淺析電力企業檔案信息化發展

摘 要：目前，我國電力企業的檔案管理多是依賴經驗進行，隨著辦公自動化、網絡化以及智能化的推廣，計算機技術在檔案工作中的應用范圍不斷得到擴展，檔案信息化成為檔案管理中的新課題。本文將從紙質檔案與電子檔案的特點以及共存性出發，對電力企業檔案信息化的建設展開討論。

關鍵詞：信息化；紙質檔案；電子檔案

電力企業尤其是電力設計院中大量的檔案，既是企業知識的積累，資產的憑證，更是企業經營的依據。隨著電力企業的不斷發展壯大，日積月累的大量紙質檔案作為企業寶貴的資產，如何通過信息化進行合理有效地管理，成為擺在我們面前的緊迫任務。

檔案信息化建設，是檔案管理模式從以檔案實體為重心，向以檔案信息為重心的轉變過程。是檔案部門運用現代信息技術，加強檔案信息資源的收集、整理、開發以及利用的過程[1]。在我國，數字化（digitization）是指“用計算機技術將模擬信號轉換為數字信號的處理過程”[2]而澳大利亞則是使用另一種包含性概念，將檔案數字化作為文件“轉化”的一種形式，其所定義的“轉化”（conversion）意指“將文件從一種介質向其他介質或從一種格式向其他格式轉化的過程。例如將紙質文件微縮或數字成像，或者改變屬性設置”。澳大利亞所定義的概念，正是我國電力企業檔案信息化所要執行的工作。本文將分三點對電力企業檔案信息化發展工作進行分析。

1、紙質檔案與電子檔案并存發展的客觀性

以紙張為介質的紙質檔案和以新型載體材料為介質的電子檔案，是檔案信息存儲的傳統與現代化標志。

紙質檔案作為傳統的檔案介質，長期以來被人們作為主要的信息載體所使用。它具有較強的原始記錄性，能客觀地記錄了以往的歷史情況，具有令人信服的原始憑證功能。同時，它作為檔案信息的主導存儲介質，具有耐久性。美國國家檔案局在對30億頁處于危險狀況的紙質檔案，研究確定其保護措施時，數十位專家對5種常用介質（磁性材料、光盤、電子文檔、紙張、膠片）進行論證，最后結論是紙張、膠片是最適宜檔案文獻的長期保存。

具有保存價值并已歸檔的電子文件稱為電子檔案。電子檔案的存儲具有高密度性。其存儲量大大高于過去的各種信息介質，能減少了檔案的存儲空間，對于電力企業，尤其是電力設計院來說無疑是非常有效地存儲方式。另外，電子檔案具有高效的信息共享性。然而，電子檔案的使用又具有一定的局限性，電子檔案的管理要依賴于計算機軟、硬件和數據庫與網絡系統。只有借助計算機解碼，才能轉換成可識讀的記錄。

根據目前我國檔案管理工作的現狀，紙質檔案與電子檔案需要互相依存，相互兼容，協調發展。然而，紙介質與磁介質雙軌制的收集、整理、編目和保管，將會給檔案工作者帶來雙倍或超雙倍的工作量。所以，要在兩者之間找到相應的工作重點，在合理管理紙質檔案的同時，大力發展電子檔案，以提高工作效率，更好的服務于企業各項工作。

2、電力企業檔案信息化得必然性

如上文所論述，電力企業檔案室內存在大量紙質檔案，檢索費時，存儲空間大，維護不方便。隨著電力事業的飛速發展，形成的工程檔案數量大，內容龐雜，單項工程完工時間也有早有遲，客觀上給項目工程檔案資料管理收集工作帶來一定難度。此時，檔案庫存爆滿、檔案價值鑒定標準不一、檔案整理方法復雜、檔案檢索利用困難等問題都逐漸凸顯。在這樣的大前提下，

建立一套從檔案的收集、整理、到檢索的電子檔案管理體系是目前電力企業檔案管理所要解決的迫切問題。

3、并存時期檔案管理策略

3.1建立電力企業工程檔案信息化全過程管理體系

電子檔案的管理工作與紙質檔案以卷盒和柜架為裝具的機械整理方式不同。他需要檔案部門深入到企業信息集成系統中去，從產生電子檔案的源頭就行使檔案的監督指導職能。電力企業檔案部門應擺脫原有的被動工作模式，找準為企業服務的切入點，在各個系統的設計和運行過程中就加入電子檔案的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內容。電力工程檔案隨著電力建設項目的開始而建立，又隨著電力建設項目的竣工投產、交付使用而告終，與工程項目建設的進程同步。在這一過程中，檔案管理部門也應與之同步。并做好相應的協調工作，利用網絡化、信息化等手段，在檔案的傳輸、歸檔和利用過程中，減少重復勞動出現的可能性。

3.2 加強檔案管理人員培訓機制

管理，最終要落實到人員。長期以來，檔案人員一直從事著以紙質為存儲介質的檔案管理工作，面對現代化技術而形成的新型載體檔案，對檔案專業人員的素質提出了更高的要求。除了需要具備相應的專業知識外，還要具有計算機知識和外語知識。檔案管理人員也需在實際工作中總結經驗，并以此建立相應規范的管理體系，從而促進電力企業檔案管理的規范化。

3.3健全電力企業檔案管理信息化制度

要使電力企業檔案管理信息化工作有序進行，就必須建立一套科學、合理、適用和操作性強的項目檔案管理制度。對文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制等提出具體要求。

綜上所述，在現代信息技術發展的大前提下，新型載體檔案取代傳統形式的紙質檔案是未來檔案管理工作發展的趨勢。在此形勢下，電力企業紙質檔案的功能將逐漸轉化為資料的存檔，強調其歷史性與原始性。而電子檔案則具有更強的實用性功能，可以很好的聯系電力企業各個部門之間的關系，并以此提高工作效率。同時，電力企業檔案管理部門需要進一步建立完善的管理體系與制度，平衡兩者關系，以加快電力企業檔案管理工作的前進步伐。

參考文獻：

[1]陶碧云 論檔案信息化內涵及其相互關系[J]. 《檔案學通訊》 2002.6

[2]國家檔案局. 紙質檔案數字化技術規范[S]. 2005