文書檔案管理中的問題及對策探究

摘 要 隨著科技的不斷進步和經濟的不斷發展，互聯網和電腦在全球更加普及。文書檔案管理還沒有跟上時代的步伐，沒能夠充分滿足人們在工作中對文書檔案管理工作的要求的及時性和準確性。本文在科技進步與經濟發展的背景下，分析我國鄉鎮文書檔案管理工作中出現的問題，并提出一些政策性建議，以推動我國的文書檔案管理工作取得新的發展。

關鍵詞 文書檔案管理 新時期 問題 政策性建議

中圖分類號：G275.2 文獻標識碼：A

一、文書檔案管理的定義與特點

（一）文書檔案管理的定義。

根據專家學者的定義，文書檔案管理是指機關、企業事業單位及其他社會團體對在具體的工作活動中形成的價值性較高的文件進行科學、合理的管理。文書檔案管理作為對各級別人員的決策與管理過程的如實記載，能夠充分反映當時的社會發展階段即歷史現象。隨著科學技術的不斷進步與社會的不斷發展，文書檔案管理作為一個領域的決策基礎和參考依據相當重要。

（二）文書檔案管理的特點。

1、內容復雜，記載形式較多。

在一個組織中，文書檔案管理工作無疑是重要的、基礎性的。由于文書檔案主要記載本組織的業務管理、人事管理和財務管理等方面，因此在客觀上注定了文書檔案內容復雜。隨著社會的進步與科技創新變化的速度不斷加快，因此文書檔案的記載形式也開始增多，如照片、Word及其他的電子儲存方式等，這也決定了文書檔案記載形式較多。

2、注重整理、記載。

文書檔案管理最初的本義便是對本組織內部的業務管理、財務管理和人事管理等方面記錄相關資料并對其進行整理，然后將其存放入固定的檔案管理室。而且，文書檔案管理不僅可以如實的記載當前本組織內部的工作，而且還可以供后人翻閱并借鑒相關資料，以充分發揮自身的作用。

二、鄉鎮文書檔案管理現存的問題

（一）部門之間的協調性差。

在文書檔案管理工作中，一個組織內部的部門之間的協調較為重要。但是，在現實中，鄉鎮單位的部門之間在文書檔案的整理收集工作配合性太差，經常出現隱瞞、欺騙等現象。同時，單位的檔案管理員在碰到相關部門不情愿遞交檔案資料時，也會出現工作懈怠或者心有余而力不足的情況。這種情況也導致很多較為重要的文書檔案資料沒有得到及時的保存，從而為后來的文書檔案管理工作埋下后患，已對文書檔案管理工作水平的提高產生了極大阻礙。

（二）單位領導未重視。

在大部分工作單位，單位領導很少重視文書檔案管理工作，往往認為文書檔案管理工作就是簡單的整理歸納相關資料。因此，文書檔案管理工作的地位也較低，客觀上也造就了文書檔案管理工作難以開展。同時，大部分單位對文書檔案管理工作的要求就是在工作需要時拿出來參考下就行了，很少重視其他方面的作用，這也造成了文書檔案管理人員不重視文書檔案管理工作。

（三）工作人員業務水平低。

筆者在走訪調研鄉鎮單位的文書檔案管理工作時發現文書檔案管理的工作人員的總體文化水平較低，很少受過專業性較強的文書檔案管理專業知識培訓。因此，鄉鎮的文書檔案管理工作人員在具體的文書檔案管理過程中碰到的一些基礎性問題難以解決，如按內容立卷、文書檔案的歸納分類等。在當今社會發展與科技進步的新時期，很多單位的文書檔案管理工作人員在工作中缺乏主動性與積極性，對待單位組織的相關業務培訓也是持敷衍懈怠的態度。隨著計算機與互聯網的不斷發展，文書檔案管理的網絡化、電子化是其發展的必然趨勢。因此，只有切實加強文書檔案管理人員的專業技能素質，才能有效提高文書檔案的管理的水平。

三、政策性建議

（一）加強部門之間的檔案管理工作協調。

因為文書檔案資料的直接來源是單位內部的相關部門，為了提高文書檔案資料的科學性和真實性，文書檔案管理人員要處理好與單位各部門之間的關系。文書檔案管理人員可以通過與各部門之間經常溝通，及時的將價值較高的文書檔案資料收集整理并建立檔案庫保存。文書檔案管理工作人員將單位的文書檔案資料歸納整理后，可以隨時為單位在今后的決策與管理提供參考和借鑒。

（二）單位領導要提高對文書檔案管理工作的重視度。

單位領導必須提高對文書檔案管理工作的重視，才能夠切實提高文書檔案管理的水平。單位領導需要要求文書檔案管理工作人員定期向自己匯報文書檔案管理的狀況，及時發現問題并解決。同時，單位在年度預算和進行下一年的工作規劃時，需要將文書檔案管理作為一個工作的重點，加大資金投入，讓文書檔案管理工作向著科學化、規范化和信息化的方向發展。

（三）提高工作人員的綜合素質。

在當今這個計算機與互聯網迅速發展并普及的新時代，這對文書檔案管理工作向電子化、現代化和網絡化的方向發展提出了嚴峻挑戰。文書檔案管理的工作人員作為文書檔案資料的具體管理者，因此提高工作人員的業務能力顯然是重要的。單位可以通過組織檔案管理員參加培訓以提高他們的綜合素質，了解相關的法律法規并接觸文書檔案管理工作的前沿。只有有效的提高文書檔案管理工作人員的綜合素質，才能夠真正的提高文書檔案管理水平。

（作者單位：江蘇省東臺市東臺鎮人力資源社會保障服務中心）

參考文獻：

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