高職院校畢業生檔案管理工作強化的有效方法探討

【摘 要】高職院校畢業生的檔案是教學檔案的重要組成部分，它是記錄著畢業學生在校的生活、學習以及社會活動等，是見證畢業生成長的歷史記錄，是以后組織或單位對其考核、選拔、調用等的主要依據和憑證，無論對于高職院校的畢業生還是用人單位都具有重要的作用和意義，所以正確的認識高職院校畢業生的檔案管理工作是相當重要的，正確的認識和處理管理中的問題，強化畢業生的檔案管理工作，對提升高職院校的整體工作水平和對高職院校的畢業生發展都有重大的意義。

【關鍵詞】高職院校；畢業生檔案管理；強化方法；意義

高職院校的畢業生檔案是個人身份、學歷、資歷等方面的個人證據，是人在社會上生存的軌跡，和社會勞動保障、薪酬待遇、組織關系等有著非常緊密的關系。高職院校畢業生的人事檔案是記錄高校畢業生信息的重要載體，具有無可替代的作用，所以加強高職院校畢業生的檔案管理工作不僅是順應時代的發展，深化教學改革，還是提高高職院校的管理水平和教學質量的重要手段，對社會主義建設具有重大的意義。

一、高職院校檔案管理工作面臨的主要的問題分析

1.意識不強，檔案存放存在缺陷

由于我國市場不斷變化，企業在用人的分配和接受上都發生了轉變，又加上一些高職院校的畢業生對人事檔案認識上還不足，使得組織和檔案人員對檔案的重視力度下降，對檔案的存放也就不那么關心，造成了檔案的存放出現了很多的情況，如有的人檔案在就業單位，有的在教育部門，有的在人才市場，有的在家，甚至有的已經遺失了。

2.檔案后續材料充實不足

由于目前的一些企業不重視人事檔案，僅關注的是人員的學歷和能力，加上一些高校的畢業生不重視人事檔案，雖然有了長達幾年甚至十幾年的工作經驗，但都沒有進入到檔案中，檔案中也就沒有這幾年或十幾年的人生經歷，造成了檔案人員人生經歷缺失。

3.棄檔和死檔逐漸增多

由于目前的社會中很多企業不看重人事檔案，僅注重的是人員的能力和身份，對員工的約束也僅依賴合同或協議，出現了重文憑輕檔案的現象，很多的人才服務機構中的檔案長期無人問津，死檔和棄檔日益增多。

二、強化高職院校畢業生檔案管理工作的幾點方案

1.加強高職院校畢業生檔案管理的意識

高職院校的畢業生檔案管理是學校日常管理工作中的一部分，學校領導和管理人員的重視程度直接的決定了檔案管理工作的效率和規范程度，這也能體現出學校的管理水平和教學質量，由于高職院校畢業生的人事檔案對于學生來說尤為重要，所以高職院校的檔案管理質量對畢業生的影響很大，所以進一步的加強學校領導和檔案管理人員的管理意識就特別的重要，他們應該進一步的學習《檔案法》和相關的法律法規，要明確檔案管理的重要性。

2.加強高職院校檔案管理人員的素質

對于高職院校的畢業生檔案管理來說，要提高管理水平，那么就應該要保證管理科學合理化、穩定化和最優化。學校還應該給檔案管理人員提供一個發展和提高業務水平的平臺，要針對檔案管理工作的特點開展業務培訓或學生交流活動，盡最大的努力提高檔案管理人員的業務能力、管理水平和現代化信息技術運用能力，與此同時，還要加強檔案管理人員的思想政治覺悟，讓檔案管理人員充分的認識到檔案管理對于學生的重要性，認識檔案管理不僅服務學生還服務社會。通過加強檔案管理人員的素質提高管理的質量和效率。

3.建立完善的管理制度

在高職院校中，每一個職能部門應該有部門間的規章制度，對于檔案管理部門，應該建立一個完善的學生信息收集整理、保管保密、檢查核對、轉遞送交等規章制度，部門領導做好監督的工作，務必將每項規章制度落實，做到有據可依、有章可循，確保管理工作有序的進行。

4.加強學生檔案管理工作的宣傳力度

高職院校畢業生的檔案管理工作中，檔案的收集、整理、歸檔是主要的工作內容，在對學生提供服務的同時要使檔案的價值體現出來，這需要檔案人員的積極配合才能達到最好的效果，所以加強檔案知識的宣傳力度就顯得尤為重要，讓學生能夠了解和認識到檔案的基礎知識和重要性，讓學生及時的反饋各項信息用以綜合性的研究和分析，提高檔案的利用率。

高職院校畢業生的檔案管理工作從最初的建檔、整理、歸檔、保存到轉遞，中間的步驟多，經歷的時間長，轉手的部門多，這就需要高職院校的相關領導給予高度的重視和檔案管理人員的認真負責，在規范的規章制度和先進的信息管理技術下做到真正的檔案服務于學生，服務于社會。

參考文獻：

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[2]趙連喜.自主擇業就業制度畢業生檔案管理問題[J].中國信息化，2013（6）

[3]樊麗君，韓艷平.高校畢業生檔案管理的思考[J].辦公室業務，2012（11）

作者簡介：

唐寬，女，1985年8月，湖南長沙人，漢族，湖南交通職業技術學院教師，本科學歷，研究方向：主要從事就業指導與教育方向。

項目基金：湖南交通職業技術學院第十一屆院級科研課題“二級學院教學檔案編碼及規范化管理研究”HJY12-1301資助。