核電工程文件質量控制方法

核電工程建設是一個周期長、業務復雜的重大工程項目，其文件類型豐富、數量龐大，本文從探討核電工程文件前端質量控制重要性出發，介紹核電工程文件通信渠道控制、文件編審批流程控制、分發與保密控制、變更控制、時效性控制、承包商文件提交質量控制及文件元數據控制等質量控制方法，為探索核電工程文件質量控制體系建設提供參考。

文件作為一種確定的意志是為滿足業務目的在業務活動過程中按一定規則加以制作產生，業務活動開展種類決定文件種類，業務范圍延伸促使文件管理延伸。文件是機構的信息血脈，文件的管理是企業滿足法規遵從性的基本要求，文件的流程重組是提高企業生產和管理效率的引擎，文件管理也是企業科學決策的基礎。隨著法治社會的推進，企業也逐漸形成“基于證據治理”之路，可見文件控制是業務控制的基本手段，文件審查是業務審查的基本方法。核電因其特殊的行業性質，文件流轉效率在很大程度上影響著工程進度，文件流轉質量影響核安全，因此核電工程文件質量控制顯得極為重要。

一 、核電工程文件控制的重要性

核電建設是一個周期長、投資大、涉及范圍廣的工程，它包括項目前期、工程設計、設備采購、施工、調試、竣工驗收、運行維修、退役等階段，每個階段都有著嚴格、完善的質量控制要求以確保核安全及相關活動達到“有章可循、有人負責、有人檢查、有據可查”的管理要求。對記錄進行控制以保證質保記錄的正確性和可追溯性，對文件的編制、審核、批準、發布、使用、更新、收集和保存進行控制和管理，形成核電文件管理和質量控制體系。

核電文檔管理部門是文件質量控制的責任主體，必須建立嚴密的規則和系統來完成這一使命。承包商與業主之間每天需要大量的文件流轉，文檔管理部門是企業各業務部門與各承包商、外部單位之間雙向文件流轉控制的橋梁，同時將接收和分發的各種文件向現場文件庫及本企業檔案館進行歸檔，在項目結束時向業主檔案館移交。

二、 核電工程文件控制主要方法

通信渠道管控。通信渠道是業主在與各個承包商簽訂合同后建立的一種用于雙方通信的渠道，該渠道由業主文檔部門按照規則負責建立和維護，所有該合同范圍內的雙方來往文件都必須按照通信渠道規則進行，通信渠道由發文單位、收文單位代碼和流水號組成。通信渠道管理給核電工程文檔管理帶來了諸多好處，第一、便于將不同承包商的文件區分開，這種按照收文和發文單位分類與以職能、機構為基礎的文件檔案分類法相適應，便于竣工檔案驗收等后續工作；第二、通信渠道的收發文單位位置可將業務分為收文業務和發文業務，對管理帶來方便；第三、通信渠道流水號的連貫性可以及時發現文件是否有丟失，便于文件一致性核查工作開展，確保歸檔移交環節的文件完整性。

文件編審批控制。文件的編制、審查和批準控制是文件質量控制的重要方法，不同文件的編寫格式、元數據項和模板等方面存在差異，因此文件的編制必須按照一定的規則和程序來完成，文件編制水平是文件質量的基準。文件審查包括政策標準性審查、技術性審查，是文件內容質量控制的手段；文件的質保審查是指核電質保部門對文件的法規符合性、一致性、可操作性及邏輯性等方面的審查。文件批準人必須是部門經理或經理級授權人員。

文件分發與保密控制。文件的分發范圍根據業務部門的需求制定和維護，分發范圍根據“需要才知悉、限定最小范圍”的原則制定，可以第一時間將文件傳遞給直接主辦人同時也閱知與此文件有關的人，該文原載于中國社會科學院文獻信息中心主辦的《環球市場信息導報》雜志http：//www.ems86.com總第522期2013年第39期-----轉載須注名來源提高文件的流轉效率，也起到保密防范的作用。公司流轉的文件按照類型不同進行密級控制管理，有密級的文件按照保密流程執行，對文件的保密控制以免企業的安全、利益和穩定遭受損失，是核電工程文件安全與風險控制重要手段。

文件變更控制。文件編制完成后，經過一段時間現場實踐和使用，會因各種原因需要對原文件進行變更，其變更包括升版和狀態變更，文件的變更直接影響到核電站機組的工程建設和安全運行，變更文件必須按規定的程序進行審核和批準，必須把文件的修改實際情況迅速通知所有有關人員和單位，以防止使用過時的或者不合適的文件造成損失。文件版本是判別文件準確性醒目標識，文件狀態是決定文件功效性的重要標示，對變更（版本、狀態）控制顯得非常重要。

承包商文檔培訓和檢查。承包商的文檔培訓和檢查是保證承包商提交文件和竣工檔案質量的重要管理手段，核電建設涉及的承包商數量多，水平不一，對承包商的文檔培訓是提高整體文檔業務水平的有效途徑，文檔檢查注重承包商文檔日常業務開展情況檢查，能夠及時發現問題和隱患，進而提高文件管理質量。

文件元數據控制。文件元數據記錄文件特征及其管理狀況的變化，主要用于描述文件背景、內容、結構及其整個管理過程。元數據管理是實現系統控制的基本單元，也是核電文檔全程管理的重要基礎。核電工程文件產生環節的承包商或業主業務部門提交文件時，必須填寫元數據，文檔人員在收發文時對文件元數據進行核對和補充，在歸檔環節進一步完善歸檔需要的元數據。

三、總結

核電工程文件質量控制是實現全程管理的重要保障，全程管理要求在文件生命周期的各個環節對文件進行掌控。文件生命周期的后續階段將直接繼承前期管理中存在的問題和風險，一旦在文件形成階段存在的質量缺損后續修復將是巨大甚至不可實現，邏輯歸檔要求檔案對文件的繼承性進一步體現前端控制的基礎作用。因此核電工程文件質量控制包括了前段質量控制盒全程質量控制，核電工程文件質量控制體系的形成是核電質量、安全體系的重要方面，因此對核電工程文件質量控制的研究顯得極為重要。

（作者單位：臺山核電合營有限公司）