探析高校檔案管理的改革創新

摘 要：檔案管理技術的發展顯示了高校檔案管理模式的落后，為解決在管理過程中出現的問題，必須通過相關技術的發展對高校檔案管理進行改革創新，創新能力的提高是檔案工作持續發展的動力。本文通過對高校檔案管理現狀的分析，提出改革創新檔案管理的措施，提高校高檔案管理水平和服務水平。

關鍵詞：高校；檔案管理；改革創新

[中圖分類號]： G270 [文獻標識碼]：A

[文章編號]：1002-2139（2013）-24--01

檔案管理要根據時代的發展改革創新，實現檔案工作的科學性。高校檔案記錄了廣大教職工、學生等在學校的工作和學習生活，并通過不同的形式將這些具有價值的資料保存，這些形式主要有文字、圖表、音像等[1]。現代信息技術的發展給高校檔案管理工作帶來嚴重問題，作為學校事業發展的重要組成部分，高校檔案管理模式的改革必須順應時代發展趨勢。

1、高校檔案管理現狀

1.1思想觀念守舊

高校對于檔案管理思想觀念守舊，沒有明確的檔案事業發展目標。隨著社會的發展其管理服務水平沒有明顯提高，主要表現在工作人員缺乏工作熱情，對檔案工作的管理沒有改革創新的想法，沿用傳統方法管理檔案。高校對檔案工作的不重視，使得很多先進的檔案管理技術無法應用在高校檔案管理中，造成檔案管理工作與先進技術脫節，不適應社會的發展。

1.2檔案歸檔力度低，缺乏規范性

檔案信息隨著辦公自動化技術進程的加快向電子化、數字化方向發展，形成的電子文件是歸檔工作的組成部分。在檔案管理工作中，計算機技術并沒有得到廣泛利用，無法發揮出先進技術對電子文件歸檔管理的作用。紙化閱檔模式，資料檢索、檔案調閱仍然手工操作，造成檔案歸檔能力低。計算機技術在高校的普及加快了信息資源流通，通過網絡直接收發文件，雖然方便快捷，但大多數電子文件由于管理制度不完善，缺乏規范化、標準化管理，沒有及時形成檔案做系統化處理，造成寶貴資源流失。電子文檔相對于紙質文檔而言，收集和歸檔范圍廣，兩者的管理有質的區別。目前，電子文檔的統一管理因技術原因難度大，并且缺乏完善的標準，在實際操作中出現很多問題。

1.3檔案管理人才結構單一

目前，由于檔案管理向信息化、數字化發展，高校檔案管理工作需要引進計算機技術、研究檔案學等方面的人才。但事實上，高校檔案管理工作人員技術能力、科創能力普遍低，不適應高校檔案工作在新形勢下的要求。檔案人事制度的改革使得檔案人員崗位頻繁變動，有些新任職的檔案人員沒有檔案管理專業技能，對工作職責不了解，難以做好檔案管理工作。在高校檔案管理人員中，有部分人員缺乏檔案管理相關專業技能，對檔案管理業務不熟悉，檔案信息收集意識淡薄，工作不夠認真，不能及時整理檔案材料，影響檔案管理水平。

1.4檔案信息化水平有待提高

大多數高校檔案信息化水平處于低層次，有待通過檔案管理的改革創新提高水平[2]。高校檔案管理信息化水平低主要表現在：（1）日常檔案管理工作以手工操作為主，沒有建立檔案管理系統；（2）信息化建設起步晚，尚未構建網絡平臺，檔案的利用開發不能順利進行；（3）“雙軌制”管理方式導致檔案管理工作量增加，引進的檔案管理系統沒有得到有效利用，減緩信息化進程。檔案的信息化、數字化發展，需要對其管理進行不斷的改革創新，與時俱進。

1.5缺乏創新

高校檔案管理工作隨著社會的進步并沒有得到很好發展，檔案管理機構在檔案資源建設、檔案利用服務方面缺乏創新能力。建設檔案資源時，沒有明確的檔案歸檔范圍，檔案信息收集工作無力，工作人員在收集檔案時，校內有些部門的不配合使得檔案收集不齊或完全無法收集。檔案主要為畢業生提供證明材料，供校內部門查閱文件，在利用服務方面，對象單一，潛在用戶范圍窄，創新能力的挖掘受到限制。

2、高校檔案管理改革創新措施

2.1加強改革創新意識

資金、人才、技術等問題制約了高校檔案事業的發展，守舊的思想觀念也是造成檔案事業停滯不前的因素。改革創新意識的加強有利于推動高校檔案事業的發展，打破目前檔案管理工作存在的思維僵局。熱愛檔案事業，對出現的管理問題努力尋求解決措施，能準確把握檔案管理發展的趨勢，這些都是改革創新意識的來源。

2.2發掘改革創新思路途徑

檔案管理水平的提高需要高校檔案管理機構加強創新思路的發掘和運用，采用這些思路可以有效解決檔案管理中出現的問題。在校園文化建設中找到可用于檔案信息資源收集的聯結點，以此擴大檔案收集范圍，挖掘有用信息為學校豐富館藏，獲取有價值的檔案信息[3]。高校檔案管理機構可以在學校進行信息化建設時，利用已有人才和設備建設數字化檔案。

2.3引進和培養創新型人才

高校檔案工作水平的提升需要引進和培養創新型人才，促進檔案事業的可持續發展。檔案工作主要需要計算機技術、檔案學專業、信息資源開發等方面的人才，尤其是綜合素質高，創新能力高的人才。具有改革創新的人在遇到問題時，積極尋求解決的方法。這種人才能及時吸收新觀念和新思想，有獨特的思維創新意識，積極開展各種形式的交流。因此，高校檔案管理機構要切實加強檔案工作者的創新能力和培養力度，提升管理人員的專業技能，提高檔案質量，并積極完善檔案工作者終身教育體系。

2.4注重改革創新的實施

檔案管理的改革創新要通過實踐取得工作成果才具有創新價值，實踐時要循序漸進，抓住管理工作的突破口，并逐步完善改革創新措施。在高校檔案管理工作中，工作人員要明確檔案管理工作的開展目標，改變守舊觀念，增強創新意識，逐步完善檔案的管理制度、技術等，達到檔案管理的目標。

2.5持續創新

高校檔案管理事業的可持續發展需要有持續的創新動力來推動，這些動力來自于檔案管理機構和學校的支持。檔案管理現代化的實現需要管理機構提高工作人員的現代管理技能，調動他們的創新熱情，并通過科學發展觀的指導推動檔案管理現代化進程。學校對檔案事業的支持有利于檔案管理工作的改革創新，是推動檔案事業發展不可缺少的動力。

3、結語

高校檔案管理要跟上時代發展步伐，檔案管理者不斷更新觀念，以科學技術的創新為依托，勇于改革創新，實現檔案管理數字化、信息化，加快現代化發展進程，進一步提高檔案管理和服務水平，對檔案進行科學有效的管理。

參考文獻：

[1]劉輝，李鶴飛，魏靜波.新形勢下高校檔案管理工作探索[J].河北聯合大學學報（醫學版），2012，14（04）：602-603.

[2]余紅葉.信息化環境下高校檔案管理的創新模式與改革[J].經營管理者，2013（14）：289.

[3]楊偉龍.高校檔案管理改革創新探討[J].韶關學院學報·社會科學，2012，33（11）：206-208.