淺談國際貿易實務中單證繕制應注意的問題

摘 要 在國際貿易實務中，國際貿易盡管是國際商品買賣，但在實際業務中卻主要表現為單據的買賣。出口公司為了及時履行交貨義務，并在貨物裝運后及時、安全地收匯，首先必須繕制好各種所需出口單證，單證質量的好壞直接影響安全收匯，可以說單證就是外匯。所以有必要對單據繕制應注意的問題做一些總結。

關鍵詞 國際貿易實務 國際貿易 單據買賣

國際貿易單證操作技能是每個從事外貿業務工作者必備的基本功，剛進入外貿、外資企業從事外貿工作的工作人員，一般都從單證操作員做起，單證員的工作范圍：根據銷售合約和信用證條款從事繕制、出具并驗審各種國際商務操作過程中所涉及的或結算中涉及的單據和證書的工作。其工作范圍是包括收證、審證、制單、審單、交單、歸檔等一系列業務活動.所以掌握單證的操作技能是從事外貿工作必備的基本能力.

一、單證工作的意義

（一）單證的含義（DOCUMENTS）

在國際結算中應用的各項單據和證明文件的統稱，是貨物交付的證明，是結算的工具。廣義指文件和憑證；狹義指單據和信用證。

（二）單證工作的意義

1、單證是履行合同的必要手段

買賣合同的履行是通過商品和貨幣的交換來實現的，但在國際貿易中買賣雙方分處不同的國家或地區，在絕大多數情況下，商品和貨幣不能進行簡單的直接交換而需以單證作為交換的手段。這些單證正如《522》所區分，一類具有商品的屬性，例如發票是商品的價值憑證，裝箱單或重量單是商品的計量憑證，提單是商品的物權憑證，檢驗證書是商品的質量憑證……另外一類具有貨幣的屬性，它們有的是貨幣的支付憑證，有的為貨幣的支付做出有效的承諾或有條件的保證。各種單證都有期特定功能，它們的簽發、組合、流轉、交換和應用，反映合同履行的進程和買賣雙方以及介入方權責的發生、轉移和終止。它們在國際貿易活動的各個環節起了必要的作用。可以這么說，國際貿易之得以跨時空而日益發展是與單證的有效作用和流通有著密切關聯的。

2、經營管理的重要環節

單證工作在進出口業務活動中是一項十分重要的把關工作，合同內容、信用證條款、貨源銜接、商品品質、交貨數量以及運輸安排等諸多業務管理上的問題，最后都會在單證工作上集中反映出來，外貿企業經營的好壞與單證工作組織管理的優劣關系很大

3、政策性很強的涉外工作

作為涉外的法律文件必須與國外的法律慣例相適應（《票據法》、《托收統一規則》、《UCP600》、《ISBP》）

4、企業業務和素質的體現

單證雖是商務文件，其實也是企業的對外宣傳資料。格式優美、行列整齊、文字清晰的單證，能展現企業高品位的業務質量，為企業塑造良好形象，有利于業務的開展。相反，會給企業帶來負面效應。

二、單證工作的原則和基本要求

（一）正確

正確是單證的前提，單證不正確就不能達到安全收匯的目的。在以信用證方式收取貨款的情況下，出口單證尤須堅持“嚴格符合的原則”（Thedoctrineofstrictcompliance），具體地說，就是要做到兩個一致，即單、證一致（單據與信用證），單、單一致（單據與單據）。在信用證業務中，銀行要求單證的精確性不能有絲毫不符。例如出口一批襪子，信用證上規定12打裝一紙箱，實際包裝是按信用證要求，但制單時誤將12打成10，單證到了國外，因市場行情不好，客戶抓住單據上的一字之誤，拒不付款，雖出口商與客戶一財溝通，聲明實際貨物包裝絕對無誤，客戶不予理睬，最后，此貨不得不從國外運回，造成來回運費和貨價的大量損失，由此可見，單證上的任何微小的差錯，都會釀成經濟上的巨大損失。在跟單托收業務中，雖然銀行對單證內容沒有審核責任，但如果不符合買賣合同規定，進口商也有權拒絕付款或延期付款。因此，我們在單證工作中必須把質量問題放在首要位置。

