農業科研院所文書檔案管理工作存在的問題及建議

摘 要：文書檔案管理工作是農業科研院所重要的基礎性和服務性工作，是農業科研院所工作業績與管理水平的歷史記載與再現。該文指出農業科研院所文書檔案管理工作中存在的問題，并提出改進工作的建議，主要包括：加大宣傳力度、重視人才隊伍建設、建立健全規章制度等。

關鍵詞：農業科研院所；文書檔案管理；問題；建議

中圖分類號 G271 文獻標識碼 A 文章編號 1007-7731（2013）18-132-02

農業科研院所文書檔案是對科研單位各方面工作的真實記錄，又被稱之為管理性檔案。其內容主要涉及黨群管理、行政管理、人事管理、財務管理、科研管理、科技開發管理、條件建設管理等方面[1]。文書檔案管理的手段主要是以紙質為載體來記錄，并按照相關要求分類分冊存放在檔案室中。文書檔案管理工作是農業科研院所重要的基礎性和服務性工作，是農業科研院所工作業績與管理水平的歷史記載與再現，也是農業科研院所領導決策的重要依據。實現文書檔案的科學化、規范化管理，有利于發揮文書檔案的作用，體現文書檔案所具有的價值。但從現實情況看，農業科研院所在文書檔案管理方面還存在一些共性問題，值得探討。

1 農業科研院所文書檔案管理工作中存在的問題

1.1 對文書檔案管理工作重視程度不夠 農業科研院所的主要業務是科研工作，其他工作均是圍繞科研中心工作開展的，在多數職工心目中，甚至在機關管理人員心目中，都不那么重視文書檔案管理工作，認為文書檔案工作只是保存文件，以備不時之需，認識不到文書檔案的重要價值。由于對農業科研文書檔案管理工作的重視程度不夠，沒有將這項工作納入農業科研工作的重要議事日程，從而影響了農業科研文書檔案管理工作的開展。

1.2 缺乏專業文書檔案管理人員 農業科研院所屬于公益事業單位，以從事農業科研工作的專業技術人員為主，管理人員的比例非常低，基本上都是一人多崗。文書檔案管理人員也不例外，一般都是兼職人員，他們除了負責文書檔案管理工作外，還負責其它的行政后勤工作，投入到文書檔案管理工作上的時間和精力非常有限，存在收集不及時、檔案資料不齊全、整理分類不專業等多方面的問題。由于缺乏檔案管理專業知識，加之學習培訓的機會少，工作就靠在實踐中摸索，難以使檔案管理工作規范化。

1.3 文書工作與檔案工作銜接不順暢 文書工作是檔案管理工作的前提，檔案管理工作則是文書工作的延續，兩者既有聯系又有區別，既相互統一又分工明確。在農業科研院所中，文書工作者往往檔案意識較為淡薄，而檔案管理人員又極少涉及文書工作，這就導致了文書工作與檔案工作之間銜接不順暢[2]。在實際工作中，許多文書材料滯留在文書工作者手中，而不能在規定時限內按時歸檔，造成漏登、漏報，甚至丟失。有的即使歸檔了，由于多方面的原因，也不能嚴格地按照《中華人民共和國檔案法》的有關規定規范有效地進行。

1.4 文書檔案管理制度不完善 近年來，農業科研院所出臺了一系列的管理制度，但對文書檔案管理工作內容卻很少有明確的要求和規定，即使有少量的規定，也沒有嚴格按照規定執行。這就造成了有價值的文書檔案得不到應有的重視，文書檔案管理工作也難以實現標準化、規范化。

2 加強農業科研院所文書檔案管理工作建議

2.1 加大宣傳力度，強化職工對文書檔案管理工作的認識 農業科研院所要將文書檔案管理工作納入重要工作議事日程，做到常抓不懈。加大《中華人民共和國檔案法》、《公文處理辦法》等政策法規的宣傳力度，采取多種形式，如制作宣傳欄、開展檔案知識講座、利用單位網站等宣傳檔案管理知識，讓職工對文書檔案管理有更充分的了解，并積極參與到文書資料的收集歸檔工作中來，為文書檔案管理工作打下堅實的基礎[3]。

2.2 重視人才隊伍建設，提高文書檔案管理人員的業務水平 農業科研院所應根據規模大小及文書檔案管理工作的實際需求配備專職檔案管理人員，使他們能專心致志做好檔案管理工作，不會因為其他工作而耽誤檔案管理工作。每年定期派出檔案管理人員參加檔案業務學習，使文書檔案管理人員不斷更新專業知識，不斷更新工作理念，不斷提高管理操作能力，適應新形勢下文書檔案管理工作要求，成為政治合格、作風過硬、業務精通、服務優質的檔案管理干部。

2.3 加強職能部門合作，做好文書工作與檔案工作的有效銜接 各個職能部門的文書資料是檔案的基礎，各部門文書質量的高低直接關系到檔案質量的好壞[4]。因此要做好檔案工作，就必須從源頭抓起，抓好文書質量。文書人員要時刻想到檔案管理工作，處理文書要及時、準確，收發文件要登記，發現缺失要及時查找、補充，尤其是對領導講話、外出開會帶回的會議材料等要及時收集，保證文件材料齊全完整，切實做好文書材料的立卷歸檔。真正實現文書、檔案的一體化，做到有效銜接[5]。

2.4 建立健全規章制度，規范文書檔案管理工作 建立科學的文書檔案管理體系、健全文書檔案管理制度，是做好文書檔案管理的關鍵。明確文書檔案管理人員的崗位職責，制訂文書檔案收集制度、文書檔案保管制度、文書檔案保密制度、文書檔案查閱制度等規章制度，使文書檔案管理工作有章可循，并嚴格要求相關工作人員按照規章制度執行，保證文書檔案管理工作落到實處，從而規范文書檔案管理工作[6]。

參考文獻

[1]劉小瑾.試論事業單位文書檔案管理中存在的問題與對策[J].華章，2012（22）：250.

[2]彭媛媛.淺談高校辦公室的文書檔案管理[J].神州，2011（5）：105-107.

[3]林紀華.淺議高校文書檔案管理[J].赤峰學院學報，2011（6）：204-206.

[4]劉銀華.淺談高校文書檔案管理[J].科技信息，2008（33）：325

[5]候明，白宇紅.談文書檔案管理的現有問題及對策[J].辦公室業務，2012（2）：82-83.

[6]張浩.新編辦公室工作分析與標準化管理手冊[M].北京：藍天出版社，2005.

（責編：徐煥斗）