淺議我國(guó)中小企業(yè)檔案管理模式

摘要：選擇適合的企業(yè)檔案管理模式，是保證企業(yè)檔案工作順利進(jìn)行的關(guān)鍵，本文介紹分析了現(xiàn)階段我國(guó)中小企業(yè)檔案管理的幾種主要模式，指出了管理過(guò)程中存在的一些問(wèn)題，并提出了在堅(jiān)持因企制宜的基礎(chǔ)上，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理模式的改革與創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案檔案管理管理模式

企業(yè)的檔案管理模式是指企業(yè)內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置、檔案保管場(chǎng)所的集中程度，以及與此有關(guān)的檔案管理內(nèi)部機(jī)制和運(yùn)作機(jī)制①。一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)采用何種管理模式，主要根據(jù)本企業(yè)的規(guī)模、需求而定。由于我國(guó)中小企業(yè)發(fā)展水平不均衡，加之缺乏規(guī)范的行業(yè)指導(dǎo)與規(guī)范，檔案管理工作良莠不齊，在很大程度上影響到企業(yè)檔案工作的高效發(fā)展。因此，選擇合適的檔案管理模式成為許多企業(yè)的當(dāng)務(wù)之急。

一、現(xiàn)階段中小企業(yè)檔案管理的主要模式

（一）集中管理。是指企業(yè)設(shè)置專門的檔案管理部門，對(duì)本企業(yè)的所有檔案進(jìn)行集中收集與管理。常見(jiàn)的是設(shè)置一個(gè)檔案中心（如檔案室、檔案處或檔案部），企業(yè)在日常生產(chǎn)中所產(chǎn)生的一切檔案全部由此檔案中心進(jìn)行管理；另一種是指企業(yè)實(shí)現(xiàn)了圖書、情報(bào)、檔案的一體化管理，通過(guò)在企業(yè)內(nèi)部建立一個(gè)信息資源共享的平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)不同職能部門的文書檔案等信息資源相互之間的交流與利用。但是，這種模式建立的前提是企業(yè)信息技術(shù)達(dá)到一定的水平，其檔案管理有一定的基礎(chǔ)②。

（二）分散管理。分散式是相對(duì)于集中而言的，指企業(yè)不設(shè)置統(tǒng)一的檔案管理部門，而是將檔案分散保存在各個(gè)形成部門，各職能部門對(duì)本部門形成的檔案進(jìn)行收集保管。但是值得我們注意的是，這種管理方式一般是在企業(yè)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行，比如按照統(tǒng)一的歸檔制度、保管期限鑒定制度、查詢利用制度等。

（三）集中與分散相結(jié)合。是指企業(yè)成立中心檔案管理機(jī)構(gòu)，在各職能部門、下屬單位設(shè)立檔案分機(jī)構(gòu)③。企業(yè)檔案中心通過(guò)統(tǒng)一的檔案管理制度及標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各部門進(jìn)行必要的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，而各職能部門及分屬機(jī)構(gòu)在檔案中心機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)下，對(duì)本部門形成的檔案進(jìn)行科學(xué)管理與利用。

（四）社會(huì)化管理。指企業(yè)把本單位所形成檔案的全部或部分交由社會(huì)上成立的專業(yè)或非專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，管理的內(nèi)容一般包括：檔案的實(shí)體管理、檔案數(shù)字化加工、檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)或是檔案庫(kù)房的建設(shè)等。目前常見(jiàn)的有：檔案寄存中心、檔案事務(wù)所及商業(yè)性文件中心等。

二、企業(yè)在檔案管理過(guò)程中常見(jiàn)問(wèn)題

（一）所選管理模式與本企業(yè)的實(shí)際情況不符由于部分企業(yè)剛剛起步，對(duì)整個(gè)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)與發(fā)展尚處于摸索階段，更不要提其他文化方面的建設(shè)，但有些企業(yè)卻不顧其實(shí)際情況，或是為了迎合上級(jí)部門，或是盲目跟風(fēng)，一味追求高標(biāo)準(zhǔn)的檔案建設(shè)，有的甚至直接照搬某些已經(jīng)成熟的檔案管理模式，在一開(kāi)始的檔案建設(shè)中便投入較多的人、物、財(cái)力，結(jié)果卻發(fā)現(xiàn)操作困難，或生成的檔案數(shù)量過(guò)少，不需要建立專門的檔案管理部門以及進(jìn)行一系列復(fù)雜的流程，最終造成資源浪費(fèi)，影響企業(yè)的效益。

