試析體制外檔案資源的管理模式

摘要：從管理權(quán)的角度界定體制內(nèi)檔案資源與體制外檔案資源，兩者共同組成國家檔案資源體系。對占據(jù)國家檔案資源大半壁江山的體制外檔案資源，我們應(yīng)該讓有效的管理模式長效，讓長效的管理機(jī)制常態(tài)化，實現(xiàn)以更少的資源產(chǎn)生更高生產(chǎn)力的檔案管理期望。

關(guān)鍵詞：體制外檔案檔案資源管理模式

“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”是我國的檔案管理體制，包括三個方面的內(nèi)容：國家全部檔案分別由各級、各類檔案保管機(jī)構(gòu)集中管理；全國檔案工作在各級人民政府領(lǐng)導(dǎo)下，由各級檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)統(tǒng)一、分級、分專業(yè)進(jìn)行管理；實行黨政檔案和黨政檔案工作的統(tǒng)一管理。①體現(xiàn)在檔案資源管理上，就是從中央到地方都建立了檔案館（室），集中統(tǒng)一地、分級分專業(yè)地管理全國、本地區(qū)、本系統(tǒng)的檔案資源，形成有層次、有專業(yè)的國家檔案館網(wǎng)體系（也包括一些檔案室，這里都包括在檔案館網(wǎng)體系之內(nèi)）。那么，我們就可以如此界定：體制內(nèi)檔案資源是受我國各項檔案管理制度規(guī)范和約束的、在檔案行政管理部門控制下的、保存在國家檔案館網(wǎng)體系之內(nèi)的檔案資源；也可以稱之為“檔案館資源”。與體制內(nèi)檔案資源相對應(yīng)的：凡是不在國家各級各類檔案保管機(jī)構(gòu)管理的檔案，都是體制外檔案資源。體制外檔案資源大體有三部分：第一是私營企業(yè)、民辦非企業(yè)單位、公民個體或家庭（家族）形成和所有的檔案，即由私人保管的檔案；第二是圖書館、博物館、文化館等非檔案的文化機(jī)構(gòu)保管的檔案；第三是我國流失海外的檔案，即其它國家保管的我國檔案。體制內(nèi)檔案資源和體制外檔案資源組成國家檔案資源體系。目前，關(guān)于體制外檔案資源的管理模式大體有以下四種。

一、傳統(tǒng)管理模式及其延伸

傳統(tǒng)管理模式是由檔案管理部門代為保管體制外檔案資源。代保管不同于移交、贈送行為，在這些行為中，檔案機(jī)構(gòu)可能獲得檔案的全部或部分權(quán)利，體制外檔案就轉(zhuǎn)變?yōu)轶w制內(nèi)檔案了。而代保管則是不獲得任何一項權(quán)利，檔案部門的代保管行為可以說是商業(yè)性行為。檔案管理部門代保管是目前檔案部門直接管理體制外檔案最為普遍的形式，也是檔案行政管理部門完成職能轉(zhuǎn)變過程中的過渡形式。這類代保管形式主要表現(xiàn)為，由檔案行政管理機(jī)構(gòu)或檔案學(xué)會等組織成立，大都以“中心”命名，如檔案咨詢服務(wù)中心、檔案培訓(xùn)中心、檔案寄存中心。如上海市檔案局所屬的上海檔案咨詢服務(wù)中心，服務(wù)范圍包括檔案法律咨詢、檔案管理咨詢、項目檔案咨詢、檔案管理設(shè)施咨詢、檔案鑒定咨詢、檔案整理和縮微服務(wù)、人才培訓(xùn)咨詢、代為保管檔案、其它檔案業(yè)務(wù)咨詢等，其中代管檔案、整理檔案是主要業(yè)務(wù)。傳統(tǒng)管理模式也有圖書館、博物館、歷史研究所等文化事業(yè)單位的保管檔案的傳統(tǒng)行為。在檔案部門成立之前，基本上都是圖書館、博物館承擔(dān)檔案管理的責(zé)任，而后很多檔案也就留在了這些部門，是為體制外檔案資源。

