電子文件歸檔管理相關(guān)問題的探討

摘要：電子文件歸檔面對(duì)多種網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、多個(gè)形成系統(tǒng)、統(tǒng)一整理規(guī)則等現(xiàn)實(shí)問題，使實(shí)踐層面上電子文件歸檔管理與利用發(fā)展緩慢。針對(duì)這些問題，論文在分析電子文件歸檔系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)的理論方法基礎(chǔ)上提出了OA系統(tǒng)與電子文件歸檔系統(tǒng)功能最佳結(jié)合的實(shí)現(xiàn)方式。

主題詞：電子文件軟件系統(tǒng)歸檔功能

當(dāng)人們都認(rèn)識(shí)到、能做到利用計(jì)算機(jī)形成電子文件的時(shí)候，當(dāng)單位幾乎找不到手寫文件底稿（會(huì)議記錄除外）的時(shí)候，電子文件歸檔給檔案部門帶來了巨大的壓力，電子文件棄之可惜留之困難成為檔案工作者的普遍共識(shí)，有保管價(jià)值的電子文件怎樣轉(zhuǎn)化為電子檔案并發(fā)揮其應(yīng)有作用成為人們重點(diǎn)攻關(guān)的世界性課題。可喜的是：中辦、國辦〔2009〕39號(hào)文件和頒布執(zhí)行DA/T46、DA/T48標(biāo)準(zhǔn)，預(yù)示著電子文件真正轉(zhuǎn)為電子檔案契機(jī)的到來。

但是，面對(duì)多種網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、多個(gè)形成系統(tǒng)、統(tǒng)一整理規(guī)則等現(xiàn)實(shí)問題，在實(shí)踐層面上電子文件歸檔管理與利用還是緩慢前行。

一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與系統(tǒng)環(huán)境的差異

來源網(wǎng)絡(luò)環(huán)境分析：立檔單位在不同網(wǎng)絡(luò)中形成電子文件，包括保密網(wǎng)、局域網(wǎng)、政務(wù)內(nèi)網(wǎng)、政務(wù)外網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)。

來源系統(tǒng)環(huán)境分析：立檔單位運(yùn)行在不同網(wǎng)絡(luò)上配置不同的電子公文系統(tǒng)、OA系統(tǒng)，多網(wǎng)絡(luò)、多系統(tǒng)給保證電子文件真實(shí)性、完整性、可靠性帶來極大的困難，影響電子文件元數(shù)據(jù)歸檔的自動(dòng)捕獲，降低了自動(dòng)化程度，在實(shí)踐層面上增加了文檔人員歸檔的工作量，使之不情愿、不主動(dòng)去做。

二、軟件系統(tǒng)與標(biāo)準(zhǔn)要求的差距

我國在線運(yùn)行的數(shù)以萬計(jì)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)往往沒有檔案人員深度參與按標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行功能設(shè)計(jì)，缺乏自動(dòng)化程度高的電子文件歸檔管理功能。我國在實(shí)施國家檔案局《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》等三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)以前，無論是電子文件管理系統(tǒng)還是檔案管理系統(tǒng)，這些軟件在形成和管理電子文件、電子檔案方面，功能設(shè)計(jì)有缺陷，流程設(shè)計(jì)不規(guī)范，格式不統(tǒng)一，相互不兼容，難以保證電子文件的真實(shí)性、完整性、可靠性、可用性，嚴(yán)重影響著電子文件歸檔和電子檔案作用的發(fā)揮。

三、規(guī)則規(guī)定與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的沖突

紙質(zhì)與電子文件歸檔同步的整理規(guī)則：一個(gè)立檔單位、一個(gè)年度、同一保管期限、同一個(gè)流水檔號(hào)。必須在一個(gè)年度應(yīng)歸檔的全部文件（本系統(tǒng)形成的需要?dú)w檔的電子文件、導(dǎo)入其他系統(tǒng)歸檔電子文件、紙質(zhì)歸檔文件目錄及數(shù)字化全文）集中到一個(gè)網(wǎng)絡(luò)及OA或歸檔系統(tǒng)中，按DA/T46、DA/T 22要求給每個(gè)歸檔文件分配唯一的檔號(hào)后，再按DA/T48要求進(jìn)行封裝，在文件歸檔這個(gè)節(jié)點(diǎn)上要同時(shí)貫徹執(zhí)行國家三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，幾乎所有矛盾都集中在這里體現(xiàn)。

四、電子文件歸檔系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)的方法

電子文件歸檔系統(tǒng)采取什么樣的方式獲取OA系統(tǒng)中的電子文件及元數(shù)據(jù)，無非是這樣幾種方法：第一種方法是在相同或不同的網(wǎng)絡(luò)上，OA系統(tǒng)按《DA/T46、DA/ T48》做EEP封裝包，電子文件歸檔系統(tǒng)在線或離線接收，解析后完成電子文件歸檔及二次封裝；第二種方法是在相同網(wǎng)絡(luò)上OA系統(tǒng)按《DA/T46》要求把該系統(tǒng)一份電子文件及元數(shù)據(jù)再統(tǒng)一制作新表提供給電子文件歸檔抓取，分配檔號(hào)后進(jìn)行電子檔案的封裝；第三種方法是在相同網(wǎng)絡(luò)上OA系統(tǒng)對(duì)電子文件歸檔系統(tǒng)直接開放數(shù)據(jù)表，便于電子文件歸檔系統(tǒng)直接抓取元數(shù)據(jù)和電子文件，分配檔號(hào)后進(jìn)行電子檔案的封裝。

