加強高校后勤檔案管理工作的幾點思考

摘 要：高校后勤檔案是后勤工作的基礎(chǔ)，也是一項非常重要的工作，在高校的管理中起著非常重要的作用。后勤檔案在高校檔案的建設(shè)中是至關(guān)重要的組成部分，是高校正常運轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)，也是高校后勤管理先進化的依據(jù)。高校后勤檔案具有綜合性、復(fù)雜性和多樣性，其信息的儲藏量大，鑒證學(xué)校的歷史發(fā)展，提高學(xué)校各項工作的效率，有利于推動高校后勤逐漸實現(xiàn)科學(xué)化、精細(xì)化、風(fēng)格化管理。

關(guān)鍵詞：高校；后勤；檔案管理；重要性；存在問題

作者簡介：王靜（1984.10-），女，河北萬全人，大學(xué)本科，張家口學(xué)院后勤管理處助教，研究方向：后勤檔案管理。

[中圖分類號]：G271 [文獻標(biāo)識碼]：A

[文章編號]：1002-2139（2013）-20--02

高校后勤檔案是后勤工作的基礎(chǔ)，也是一項非常重要的工作，在高校的管理中起著非常重要的作用。高校后勤檔案管理相當(dāng)繁瑣，對管理人員來講工作比較枯燥，做好檔案工作，能夠促使后勤工作效率的提高。高校后勤檔案量大，而且門類多，尤其是基建、設(shè)備檔案，使學(xué)校的正常運轉(zhuǎn)不受侵害。后勤部門做到檔案完好無殘缺，檔案不流失，達到為教學(xué)更好的服務(wù)的目的，可以使各項工作得以成功地開展，同時對后勤管理的水平也是一種提升，在工作中起到助理和顧問的作用。后勤檔案是規(guī)劃建設(shè)與檢查的向?qū)В咝５脑O(shè)施、設(shè)備隨著教育事業(yè)的發(fā)展逐漸增加，各種線路、通信工程及管道的布線也隨之變得較為復(fù)雜，所以在規(guī)劃、建設(shè)時為了減少損失與浪費，檔案是最主要的參考。

一、高校后勤檔案管理的重要性

高校后勤檔案的種類較多，基本上可以分為文件檔案、財務(wù)會計檔案、行政文書檔案、基建檔案、審批合同檔案和病例檔案等等。后勤檔案在高校檔案的建設(shè)中是至關(guān)重要的組成部分，是高校正常運轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)，也是高校后勤管理先進化的依據(jù)。高校后勤檔案具有綜合性、復(fù)雜性和多樣性，其信息的儲藏量大，鑒證學(xué)校的歷史發(fā)展，提高學(xué)校各項工作的效率，有利于推動高校后勤逐漸實現(xiàn)科學(xué)化、精細(xì)化、風(fēng)格化管理。

1.高校后勤檔案是高校后勤的事業(yè)拓展的基礎(chǔ)。后勤的全部工作都在后勤檔案中體現(xiàn)，后勤檔案真實的記載后勤事業(yè)持續(xù)發(fā)展增長的過程。管理人員要正確充分利用、發(fā)揮檔案的資料，取其精華，棄其不足，加大后勤工作的針對性和實效性，正面積極的吸取歷史經(jīng)驗教訓(xùn)，提高管理質(zhì)量與水平。