傳統(tǒng)管理模式的延伸表現(xiàn)為：企業(yè)檔案區(qū)域一體化管理。經(jīng)濟(jì)一體化是當(dāng)前世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基本趨勢，表現(xiàn)為經(jīng)濟(jì)全球化和經(jīng)濟(jì)區(qū)域化兩個方面。經(jīng)濟(jì)區(qū)域化，最顯著的標(biāo)志就是各類商圈、產(chǎn)業(yè)圈、企業(yè)城的落地發(fā)展。經(jīng)濟(jì)區(qū)域化是企業(yè)檔案集中管理、優(yōu)化管理的契機(jī)。上?；^(qū)探索構(gòu)建的“一體化”檔案管理模式值得借鑒。上?；^(qū)建設(shè)之初的檔案工作基本上處于各自管理的分散狀態(tài)，缺少專門的指導(dǎo)和管理機(jī)構(gòu)。而后成立的化學(xué)工業(yè)管理委員會將檔案管理工作納入事務(wù)管理的重要內(nèi)容，歸口委員會辦公室。區(qū)內(nèi)的企業(yè)單位結(jié)合各自的行業(yè)要求、自身特點(diǎn)自行管理本單位檔案，接受委員會指導(dǎo)。由于檔案數(shù)量激增，外商投資企業(yè)增多等一系列問題，為了理順檔案管理體制、優(yōu)化區(qū)域投資環(huán)境，上海化工區(qū)管委會決定成立上海化工區(qū)檔案管理中心，接受檔案行政管理部門和城市建設(shè)部門的指導(dǎo)監(jiān)督，探索具有化工區(qū)特色的“一體化”檔案管理模式，為有檔案管理需求的企業(yè)單位提供一體化的檔案服務(wù)，即節(jié)約了企業(yè)資源，又節(jié)約了社會資源。②

二、市場與社會管理模式

社會轉(zhuǎn)型導(dǎo)致社會結(jié)構(gòu)由整體型向分化型社會轉(zhuǎn)變，國家與組織（單位）的關(guān)系由整體的生存模式向獨(dú)立分化的生成模式轉(zhuǎn)變，國家不再是社會資源的唯一擁有者和分配者，政府職能發(fā)生變化，形成“小政府、大社會”的公民社會格局，由此檔案管理也需要從國家模式走向市場模式、社會模式。檔案管理模式的轉(zhuǎn)變是一種結(jié)構(gòu)性調(diào)整，相應(yīng)地要求建立與社會大環(huán)境相協(xié)調(diào)的檔案資源體系和社會服務(wù)體系。

市場管理模式的主體是檔案服務(wù)企業(yè)，即檔案中介機(jī)構(gòu)，是具有法人地位的經(jīng)濟(jì)實體。進(jìn)入21世紀(jì)以來，隨著我國檔案管理體制改革的深入以及市場經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展，出現(xiàn)了大量由市場主導(dǎo)、完全商業(yè)化的文檔服務(wù)機(jī)構(gòu)，它們按照市場規(guī)律和規(guī)則，自主經(jīng)營、自負(fù)盈虧。在知識經(jīng)濟(jì)時代，企業(yè)的運(yùn)營，尤其是中小企業(yè)的運(yùn)營，業(yè)務(wù)廣度和技術(shù)深度不斷擴(kuò)大，同時知識的快速更新使其業(yè)務(wù)和技術(shù)的專業(yè)化程度不斷提高，其相關(guān)管理的專業(yè)化程度也需要不斷提高，而專業(yè)化的實現(xiàn)需要大量的資源投入，包括人力、資金、技術(shù)、信息、管理系統(tǒng)等多方面的投入。為了在競爭中處于有利地位，企業(yè)盡可能減少在非核心業(yè)務(wù)方面的投入，但又必須保持非核心業(yè)務(wù)的高效率和高質(zhì)量，因而，必須通過企業(yè)間的社會化分工，使一個企業(yè)的非核心業(yè)務(wù)成為另一個企業(yè)的核心業(yè)務(wù)，這就為檔案中介機(jī)構(gòu)的產(chǎn)生奠定了基礎(chǔ)。③檔案服務(wù)企業(yè)根據(jù)實踐發(fā)展需要為社會組織、公民個人提供檔案管理等服務(wù)的專業(yè)化公司，其出現(xiàn)符合現(xiàn)代化社會分工管理的理念，將是未來檔案代保管機(jī)構(gòu)的主要群體。1998年深州市檔案局成立的檔案寄存中心于2004年改制成為深港檔案寄存中心有限公司，參與市場競爭。