五、OA系統(tǒng)與電子文件歸檔系統(tǒng)功能最佳結(jié)合

OA系統(tǒng)前端控制功能的完善，按照文書處理程序規(guī)定設(shè)置功能的基礎(chǔ)上，依據(jù)《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》規(guī)定，使之規(guī)定的元數(shù)據(jù)齊全并與責(zé)任人有機(jī)關(guān)聯(lián)，完成元數(shù)據(jù)在任何節(jié)點(diǎn)形成賦值，自動(dòng)捕獲的優(yōu)化設(shè)計(jì)和功能實(shí)現(xiàn)，并做到與電子檔案系統(tǒng)的無縫銜接，最大限度提高電子文件向電子檔案轉(zhuǎn)化的自動(dòng)化程度。依據(jù)《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》等規(guī)定，全面采用信息包技術(shù)，以該技術(shù)為基礎(chǔ)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理、存儲(chǔ)、增加、移交、流轉(zhuǎn)、利用、備份，并把處置過程的元數(shù)據(jù)最大限度實(shí)現(xiàn)自動(dòng)捕獲，使長(zhǎng)期保存的歸檔電子文件擺脫對(duì)“存取軟件”的依賴，對(duì)系統(tǒng)軟件的依賴程度降到最低。

按照上述第三種方法是在OA系統(tǒng)中設(shè)計(jì)預(yù)歸檔功能模塊，在同一網(wǎng)絡(luò)中對(duì)電子文件歸檔系統(tǒng)直接開放電子文件及元數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)表，便于電子文件歸檔系統(tǒng)直接抓取元數(shù)據(jù)和電子文件，分配檔號(hào)后進(jìn)行電子檔案的封裝。這里需要把國家檔案局出臺(tái)的《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》、《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》、《歸檔文件整理規(guī)則》等新標(biāo)準(zhǔn)的要求融入OA與電子文件歸檔軟件系統(tǒng)。與其他標(biāo)準(zhǔn)貫徹執(zhí)行的最大不同是，標(biāo)準(zhǔn)的每一個(gè)條款都與電子文件形成、歸檔系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)有關(guān)，也就是說，貫徹標(biāo)準(zhǔn)的前提條件是要它成為軟件系統(tǒng)功能。完善軟件系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)，首先是按照文書處理程序和電子文件管理相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，構(gòu)建電子文件與電子檔案一體化管理邏輯體系結(jié)構(gòu)，按照《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》的要求，在保證電子文件元數(shù)據(jù)齊全完整的前提下，依據(jù)國家文書處理程序規(guī)定重新確定相關(guān)元數(shù)據(jù)的形成節(jié)點(diǎn)，在OA系統(tǒng)電子文件形成的各個(gè)環(huán)節(jié)中，真實(shí)記錄電子文件的背景、內(nèi)容與結(jié)構(gòu)；確保電子文件的真實(shí)性和憑證價(jià)值；確保電子文件的完整性；確保電子檔案能夠長(zhǎng)期保存、方便查詢和利用。

對(duì)于要?dú)w檔的電子文件、紙質(zhì)文件同步設(shè)計(jì)歸檔流程與功能，紙質(zhì)文件按《文件歸檔整理規(guī)則》和《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》要求掃描全文歸檔，最大限度地發(fā)揮計(jì)算機(jī)輔助歸檔的作用。用戶可以按上級(jí)規(guī)定結(jié)合個(gè)性需求，分別自定義多個(gè)數(shù)據(jù)庫字段結(jié)構(gòu)，靈活、可調(diào)的檔號(hào)自動(dòng)生成規(guī)則，使歸檔的紙質(zhì)文件與其掃描件檔號(hào)一一對(duì)應(yīng)。對(duì)OA系統(tǒng)產(chǎn)生應(yīng)歸檔的電子文件，按照事先設(shè)置好的歸檔規(guī)則，文件庫與檔案庫的字段對(duì)應(yīng)關(guān)系，由用戶指定目標(biāo)檔案庫，將文件庫中相關(guān)元數(shù)據(jù)捕獲批量引入檔案庫相應(yīng)字段，自動(dòng)形成相關(guān)的信息，如文件題名、責(zé)任者、文件日期、文件號(hào)等，整個(gè)年度全部歸檔文件目錄數(shù)據(jù)齊全后即可按設(shè)定的檔案排號(hào)規(guī)則，系統(tǒng)自動(dòng)給出每份歸檔文件唯一的檔號(hào)。在文書人員操作和管理制度的約束下，通過PDF等版式文件的格式轉(zhuǎn)換，既保證歸檔電子文件與檔案掃描件有同等效用，又避免有電子文件還掃描全文的重復(fù)勞動(dòng)，完成電子文件歸檔管理的第一階段目標(biāo)，為歸檔電子文件具備法律效力打下基礎(chǔ)。

作者單位：長(zhǎng)春市財(cái)政局科學(xué)研究所

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