（二）完整

出口單證在通過銀行議付或托收時一般都是成套而不是單一的，在以信用證為支付方式的條件下，進口商需要哪些單證，通常都在信用證上訂明。例如信用證要求議付時需提交：商業發票、裝箱單、提單、匯票、產地證，出口商只有按照規定備齊需要的所有單證，缺一不可，銀行才能履行議付、付款或承兌的責任。單證完整的另一意義是要求每一種單證本身內容的完備。例如，信用證上要求AlldocumentsmustbeartheL＼CNo.，那么，全套單據除了顯示應該顯示的內容外，還必須顯示信用證號，否則屬于單證不完整，銀行可以拒付。

（三）及時

出口單證的時間性很強，各種單證都要有一個確當的出單日期。例如提單時期不得屬于信用證的裝運日期；保險單和檢驗證書的日期不得遲于運輸單據日期；裝運通知必須在貨物裝運后立即發出，尤其是在CFR或FOB情況下還應發出電訊通知，使對方能在運輸工具啟運前迅速辦理保險事宜，否則運輸工具在啟運后出事，客戶如尚未保險就會追究責任，向出口方提出索賠。

單證的時間性反映在交單議付上，按照國際商會《UCP600》第十四條C款規定“除須規定交單的到期日外，每份要求提供運輸單據的信用證還應規定一個從裝運日起算的期限，在這期限內必須提交符合信用證條款的單據，如無此規定，銀行將不接受裝運日起21天后提交的單據。在任何情況下，單據必須不遲于信用證到期日提交。”目前逾期交單時有發生，這對企業的安全收匯是一個很大的威脅，其后果是有的遭到國外銀行的“保留付款”，有的被拒絕付款。為此，我們必須抓緊備貨、托運，加速制單、交單，全面提高單證質量，以達到及時出口、及時收匯的目的。“時間就是金錢”對于單證工作來說，這話具有特殊的現實意義。

（四）簡明

單證應力求簡化，力戒煩瑣。不然的話，將會增加很多不必要的勞務和費用，甚至延緩貿易程序的進程，對此，銀行和貿易界人士都有一致的共識。為此，國際商會在《UCP600》第十九條中提出：為防止混淆和誤解，銀行應勸阻在信用證中列入過多細節的內容。其目的是為了防止單證的繁復化。

（五）整潔

如果說正確和完整是單證的內在質量，那么，整潔就是單證的外觀質量。單證的整潔要求、格式的設計和繕制力求標準化和規范化，單證內容的排列要行次整齊、字跡清晰，重點項目突出醒目，單證的更改要盡可能杜絕，因為單證一經更改就必須加蓋更正章，不但有礙美觀，還容易引起錯覺使人懷疑其直實性。

三、單證的種類

在國際貿易中，買賣雙方分處不同的國家或地區，在絕大數情況，商品和貨幣不能進行簡單的直接交換而需要以單證作為交換的手段。這些單證正如《522》所區分，一類具有商品的屬性，另外一類具有貨幣的屬性，它們是貨幣的支付憑證，有的為貨幣的支付做出有效的承諾或有條件的保證。各種單證都具有特定功能，無論采用何種支付方式，賣方都必須按合同、信用證的規定提供買方或銀行所需要的單證。國際貿易中涉及的單證很多，而且每一筆交易所需要的單證也不盡相同，但總的來說，按其用途來分可以劃分為以下幾類：

