如何論加強財務檔案管理

摘 要 財務檔案是檔案的重要組成部分，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。本文通過對財務檔案管理現狀的分析，提出合理化建議，意在促使財務檔案更好的為改革發展提供服務。

關鍵詞 財務檔案 管理 對策

中圖分類號：F232 文獻標識碼：A

一、目前財務檔案管理存在的問題

傳統的財務檔案是指機關、企業、事業單位或其他經濟組織的財務部門在經濟活動中直接形成的并按統一規律保存起來的備查的會計憑證、會計賬簿、會計報表等財務核算材料。財務檔案是各機關、企業、事業單位進行經濟活動的原始記錄和真實反映，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據，是各單位的重要檔案之一。

1、財務檔案管理人員整體素質偏低。一是學歷方面，具有大專以上學歷的為少數。檔案人員學歷低，也在一定程度上制約著隊伍的發展。另外，取得會計專業技術資格的人數少之又少。二就業務方面來說，對于財務檔案管理人員，嚴格的講，不僅要具備財務人員從業資格，還要具備檔案人員從業資格。有些單位沒有配備專職的財務檔案人員，只是由會計人員兼職，他們對于檔案知識缺乏，沒有受過正規培新，墨守陳規，不懂業務，更就談不上科學管理財務檔案了。但是隨著我國經濟飛速發展，檔案數量也逐年增加。所以，配備專人管理財務檔案，并且提高檔案管理隊伍素質尤其顯得至關重要了。

2、財務檔案管理及銷毀不規范。有些單位在財務檔案管理過程中，不能按照相關的規定對財務檔案進行銷毀。比如，一些單位在檔案庫房用房緊張時會提前銷毀一部分實際上沒有超過保管期限的財務檔案。有的單位在財務檔案到期后，并沒有履行必須的手續，在沒有經過財務人員簽字的情況下就擅自銷毀。另外，一些單位一直保存著到期該銷毀的財務檔案，不能保證及時銷毀。這樣的做法不僅占用了大量的檔案庫房，而且為日后的檔案保管、調整、查找利用等工作增加了難度，究其原因，是由于財務檔案數量大，進行鑒定需要花費比較大的人力物力，而且鑒定銷毀也缺乏可操作性規定，有些領導怕擔責任，造成沒人敢銷的局面。

3、財務檔案開發利用不充分，檔案編研水平有待提高。當前，由于檔案隊伍整體素質偏低，也造成了財務檔案編研成果少的現象。普遍認為財務檔案僅僅需要收集整理歸檔，服務意識差，只是單純的為了保管而保管。而對于檔案的開發利用來說，它是檔案價值集中體現，其成果可謂微乎其微。由于編研產品少，檔案開發利用不充分，直接影響人們對財務檔案重要性的認識，檔案的價值也不能充分體現出來，從長遠來看，也不利于財務檔案的有效管理。

4、檔案信息化程度不高。目前很多單位初期的財務檔案信息化也主要是工作中配備了一定的計算機，將傳統的、手工管理過程中產生的以及機打的檔案目錄信息輸入計算機以便查找檢索，提高了單位的調卷效率。但是對于數字化掃描、提供全面檢索等信息化工作，仍存在著投入人力、財力、物力不足的現象，必須全方位的加大信息化程度。針對以上問題，我們要相應的采取合理的措施，不斷完善現行的財務檔案管理方法。

二、如何加強財務檔案管理

1、提高檔案管理人員的素質。其次，當今社會正處在知識、信息大爆炸的時代，這就給我們提出了新的要求，我們要熟悉掌握計算機、網絡技術、信息檢索和現代辦公自動化設備的使用技術。在思想上，檔案管理者要改變傳統的固步自封的思想，不斷的更新觀念，并樹立終身學習的思想，不斷掌握新知識、新技術。

2、做好財務檔案的編研究工作，加大開發力度。財務檔案是檔案重要的組成部分，也是財務檔案工作人員首先要根據市場經濟的需要，大力開發和利用本單位財務檔案信息資源，為單位的經濟增長方式的根本轉變服務。首先要轉變思想。我們要全面樹立起財務檔案工作為單位經濟發展服務的觀念，變被動變主動，實現服務范圍、對象逐步向經濟、技術方面轉變。比如：通過對近年來本所財務檔案資源進行的對比，特別是對收入來源、固定資產增減變動以及成本費用情況進行對比分析，可以一目了然地為領導改革方案的實施提供了詳實有力地依據，同時增加了財務檔案資源的透明度，提高了廣大群眾的工作積極性。

3、建立和完善財務檔案信息管理系統。隨著計算機及互聯網在檔案管理領域的應用日益廣泛，建立完善的財務檔案信息管理系統也是現代信息管理系統、提高經濟主體檔案管理和檔案服務水平的必然選擇。傳統的檔案大都以紙質為載體，實現檔案管理的信息化，必須向數字化檔案管理轉變。建立完善的財務檔案信息系統，可降低重復性勞動，保證檔案信息的完整性。另外，在財務檔案利用方面，也可以采取多種途徑實行光盤遠程檢索服務、聯機公共目錄查詢，通過電子郵件等方式開展財務檔案信息咨詢，不斷拓寬財務檔案信息可充分利用空間。

4、不斷健全、完善檔案鑒定銷毀制度。財務檔案的鑒定銷毀是財務檔案管理中重要的一環，我們要遵照《財務檔案管理辦法》規定，制定符合自己實際情況的鑒定銷毀制度，由檔案機構會同會計機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容，并在銷毀清冊上簽署責任人名稱等內容，真正做到檔案鑒定銷毀工作有法可依、有法必依，不斷規范銷毀程序。

總之，各級部門及單位應高度重視財務檔案的管理工作，為更好地做好財務檔案管理工作，應加大投資力度，明確專人管理，建立健全各項規章制度，同時加強檔案信息化建設，逐漸實現財務檔案的規范化管理。

（作者單位：河北聯合大學）