合適的機會，方能強行“扯拉”下來，然后又逐年攀升，這樣不斷往復(fù)。由此可見，管理費用到底應(yīng)該發(fā)生多少才具有合理性，確實難以把握。正是因為費用發(fā)生的隨機性的存在，使之具有較大的彈性，這就使得原本具有剛性特點的控制方法也不得不隨著“彈性”變得軟弱無力，對真實的發(fā)生過程的控制也變得越來越困難了。實事上，這個彈性并不存在，只是因為費用指標(biāo)越來越不準(zhǔn)，才造成了費用的虛高。

3、指標(biāo)合理性難以認(rèn)定。由于合理指標(biāo)的確定比較困難，很容易造成指標(biāo)與實際情況產(chǎn)生偏差。對這種偏差的認(rèn)識也僅僅是理論推測，實踐中該偏差是否存在，偏差的大小，我們并不清楚，而且也很難論證，除非必須要這么做，并準(zhǔn)備付出更多的管理成本。費用使用是否合理，是認(rèn)定指標(biāo)是否合理、控制是否有效的重要依據(jù)，而費用使用的必要性和合理性的準(zhǔn)確認(rèn)定者只有費用使用者本人。因此，使用者必然會認(rèn)定是必要的、是合理的，否則會受到批評，并有可能導(dǎo)致指標(biāo)減少和信任危機。

4、指標(biāo)公平性難以認(rèn)定。由于指標(biāo)的合理性不易確定，就必然會出現(xiàn)有的指標(biāo)給的過松，有的給的過緊，也就不可避免地導(dǎo)致各部門通過各種方式和理由爭指標(biāo)、要費用，這種行為的真實性和可靠性也同樣難以認(rèn)定，其結(jié)果是進(jìn)一步加大某些部門費用指標(biāo)的不合理。由于費用指標(biāo)的合理性不一致，最后演化成了對部門的不公平，而疑似不公平問題的出現(xiàn)，正是許多企業(yè)不敢在管理費用上實行“節(jié)獎超罰”控制手段的根源。

二、對管理費用的控制措施

管理費用的控制遵循費用控制原則：事前控制，即事先建立各項支出的合理標(biāo)準(zhǔn)，預(yù)防成本超支。例如開發(fā)一個新產(chǎn)品，應(yīng)該投入多少，研究發(fā)展的費用是多少，需要事先設(shè)定一個標(biāo)準(zhǔn)。很多企業(yè)總是事后控制，雖然說亡羊補牢，為時未晚，但是在控制上最好能夠做好事前的控制，未雨綢繆。事后控制是對已經(jīng)發(fā)生的成本差異采取修正的行為，調(diào)整或修正未來的成本支出。當(dāng)實際的支出超過原來所編的預(yù)算或標(biāo)準(zhǔn)時，不管是量差還是價差，都應(yīng)該了解原因，然后針對這些差異，采取相應(yīng)的對策。控制原則，在進(jìn)行費用控制時，應(yīng)采取適度原則，避免過度控制。在現(xiàn)實生活中，很多企業(yè)往往矯枉過正，采取過度的控制，把錢管得太死。結(jié)合實際情況制定相應(yīng)的措施：

（一）制定辦公費用控制方案。

辦公費用是公司管理費用的組成部分，在管理費用的分配使用當(dāng)中起著至關(guān)重要的作用，辦公費用的控制使公司獲得很大程度上的節(jié)約。

降低公司成本，提高經(jīng)濟(jì)效益，減少管理費用開支，使得錢、財、物效用最大化。方案如下：（1）明確預(yù)算體系及職責(zé)分工。（2）公司于每年12 月15 日前向公司主管經(jīng)理及各部門主管發(fā)放下一年度的預(yù)算表，年度預(yù)算人每年12 月23 日前完成下一年度預(yù)算。（3）日常辦理辦公費用均需要書面和電子兩種形式交公司領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)經(jīng)理審核簽字。（4）每月月底進(jìn)行審核，超出規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)比例，做出相應(yīng)的解釋；節(jié)約部門進(jìn)行適當(dāng)?shù)莫剟睢?/p>

（二）嚴(yán)格業(yè)務(wù)招待費、差旅費審批手續(xù)。

業(yè)務(wù)招待費方面要求財務(wù)部門制定審批表，在審批過程中要求經(jīng)辦人將主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后的發(fā)票憑證與審批表一起交給財務(wù)部門進(jìn)行核算。

差旅費方面要求出差人員在出差之前填寫出差申請單，出差結(jié)束后填寫出差報告，出具相關(guān)的出差票據(jù)，經(jīng)由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字方能報銷。

（三）提高相關(guān)財務(wù)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

管理費用發(fā)揮如何，關(guān)鍵在于財務(wù)人員。必須進(jìn)一步提高財務(wù)人員的素質(zhì)，財務(wù)管理人員不僅要懂得會計核算，更重要的是要善于理財，即如何發(fā)揮財務(wù)管理的職能。財會人員除了應(yīng)具備較扎實的專業(yè)知識外，還要求熟悉國家法律、法規(guī)制度，對社會環(huán)境（包括政治因素、經(jīng)濟(jì)因素、企業(yè)因素等）有一定的觀察力和預(yù)測能力，以及具有較強的管理能力。要充分發(fā)揮計算機在會計核算和財務(wù)管理方面的作用，通過采用商品化會計軟件，使會計憑證的制作更加規(guī)范。入賬及時，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，系統(tǒng)能夠自動生成會計報表，從而以高質(zhì)量的會計信息參與企業(yè)的經(jīng)營決策。會計電算化的應(yīng)用為盡快實現(xiàn)由記賬型向管理型的轉(zhuǎn)變，為實現(xiàn)財務(wù)管理質(zhì)的飛躍奠定了基礎(chǔ)。

（四）年終進(jìn)行全面的管理費用分析報告。

制訂相應(yīng)的管理費用分析表，表中涉及本期發(fā)生額、上年同期、增減幅度、全年計劃、完成計劃百分比項目。通過表中數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，將發(fā)生額較大的費用視為重點控制對象，在新的年度中進(jìn)行嚴(yán)格的控制、合理壓縮，以達(dá)到預(yù)期設(shè)定的管理目標(biāo)。

（作者單位：西安財經(jīng)學(xué)院）