高校秘書工作職業(yè)化的思考

摘 要 高等院校在現(xiàn)階段我國實(shí)現(xiàn)“經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型，創(chuàng)新驅(qū)動”的特殊時期，承擔(dān)著人才培養(yǎng)、科技創(chuàng)新、社會服務(wù)和文化傳承創(chuàng)新的重要職責(zé)。在此大背景下，高校是否能夠取得快速發(fā)展，以適應(yīng)國家和社會的需求，已成為當(dāng)代高校亟需破解的共同命題。而一個高校的行政執(zhí)行力決定了其自身發(fā)展的速度和各項(xiàng)改革工作的質(zhì)量，職業(yè)化的秘書工作在其中發(fā)揮著重要作用。本文根據(jù)高校工作的特點(diǎn)，調(diào)研了國內(nèi)外的秘書職業(yè)發(fā)展歷史和現(xiàn)狀，對我校推進(jìn)秘書職業(yè)化建設(shè)提出了三點(diǎn)建議：提高國際化能力；推進(jìn)規(guī)范化、流程化建設(shè)；開展秘書學(xué)理論研究。

關(guān)鍵詞 高校 秘書工作 職業(yè)化

中圖分類號：G642 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

改革開放30余年來，我國經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，國際交流日益頻繁，眾多社會職業(yè)正逐步與國際同行業(yè)接軌，實(shí)現(xiàn)職業(yè)化。秘書職業(yè)是現(xiàn)代社會職業(yè)中不可或缺的一種類型，但目前來看，我國的秘書職業(yè)化程度還處于相對較低的水平。

高校行政與社會公共行政的區(qū)別，在于高校的主體是教師，往往其行政的決策者和參與者多為教學(xué)或研究一線的教授和專家，他們的主要工作是教學(xué)和科研，而具體行政指令的執(zhí)行則依賴各級行政秘書來實(shí)現(xiàn)。所以，高校及院系的行政事務(wù)處理的關(guān)鍵，不在于決策而在于執(zhí)行和落實(shí)，高校的行政執(zhí)行力往往取決于機(jī)關(guān)工作人員包括各級行政秘書高效及職業(yè)化的執(zhí)行力，因此高校以及院系各級行政秘書的職業(yè)化塑造就顯得十分重要。

在現(xiàn)代社會，秘書的定義是指“從事辦公室程序性工作、協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事務(wù)并為決策及實(shí)施提供服務(wù)的人員”。據(jù)記載，在西方國家，秘書最早產(chǎn)生于法國資產(chǎn)階級大革命時期，英國民主革命家、激進(jìn)派領(lǐng)袖羅伯斯皮爾首先聘用私人秘書，隨后，社會知名人士均以聘請私人秘書作為身份象征，由此秘書職業(yè)迅速風(fēng)行。經(jīng)過幾百年的發(fā)展，秘書已經(jīng)成為世界范圍內(nèi)最普遍的社會職業(yè)之一，現(xiàn)今西方國家的秘書從業(yè)者人數(shù)眾多，分布廣泛，并且在經(jīng)濟(jì)越發(fā)達(dá)的國家和地區(qū)，秘書從業(yè)人數(shù)越多。秘書職業(yè)以私人聘用制開始，決定了西方國家的秘書職業(yè)在職業(yè)化道路上發(fā)展迅速，日趨成熟。“秘書”一詞在我國最早出現(xiàn)于《漢書》，其所指經(jīng)歷了由物到人的轉(zhuǎn)變，在晉代之后，宮廷中逐漸開始設(shè)置秘書寺、秘書省等與近代秘書職業(yè)職能相近的官署機(jī)構(gòu)。由于中國的歷史和傳統(tǒng)文化的原因，在中國“秘書”一詞更多被賦予了官職的含義。

秘書的專業(yè)化教育是秘書職業(yè)化發(fā)展的重要推動力。我國的秘書專業(yè)教育主要是通過普通高校秘書本科教育和高職高專秘書教育實(shí)現(xiàn)。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，我國開設(shè)秘書專業(yè)本科教育的高校有150 多所，開設(shè)高職高專類秘書教育的學(xué)校有800 多所，秘書專業(yè)開辦30 多年來，至今甚至未能列入教育部全日制本科專業(yè)目錄。這與當(dāng)今中國的社會需求相比，秘書人才培養(yǎng)無論數(shù)量還是質(zhì)量都遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足。特別是在高校中，仍有相當(dāng)一部分秘書是專業(yè)教師或行政人員轉(zhuǎn)崗擔(dān)任，這其中有大部分還不具備文科或管理學(xué)背景，從某種程度上制約了高校秘書的專業(yè)化和職業(yè)化發(fā)展。