2.后勤檔案作為后勤管理和維修服務(wù)的重要依據(jù)。學(xué)校各項基建工程中的技術(shù)材料全部由基建檔案所記載，校園內(nèi)的電纜、管道和生活設(shè)施的維修及改造等各方面的文件資料、學(xué)校的工程建設(shè)、規(guī)劃、施工及維修等等材料。在高校后勤改革中會出現(xiàn)大量的檔案，其中有立項審批的手續(xù)、設(shè)備的操作規(guī)程、技術(shù)資料、維修保養(yǎng)記錄、項目施工的合同及驗收報告等都記載到審批合同檔案，它即是高校本身權(quán)益的體現(xiàn)，也是后勤管理效益的重要保障。假如資料流失，對后期的管理與維修會有相當(dāng)大的影響，帶來許多麻煩。比如校園內(nèi)的下和管網(wǎng)，由于由人為影響或者是自然的破損，會出現(xiàn)部分故障，這時有果后勤可以提供完整、準(zhǔn)確的檔案資料，那么維修會相對快速和省力，同時也會對學(xué)校教學(xué)、正常生活的干擾大大減少有利于后勤工作的開展。

3.后勤檔案是建立后勤工作計劃的重點參考對象。高校后勤的各項工作之間具有相對的連續(xù)性和完整性，彼此之間相輔相成。后勤部門的工作人員隨著高校后勤社會化改革的不斷提升及內(nèi)部調(diào)整也進行人事變動，如果沒有后勤檔案的記錄，就很難在第一時間得到需要的資料，不能保證后勤工作的連續(xù)性和完整性。

4.后勤檔案是高校評估工作中的一項重要內(nèi)容。高校的社會聲譽至關(guān)重要，而評估工作對其有著相關(guān)的影響，可以說高校的社會聲譽對校內(nèi)的每一位教職員工的前景都有著極為深厚的影響。后勤檔案是高校檔案建設(shè)舉足輕重的組成部分，所以，后勤檔案建設(shè)是高校評估工作的重點部分。

5.后勤檔案是對高校師生接受學(xué)校歷史教育的主要依據(jù)。后勤檔案記載著學(xué)校的各項業(yè)績，特別是對于辦學(xué)歷史幾經(jīng)波折、不平坦的高校來講，就可以利用后勤檔案講授學(xué)校的歷史，以便更好的提升師生員工的思想覺悟，使師生增加對學(xué)校的熱愛。

二、當(dāng)前高校后勤檔案管理工作中存在的主要問題

高校后勤在社會化改革推出以后，都陸續(xù)建立了獨立的后勤服務(wù)中心，雖然每所高校后勤的運作模式都不完全一樣，可是在機構(gòu)設(shè)置與人員配置上，存在著同樣的形勢與任務(wù)，后勤檔案的建設(shè)依然有需要改進的問題。

1.對檔案意識不強，重視不夠 有些高校對后勤檔案的重要性認(rèn)識不足，后勤各中心建立以后，并沒有采用專人專管的體制進行對檔案收集、整理。負(fù)責(zé)的管理人員多是兼職人員，沒有進行過系統(tǒng)的培訓(xùn)，導(dǎo)致整體業(yè)務(wù)知識不足，不能把資料有效的建檔歸檔，做不到“三納入”、“四同步”，與實際需求存在一定的差距。

2.檔案管理人員的素質(zhì)不高 工作人員的素質(zhì)直接影響了檔案的管理質(zhì)量，后勤檔案管理人員應(yīng)該經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，了解有關(guān)于檔案管理方面的知識，并具有相對的工作能力。可實際上管理人員一般都不能達上以上的要求。

3.資料收集困難，條塊分割較為分散 收集資料是檔案管理工作的基礎(chǔ)，完整資料的收集，可以使檔案內(nèi)容更為健全，使其發(fā)揮出真正意義上的用途。一些檔案管理人員的意識不夠，不能做到資料及時歸檔；工作人員為了方便使用檔案，都私自保管檔案，未移交給檔案館保存。這樣不僅不符合檔案的工作原則，而且為檔案的收集造成了很大的困難。

4.管理制度建設(shè)不健全 高校沒有及時的制定出行之有效的管理制度，沒有對工作進行考核，導(dǎo)致檔案工作的分工與責(zé)任不明確，檔案管理成為工作人員無序、自發(fā)的狀態(tài)。

