淺談新時期如何做好檔案業務指導工作

摘要：在新時期，檔案業務指導工作如何適應新形勢、新任務的需要，從不合時宜的觀念、做法中解放出來，與時俱進，推動檔案業務指導工作的創新，這是檔案事業發展亟須解決的一個重要問題。為此，筆者提出新時期做好檔案業務指導工作的六點看法。

關鍵詞：檔案業務指導檔案管理行政管理

檔案業務指導是檔案管理工作的內容之一，在檔案行政管理中處于主體地位、前沿位置，做好檔案業務指導工作，有利于促進檔案管理的制度化、規范化、標準化，全面提升檔案管理水平。

但是由于種種原因，使檔案業務指導工作往往處于一種被動狀態，主要體現在：首先，由于檔案業務指導人員人數少，而需要指導的單位多，工作量大，往往使指導人員疲于奔命，而且只能對收集、分類、組卷、編號等基本環節進行指導，而對于保管期限的劃分、編研材料的編寫等較細致的問題則沒有大量的時間深入指導，造成工作的疏漏。其次，由于基層單位檔案人員更換較頻繁，使得指導人員不得不對這些單位進行重復指導。這樣就陷入了一個死循環當中，在指導人員有限的情況下很難使檔案工作邁上一個新的臺階。在新時期，檔案業務指導工作如何適應新形勢、新任務的需要，從不合時宜的觀念、做法中解放出來，與時俱進，推動檔案業務指導工作的創新，這是檔案事業發展亟須解決的一個重要問題。以下是筆者對新時期做好檔案業務指導工作的一點看法，愿與大家共同交流、探討。

一、以科學發展觀為指導，圍繞中心工作，有的放矢地開展檔案業務指導工作，不斷深化服務機制

貫徹落實科學發展觀，需要進一步圍繞中心工作積極發揮檔案業務指導工作的作用。第一，應及時把國家對檔案管理的法律、法規和市委、市政府關于檔案事業發展的方針政策，以及檔案工作的各項標準、規范，認認真真地貫徹到各級組織中去，從而加強檔案基礎業務建設、檔案資源建設、檔案法制建設。第二，加強市檔案局館與區縣檔案部門、各系統檔案部門的聯系、溝通，形成檔案工作網絡，增強檔案隊伍素質，保證檔案業務工作的完成和檔案工作整體水平的提高。第三，掌握和了解檔案事業發展中的新情況、新問題，提出事關檔案事業發展的重大課題，及時進行調研，認真總結經驗，不斷推進檔案工作的創新和發展。第四、要加大依法治檔的力度，加強宏觀指導，強化政府公共服務職能，出臺各類科學適用的業務標準，積極參與信息公開工作，在指導中增強服務效果，在服務中體現檔案工作的價值。

二、加大檔案業務指導工作的監管力度，確立業務指導工作的權威性、實效性

過去，我們的業務指導工作沒有完全做到依法指導，法律、法規賦予的有些權利沒有很好地去履行，結果給業務指導工作本身帶來了一定的軟弱性和不確定性，也使業務指導人員產生了畏難思想。根據檔案工作發展的新情況，一定要理直氣壯地加強依法指導工作的監管力度。嚴肅認真地堅決貫徹落實法律法規和有關政策的要求，采取有力措施推進檔案資源建設、檔案信息化建設和檔案基礎業務建設；并善于在指導中發現問題，及時反饋和研究，以進一步完善檔案法規和各項規范。

既要做好對一般單位和一般業務的指導工作，更要抓住重點單位和重要工作，集中力量進行指導，做到兩點論和重點論的統一。如應該緊跟形勢發展的需要，密切關注社會重大事件、重大活動和重點工程中形成的檔案材料，善于抽取活動中的重點、難點、熱點問題，主動、超前的進行檔案業務指導，尤其是抓住反映時代特點的檔案，如突發事件、領導人視察、大型的文體演出等等，用良好的服務滿足社會發展的需要。做到提前介入，提前研究規范，提前進行業務指導。

三、加強檔案人員的資格認證工作，全面提高基層檔案人員的業務水平

北京市檔案局規定，在崗的檔案人員必須有專業部門頒發的“檔案人員上崗證書”。但是由于基層單位檔案人員調動較頻繁，往往有先上崗后取證的情況存在。這就為檔案指導工作造成了很大的麻煩。面對那些對檔案工作一無所知的人員，為了基層單位檔案工作不斷檔，指導人員只能對其進行多次重復的指導，額外增加了工作量。對于這樣的情況，就應該嚴格把握檔案人員任職資格關。正如沒有會計等級證書不能擔任會計職務，沒有律師證書不能在法庭上為當事人辯護一樣。如果沒有“檔案人員上崗證書”決不能先行上崗。

四、提高素質，加強檔案業務指導隊伍建設

首先要提高認識，增強業務指導工作的責任感。其次要加強學習，提高法制政策水平和業務能力。第三要轉變作風，增強業務指導工作的實效性。要深入實際，加強調查研究，掌握被指導單位的情況，及時發現工作中的亮點，總結和推廣先進經驗。要注意及時發現新情況、新問題，抓住重點、難點，針對各基層單位性質不同，在指導工作中也應該“抓重點，放一般，突出特點”，而不能事無巨細、面面俱到。如對于城建部門指導應重點放在基建檔案上，宣傳部門重點應放在照片和音像檔案上。這樣有利于保證這些單位重點工作的檔案質量。所謂“放一般”，并不是說放棄其他檔案工作，而是在指導中有所側重。保證具有較大參考價值和保存價值的檔案質量，突出本單位的工作特點。第四要勇于創新，不斷探索業務指導工作的新思路、新方法。要從不合時宜的觀念、做法中解放出來，敢于突破傳統模式，與時俱進，開創符合檔案事業發展規律的檔案業務指導工作的新路子。

五、檔案業務指導工作向信息化方向發展

隨著檔案事業的發展和檔案工作服務領域的不斷拓寬，區縣級檔案局業務指導人員少與基層單位業務指導需求量大的矛盾日益凸顯。加之近年來檔案信息化建設的不斷發展，使檔案業務指導的信息化成為必要。檔案業務指導的信息化在相當程度上破解了傳統指導方式的局限，緩解了縣區級檔案部門業務指導人員少與基層單位業務指導需求量大的矛盾，提高了檔案業務指導工作的效率和服務質量，降低了工作成本。通過網絡解疑答問，把有限的指導人員從疲于應付大量的重復性指導和電話答疑中解放出來，既節省了時間和費用，又使指導人員有更多的精力去思考解決個性和典型性問題，拓寬了提供優質業務指導服務的空間。而且，即便是在網上對個別單位的個別問題進行指導，也可供其他單位借鑒參考，最大限度地實現資源共享。

路漫漫其修遠兮，檔案業務指導工作任重而道遠。新時期，檔案工作人員要更新觀念，與時俱進，大膽創新，不斷探索，使業務指導工作在檔案管理工作中發揮自身更大的作用。

參考文獻：

[1]姜之茂.檔案人員崗位培訓教程[M].中國檔案出版社，2002.

[2]和寶榮.檔案管理學基礎[M].中國人民大學出版社，1996.

[3]洪漪.檔案管理原理與方法[M].武漢大學出版社， 1996.

作者單位：北京市石景山區檔案局館