醫(yī)院重點工程建設項目檔案管理研究

摘要：作為北京市重點工程建設項目的建設單位，在單位的主管部門內建立檔案資料管理室，從文件材料的收集整理到立卷歸檔以及庫房保管，實行全程管控，即形成文檔一體化全程管理。

關鍵詞：項目檔案檔案管理文檔一體化

《國家重大建設項目文件歸檔要求與整理規(guī)范》從2003年4月實施到現(xiàn)在已經有十年的時間，重大建設項目檔案工作從無到有，正逐步走向成熟和規(guī)范。但是由于各行各業(yè)的建設項目不同，尤其是建設單位的規(guī)模、體制等諸多條件不一樣，所以在具體操作起來還是會遇到很多困難。本院作為北京市重點工程建設項目的建設單位，在建設項目前期，根據(jù)本院的具體情況在主管部門即醫(yī)院規(guī)劃建設辦公室內建立了檔案資料管理室，制定了切實可行的檔案工作管理體系和工作流程，做到了文件積累、保管、歸檔與建設項目同步進行，并在各項檢查和多次重點工程建設項目稽查中得到了領導的肯定。下面以本院為例，芻議在重點工程建設項目中建設單位在主管部門內建立檔案資料管理室必要性的一點看法。

一、項目建設背景及現(xiàn)狀

本院創(chuàng)建于1958年，是一所以神經病學、老年醫(yī)學臨床與研究為特色，擔任著醫(yī)療、教學、科研、預防、保健和康復任務的市屬大型三級甲等綜合醫(yī)院，是新中國神經病學的初創(chuàng)基地之一。當時占地3.6公頃，設計的開放病床是500張，日門診量是700人次。經過五十多年的發(fā)展，在原有的占地面積條件下，建筑面積達到8萬平方米，開放床位1000余張，平均日門診量近萬人。尤其是近些年，醫(yī)院人滿為患，就診環(huán)境惡劣，院內外擁擠不堪，交通堵塞等問題日顯突出并已發(fā)展到極限。

2004年醫(yī)院經過反復論證向上級部門提出進行醫(yī)院改擴建工程。2005年醫(yī)院改擴建一期工程取得立項批準并確定為北京市重點工程建設項目，同年12月醫(yī)院成立“醫(yī)院規(guī)劃建設辦公室”，主要負責醫(yī)院規(guī)劃的編制、醫(yī)院改擴建工程的分期實施和全面完成。按照院內檔案管理規(guī)定職能部門設置兼職檔案員一名，在本職工作之外兼職管理文件資料并定期向院綜合檔案室移交檔案。

2011年底改擴建一期工程正式開工。醫(yī)院從提出改擴建工程到一期工程項目正式開工，前期經過7年時間的運作。在醫(yī)院規(guī)劃建設辦公室，不同載體、不同種類的文件資料很多，各種文件的利用也很頻繁，各種批文雖然在程序上辦理完畢，但文文相接、環(huán)環(huán)相扣，根本無法按年度立卷，而且使用頻繁，立卷歸檔到院檔案室，利用起來也非常不方便。這么大量的文件頻繁利用，對兼職檔案員來說也難于管好。兼職檔案員顧名思義就是兼管，兼管就是在把主管工作干好的前提下兼顧管理一下，這種管理方式我們認為存在很大的不確定性，不能保證文件資料的有效管理，文件資料不齊全的情況難于避免甚至無法挽回，所以，傳統(tǒng)的兼職方式不能適應重點建設工程的工作需要。

二、在主管部門內建立檔案資料管理室的必要性

醫(yī)院以做實現(xiàn)在、著眼未來的科學管理理念，按照統(tǒng)一領導，統(tǒng)一管理，確保檔案資料完整、準確、安全和有效利用為宗旨，于2011年8月在醫(yī)院用房相當緊張的情況下，在醫(yī)院規(guī)劃建設辦公室設立了規(guī)范的檔案室，建立了檔案分庫，配備專職檔案員一名。在管理體制上由一名副院長負責、辦公室主任主管。專職檔案員具體負責所有與本院改擴建工程相關的文件資料，從文件資料的收集整理到立卷歸檔以及庫房保管，實行全過程管控。在檔案管理專業(yè)技術上由院綜合檔案室檔案員按照院綜合檔案室管理規(guī)范具體指導。

