領(lǐng)導(dǎo)不在辦公室的文件簽批

文書人員的職責(zé)就是依據(jù)辦公室主任提出的擬辦意見將文件呈領(lǐng)導(dǎo)簽批后轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理，在這個過程中最難的就是找領(lǐng)導(dǎo)簽批文件。因為領(lǐng)導(dǎo)比較繁忙，經(jīng)常外出開會、進行公務(wù)活動和調(diào)研等等，在辦公室的時間相對很少，因此在這樣的情況下怎樣盡快找到領(lǐng)導(dǎo)簽批文件是對文書人員智慧和能力的一種考驗。本人在多年的辦文實踐中，積累了一些這方面的經(jīng)驗，現(xiàn)總結(jié)出來，以期能對大家有所啟發(fā)和幫助。

（一）掌握領(lǐng)導(dǎo)動向是實現(xiàn)辦文的前提。因為領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常不在辦公室，所以，準(zhǔn)確掌握領(lǐng)導(dǎo)的去向就成為找領(lǐng)導(dǎo)簽批文件的關(guān)鍵。一般在一些大的單位，領(lǐng)導(dǎo)們往往會對一周乃至一個月的工作有個大致的安排，據(jù)工作安排表就可以幫助我們有效地找到領(lǐng)導(dǎo)。

（二）考慮文件本身的時效性。每份文件都是有時效性的，對于那些時效性不強的，可以等領(lǐng)導(dǎo)回來時簽批，而對那些時效性比較強的，尤其是緊急的文件，就要立刻找到領(lǐng)導(dǎo)簽批意見了。

（三）靈活運用多種方法呈領(lǐng)導(dǎo)簽批文件。根據(jù)不同情況可分別采取以下幾種方式：

1.電話聯(lián)系。對于一些內(nèi)容簡單的文件可以直接電話請示領(lǐng)導(dǎo)。比如一些例行的會議通知、業(yè)務(wù)性比較強的事情等等，這樣的文件不需要領(lǐng)導(dǎo)太多時間的思考就能立即作出批示。當(dāng)然，電話聯(lián)系時首先要考慮領(lǐng)導(dǎo)的時間段，以領(lǐng)導(dǎo)方便接電話為原則，盡量避開領(lǐng)導(dǎo)休息、開會的時間。這樣，既不打擾領(lǐng)導(dǎo)正常的工作，又能保證領(lǐng)導(dǎo)能夠集中精力作出正確的決策。其次，給領(lǐng)導(dǎo)匯報文件內(nèi)容要抓住要點，言簡意賅，保證領(lǐng)導(dǎo)在最短的時間里掌握文件的內(nèi)容，切忌眉毛胡子一把抓。比如一份會議通知，除要講清楚會議時間、地點外，更主要的是要講明會議內(nèi)容及對參會人員的要求，這樣才能讓領(lǐng)導(dǎo)盡快作出有效批示。再次，給領(lǐng)導(dǎo)匯報內(nèi)容時要使用標(biāo)準(zhǔn)普通話，避免家鄉(xiāng)話以及方言土語，而且語速要慢，保證領(lǐng)導(dǎo)一字一句都聽清楚，重要的內(nèi)容可以多重復(fù)一遍，盡量避免說一些帶有諧音歧義的詞語。最后，還要將領(lǐng)導(dǎo)的批示記錄下來，防止遺漏或遺忘，聽不清楚的可以請領(lǐng)導(dǎo)再重復(fù)一遍。另外還有一點就是電話請示完領(lǐng)導(dǎo)后，最好等領(lǐng)導(dǎo)回來后再給領(lǐng)導(dǎo)看一下，因為有時領(lǐng)導(dǎo)聽文件和看文件往往會出現(xiàn)不同的結(jié)果。記得有一次，電話匯報領(lǐng)導(dǎo)后，領(lǐng)導(dǎo)安排了一個部門辦理，結(jié)果領(lǐng)導(dǎo)很快回來了，當(dāng)他再細看文件時感覺也需要另一個部門辦理，于是又補簽了另一部門，我們趕緊又將文件轉(zhuǎn)至另一個部門辦理。當(dāng)然這種情況比較少見，但至少說明了口頭聽文件和看紙質(zhì)文件是有區(qū)別的，所以即使電話匯報完畢后，也要讓領(lǐng)導(dǎo)再看一遍原文件。