（二）自主管理中存在問(wèn)題

由于經(jīng)驗(yàn)不足、缺乏必要的指導(dǎo)、對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)有偏差等，部分企業(yè)在自主管理檔案的過(guò)程中存在很多問(wèn)題。一是管理理念落后。在大多數(shù)企業(yè)中，檔案的管理理念仍是“重保存輕服務(wù)，重本位輕協(xié)作，重歷史輕現(xiàn)實(shí)”；二是管理體制不符合需要。目前，大多數(shù)企業(yè)的檔案管理組織還是隸屬于行政辦公職能，沒(méi)有從檔案資源的獨(dú)特性、綜合服務(wù)特性、跨部門橫向特性等方面去考慮、建設(shè)組織，至使檔案資源不能夠從組織上解決關(guān)于檔案直接服務(wù)于生產(chǎn)科研第一線的問(wèn)題④。此外，企業(yè)檔案的管理缺乏完善的信息共享機(jī)制，檔案資源的管理基本模式仍然實(shí)行的是文檔管理部門指導(dǎo)下的分級(jí)管理，數(shù)據(jù)與信息分散、資料分散，而且各自受到了分級(jí)單位的限制與控制管理，導(dǎo)致檔案資源很難橫向跨部門發(fā)展，難以支持生產(chǎn)、科研、工程等的高效協(xié)作，更是難以支持信息資源的相互交流與共享。三是檔案專職人員的基本素質(zhì)難以滿足需要，具體表現(xiàn)在學(xué)歷普遍偏低、非專業(yè)人士占多數(shù)、技術(shù)性人才缺乏等。

（三）社會(huì)化管理中存在問(wèn)題

中小企業(yè)，特別是一些小型企業(yè)由于資金不足、技術(shù)能力不達(dá)標(biāo)、檔案數(shù)量少等原因，將本企業(yè)所形成的檔案存放在檔案中介機(jī)構(gòu)，雖節(jié)省了開(kāi)支，降低了運(yùn)營(yíng)成本，但這些中介機(jī)構(gòu)畢竟都是帶有商業(yè)性質(zhì)的托管機(jī)構(gòu)，受其自身利益的限制，在對(duì)委托企業(yè)的檔案管理過(guò)程中，難免會(huì)存在檔案保密程度、檔案實(shí)體安全、檔案利用等問(wèn)題。和在本單位保管相比，檔案利用的程序會(huì)更多更繁雜，無(wú)論是在距離還是時(shí)間，尤其體現(xiàn)在急需檔案的利用上。

（四）其他問(wèn)題

部分處在剛起步的中小企業(yè)各個(gè)方面不夠穩(wěn)定，具體表現(xiàn)在制度不完善、組織結(jié)構(gòu)不合理、人員流動(dòng)性強(qiáng)，尤其體現(xiàn)在檔案部門，檔案人員短期內(nèi)的頻繁變化，引起了檔案管理與利用的失控，從而導(dǎo)致檔案工作無(wú)法正常進(jìn)行。此外，還由于某些企業(yè)產(chǎn)品更新過(guò)快、淘汰快，但是檔案部門卻更新速度慢，趕不上企業(yè)的發(fā)展變化，從而造成企業(yè)發(fā)展與檔案建設(shè)的不對(duì)稱，造成大量有價(jià)值信息的遺漏或部分沒(méi)有價(jià)值信息的保留。

三、堅(jiān)持因企制宜，創(chuàng)新管理模式

根據(jù)企業(yè)實(shí)際發(fā)展的規(guī)模與需求，根據(jù)其自身的經(jīng)濟(jì)能力與水平，選擇適合自己企業(yè)發(fā)展的檔案管理模式，是保障檔案信息資源價(jià)值的最大化發(fā)揮與利用的關(guān)鍵，也是企業(yè)制勝的砝碼。盲目的選擇或是忽視檔案工作，都會(huì)給企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)一定的阻礙。通過(guò)分析我國(guó)現(xiàn)階段中小企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀，筆者認(rèn)為在堅(jiān)持因企制宜的基礎(chǔ)之上，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)尤其是中小企業(yè)檔案管理模式的改革和創(chuàng)新，是十分迫切和有必要的，當(dāng)然這需要國(guó)家檔案相關(guān)部門和中小企業(yè)的共同努力。

（一）加強(qiáng)國(guó)家檔案行政管理部門對(duì)其的監(jiān)督與指導(dǎo)

可以通過(guò)建立由專家學(xué)者組成的專業(yè)團(tuán)隊(duì)，針對(duì)中小企業(yè)的自身特點(diǎn)，制定出符合中小企業(yè)發(fā)展需要的檔案管理方案或模式，內(nèi)容可以具體到檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等各個(gè)方面，但這種模式或方案只能是對(duì)中小企業(yè)起到一定的引導(dǎo)或指導(dǎo)作用，而不是全權(quán)控制。

（二）需要中小企業(yè)自身的努力與學(xué)習(xí)

1.改革創(chuàng)新管理思想與理念。要樹(shù)立重視檔案的意識(shí)，檔案部門應(yīng)堅(jiān)持以價(jià)值為導(dǎo)向，重視“收集和利用”；引入知識(shí)管理的理念，檔案管理工作除了應(yīng)該保證檔案的原始記錄性之外，還要認(rèn)識(shí)到檔案的綜合價(jià)值，即服務(wù)于企業(yè)現(xiàn)實(shí)需要的實(shí)用價(jià)值、知識(shí)價(jià)值、信息資源價(jià)值；樹(shù)立起信息共享意識(shí)，每一個(gè)部門都有責(zé)任和義務(wù)將本部門形成的對(duì)企業(yè)發(fā)展具有價(jià)值的檔案上報(bào)或交由檔案部門集中管理，每一個(gè)部門都有權(quán)利申請(qǐng)使用生產(chǎn)過(guò)程中所必需的檔案材料，各職能部門應(yīng)該打破各自為政互不交流的局面。