在檔案管理領(lǐng)域，體制內(nèi)檔案按照一套嚴(yán)格有序的管理原則和方法得到國家力量的控制和規(guī)范，處于完整有效安全的理想狀態(tài)。而體制外檔案資源則沒有那么多的“關(guān)照”，雖然保存在圖書館、博物館和紀(jì)念館里的歷史檔案和流失海外的珍貴檔案從某個角度而言得到了很好的保管，但是，如私營企業(yè)、民辦非企業(yè)單位、家庭（家族）、公民個體等正在不斷形成的大量檔案是處于分散的失控狀態(tài)。依靠國家力量對全部體制外檔案資源進(jìn)行管理，既不科學(xué)也不現(xiàn)實。對私營企業(yè)和民辦非企業(yè)單位而言，一來國家檔案館不會接收這類檔案；二來單位建立專門的檔案機(jī)構(gòu)成本太高；三來市場尚未成熟，由此，可以加大鼓勵社會管理模式的發(fā)展。為了鼓勵社會管理模式，政府可以考慮給部分單位提供一定的預(yù)算經(jīng)費(fèi)。如芬蘭為了方便分散在民間的私人檔案的利用，規(guī)定國家檔案館有在財政上支持私人檔案館的義務(wù)，但私人檔案館必須履行對公眾開放檔案的義務(wù)。④還有一種方式，就是建立民間性質(zhì)的檔案保管機(jī)構(gòu)。我國在2004年，廣州出現(xiàn)了首家私人檔案館。在這兩類檔案保管機(jī)構(gòu)建立的基礎(chǔ)之上，整合體制外檔案資源將容易很多。所以，體制外檔案資源的市場管理模式和社會管理模式將是關(guān)注的主要點(diǎn)。

三、體制外獨(dú)立運(yùn)作模式

體制外獨(dú)立運(yùn)作模式，是其他行政管理部門牽頭組織運(yùn)作的檔案管理模式，多為專業(yè)專門性檔案。如上海市閔行區(qū)電子健康檔案項目由衛(wèi)生部試點(diǎn)推進(jìn)再推廣。2008年1月，閔行區(qū)成為衛(wèi)生部應(yīng)用居民電子健康檔案推進(jìn)居民健康管理信息化試點(diǎn)區(qū)，建立了覆蓋到所有的醫(yī)院、保健站、專業(yè)站所、專科醫(yī)院、社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心（站）、村衛(wèi)生室的區(qū)域衛(wèi)生網(wǎng)絡(luò)，形成了以電子病歷和電子健康檔案為主的數(shù)據(jù)庫和區(qū)域內(nèi)電子病歷/電子健康檔案共享平臺。⑤2009年，衛(wèi)生部醫(yī)改方案提出建設(shè)覆蓋全國居民的居民健康檔案。再如，天津市社會保險基金管理中心檔案館的成立，是全國首家社保檔案館，將使覆蓋全市980余萬參保群眾的社保檔案實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，為百姓提供便利迅捷的社保檔案查詢利用服務(wù)。該館被人社部確定為全國社會保險檔案管理示范基地。據(jù)悉，國家人力資源和社會保障部社保中心已將本市社會保險專業(yè)檔案館設(shè)為全國首家社會保險檔案管理示范基地，開展社保檔案專業(yè)領(lǐng)域的研究與實踐，輻射并帶動其他省區(qū)市加強(qiáng)社保檔案管理工作。而這兩個檔案建設(shè)項目中，均沒有檔案管理部門的參與。

體制外獨(dú)立運(yùn)作模式，表現(xiàn)了多樣化檔案多元化管理的局面，各行各業(yè)越來越重視檔案的作用價值，由專業(yè)主管部門全權(quán)負(fù)責(zé)，一方面分擔(dān)了檔案部門的工作任務(wù)和預(yù)算經(jīng)費(fèi)，另一方面也就削弱了檔案部門的權(quán)責(zé)。上海市檔案局在2012年評比各區(qū)縣的檔案項目時，就曾提到閔行區(qū)的電子健康檔案不是檔案部門參與的，不適合參與評比。當(dāng)然，這是規(guī)則所在，無可厚非。目前，體制外獨(dú)立運(yùn)作模式也是由國家相關(guān)部門牽頭負(fù)責(zé)，比市場模式和社會模式有保障有優(yōu)勢。我們認(rèn)為，隨著經(jīng)濟(jì)社會進(jìn)入新的發(fā)展階段，體制外獨(dú)立運(yùn)作模式會配合市場模式和社會模式共同繁榮擴(kuò)大。

