區縣檔案館數字化工作思考

摘要：在大規模開展館藏檔案數字化工作的同時，應該加強館藏檔案數字化的科學規劃，充分利用有限資金，提高檔案資源利用效率；同時加強對數字化檔案信息的安全管理。在此基礎之上，加快館室檔案數字化工作同步開展步伐，保證數字化目標的基本實現。

關鍵詞：區縣檔案館檔案數字化數字化工作

隨著信息技術的快速發展，檔案信息化建設也進入了一個嶄新的發展階段，檔案數字化工作是檔案信息化建設的基礎和重要組成部分。所謂檔案數字化是應用計算機技術、數據庫技術、掃描技術等現代技術手段，將原有的紙質文件、聲像文件等傳統介質文件轉化為數字化的檔案信息，并將其納入到數字檔案信息庫的過程。根據北京市檔案局提出的“十二五”期間各區縣檔案館館藏檔案數字化率達到50%的目標要求，各區縣檔案館館藏檔案數字化工作正在積極穩步推進中，在大規模開展館藏檔案數字化工作的同時，我們應注意思考以下問題。

一、加強館藏檔案數字化的科學規劃

館藏檔案數字化是新時期各級各類檔案館的主要工作之一，是延長檔案壽命，方便檔案利用的重要舉措，并為檔案信息的深度開發、廣泛利用、信息資源共享打下了堅實的基礎。

楊冬權局長2012年底在全國檔案局長館長會議上的講話中指出：“到2020年全國各級綜合檔案館紙質檔案數字化的數量比2010年翻兩番”，將大量館藏檔案進行數字化是一個復雜而浩大的系統工程。針對館藏“浩瀚”的檔案資源數字化工程，不要盲目，要合理規劃，要根據館藏檔案情況科學的制定規劃，確定檔案數字化范圍，有所選擇。北京市檔案局從2002年提出實施“全面數字化”戰略以來，取得了顯著成績?！笆濉逼陂g北京市檔案局提出了區縣檔案館館藏檔案數字化率要達到50%以上的要求，我館在區委區政府的大力支持下，制定了“十二五”期間完成館藏檔案數字化率80%的目標，我們本著利用優先的原則，選擇性地開展數字化工作，目前我館館藏婚姻、知青、招工及向社會開放的檔案等利用率非常高的檔案已經全部完成了數字化工作，為服務區域各項工作，服務民生，豐富數字檔案信息資源，提高檔案的利用率，有效保護檔案原件起到了積極的作用。同時我們認為館藏利用范圍窄、利用對象比較單一的會計檔案、審計檔案等在當今檔案數字化任務重、資金緊張的情況下可暫不進行數字化，這樣既能合理利用數字化的有限資金，又能使利用率高的檔案充分發揮作用，滿足社會各界對檔案利用的需求。

二、加強對數字化檔案信息的安全管理

隨著檔案館館藏檔案數字化工作的大規模開展，大批量的數字檔案信息不斷增加，應用范圍不斷擴大，在新的信息技術環境下，如何科學管理數字檔案信息，保證其安全、完整、長期有效，是我們區縣檔案館面臨的新的課題。

為貫徹落實國家檔案局“安全第一”戰略目標，檔案館采取了多種應對措施加強對數字檔案信息的安全管理。一是多套多介質備份，主要采用光盤、移動硬盤、磁盤陣列等多種介質進行備份；二是異地異質備份，開展檔案異地異質備份工作是確保檔案信息安全的重要手段。2009年全國檔案館工作會議上提出，為確保國家檔案安全，各級國家檔案館要通過建立異地備份庫等形式，對本館重要檔案及電子文件實行異地備份，對重要的電子文件還要實行異質備份，確保電子文件的長期可讀，確保檔案信息資源的絕對安全。國家檔案局局長楊冬權在會議上提出，國家檔案局提倡和支持省級和副省級城市檔案館自愿結對，互為對方建立檔案備份庫。北京市檔案館和各區縣檔案館于2012年完成首批重要檔案數字資源在陜西省檔案館的異地備份工作。三是采取數字檔案信息縮微品輸出技術，對數字化檔案信息提供永久保存。2009年國家檔案局制定出臺了《數字檔案信息輸出到縮微膠片上的技術規范》（DA/T 44—2009）檔案行業標準，將數字檔案信息輸出到縮微膠片上，是解決數字檔案信息長期安全保存的一種切實可行的方法。

三、加快館和室檔案數字化工作的同步開展

近年來，檔案館館藏檔案數字化工作已經全部有序展開，并在檔案提供利用、服務民生、資源共享等方面取得了顯著成效，但各立檔單位檔案室的檔案數字化工作開展的參差不齊，落后于檔案信息化建設的步伐。

檔案數字化工作范圍應包括各級各類檔案館與機關企事業單位檔案室的檔案數字化。在實際工作中，檔案室檔案大多在進館后由檔案館統一進行數字化，加大了檔案館數字化工作負擔；部分檔案室在進館前開展了數字化工作，但由于與檔案館數字化工作標準不統一，造成檔案室數字化成果難以與檔案館有效對接，使數字化工作重復進行造成資源浪費。引導和規范檔案室檔案數字化工作，使之科學系統、安全有效的開展，是加快館室檔案數字化工作同步開展的有效途徑。

形成統一、可操作性強的業務規范，從而使檔案室在數字化工作開展中有章可循；集中統一管理，確保檔案室數字化工作質量及檔案安全，實現館室間數字化成果的有效銜接與共享；這是紹興市檔案局在實施“數字檔案館室一體化”建設中的成功經驗。江蘇省太倉市檔案局形成了民生紙質檔案與數字檔案同步建檔、同步檢查、同步進館、同步管理、同步利用的“五同步”現代化檔案管理方式。在借鑒這些兄弟檔案館數字化經驗基礎之上，朝陽區檔案局制定了“十二五”期間全面實施檔案室室藏檔案數字化工作的目標，要求區屬各單位完成“十二五”期間形成的全部檔案的原文數字化，并且在向檔案館移交檔案的同時移交齊全配套的數字化副本，以解決區屬各單位檔案室檔案數字化進程相對遲緩問題，實現全區數字化檔案信息資源的有效整合。檔案數字化館室統一標準，協調一致，這樣既能節約成本，又能大大提高工作效率，有利于館室檔案信息資源的有效利用。

區縣檔案館在館藏檔案數字化工作中要不斷探索，加強科學規劃，增加安全管理意識，加強檔案信息的開發和有效利用，從而提升檔案館對檔案信息資源的服務能力和服務水平。

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作者單位：北京市西城區檔案館