2.改革創(chuàng)新管理方式方法。目前，由于大多數(shù)中小企業(yè)的機(jī)構(gòu)設(shè)置為垂直線條式，各部門各自為政，辦事效率低下，很難實(shí)現(xiàn)文件檔案等信息資源的共享⑤。在文檔管理一體化平臺(tái)的大趨勢(shì)下，借助于數(shù)字信息化手段，搭建信息共享平臺(tái)，使縱向傳遞逐步轉(zhuǎn)化為橫向傳遞。如果中小企業(yè)能力不足，可以在專業(yè)的咨詢公司協(xié)助和支持下，建立一套適應(yīng)本企業(yè)發(fā)展的理論體系與管理模式。

3.重視檔案人才隊(duì)伍建設(shè)。一方面要注重培養(yǎng)檔案從業(yè)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，除了需掌握基本的專業(yè)知識(shí)技能外，還應(yīng)了解法律、外語(yǔ)、計(jì)算機(jī)等相關(guān)知識(shí)。其次，企業(yè)還應(yīng)實(shí)行“三納入原則”，即將檔案工作納入到立檔單位領(lǐng)導(dǎo)的議事日程；納入到規(guī)章制度及工作流程；納入到有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任或是崗位職責(zé)制，比如可以針對(duì)檔案人員設(shè)立專門績(jī)效激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)檔案人員的工作熱情。

4.學(xué)習(xí)借鑒國(guó)外中小企業(yè)的成功案例。和我國(guó)企業(yè)相比較，國(guó)外的企業(yè)檔案管理自主性強(qiáng)、個(gè)體特色突出、隨意性大，各個(gè)企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際情況自行設(shè)立、變更檔案管理部門、制定企業(yè)文件的歸檔范圍、制定保管期限表等。比如，在美國(guó)，企業(yè)除了自己保存檔案之外，還會(huì)選擇將本企業(yè)的檔案交由具有公共性質(zhì)的保存機(jī)構(gòu)代為保存，如高等院校或是歷史協(xié)會(huì)。早在1916年，哈佛大學(xué)就首創(chuàng)了系統(tǒng)保存企業(yè)文件的先例，并得到了諸如華盛頓大學(xué)、科內(nèi)爾大學(xué)、加州大學(xué)的競(jìng)相效仿。

此外，在國(guó)外還出現(xiàn)了通過(guò)建立“檔案協(xié)會(huì)”來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案的管理與交流，我國(guó)許多地方的企業(yè)也在慢慢地學(xué)習(xí)探索之中。這種檔案協(xié)會(huì)是作為企業(yè)自愿聯(lián)合組織、自愿協(xié)作、進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)交流的重要的民間組織，它更是側(cè)重于檔案實(shí)際操作能力、技術(shù)能力方面的交流與學(xué)習(xí)。通過(guò)建立檔案協(xié)會(huì)，可以將各行各業(yè)以及不同所有制企業(yè)的檔案工作者（團(tuán)體或個(gè)人）組織起來(lái)，加強(qiáng)交流與溝通，實(shí)現(xiàn)不同層次、背景、行業(yè)的人員在檔案管理方面的對(duì)話，促使企業(yè)檔案管理向理性化、科學(xué)化的方向發(fā)展，節(jié)省企業(yè)的資本與時(shí)間⑥。

由于國(guó)情的差異，我們不可能直接復(fù)制國(guó)外的某種特定的檔案管理模式，但我們可以通過(guò)不斷地學(xué)習(xí)、研究，從一些成功案例中得到啟發(fā)，在結(jié)合本企業(yè)實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，取其精華，選擇最適宜的管理模式，并不斷地尋求改革、創(chuàng)新與突破，最大限度地發(fā)揮出檔案價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)與企業(yè)發(fā)展的“雙贏”。

注釋：

①陳建.對(duì)民營(yíng)企業(yè)檔案管理模式的一些思考[J].蘭臺(tái)世界，2008（6）：36-37.

②③劉金霞，劉鶯鶯，黃存勛.民營(yíng)企業(yè)檔案管理模式探討[J].四川檔案，2006（1）：16-17.

④葉亞莉.新建企業(yè)檔案管理模式探討[J].瀘天化科技，2010（2）：129-131.

⑤楊帆.新時(shí)期企業(yè)檔案管理模式探析—基于知識(shí)管理的視角[J].科技檔案2011（2）：19-23.

⑥檔案知網(wǎng).民營(yíng)企業(yè)檔案管理研究.[2011-6-15]. http：//www.dazw.cn/forum.php？mod=viewthreadtid= 8223作者單位：四川大學(xué)公共管理學(xué)院