淺談新形勢下人事檔案管理

摘 要：在社會主義政治經(jīng)濟(jì)體制改革深入推進(jìn)的新形勢下，傳統(tǒng)人事檔案管理已經(jīng)與新形勢需要不相適應(yīng)，亟待從人、物和制度等多方面進(jìn)行改進(jìn)，從而更好地服務(wù)社會，真正體現(xiàn)人事檔案的價值。

關(guān)鍵詞：新形勢；人事檔案；管理

1 當(dāng)前人事檔案管理存在的問題

1.1 人事檔案管理得不到必要的重視

1.1.1 檔案主人個人不重視。市場經(jīng)濟(jì)浪潮中，很多人“漂”到大城市就業(yè)，而且絕大多數(shù)人群就職在各種類型的企業(yè)、公司。他們在公司中調(diào)整檔案工資、進(jìn)行職稱評審、提供合同鑒證、辦理社會保險和出國政審等人事代理項目并不需要檔案材料，因此也不重視檔案。根據(jù)不完全統(tǒng)計，全國各級人才流動中心為15.4萬個國有和非國有單位代為管理保存的三四百萬份人事檔案中，至少有60多萬份與主人失去聯(lián)系。

1.1.2 部分用人單位不重視。企業(yè)必須在市場上尋找最優(yōu)秀的人才，以應(yīng)對激烈的競爭。但現(xiàn)有的人事檔案，在很大程度上已經(jīng)不能夠幫助他們正確判斷某個人的真實才能和客觀背景，有些檔案因為各種原因造成信息失真，甚至提供了與實際情況截然相反的結(jié)論，人事檔案在有些用人單位的作用呈現(xiàn)出尷尬的局面，亟待改進(jìn)。

1.1.3 部分人事檔案管理人員重視程度不夠。部分專門管理人事檔案人員存在工作慵懶散漫的工作態(tài)度，形成的人事檔案材料不能及時入檔，例如每年的工資材料，干部任免或調(diào)動材料、各類鑒定材料、出國政審簽證材料等材料形成后，有些管理人員把材料堆放在一起歸為散材料，甚至隨手一放，時間久了，不免造成檔案遺失。此外檔案在不同單位之間轉(zhuǎn)遞的時候，很多環(huán)節(jié)操作不嚴(yán)，有些工作人員拿到檔案時沒有查看前一段時期的檔案是否完整就填寫檔案轉(zhuǎn)遞單，甚至不填。再加上多數(shù)人事檔案都是隔一段時間集中整理，等集中整理時才發(fā)現(xiàn)材料缺失，這時就不好界定材料遺失的時間和責(zé)任。再補(bǔ)材料不但要開具各種證明，費時費力，還可能造成材料信息失真。

1.2 人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有待完善

1.2.1 內(nèi)容失真。以往個人填寫材料比較隨意，如出生年月公歷、農(nóng)歷填寫隨意，且沒有說明，參加工作時間、入黨、入團(tuán)時間也是大致一個年月，前后幾件材料填寫的往往不一致。人事檔案部門并不能每次都進(jìn)行嚴(yán)格的審核把關(guān)，及時發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，導(dǎo)致任其一錯再錯。

1.2.2 材料不全。由于缺乏對人事檔案認(rèn)識的指導(dǎo)，有些個人并不能辨別哪些材料需要入檔，哪些不需要。一些繼續(xù)教育的學(xué)歷、參加職稱評審的材料，個人拿到后就自己保管，而不是交由人事部門入檔。有些分管人事檔案工作的人員疏忽懶散，沒有及時收集相關(guān)材料歸檔，或收集后予以堆放，導(dǎo)致個人檔案中材料內(nèi)容不全，更嚴(yán)重的是當(dāng)有同志調(diào)離時也沒將歸檔的材料放入其個人檔案中。

1.2.3 人事檔案多頭管理，形式多樣。人才流動服務(wù)中心、勞動部門所屬就業(yè)服務(wù)中心、教育部門所屬畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心、企事業(yè)單位的主管部門以及有人事管理權(quán)的國有企事業(yè)單位都可能是人事檔案的管理部門，隨著人才流動，包括學(xué)生畢業(yè)、就業(yè)、考錄國家機(jī)關(guān)事業(yè)單位或者進(jìn)入企業(yè)公司，“檔隨人走”，檔案管理的要求難免產(chǎn)生一定程度的矛盾沖突。

