淺談企業(yè)信息化辦公的應(yīng)用

摘 要：為了促進(jìn)現(xiàn)代企業(yè)的內(nèi)部工作系統(tǒng)的健全，以有效提高企業(yè)的運(yùn)作效益，我們要進(jìn)行企業(yè)的信息化辦公系統(tǒng)的深化，促進(jìn)其內(nèi)部環(huán)節(jié)的有效協(xié)調(diào)，以滿足企業(yè)的發(fā)展需要。

關(guān)鍵詞：企業(yè)信息化；辦公系統(tǒng)；優(yōu)化措施；管理應(yīng)用

1 企業(yè)信息化系統(tǒng)健全的必要性

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷深入，我國(guó)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制不斷深化，其新型的信息溝通方式不斷得到升級(jí)，比如其電腦系統(tǒng)、互聯(lián)網(wǎng)等，實(shí)現(xiàn)了全社會(huì)范圍的普及，大大滿足了我們?nèi)粘Ｉ畹男枰龠M(jìn)了我國(guó)日常工作方式的改變。

在社會(huì)大變革中，企業(yè)的辦公系統(tǒng)發(fā)生了一系列的變化，其滿足了時(shí)代經(jīng)濟(jì)的發(fā)展趨勢(shì)，這離不開企業(yè)的信息化辦公系統(tǒng)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了我國(guó)的企業(yè)信息化建設(shè)的需要，促進(jìn)其內(nèi)部經(jīng)濟(jì)運(yùn)作環(huán)境的穩(wěn)定。實(shí)踐證明，現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展，離不開企業(yè)的信息化辦公系統(tǒng)的應(yīng)用，離不開其企業(yè)的對(duì)于信息資源的有效應(yīng)用，這滿足了國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需要，是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益的提升，競(jìng)爭(zhēng)力的提升，離不開企業(yè)的信息化辦公系統(tǒng)的健全，通過(guò)對(duì)其信息技術(shù)的有效應(yīng)用，促進(jìn)信息資源的共享性的提升，以滿足經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需要。

2 企業(yè)信息化辦公系統(tǒng)的優(yōu)化措施

2.1 為了滿足現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需要，我們要進(jìn)行企業(yè)信息化辦公系統(tǒng)的優(yōu)化，促進(jìn)其內(nèi)部人員自身觀念的改變，通過(guò)對(duì)其信息化資源的應(yīng)用，促進(jìn)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，確保企業(yè)的現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定發(fā)展。在當(dāng)今信息時(shí)代，通過(guò)對(duì)企業(yè)信息化系統(tǒng)內(nèi)部各個(gè)環(huán)節(jié)的有效協(xié)調(diào)，促進(jìn)空間、時(shí)間的有效利用。在此過(guò)程中，我們要進(jìn)行企業(yè)的技術(shù)創(chuàng)新環(huán)節(jié)的應(yīng)用，確保其管理手段的更新，滿足了企業(yè)的健康發(fā)展的需要。在此過(guò)程中，樹立信息化建設(shè)的思想，促進(jìn)其發(fā)展觀念的改變，實(shí)現(xiàn)其觀念的有效轉(zhuǎn)變，促進(jìn)其企業(yè)的信息化建設(shè)系統(tǒng)的不斷深入發(fā)展，積極開展一系列的信息知識(shí)培訓(xùn)，促進(jìn)內(nèi)部員工的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平的提升，以滿足企業(yè)的現(xiàn)代化辦公的需要。

我們要積極做好企業(yè)的信息化辦公規(guī)劃方案的深化，確保企業(yè)的信息化建設(shè)整體目標(biāo)的明確，確保其有步驟，有順序的進(jìn)行，明確企業(yè)的信息化建設(shè)的必要性，通過(guò)對(duì)企業(yè)的實(shí)際情況的結(jié)合，促進(jìn)其信息化工作的穩(wěn)定運(yùn)行。促進(jìn)其內(nèi)部信息化建設(shè)系統(tǒng)的各個(gè)環(huán)節(jié)的有效協(xié)調(diào)，促進(jìn)其企業(yè)的信息化建設(shè)環(huán)節(jié)的穩(wěn)定開展。促進(jìn)其企業(yè)的內(nèi)部辦公系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的平衡。在此過(guò)程中，我們要進(jìn)行工程項(xiàng)目環(huán)節(jié)的更新，企業(yè)的效益來(lái)源于工程項(xiàng)目，以工程項(xiàng)目管理信息化為突破口，是提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和經(jīng)營(yíng)水平、提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，從而提高企業(yè)信息化建設(shè)水平的捷徑。建立工程項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)可堅(jiān)持總體規(guī)劃、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、分步實(shí)施的原則。分階段逐步實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目管理信息的高度共享，提高工程項(xiàng)目管理的現(xiàn)代化和信息化水平。

