中央企業(yè)檔案工作協(xié)同考核評價方式實踐

摘要：本文通過對中央企業(yè)針對下屬單位檔案工作考核評價的工作現(xiàn)狀、存在問題、重點及難點的分析，提出利用信息化手段實現(xiàn)檔案工作考核評價的思路，并結(jié)合本單位的工作實際進(jìn)行分析，為中央企業(yè)做好下屬單位的檔案工作考核評價提供借鑒。

關(guān)鍵詞：中央企業(yè)檔案工作考核評價

一、引言

隨著中央企業(yè)的改革發(fā)展，檔案這一飽含企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)信息、決策數(shù)據(jù)、管理依據(jù)的重要資產(chǎn)越來越受到重視，其管理水平不僅反映一個企業(yè)的基礎(chǔ)管理水平，更涉及到企業(yè)的信息安全與核心競爭力的構(gòu)建。隨著全國性企業(yè)檔案工作達(dá)標(biāo)升級活動的停止，企業(yè)尤其是中央企業(yè)的檔案工作該如何推動，如何與管理提升以及做大做強(qiáng)世界一流企業(yè)集團(tuán)的要求相適應(yīng)，成為當(dāng)前企業(yè)檔案工作的一個重要課題。大力開展檔案工作評價，形成與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的檔案工作激勵約束機(jī)制，對推動企業(yè)檔案工作發(fā)展，推動檔案工作的現(xiàn)代化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，提升檔案管理水平發(fā)揮重要作用。

由于中央企業(yè)具有下屬單位多、管理鏈條較長、區(qū)域分布廣的特點，各單位業(yè)務(wù)不完全一致，檔案管理的重點也不盡相同，因此，采用傳統(tǒng)的現(xiàn)場評價復(fù)核方式存在需要投入較大的人力、物力，耗時較長，評價結(jié)果易受人為因素影響，主觀性較強(qiáng)等問題。如果能充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)勢，依托統(tǒng)一的檔案管理信息平臺，開發(fā)檔案考核評價系統(tǒng)，實施遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)評價與現(xiàn)場復(fù)評相結(jié)合的方式，則可以較好地解決這些問題。

本文結(jié)合企業(yè)信息化的特點和某單位工作實際，對大型中央企業(yè)檔案工作評價手段的提升方法進(jìn)行思考和實踐，為各單位開展檔案工作評價提供借鑒。

二、檔案工作考核評價現(xiàn)狀分析

（一）現(xiàn)行考核評價方式

目前，企業(yè)檔案工作考核評價通常采用以下兩種方式：

1.人工考評

企業(yè)檔案部門制定檔案工作考核指標(biāo)體系，組織建立考評專家組對所屬單位開展考評，受評單位負(fù)責(zé)相關(guān)材料的準(zhǔn)備，由考評專家組對受評單位的檔案工作進(jìn)行現(xiàn)場考評，并給出受評單位的評價得分情況。

2.信息系統(tǒng)輔助、人工考評為主

企業(yè)檔案工作實現(xiàn)了一定的信息化，建立起了檔案管理信息系統(tǒng)。檔案工作考核評價由企業(yè)檔案部門制定評價指標(biāo)，組織考評專家對所屬單位現(xiàn)場檢查，必要時利用檔案管理信息系統(tǒng)調(diào)閱相應(yīng)檔案數(shù)據(jù)。每個專家根據(jù)分工負(fù)責(zé)相應(yīng)檔案類別或檔案管理相應(yīng)環(huán)節(jié)進(jìn)行評價，綜合各專家評分情況得出受評單位考評總得分。

（二）現(xiàn)行檔案考核評價工作弊端

通過對上述檔案工作考核評價現(xiàn)狀的分析，主要存在以下問題：

1.以人工現(xiàn)場考核為主的方式成本較高

此種考核方式適用于考評對象較少且分布相對集中的企業(yè)。若下屬企業(yè)類型多、分布區(qū)域廣，考慮考評的年度時間限定，則需耗費大量的人力、物力、財力，大大降低了考核評價的可行性、時效性。

2.考核內(nèi)容存在一定的片面性

當(dāng)前，檔案工作的信息化水平已經(jīng)成為衡量檔案工作層次的重要內(nèi)容，原有的檔案工作考核側(cè)重于人工考核，難以對檔案管理信息化水平進(jìn)行全面考察，也難以對信息化背景下檔案信息安全策略、保密技術(shù)水平等進(jìn)行評價，造成考評指標(biāo)的片面化。

3.考評過程缺乏透明度

人工考核過程中，各項考核指標(biāo)的評分均由專家現(xiàn)場決定，受時間限制，每一專家不可能對受評單位檔案工作進(jìn)行全面復(fù)核，只能分類別、分專項的進(jìn)行考評，各專項得分之間難以比對、校核，因此，由專項得分之和形成的綜合得分存在因人為因素、不客觀因素而影響考核評價的公正性、嚴(yán)肅性和真實性。