四、社區(qū)或家庭管理模式

特里·庫克在闡釋西方檔案學(xué)的觀念和戰(zhàn)略變化的四個范式中提到：“第四個檔案范式——社會/社區(qū)正呼之欲出，這個社會/社區(qū)既有城市和鄉(xiāng)村中的真實社會/社區(qū)，又有網(wǎng)絡(luò)空間社會媒體連接起來的虛擬社會/社區(qū)，一道共建共享檔案”。社區(qū)通常是集中在固定地域內(nèi)的家庭間相互作用所形成的社會網(wǎng)絡(luò)，一個社區(qū)有一定的地理區(qū)域，有一定數(shù)量的人口，居民之間有共同的意識和利益，并有著較密切的社會交往，一個村落、一條街道、一個縣、一個市，都是規(guī)模不等的社區(qū)。與個人生活關(guān)系最密切的社區(qū)，是如農(nóng)村的村或鄉(xiāng)、城市的住宅小區(qū)。隨著我國經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展進(jìn)程的加快，社區(qū)的公共管理和服務(wù)功能逐步成為城市建設(shè)工作的落腳點(diǎn)，這意味檔案管理的社區(qū)模式充滿無限可能性。浙江省杭州市上城區(qū)檔案局以全區(qū)開展的政府行政管理與公共服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)試點(diǎn)為契機(jī)，在省、市檔案部門和質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督部門的大力支持下，主動作為，在全國率先推出《社區(qū)檔案管理規(guī)范》并被推薦為省級地方標(biāo)準(zhǔn)。⑥體制外檔案資源的社區(qū)管理模式不再如庫克所言“呼之欲出”，而是“躍然紙上”。

體制外檔案資源的家庭管理模式是最小單元也是最直接最效率的管理模式我國是歷史悠久的國家，歷史留下的許多珍貴檔案散存在個人手中，此外，還有許多家庭成員形成的各種生活檔案，這些檔案自然而然成為家庭的收藏。家庭保存檔案資料為保護(hù)民族文化遺產(chǎn)、豐富社會記憶做出了重要貢獻(xiàn)。避開許多名人不談，我們也看到很多普通大眾管理家庭的生動事例，如2004年3月21日《新民晚報》登載的《銀行家日記》，從他們的日記里，能看到舊中國銀行如何在財力雄厚的外國銀行和根基深厚的舊式錢莊的雙重夾擊下生存發(fā)展。2004年2月，一則題為“我家建檔案”的文章寫道：“全國首次大規(guī)模建立家庭檔案活動日前在沈陽進(jìn)行，家庭檔案不僅將一家人的生活經(jīng)歷記錄下來傳給后人，更能從中折射出時代的變遷和社會的進(jìn)步”。2013年8月，全國首家平民家庭檔案精品展在武漢開展，400余張圖片和100多件實物展示里宜昌興山縣一個普通移民家庭——袁裕校家100余年的歷史，展覽免費(fèi)對公眾開放。家庭檔案管理的理念和模式得到越來越多人的接受和執(zhí)行。

檔案的來源是個人、組織和政府或多或少有意識的、自覺的行動和相互之間的“交流”。它反映出社會行為者作出決定的背景、各自的責(zé)任、目標(biāo)、理想、價值觀、信條和心理，反映出規(guī)范社會生活的各種法律、約束、義務(wù)和制度的結(jié)構(gòu)。因此，人類的每一代都要詢問過去，以便找到或恢復(fù)它所需要的、對當(dāng)代各種問題的答案，即真理。我們的檔案理論研究者、實踐工作者、社會大眾面對不僅僅是記錄文獻(xiàn)，而是隨著時代而演變的歷史責(zé)任。對占據(jù)國家檔案資源大半壁江山的體制外檔案資源，我們應(yīng)該讓有效的管理模式長效，讓長效的管理機(jī)制常態(tài)化，實現(xiàn)以更少的資源產(chǎn)生更高生產(chǎn)力的檔案管理期望。

注釋：

①吳寶康.檔案學(xué)概論[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，1988：130-131.

②肖輝娟.關(guān)于我國檔案管理體制改革的研究[D].華東師范大學(xué)，2010：28-38.

③孫愛萍.非國有檔案信息資源管理[M].北京：中國檔案出版社.2009：152-153.

④袁瑋.關(guān)于民間檔案研究的國內(nèi)外文獻(xiàn)綜述[J].山西檔案，2011（1）：26-28.

⑤上海市閔行區(qū)衛(wèi)生局.建設(shè)新型區(qū)域衛(wèi)生信息平臺——閔行區(qū)基于居民電子健康檔案（EHR）為核心的區(qū)域衛(wèi)生信息化建設(shè)[J].中國信息界（e-醫(yī)療）， 2010（3）：63-65.

⑥陸建春，黃蘇紅.干有標(biāo)準(zhǔn)學(xué)有榜樣——《社區(qū)檔案管理規(guī)范》上升為浙江省級地方標(biāo)準(zhǔn)紀(jì)實[N].中國檔案報，2013-2-1（1）.

作者單位：上海大學(xué)