2.2 在企業(yè)的信息化辦公系統(tǒng)的應(yīng)用過(guò)程中，我們要進(jìn)行視頻會(huì)議系統(tǒng)的健全，促進(jìn)其內(nèi)部環(huán)節(jié)的有效協(xié)調(diào)，這種系統(tǒng)又稱作為會(huì)議電視系統(tǒng)，通過(guò)人們之間的網(wǎng)絡(luò)傳輸網(wǎng)路的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)溝通，促進(jìn)其影像資料的積極互傳，促進(jìn)其溝通水平的提高，確保自身工作質(zhì)量效率的提升。在此過(guò)程中，我們要進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)傳輸系統(tǒng)設(shè)備的深化應(yīng)用，確保工作的局限性的突破，確保其時(shí)間、空間限制的有效突破。確保公司的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的健全，促進(jìn)其內(nèi)部各個(gè)環(huán)節(jié)的有效協(xié)調(diào)，確保其溝通平臺(tái)的穩(wěn)定發(fā)展，比如其實(shí)時(shí)轉(zhuǎn)播、實(shí)時(shí)溝通等，促進(jìn)日常工作互動(dòng)時(shí)間的降低，確保會(huì)議工作的穩(wěn)定運(yùn)行。通過(guò)對(duì)視頻會(huì)議系統(tǒng)的應(yīng)用，確保其小型會(huì)議的穩(wěn)定發(fā)展，實(shí)現(xiàn)對(duì)電話、傳真等的應(yīng)用，突破工作環(huán)節(jié)中的時(shí)間、空間等的限制，促進(jìn)信息的及時(shí)傳達(dá)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是采用Internet技術(shù)，基于工作流的概念，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過(guò)去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理。實(shí)現(xiàn)了公文的網(wǎng)上處理、協(xié)同工作、在線考勤和信息發(fā)布。從而提高了辦事效率，克服原有管理模式和辦公模式帶來(lái)的不良做法，使各部門權(quán)利與義務(wù)明確，方便領(lǐng)導(dǎo)層的監(jiān)督與指導(dǎo)，促進(jìn)了企業(yè)內(nèi)部人員的有效溝通，提高員工的合作意識(shí)，增強(qiáng)企業(yè)凝聚力。

在此過(guò)程中，通過(guò)對(duì)新型辦公方式的應(yīng)用，確保辦公資源的有效節(jié)約，促進(jìn)其無(wú)紙化辦公的實(shí)現(xiàn)，確保其PDF格式的有效應(yīng)用，確保其OA系統(tǒng)內(nèi)部環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)運(yùn)行，促進(jìn)其擬辦環(huán)節(jié)、傳閱環(huán)節(jié)等的穩(wěn)定發(fā)展，促進(jìn)其文件的及時(shí)處理，避免出現(xiàn)一系列的公文損壞現(xiàn)象。通過(guò)對(duì)其無(wú)紙化辦公模式的應(yīng)用，促進(jìn)其信息的有效發(fā)布，促進(jìn)其信息的網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)的健全，促進(jìn)其電子文檔形式的有效應(yīng)用，促進(jìn)其相關(guān)影像資料的有效傳輸，實(shí)現(xiàn)其信息資源的有效共享。ERP系統(tǒng)是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺(tái)，其核心思想是供應(yīng)鏈管理。ERP系統(tǒng)集信息技術(shù)與先進(jìn)管理思想于一身，成為現(xiàn)代企業(yè)的運(yùn)行模式，反映時(shí)代對(duì)企業(yè)合理調(diào)配資源，最大化地創(chuàng)造社會(huì)財(cái)富的要求，成為企業(yè)在信息時(shí)代生存、發(fā)展的基石。它對(duì)于改善企業(yè)業(yè)務(wù)流程、提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力具有顯著作用。