（一）資金單據：主要用于貨款的收取，具有貨幣屬性（包括匯票、支票、本票）

1、匯票（Draft）

是一個人向另一個人簽發的，要求見票時或在將來某個可以確定的時間對某人或持票人支付匯票上顯示的金額的無條件書面支付命令。

2、支票（Check）

是以銀行為付款人的即期匯票，是指存款人對銀行無條件支付一定金額的委托或命令。

3、本票（PromissoryNote）

是指一個人向另一個人簽發的，保證于見票時或定期或在可以確定的將來的時間，對某人或其指定人或持票人支付一定金額的無條件的書面承諾。

（二）商業單據：商業發票、形式發票、裝箱單、重量單等

1、商業發票（CommercialInvoice）

簡稱發票，是賣方向買方開立的發貨清單，主要載明貨物的名稱、數量、和價格，并憑以索取貨款的憑證。不是物權憑證，但是整套單據的中心。

簡單說是賣方向買方開立的憑以向買方收款價目清單。

2、形式發票（ProformaInvoice）

出口商有時應進口商的要求，發出一份列有出售貨物的名稱、規格、單價等非正式參考性發票，這種發票不是一種正式發票，不能用于收匯。

3、裝箱單（Packinglist）、重量單（Weightlist）

是記載或描述商品包裝情況的單據。是對商業發票內容的補充。

（三）貨運單據（Shippingdocuments）：海運提單、空運單、公路鐵路運輸單據等

在實際工作中使用最廣的是海運提單（Oceanbilloflading），它是承運人或其代理人簽發給托運人證明表面狀況良好的貨物已收到或已裝上指定的船只負責運載到達指定目的港交付給指定收貨人的一種貨權憑證。

（四）保險單據（InsurancePolicy）：保險單、預保單、保險證明等

使用最廣的是保險單，是保險人根據投保人或被保險人的要求，表示已經承諾保險責任而出具的憑證，也是保險人與投保人之間的正式合同，其效力隨著貨物安全抵達目的地即告終止。

（五）官方單據：海關發票、領事發票、原產地證書、檢驗證書等

1、海關發票（CustomsInvoice）：是非洲、美洲、大洋洲等某些國家海關規定的格式，由出口商填制，供進口商憑以報關用的一種特別的發票。

2、領事發票（Consularinvoice）：有些國家法令規定，進口貨物必須要領取進口國在出口國領事簽證的發票，作為有關貨物征收進口關稅的前提條件之一。

3、原產地證書（CertificateofOrigin）：它是出口商應進口商要求而提供的、由政府機構或公證機構或出口商出具的證明貨物原產地或制造地的一種證明文件，也是進口國海關采取不同的國別政策和關稅待遇的依據。

4、檢驗證書（Inspectioncertificate）：商檢機構對進出口商品實施檢驗或鑒定后，根據受驗貨物的實際檢驗結果，結合對外貿易合同、信用證的要求，對外簽發的證件。是商檢機構作為官方機構對外簽發的具有法律效力的證明憑證，直接關系到對外貿易、運輸、保險契約各方的合法權益和爭議各方的利益。

（六）附屬單據：寄單證明、裝運通知、船艙證明等

四、制單和審單的依據

制作和審核單據的主要依據是買賣合同、信用證、有關商品的原始資料和國際慣例等。在實際工作中主要注意以下幾個方面：

買賣合同是制單和審單的首要依據，從商品名稱、規格、數量、價格條件以至運輸方式、支付方式等均應符合買賣合同的規定。

在信用證支付方式的交易中，信用證取代買賣合同而成為主要的審核單據的依據，因為銀行的付款原則是“只憑信用證而不問合同”，各種單據必須完全符合信用證的規定，銀行才承擔付款的責任，如果信用證的條款與買賣合同互相矛盾，必須修改其中之一，以求得“證同一致”。否則應以信用證為準才能達到安全收匯的目的。

有關商品的原始資料，一般由生產單位提供的出倉單和裝箱單等。

此外，單證人員必須熟悉有關的國際慣例，如國際商會的《UCP600》，以及第522號出版物《托收統一規則》和第560號出版物《INCOTERMS2000》等文件，才能正確處理一些比較復雜的單證問題。

參考文獻：

[1]上海對外貿易協會、上海對外經濟貿易培訓中心.進出口單證實務[M].中國對外經濟貿易出版社.

[2]中國紡織品進出口總公司.對外貿易出口單證實務內部發行.