高校檔案信息化建設(shè)分析

【摘 要】檔案信息化建設(shè)是檔案工作在信息時(shí)代的必由之路，是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。本文通過(guò)對(duì)檔案信息化建設(shè)內(nèi)涵的闡述，分析了高校信息化對(duì)高校檔案工作產(chǎn)生的影響，指出高校檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題，提出了推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)的措施。

【關(guān)鍵詞】高校檔案 信息化建設(shè) 問(wèn)題 措施

【中圖分類(lèi)號(hào)】G270.7 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-4810（2013）28-0020-02

一 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

檔案信息化是指通過(guò)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的規(guī)范管理和有效共享、開(kāi)發(fā)和利用。

就高校而言，檔案信息化建設(shè)是指在檔案管理過(guò)程中以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源為核心，運(yùn)用信息技術(shù)提高高校檔案工作現(xiàn)代化水平，以實(shí)現(xiàn)高校檔案信息的社會(huì)化服務(wù)為目標(biāo)的動(dòng)態(tài)過(guò)程。

二 高校檔案信息化對(duì)高校檔案工作產(chǎn)生的影響

1.檔案信息化建設(shè)對(duì)高校傳統(tǒng)檔案工作產(chǎn)生革命性變革

傳統(tǒng)的高校檔案工作，主要包括收集、整理、編目、立卷、歸檔和利用，基本上充當(dāng)打字員和檔案保管員的角色。在信息化條件下，高校檔案的中心工作發(fā)生了革命性改變，傳統(tǒng)檔案的載體形態(tài)開(kāi)始向數(shù)字化形態(tài)過(guò)渡，檔案管理的主要環(huán)境開(kāi)始逐漸向數(shù)字環(huán)境遷移，檔案管理通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)開(kāi)展各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，如利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行輔助立卷、全文的存貯與檢索、自動(dòng)標(biāo)引、編目、統(tǒng)計(jì)、借閱、庫(kù)房管理等，并能使傳統(tǒng)檔案管理的各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)無(wú)縫銜接，大幅度提高檔案工作的效率和質(zhì)量。

2.檔案信息化衍生出新的檔案業(yè)務(wù)

在信息化環(huán)境中，衍生出新的檔案業(yè)務(wù)——電子文件管理。電子文件的出現(xiàn)及管理給檔案工作帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)，電子文件是以二進(jìn)制代碼的形式記錄于光盤(pán)、磁盤(pán)、磁帶等載體之上，依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募ｋ娮游募某霈F(xiàn)，形成了一些新型的檔案業(yè)務(wù)活動(dòng)，如各類(lèi)檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)、信息安全管理業(yè)務(wù)、電子文件的長(zhǎng)久保存管理、信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)等業(yè)務(wù)活動(dòng)，都體現(xiàn)出強(qiáng)烈的信息化特點(diǎn)。

3.檔案信息化對(duì)高校檔案利用方式的影響

數(shù)字化檔案信息可使任何一位使用者不受任何時(shí)間、空間的限制，這樣許多的使用者可以不去檔案館就能查到自己所需資料。節(jié)省了時(shí)間，提高了效率。網(wǎng)上檔案的開(kāi)放，使檔案工作進(jìn)入一個(gè)嶄新的工作環(huán)境和極好的良性循環(huán)之中。以往檔案人員為開(kāi)發(fā)檔案資源，為檔案利用而進(jìn)行許多文獻(xiàn)匯編、數(shù)字匯編、專題匯編等編研工作可以減少，以便檔案人員有更多的時(shí)間用于檔案數(shù)據(jù)整理工作。

4.信息化使高校檔案管理模式發(fā)生改變

實(shí)行信息化后，高校檔案的管理模式發(fā)生了根本性改變，檔案信息的存儲(chǔ)、加工、管理和利用等各個(gè)環(huán)節(jié)都發(fā)生了變化，檔案工作逐步由傳統(tǒng)手工管理模式轉(zhuǎn)向信息化管理模式。通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，特別是高校網(wǎng)絡(luò)信息化的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的有效管理和利用。使檔案管理部門(mén)從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，從封閉走向開(kāi)放，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息向社會(huì)提供服務(wù)的轉(zhuǎn)變。

三 高校檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

1.觀念陳舊，跟不上信息化建設(shè)步伐

高校檔案信息化建設(shè)，是高校檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理轉(zhuǎn)化成檔案信息管理的一場(chǎng)革命，是對(duì)人的觀念的轉(zhuǎn)變。檔案管理者的創(chuàng)新理念不僅要與高校教學(xué)服務(wù)相適應(yīng)，更要與信息化時(shí)代的需要相適應(yīng)。目前，高校檔案管理部門(mén)習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工的檔案管理模式和方法，重“硬件”建設(shè)、輕軟件環(huán)境，重檔案信息資源建設(shè)、輕檔案信息資源利用等，缺乏檔案信息化建設(shè)的創(chuàng)新觀念，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)整體發(fā)展水平落后于信息社會(huì)發(fā)展的需要，影響了高校檔案事業(yè)的科學(xué)健康發(fā)展。