4.考評結(jié)果統(tǒng)計分析難度較大

由于考評結(jié)果由專家手工完成，因此在公布之前或之后仍需進(jìn)行結(jié)果整理、人工分析、歸檔信息處理等二次工作，從而加大了進(jìn)行多維度統(tǒng)計分析的難度，增加了考核評價工作的復(fù)雜性和人工成本，不利于考評指標(biāo)的修訂及對企業(yè)檔案管理工作各部分成績的分析。

三、采用網(wǎng)絡(luò)協(xié)同方式實現(xiàn)檔案工作考核評價

根據(jù)以上問題分析，充分利用網(wǎng)絡(luò)協(xié)同方式，結(jié)合科學(xué)的檔案工作考核評價體系，可充分發(fā)揮檔案工作考核評價導(dǎo)向作用，有效提高考核評價效率和效果。

企業(yè)檔案部門要緊緊圍繞企業(yè)中心工作統(tǒng)籌規(guī)劃檔案工作。設(shè)置考核評價指標(biāo)，是檔案考核評價體系構(gòu)建的前提，也是充分發(fā)揮信息化手段優(yōu)勢、建立高效科學(xué)的檔案信息考評系統(tǒng)的基礎(chǔ)。在企業(yè)集團(tuán)中，科學(xué)設(shè)置檔案考核評價指標(biāo)，應(yīng)按照“立足當(dāng)前與面向未來相結(jié)合”、“全面覆蓋與突出重點相結(jié)合”、“注重實體與兼顧電子檔案相結(jié)合”、“保持穩(wěn)定與滾動修訂相結(jié)合”等原則制定。

確定考核評價指標(biāo)內(nèi)容及分值后，檔案工作考評信息系統(tǒng)的建設(shè)至關(guān)重要。要充分利用企業(yè)已有檔案信息化成果，建立科學(xué)高效的檔案工作考評信息系統(tǒng)，主要有以下幾項關(guān)鍵點：

（一）做好頂層設(shè)計、建設(shè)統(tǒng)一的考評信息系統(tǒng)

對于中央集團(tuán)型企業(yè)，在建設(shè)檔案工作考評信息系統(tǒng)時，應(yīng)由檔案業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一設(shè)計、統(tǒng)一建設(shè)，保證考評信息系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、規(guī)范統(tǒng)一、平臺統(tǒng)一。這樣可以形成標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、管理統(tǒng)一、業(yè)務(wù)統(tǒng)一的檔案工作考核評價機(jī)制。同時系統(tǒng)應(yīng)具備足夠的靈活性，保證系統(tǒng)配置信息的靈活調(diào)整、考核流程的靈活配置，一般而言，考評信息系統(tǒng)應(yīng)具有以下功能。

系統(tǒng)設(shè)置：設(shè)置對應(yīng)的受評單位、使用用戶、考評指標(biāo)、專家信息、評級標(biāo)準(zhǔn)等。

單位自評：由受評單位進(jìn)行自評，包括填寫考核項說明、上傳證明材料等。

組織復(fù)評：組織專家進(jìn)行對受評單位進(jìn)行復(fù)評，每一單位全部指標(biāo)至少有3名專家同時復(fù)評，評價時各專家相互獨立，互不交流。

結(jié)果審核：結(jié)合專家給分情況和受評單位自評情況，考評的組織單位對自評單位得分情況進(jìn)行復(fù)核。

結(jié)果發(fā)布：對復(fù)核以后的結(jié)果，由主管領(lǐng)導(dǎo)審核通過后進(jìn)行結(jié)果在線發(fā)布。

統(tǒng)計分析：對受評單位的考核結(jié)果按照單位、考核項等進(jìn)行綜合統(tǒng)計分析。

（二）緊密結(jié)合企業(yè)信息化實際

考評信息系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)根據(jù)企業(yè)信息化工作的實際，緊密結(jié)合檔案信息化工作的進(jìn)展，一般應(yīng)遵從以下幾個原則：

1.符合企業(yè)信息化建設(shè)總體要求

考評信息系統(tǒng)的技術(shù)路線應(yīng)和企業(yè)信息化戰(zhàn)略保持一致，避免信息系統(tǒng)的異構(gòu)導(dǎo)致的建設(shè)、運維難度，并充分利用企業(yè)現(xiàn)有信息化建設(shè)的成果，實現(xiàn)軟硬件資源的綜合利用，有效提高企業(yè)的投資利用效果。

2.和已有檔案管理系統(tǒng)無縫集成

考評信息系統(tǒng)應(yīng)和企業(yè)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行深度集成，滿足考核指標(biāo)中對系統(tǒng)利用情況、整理規(guī)范情況、數(shù)據(jù)歸檔情況等指標(biāo)的實時動態(tài)采集。