2.發(fā)郵件。如果文件內(nèi)容比較復(fù)雜，感覺口頭匯報不方便，或給領(lǐng)導(dǎo)電話聯(lián)系時，領(lǐng)導(dǎo)特別交代給其發(fā)郵件，那么這樣的情況就需要給領(lǐng)導(dǎo)發(fā)郵件。當(dāng)然，發(fā)郵件時也要注意幾點：首先領(lǐng)導(dǎo)要有接收郵件的條件，也就是說領(lǐng)導(dǎo)攜帶有筆記本，且能上網(wǎng)，前提還要熟記領(lǐng)導(dǎo)的郵箱。其次要給領(lǐng)導(dǎo)發(fā)短信提醒。再次還要考慮文件的格式，保證領(lǐng)導(dǎo)能打開文件，否則還要轉(zhuǎn)換一下格式。最后還要及時查看郵箱。一般情況下領(lǐng)導(dǎo)簽批文件后會回電話說明一下，若領(lǐng)導(dǎo)不方便打電話，就要注意及時刷新郵箱查看領(lǐng)導(dǎo)的批示意見。

3.發(fā)傳真。傳真這幾年用得相對少多了，但即使偶爾用到也要注意一下：首先領(lǐng)導(dǎo)身邊要有接收傳真的條件，一般領(lǐng)導(dǎo)外出到某單位調(diào)研時常用這一種方式，這樣的情況領(lǐng)導(dǎo)帶筆記本不方便，而調(diào)研的單位一般都是基層，所以這種情況下發(fā)傳真成為首選。其次傳真發(fā)送成功后要確認對方是否收到、字跡是否清楚，還要備注好接收人姓名以便聯(lián)系。再次安排可靠人員幫助將傳真呈送給領(lǐng)導(dǎo)，然后再把領(lǐng)導(dǎo)的批示回傳過來，一般選同系統(tǒng)的辦公室人員，其他人員不方便也不可靠。

已經(jīng)實行網(wǎng)上簽批文件了，領(lǐng)導(dǎo)出差攜帶筆記本就能實現(xiàn)網(wǎng)上文件的閱批。這里要注意的是應(yīng)保證領(lǐng)導(dǎo)的筆記本時刻聯(lián)網(wǎng)，其次給領(lǐng)導(dǎo)網(wǎng)上傳文件最好有短信提醒。如果領(lǐng)導(dǎo)由于種種原因收不到文件或者無法簽批時，則可考慮選擇其他方式。

（四）其他注意事項。

1.如果電話實在聯(lián)系不上領(lǐng)導(dǎo)時，可先等會，因為此時也許領(lǐng)導(dǎo)不方便接聽電話。過后如果還是聯(lián)系上不，而時間又很緊迫時，可給辦公室主任匯報看是否改簽其他領(lǐng)導(dǎo)。當(dāng)然這種情況一般很少有，如果真遇到，本著對工作負責(zé)的態(tài)度要靈活處理，哪怕事后再給領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)面解釋。還有一種情況就是有時聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)需要一個過程，在這期間可根據(jù)內(nèi)容先將文件轉(zhuǎn)有關(guān)部門做好準(zhǔn)備，然后再等領(lǐng)導(dǎo)的批示意見。再者，如果領(lǐng)導(dǎo)批示“請某領(lǐng)導(dǎo)閱示，某某部門辦理”時，同樣也可先給部門辦理，然后再等領(lǐng)導(dǎo)的批示意見。要學(xué)會用兩條腿走路，切忌死等硬靠。

2.注意保密。以上說的都是非密級的文件，如果是涉密文件，一定嚴(yán)格按保密規(guī)定辦理，不能在電話、傳真或郵箱里出現(xiàn)帶密級文件，決不能有泄密情況的發(fā)生。

以上就如何找領(lǐng)導(dǎo)簽批文件談了一點粗淺的看法，有不當(dāng)之處還請大家給予批評指正。總之，辦文是講究程序化的，但在講程序化的同時也要有一定的靈活性，決不能因為程序化而僵化地、教條地辦文，那樣就嚴(yán)重違背了辦文的本質(zhì)。至于如何做到程序化和靈活性的有機統(tǒng)一，這需要充分發(fā)揮辦文人員的聰明才智，審時度勢，才能做到游刃有余、有條不紊、忙而不亂。辦文如果能達到這個程度，就已經(jīng)有相當(dāng)高的水平了。

（摘自《辦公室業(yè)務(wù)》）