2.資金來(lái)源單一，無(wú)法滿足信息化建設(shè)需要

高校檔案信息化建設(shè)需要配備現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備和先進(jìn)的管理軟件，因此，必須要有足夠的財(cái)力支撐。當(dāng)前，由于缺少科學(xué)的規(guī)劃管理和專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的投入，使得高校檔案信息化建設(shè)的資金很難保證，對(duì)信息化建設(shè)中需要的設(shè)備幾年都不能配齊，有很多學(xué)校只配備一臺(tái)計(jì)算機(jī)就是對(duì)檔案信息化建設(shè)的投入。對(duì)其他如專用軟件、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、掃描儀、光盤(pán)刻錄機(jī)、激光打印機(jī)等設(shè)備，不能一一配備齊全。資金幾乎完全依靠國(guó)家財(cái)政投入的單一資金來(lái)源，常常是捉襟見(jiàn)肘、缺口較大，在一定程度上制約了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

3.缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，影響檔案信息化建設(shè)步伐

缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，建設(shè)數(shù)字檔案館必須要堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化原則，這是數(shù)字檔案館最有力的保障，對(duì)數(shù)字檔案館資源的查詢、存儲(chǔ)、輸出、管理等方面應(yīng)做出一個(gè)符合國(guó)家檔案標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一規(guī)范，為數(shù)字檔案館的正常運(yùn)行提供制度支撐。由于我國(guó)高校檔案信息化建設(shè)尚處在研究和探索的進(jìn)程當(dāng)中，在現(xiàn)實(shí)實(shí)踐中，各高校檔案館建設(shè)采用的硬件平臺(tái)、軟件平臺(tái)和應(yīng)用系統(tǒng)等的不同，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。軟件在通用性、實(shí)用性等方面存在嚴(yán)重不足，相關(guān)設(shè)備型號(hào)各異，設(shè)備檔次參差不齊，沒(méi)有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境。有的高校甚至根本不指定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。這樣不規(guī)范、不科學(xué)、不統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，為數(shù)字檔案館信息資源的利用留下了很大的安全隱患和漏洞，制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著高校檔案信息化建設(shè)的步伐。

4.專業(yè)人才匱乏，制約了發(fā)展的步伐

目前，高校檔案信息化人才嚴(yán)重缺乏，根本不能適應(yīng)當(dāng)前檔案信息化發(fā)展的需要。從專業(yè)結(jié)構(gòu)看，檔案專業(yè)和信息技術(shù)專業(yè)人員極少，既熟悉檔案業(yè)務(wù)，又精通現(xiàn)代化信息技術(shù)的人員更是少之又少，檔案信息化人才培養(yǎng)非常迫切。

四 推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)的措施

1.改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，提高檔案人員綜合素質(zhì)，培養(yǎng)高素質(zhì)專業(yè)人才隊(duì)伍

面對(duì)檔案信息化，積極鼓勵(lì)檔案工作人員進(jìn)行相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，高校檔案部門(mén)應(yīng)定期聘請(qǐng)檔案信息化方面的專家，給檔案工作人員進(jìn)行檔案信息化背景下的電子文件管理系統(tǒng)以及其他自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的培訓(xùn)。使檔案人員系統(tǒng)學(xué)習(xí)和掌握檔案信息化業(yè)務(wù)知識(shí)、規(guī)律和方法，熟悉電子文件加工歸檔和服務(wù)流程，并能利用歸檔的電子文件，積極開(kāi)展檔案編研、信息開(kāi)發(fā)和服務(wù)利用。培養(yǎng)高素質(zhì)的專業(yè)人才隊(duì)伍。開(kāi)展數(shù)字化建設(shè)，需要培養(yǎng)一支既精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)，又懂得計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型高素質(zhì)專業(yè)人才隊(duì)伍。要在人才儲(chǔ)備和運(yùn)用上有一套具有吸引力的方案，讓優(yōu)秀年輕的檔案人才愿意留在高校檔案機(jī)構(gòu)，為高校檔案工作服務(wù)。這樣不僅能適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的潮流，還能夠在機(jī)遇中有所創(chuàng)新和發(fā)展，有利于高校檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用。

2.確保資金投入

檔案信息化需要人、財(cái)、物作為基礎(chǔ)，一方面，要積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視和工作支持。加大學(xué)校資金的支持力度。另一方面，加強(qiáng)與社會(huì)溝通與支持，拓寬資金來(lái)源渠道，檔案信息化建設(shè)才能有根本保障。

3.創(chuàng)新檔案管理制度

結(jié)合高校實(shí)際情況，制定適應(yīng)學(xué)校信息化建設(shè)的檔案管理制度和具體實(shí)施細(xì)則。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟；二是制定必要的安全措施，特別對(duì)電子文件和電子檔案。如電子文件管理實(shí)施辦法、電子檔案保密制度、電子檔案利用規(guī)范要求等等，確保電子檔案的安全性與完整性。通過(guò)規(guī)章、制度的約束，實(shí)現(xiàn)檔案收集、鑒定、整理、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

總之，高校檔案信息化建設(shè)是高校檔案工作在信息時(shí)代的必然選擇，是實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源共享的必然要求，高校檔案部門(mén)要改變傳統(tǒng)的管理觀念，運(yùn)用新的管理模式，充分開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍，更好地為學(xué)校教學(xué)、科研、管理工作，以及廣大師生提供更加高效、便捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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〔責(zé)任編輯：肖薇〕