行政工作的核心在于管理，而管理的本質(zhì)是服務(wù)。以我校為例，近年來，上海交通大學(xué)在辦學(xué)的各個方面及綜合實(shí)力上均取得了快速發(fā)展和大幅提升，一方面得益于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者正確和有遠(yuǎn)見的決策，另一方面也得益于學(xué)校的行政機(jī)構(gòu)有著較高的效率和很強(qiáng)的執(zhí)行力。面向未來，在學(xué)校高速發(fā)展和日趨國際化的新形勢下，學(xué)校正在著力提倡建設(shè)“服務(wù)機(jī)關(guān)、效率機(jī)關(guān)、學(xué)習(xí)機(jī)關(guān)”，這同時對學(xué)校各級行政秘書的自身素質(zhì)和職業(yè)化提出了更高的要求。我認(rèn)為，提高學(xué)校行政秘書自身素質(zhì)，推進(jìn)秘書工作職業(yè)化可以有以下幾個突破點(diǎn)：

第一，提高國際化能力：形成多元文化背景，拓展全球視野，增強(qiáng)外語能力。隨著學(xué)校國際化進(jìn)程的加速，與外國人員交流合作甚至共事已經(jīng)不僅僅是外事部門的工作，能夠在了解對方文化背景的前提下，順暢與外國人員溝通，并在全球視野下考慮問題和開展工作對于維護(hù)學(xué)校的核心利益，建立學(xué)校的國際化形象起著至關(guān)重要的作用。學(xué)校的行政秘書往往是校院領(lǐng)導(dǎo)和教師們對外的直接聯(lián)絡(luò)人和決策的執(zhí)行人，提高秘書的國際化能力是學(xué)校建設(shè)世界一流大學(xué)的有力保障。

第二，深入推進(jìn)秘書工作的規(guī)范化和流程化建設(shè)。學(xué)校自2007年起，利用兩年時間，在校級行政機(jī)關(guān)推進(jìn)“規(guī)范管理”，對各項(xiàng)行政工作用規(guī)章制度的形式進(jìn)行規(guī)范化和流程化，將大學(xué)管理和運(yùn)行效率置于規(guī)范高效的軌道。秘書工作的兼具繁雜性和日常性，對繁雜事務(wù)的規(guī)范化和日常事務(wù)的流程化是提高秘書工作效率的關(guān)鍵，有利于建設(shè)服務(wù)機(jī)關(guān)和效率機(jī)關(guān)。

第三，充分利用學(xué)校的資源優(yōu)勢，開展秘書學(xué)理論研究。秘書學(xué)理論研究有利于深入認(rèn)識秘書的職業(yè)性質(zhì)與職業(yè)特征，是秘書職業(yè)化的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)和強(qiáng)勁動力，是提升秘書自身素質(zhì)和理論水平的必要途徑。高校不同于社會其它組織的顯著特點(diǎn)就是高校擁有大量的學(xué)習(xí)資源和多學(xué)科優(yōu)勢，具備得天獨(dú)厚的學(xué)術(shù)氛圍，同時便于解決理論研究與工作實(shí)踐脫節(jié)的問題，有利于學(xué)習(xí)型機(jī)關(guān)的建設(shè)。

高校行政秘書的職業(yè)化是社會分工細(xì)化的必然結(jié)果，也是社會發(fā)展的必然趨勢。推進(jìn)高校行政秘書的職業(yè)化進(jìn)程，對于順應(yīng)國際化發(fā)展的潮流，充分發(fā)揮秘書職業(yè)在學(xué)校行政工作中的應(yīng)有作用具有重要意義，也將為實(shí)現(xiàn)國家轉(zhuǎn)型時期高校的跨越式發(fā)展提供有力保障。

（作者單位：上海交通大學(xué)校長辦公室）