2.3 在企業(yè)的信息化辦公的過(guò)程中，通過(guò)對(duì)ERP-U8材配系統(tǒng)的應(yīng)用，確保企業(yè)的內(nèi)部生產(chǎn)辦公系統(tǒng)的優(yōu)化，促進(jìn)其整體生產(chǎn)環(huán)節(jié)的自動(dòng)化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)其相關(guān)數(shù)據(jù)信息的有效分析，促進(jìn)其生產(chǎn)成本的降低，提高工作的質(zhì)量效率，促進(jìn)其管理模式的不斷更新，以促進(jìn)其材配計(jì)劃系統(tǒng)的完善，促進(jìn)其企業(yè)的綜合效益的提升。手機(jī)是時(shí)下基本人人具備的一個(gè)通訊工具，可以巧妙的借助其普及化、快捷化等特點(diǎn)，借用于企業(yè)宣傳工作中。具體可以參考某些企業(yè)中推行的一些做法。比如：在宣傳活動(dòng)中，可以借助互聯(lián)網(wǎng)，通過(guò)“網(wǎng)絡(luò)139信箱”或“微信”等免費(fèi)網(wǎng)絡(luò)手機(jī)短信平臺(tái)有效的將信息發(fā)給對(duì)方，達(dá)到點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的服務(wù)與傳達(dá)。

在企業(yè)的辦公過(guò)程中，有時(shí)候?yàn)榱藢?shí)現(xiàn)企業(yè)的辦公文化建設(shè)的健全，我們要進(jìn)行其手機(jī)短信的應(yīng)用，確保員工對(duì)于企業(yè)的相關(guān)文化活動(dòng)信息的積極互動(dòng)，避免傳統(tǒng)的老式的宣傳信息，促進(jìn)其企業(yè)的文化建設(shè)的穩(wěn)定運(yùn)行，為企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展提供條件，促進(jìn)企業(yè)的綜合效益的提升。還有許許多多有效的大眾傳媒工具可以為我們信息化辦公應(yīng)用和服務(wù)，還有待我們?cè)谏钊雽?shí)踐中的去摸索和發(fā)掘。從傳統(tǒng)辦公過(guò)度到現(xiàn)代信息化辦公的過(guò)程中，我們要掌握好相關(guān)因素，促進(jìn)信息化辦公系統(tǒng)的健全。

在企業(yè)的信息化建設(shè)中，我們確保其信息化規(guī)范方案的健全，確保其目標(biāo)的不斷深化，要確保企業(yè)的內(nèi)部部門之間的積極互動(dòng)，促進(jìn)相互之間的有效配合協(xié)作，確保企業(yè)的內(nèi)部資金活動(dòng)的有效協(xié)調(diào)，促進(jìn)企業(yè)的建設(shè)可持續(xù)發(fā)展，滿足市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需要。內(nèi)部人員結(jié)構(gòu)也要進(jìn)行有效的深化協(xié)調(diào)，以促進(jìn)企業(yè)的信息化建設(shè)環(huán)境的穩(wěn)定，形成企業(yè)的信息化建設(shè)得到良好的推動(dòng)力，為此我們要進(jìn)行企業(yè)信息化建設(shè)隊(duì)伍素質(zhì)的提高，要得到上級(jí)重視和部門相互之間的配合與協(xié)作，信息化辦公工作者的綜合素質(zhì)要上的去，這些都是推動(dòng)辦公信息化發(fā)展成敗的必要因素。信息化建設(shè)是全員參與的系統(tǒng)工程，只有保障好機(jī)構(gòu)的有效運(yùn)作，配套“硬軟件”的跟進(jìn)和信息化隊(duì)伍建設(shè)，才能更好的推動(dòng)創(chuàng)新發(fā)展，為探索企業(yè)信息化辦公發(fā)展之路不斷積累經(jīng)驗(yàn)。

3 結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)的信息化辦公系統(tǒng)的健全，離不開企業(yè)的內(nèi)部信息化建設(shè)環(huán)節(jié)的穩(wěn)定運(yùn)行，離不開其內(nèi)部各個(gè)環(huán)節(jié)的有效協(xié)調(diào)，以促進(jìn)企業(yè)的綜合發(fā)展效益的提升，這需要引起企業(yè)相關(guān)管理人員的重視。通過(guò)對(duì)影響企業(yè)的信息化辦公模式的因素，展開分析，進(jìn)行相關(guān)辦公系統(tǒng)模式的深化應(yīng)用，以滿足實(shí)際經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需要。