淺談人力資源管理信息系統在煤炭企業的應用

摘 要：信息技術的日益發展已成為引導企業經營理念和管理意識的重要力量。如何將信息技術應用于企業管理實踐、提高企業管理效率是企業界共同關注的焦點，文章結合福建煤電股份有限公司的實際軟件項目管理信息系統在企業人力資源管理過程中的應用作了相關的分析，以期對當前處于變革中的企業有所幫助。

關鍵詞：人力資源管理信息系統；軟件項目管理；HRP軟件

隨著人力資源管理需求的提高和辦公水平的進步，福建煤電股份有限公司急需建立一套“實用、標準、高效”的全功能、多層次、智能化的人力資源管理信息系統，實現企業人力資源管理工作的現代化。為此，公司與廈門大學聯合開發了人力資源信息系統管理應用軟件（以下簡稱HRP軟件），該軟件除了具有人員信息查詢、合同管理、勞工統計、報表管理等常用基本功能外，還與公司的出入井考勤、地面指紋考勤兩個系統相連接，實現了對職工考勤實時監控。

1 HRP軟件目前使用的情況

1.1 HRP軟件的基本特點

1.1.1 建立完整的人力資源管理體系，規范人力資源業務流程，從而提高管理水平，增強企業競爭力。

1.1.2 集中管理人力資源信息，實現全公司有效的人力資源管理與監控。

1.1.3 減輕人力資源管理人員工作量，提高工作效率。

1.1.4 建立全面完整的人力資源分析體系，借助系統分析、報表和靈活的查詢能力，為企業決策提供依據。

1.1.5 提供開放的、可擴展的應用平臺，滿足發展變化的需求，支持迅速而持續的改善能力。

1.2 HRP軟件的主要功能

1.2.1 基礎設置：提供了一個可建立公共數據和信息環境的操作平臺，對人力資源系統的基礎信息進行設置，對公司人力資源進行管理。

1.2.2 職務職能管理：管理公司下屬單位、部門、崗位信息，支持多種組織結構設計模式，能夠靈活設置各級組織機構，定義各機構之間的上下級關系，可靈活調整和管理各崗位的職級、崗位職責、任職資格、素質指標要求和考核指標，支持管理人員進行部門級、崗位級二種形式的編制管理。

1.2.3 員工信息管理：提供標準、靈活的人事信息管理功能，可根據企業實際需要自定義人事信息項目，并支持靈活定義信息代碼。提供單獨的人事信息采集、校驗功能，保證準確的員工檔案庫數據。同時，可根據企業需要，提供各種人事花名冊；可設置一致的統計口徑，提供方便的人事信息統計和分析。可以自動提示員工試用、轉正、合同期滿等信息。

1.2.4 員工調配管理：提供定義調配類別及相應申請單項目的功能，基于審批流程平臺，可靈活設置調配處理流程；支持編制調配計劃，進行員工調配的網上申請、審批，支持員工調配的手工處理；對員工調配情況提供多種角度的統計分析。

1.2.5 員工離職管理：提供定義離職類別及相應申請單項目的功能，基于審批流程平臺，可靈活設置離職處理流程；支持用戶編制離職計劃，進行員工離職的網上申請、審批，支持員工離職的手工處理；對員工離職情況提供多種角度的統計分析。

1.2.6 考勤管理：提供員工出勤情況的管理，并對公司原煤單位下井人員出入井的情況進行實時監控。可靈活設置考勤規則、考勤期間、假日、班別，可方便地編制工作日歷，支持機器考勤和手工考勤兩種方式，在出差管理、休假管理、加班管理的協助下，提供考勤日報、月報等數據報表。

1.3 使用HRP軟件系統的作用

HRP軟件使用起來非常方便，從多方面改善了我司人力資源管理工作的效率和提高信息化水平，促進了人事管理基礎工作的建設。

1.3.1 HRP系統建立后，充分發揮了網絡技術的優勢，各類數據信息全部進入公司服務器，各授權用戶均可進行訪問，并根據相應的授權范圍，進行數據維護。

1.3.2 實現了辦公業務的自動化，提高了辦公效率與質量。HRP網絡版在公司的使用中，實現了數據的按權限多點錄入、分級共享、一方錄入、多方使用，充分實現了數據使用的高效和共享。