經過兩年的實踐，我們認為在重點工程建設項目中建設單位檔案管理責任日益增強。在主管部門內建立檔案資料管理室，我們體會有以下益處：

（一）有利于重點工程建設項目基建文件和資料的集中統(tǒng)一管理。由于在重點工程建設項目的主管部門內設立了檔案資料管理室并由檔案專業(yè)人員對基建文件和資料及時收集、整理、編目，能切實做到集中統(tǒng)一管理，確保文件資料齊全完整。

（二）有利于系統(tǒng)地管理文件資料，做到全程管控。檔案資料管理室，從文件管理抓起，按照文件資料的管理規(guī)范結合本單位的實際情況制定切實可行的操作規(guī)程，從收集、整理、利用等各環(huán)節(jié)系統(tǒng)管理，做到不毀、不丟、不錯、不漏、不亂。為文件資料的積累、利用以及日后立卷歸檔打下良好的基礎。

（三）有利于項目文件和資料收集、整理、編目與工程項目建設同步進行。專職檔案員身處工程項目管理一線，定時到施工現(xiàn)場拍照留取影像資料、參加監(jiān)理會議等，對工程進度比較了解。當某項工作辦理完畢后可以根據(jù)實際情況馬上立卷歸檔。

（四）有利于項目檔案文件資料的高效利用。檔案文件資料借用都在本部門進行，在日常工作中可以隨借隨用隨還，方便查考和利用，提高了檔案文件資料的利用價值。

（五）有利于項目文件資料和檔案的實體安全和信息安全。在部門內設立了檔案資料管理室和檔案專職人員，在管理上按照醫(yī)院綜合檔案室的管理模式嚴格管理，檔案庫房安置了防盜系統(tǒng)和紅外線監(jiān)控及突發(fā)事件緊急報警器，避免人為因素和自然因素對基建檔案及文件資料的損壞。

（六）有利于合理配備人力資源和人員培養(yǎng)。北京市重點工程建設項目是造福人民的利民工程，起點很高，工程很復雜，所以對管理人員的素質和專業(yè)技能水平也有很高的要求。在實際工作中，大多數(shù)建設單位往往在人員配備上達不到要求，沒有既有檔案管理又有公文管理，信息管理、工程管理等等專業(yè)技能的復合型人才，從而導致在項目檔案管理上“有心無力”，產生工作嚴重滯后的情況。選拔責任心強、認真好學的管理人員進行系統(tǒng)化的專業(yè)培養(yǎng)，采取參加檔案局培訓、去兄弟單位參觀、科室業(yè)務學習等多種形式，提高他們的檔案專業(yè)管理技能和工程建設專業(yè)知識，使其能盡快進入角色，迅速培養(yǎng)出適合本院項目檔案管理的專業(yè)人才。同時，減輕了院綜合檔案室的工作壓力。

（七）有利于檔案資料的完整。檔案專業(yè)人員從重點工程項目審批開始全過程跟蹤，親自管理文件資料到工程前期文件的立卷，以及對今后總包單位形成的檔案進行接收，全過程負責，保證建設項目檔案工作的連續(xù)性和各種載體檔案資料的完整性。

三、結論

綜上所述，醫(yī)院重點工程具體論證審批環(huán)節(jié)多，數(shù)量大，要求高，建設復雜且周期長，參建單位多，涉及的專業(yè)廣泛、復雜，所形成不同載體的檔案資料種類也繁多，因此靠建設單位一個部門的兼職檔案員兼職來完成基建文件的收集、整理，任務艱巨，的確難以完成。將檔案工作關口前移，在部門內建立檔案資料管理室和設立專職檔案員，實行文檔全過程管理，從工作源頭開始就嚴格按照規(guī)范要求展開工作，這種文檔一體化的管理工作模式，經過我們在重點工程項目前期的實踐與探索，認為非常有必要，同時也為工程完成爭創(chuàng)魯班獎等打下良好基礎，希望對大家有所借鑒。

作者單位：首都醫(yī)科大學宣武醫(yī)院