5.管理技術(shù)、存儲設(shè)備落后 不少高校后勤檔案管理人員依然采用傳統(tǒng)的手工操作，計算機管理只是起到了一個輔助性的作用，設(shè)備設(shè)施也沒有得到完善。

三、關(guān)于關(guān)于加強高校后勤檔案管理工作的幾點思考

1.增強對檔案的意識 由于對檔案的意識不深，缺乏歸檔意識，不能做到及時收集、歸檔資料，導(dǎo)致各項檔案資料大部分流失。提高后勤檔案管理的意識，高校可以根據(jù)實際情況，加強后勤檔案管理人員的知識培訓(xùn)，組織后勤服務(wù)中心的所有人員學(xué)習(xí)《檔案法》、《高校檔案管理辦法》等相關(guān)的法律知識，大力宣傳檔案工作的重要性，持續(xù)擴大檔案工作的影響力，使領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理人員了解檔案的內(nèi)在意義及長遠(yuǎn)作用。在實際工作中，后勤檔案管理人員應(yīng)做到多請示、多總結(jié)、多匯報、多動手，這樣可以使領(lǐng)導(dǎo)較為全方面的了解檔案工作，取 得領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的關(guān)注，依次把檔案管理工作納入重點日程。

2.全面提高檔案管理人員綜合素質(zhì) 后勤檔案管理人員是檔案利用的直接操作者，一定要具有較高的綜合素質(zhì)。后勤檔案管理人員專業(yè)綜合素質(zhì)，決定著檔案的管理水平。后勤服務(wù)部門具有超強的服務(wù)性，工作也十分的瑣碎，其分管著學(xué)校內(nèi)的各項資料，檔案的種類和范圍也很多，所以，只有綜合素質(zhì)高的人員才能勝任這項工作，即要明白建筑工程、水電等專業(yè)知識，還要對各個環(huán)節(jié)進行適當(dāng)?shù)膮⑴c才可以保證完整的檔案資料收集、整理和管理。隨著高校規(guī)模持續(xù)的擴大，檔案管理社會改革化的持續(xù)深入，后勤檔案管理工作的任務(wù)及管理方式也隨之改變。所以提高檔案人員的專業(yè)素質(zhì)及綜合素質(zhì)是大勢

所趨。

3.完善各項資料的交接制度 檔案管理中規(guī)定，如果檔案管理部門的人員發(fā)生工作調(diào)動，必須要做好檔案工作的交接。不過在實際工作中，對交接的程序不夠重視，而且許多高校根本就沒有建立檔案交接制度，后勤人員不固定流動性大，交接的過程基本就是打馬虎眼，使交接工作沒有得到真正意義傳達，導(dǎo)致檔案資料交接手續(xù)不夠完全，不夠及時，使檔案管理出現(xiàn)連接不順暢的現(xiàn)象。檔案管理人員的交接工作不但是其自身的責(zé)任， 也是確保檔案工作得以有序進行的必要，后勤檔案管理人員要做好檔案交接工作以保護檔案的完整性。

4.科學(xué)規(guī)范管理 各類檔案散落在各個部門及個人手里，導(dǎo)致檔案資料的流失，甚至出現(xiàn)資料斷檔。檔案工作中管理是利用的前提，如果得不到科學(xué)的管理，那就不能得到有效的利用。應(yīng)結(jié)合校內(nèi)的實際情況，在硬件上完善設(shè)施設(shè)備，對后勤檔案的集中管理提供有力的支持。采用微機化，使一成不變的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為“活信息”。

四、小結(jié)

隨著辦公自動化的持續(xù)發(fā)展，信息技術(shù)不斷的滲透到檔案管理的工作中，方便了高校后勤檔案管理工作，在改變傳統(tǒng)手工操作的工作模式下，科學(xué)的規(guī)范的管理技術(shù)應(yīng)用，能夠提升檔案管理工作的效率。不過，高校后勤檔案管理中依然有問題存在，有待工作人員在實際工作中探索和發(fā)現(xiàn)。

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