1.3.3 規范了人事業務管理模式。HRP系統的建立，規范了公司人力資源業務管理模式，人力資源管理的日常業務如干部任免、工資管理、職工進出等，都可以按照規范的工作流程設計相應的模板來完成。

1.3.4 提高了人事工作人員的基本素質與業務水平。系統業務流程的建立，對每個人力資源專業管理者提出了更高的要求，通過軟件的使用，不斷提高人事工作人員的基本素質與業務水平，實現了決策科學化，決策靠數據，調研論證有依據，減少了決策的簡單化、盲目化和失誤。

2 HRP軟件系統存在的主要問題

2.1 個性化特點明顯降低，無法實現具有個性化的功能要求。

2.2 操作是以鼠標為最基本的操作方式，無法滿足快速操作的要求。

2.3 頁面動態刷新，響應速度明顯降低。

2.4 無法實現分頁顯示，給數據庫訪問造成較大的壓力。

2.5 部分功能弱化，難以實現傳統模式下的特殊功能要求。

3 對HRP軟件使用建議

3.1 企業決策層必須重視

人力資源管理系統的實施不只是人事部門或計算機部門的事。為了保證數據的完整、準確和及時，需要企業內各個部門和全體員工的積極配合。同時，采用人力資源管理軟件，需要在充分回顧企業政策的基礎上，根據先進的人力資源管理理念，從程序到操作進行全面改進。所有這些工作，如沒有企業決策層的參與是很難實現的。

3.2 加強培訓至關重要

通過培訓轉變思維方式和行為方式，讓他們學會并習慣于通過系統來進行科學的管理，而不是決策憑感覺，分析憑經驗。不光要明白采用人力資源管理系統的好處，更重要的是要了解系統功能和系統的運行方式，學習軟件系統中蘊涵的先進理念，主動積極地反思現行的體系，探討改進的方案。

3.3 企業的相關制度和信息結構需要改進

實施人力資源管理系統正是一個非常好的契機來回顧本企業不合理、不科學或不符合國家相關法律和規章的地方，重新合理地組織人事相關信息和報表，從而減少企業運行的潛在風險，將人力資源部員工的工作放在刀刃上。因此，應該充分地回顧本企業的相關政策和信息組成，去掉不合理的成分，將改進的建議報告給企業的決策領導并爭取付諸實施。

3.4 實施目標必須明確

在項目的初期，應該明確整個項目的實施計劃和目標，需要采集的數據，需要保留的歷史信息，現有數據如何規范化以及項目實施的時間和進度安排等等。

3.5 實施小組必須精悍

項目實施小組人員的組成應包括企業管理人員，人事、薪資、計算機專業人員，他們將負責整個項目的組織協調、進度控制、數據分析和數據有效性的檢查，提供相關建議，培訓其他人員，建立系統和檢查各部門的運行程序。項目實施小組應明確每個小組成員的工作職責。他們也將是該企業運行人力資源管理系統的主要骨干和技術支持。

3.6 測試軟件功能要堅持

項目實施小組在明確實施目標和進度后，要根據實施目標全面測試購買的軟件系統。由于人力資源管理系統需要處理的信息關系非常復雜，各企業的需求也不盡相同，再加上軟件的商品化程度遠不如已經運行多年的成熟軟件產品，存在的錯誤較多。如果不在項目實施的初期解決這些問題，隨著問題的不斷暴露，不僅會浪費大量的人力，更嚴重的是會使人們失去信心，嚴重影響工作的進展。

3.7 建立科學的程序性文件

在系統的實施過程中，很多企業由于有關人員素質較低、工作責任心不強，加上某些管理人員的隨意指揮，會造成系統的實施和運行事倍功半，而且降低了系統的功效。所以，除了加強培訓外，建立必要的科學的程序性文件，做到有章可循，減少和杜絕各種特例情形，才能為人力資源管理系統的實施和正常運行提供有效保證。

作者簡介：林金有（1983，4-），男，福建省莆田市，現職稱：助理工程師，學歷：大專，研究方向：信息技術研究。