2 做好人事檔案管理工作，從人、物、制度三方面齊入手：

進(jìn)一步做好人事檔案管理工作，需要各方加強(qiáng)對人事檔案和人事檔案管理的重視，盡快形成統(tǒng)一的切實可行的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。筆者認(rèn)為可以重點從以下幾個要素出發(fā)：

2.1 人的因素

2.1.1 提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)。人事檔案關(guān)系職工個人方方面面的利益，可以說人事檔案管理的責(zé)任重大。這就要求人事檔案管理人員具備良好的職業(yè)道德、信息道德和保密意識，在檔案信息的管理、轉(zhuǎn)遞和查閱等活動中，嚴(yán)格遵循信息制度規(guī)范。

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和信息化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，知識和技術(shù)在社會發(fā)展中扮演的角色越來越重要。對于人事檔案管理人員來說，不堅持與時俱進(jìn)及時更新知識、提高技能，就會跟不上時代的步伐，更滿足不了檔案管理工作的要求。作為一名人事檔案管理人員，首先必須正確和深入的研習(xí)各級組織在新時期的人事檔案工作精神，充分認(rèn)識這項工作的重要意義。及時學(xué)習(xí)掌握和更新檔案專業(yè)知識，了解人事檔案信息的收集、歸檔到查閱利用的全套理論與方法，并能將這些檔案學(xué)理論與計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與通訊技術(shù)、聲像技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)存取技術(shù)、人工智能技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合。

2.1.2 考慮部分人事檔案信息向個人開放。出于安全的需要以及方便組織管理的目的，傳統(tǒng)人事檔案中有“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”的規(guī)定，但這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實性和可靠性，因為信息壟斷而使“組織意見”主觀隨意性增強(qiáng)。如果部分信息向個人開放，及時發(fā)現(xiàn)和更正不符信息，能更好地確保人事檔案真實性。

2.2 物的因素

就是指優(yōu)化檔案管理設(shè)備，實現(xiàn)人事檔案管理數(shù)字化、信息化，也可以稱作硬件建設(shè)。這是信息社會對人事檔案工作的要求，也是人事檔案工作發(fā)展的必然方向。傳統(tǒng)檔案的整理工作采用人工操作，工作繁瑣，重復(fù)勞動多，勞動強(qiáng)度大，而利用計算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。人工立卷因每個人的理解能力不同，對同一個文件有不同的分類，不可避免的產(chǎn)生分類不準(zhǔn)的現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量，給利用工作帶來不便。而利用計算機(jī)模擬人工立卷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機(jī)的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率。實現(xiàn)人事檔案計算機(jī)輔助管理勢在必行，各級相關(guān)部門也越來越重視硬件建設(shè)，重視人事檔案管理的數(shù)字化和信息化建設(shè)，適當(dāng)增加投入，優(yōu)化計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與通訊設(shè)備、聲像設(shè)備、多媒體設(shè)備、人工智能設(shè)備等。

2.3 制度的因素

完善人事檔案管理制度，人員是基礎(chǔ)，制度是保障。可以說，加強(qiáng)制度建設(shè)，建立良性運行機(jī)制是開展檔案工作的關(guān)鍵和保證。隨著社會主義經(jīng)濟(jì)體制改革的深入和國有企事業(yè)單位人事制度和大中專畢業(yè)生就業(yè)制度的改革，傳統(tǒng)人事檔案制度已遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代人力資源開發(fā)的需要。這就需要建立和完善一系列人事檔案管理制度，從檔案收集、歸檔、保管和利用等方面多措并舉，明確收集的范圍和要求，明確鑒別的內(nèi)容和歸檔的要求，對材料進(jìn)行有效鑒別，及時去偽存真、查漏補(bǔ)缺，并且采取切實有效的措施，杜絕整理和保管檔案過程中人為因素對檔案的破壞，明確人事檔案利用的方式和方法，保障人事檔案的安全性和真實性。同時，各相關(guān)單位、部門要建立并執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的檔案制度，從檔案形成的前身抓起，從公文制發(fā)開始抓起，嚴(yán)格公文用紙質(zhì)量、幅面尺寸規(guī)格、排版形式的統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限等。

在新形勢下，人事檔案管理只有堅持與時俱進(jìn)，在人、物、制度等各個方面不斷完善，尋求創(chuàng)新和進(jìn)步，才能更好地發(fā)揮檔案工作服務(wù)職工，服務(wù)工作的作用，才能更好地實現(xiàn)人事檔案管理的學(xué)以致用、物以致用，真正實現(xiàn)人事檔案的價值。

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