3.和企業(yè)核心辦公系統(tǒng)深度集成

檔案工作考核評價工作屬于企業(yè)辦公室工作的一部分，其結(jié)果的發(fā)布、指標(biāo)制定、結(jié)果發(fā)布等均屬于企業(yè)核心辦公的應(yīng)用，考評信息系統(tǒng)應(yīng)和核心辦公信息系統(tǒng)進(jìn)行深度集成，包括機(jī)構(gòu)用戶信息、待辦消息信息、結(jié)果審批流程等進(jìn)行集成，充分利用現(xiàn)有的系統(tǒng)建設(shè)成果。

四、實際應(yīng)用案例

在某公司的檔案工作考核評價實際應(yīng)用中，結(jié)合上述的思路及方法，主要做了如下的一些嘗試：

（一）發(fā)布檔案工作考核評價辦法，明確檔案工作考核指標(biāo)

2012年初，發(fā)布統(tǒng)一的檔案工作考核評價管理辦法，從公司層面明確了檔案工作考核評價的重要性、組織形式、管理部門、獎懲辦法等，詳細(xì)制定了考核指標(biāo)體系，根據(jù)本單位的檔案工作實際，明確系統(tǒng)考核指標(biāo)共90項，覆蓋檔案工作的組織建設(shè)、業(yè)務(wù)建設(shè)、信息化建設(shè)、設(shè)施設(shè)備、開發(fā)利用五大檔案工作組成部分，其中16項可以從檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行自動采集和自動給分，占總分值的24%，有效避免了人為評分的主觀性；對企業(yè)需要加強(qiáng)的檔案編研、課題研究等方面，設(shè)置專門的加分項，對企業(yè)檔案工作中重大問題如檔案泄密、丟失等問題設(shè)置專門的減分項，實行考評結(jié)果的一票否決制，實現(xiàn)企業(yè)檔案工作考核評價的激勵導(dǎo)向作用。

（二）完成檔案考評信息系統(tǒng)建設(shè)

2012年完成了檔案工作考評信息系統(tǒng)的研發(fā)和測試工作，系統(tǒng)主要包括基礎(chǔ)設(shè)置、單位自評、評價管理、專家網(wǎng)上復(fù)評、業(yè)務(wù)主管復(fù)核、結(jié)果審核、發(fā)布管理、統(tǒng)計分析、年報管理等9個模塊，涵蓋36項核心功能，系統(tǒng)實現(xiàn)了和檔案管理系統(tǒng)及協(xié)同辦公系統(tǒng)的集成，實現(xiàn)了16項自動采集指標(biāo)的自動提取和自動評分功能。

（三）完成2012年檔案工作考核評價工作

2012年12月份完成了檔案考評信息系統(tǒng)在6家試點單位的網(wǎng)上考評測試，2013年1月份完成公司所屬省級電力公司、直屬單位的部署，各單位利用信息系統(tǒng)完成了自評工作（信息系統(tǒng)完成16項指標(biāo)需采集數(shù)據(jù)的自動提取工作），3月份完成了專家復(fù)評工作，對每家受評單位由系統(tǒng)自動導(dǎo)出分析報告，評出示范級、規(guī)范級、合格級等，并將結(jié)果予以通報。結(jié)果發(fā)布后，各單位根據(jù)考評結(jié)果，對檔案工作進(jìn)行相應(yīng)整改完善工作。

通過2012年檔案工作考核評價工作的實際檢驗，檔案考核評價信息系統(tǒng)實現(xiàn)了單位網(wǎng)上自評、專家網(wǎng)上考評、檔案部門主管復(fù)核、主管領(lǐng)導(dǎo)結(jié)果審核、網(wǎng)上結(jié)果發(fā)布和現(xiàn)場抽查復(fù)評（系統(tǒng)復(fù)評）等功能的有機(jī)結(jié)合，有效提高了考評工作的效率，推動了公司檔案工作整體水平的提升。

五、結(jié)束語

檔案工作考核評價是一項復(fù)雜的工作，需要根據(jù)各單位的工作實際制定相應(yīng)的工作機(jī)制，找出適合本單位的方法和途徑。本文主要針對本單位檔案工作考核評價工作的現(xiàn)狀，采用了網(wǎng)絡(luò)協(xié)同方式建立了檔案工作考評信息系統(tǒng)，在工作方法及措施上作出了一些積極探索，為其他單位進(jìn)行檔案工作考核評價工作提供借鑒。

當(dāng)然，由于篇幅所限，很多內(nèi)容無法深入闡述，歡迎批評指正、交流指導(dǎo)，以共同提高檔案管理工作水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]蘇曉云.如何做好企業(yè)檔案考核與評價工作[J].機(jī)電檔案，2012（5）.

作者單位：國家電網(wǎng)公司辦公廳文檔處