廣西社會保險業(yè)務檔案管理存在的問題與對策

2009年人力資源社會保障部與國家檔案局聯(lián)合發(fā)布了《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定（試行）》（人力資源社會保障部令第3號，以下簡稱《規(guī)定》），從而確立了檔案管理在社會保險經(jīng)辦工作中的重要地位越來越突出。社會保險業(yè)務檔案，是指社會保險經(jīng)辦機構在辦理社會保險業(yè)務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。社會保險檔案是社會保險業(yè)務的真實反映，不僅關系到每個參保者的長遠利益，還關系到社會的穩(wěn)定和發(fā)展。加快社會保險業(yè)務檔案電子化建設是發(fā)展社會保險業(yè)務檔案現(xiàn)代化管理的迫切要求，也是進一步提高社會保險經(jīng)辦機構管理服務水平的現(xiàn)實需要。筆者近期參加了廣西部分地級市社保經(jīng)辦機構業(yè)務檔案管理達標驗收工作，并深入南寧、柳州、貴港、河池、崇左等市社會保險經(jīng)辦機構，調研社會保險業(yè)務檔案管理情況，召開部分社會保險經(jīng)辦機構負責人、業(yè)務骨干、專兼職檔案管理人員座談會，實地查看了紙質檔案整理質量及觀摩了南寧市電子檔案業(yè)務經(jīng)辦流程。在調研的基礎上，對廣西社會保險業(yè)務檔案數(shù)字化建設提出一些見解。

一、廣西社會保險業(yè)務檔案管理工作存在的主要問題

（一）社會保險業(yè)務檔案管理法規(guī)制度執(zhí)行力不夠，工作發(fā)展不平衡

近年來，廣西壯族自治區(qū)人力資源和社會保障廳、自治區(qū)檔案局根據(jù)國家人力資源社會保障部、國家檔案局《規(guī)定》，結合廣西實際制定了《廣西壯族自治區(qū)社會保險業(yè)務檔案管理暫行辦法》（桂人社發(fā)〔2010〕130號，以下簡稱《暫行辦法》），為廣西全面加強社會保險業(yè)務檔案管理提供了基本保障。并根據(jù)人力資源社會保障部辦公廳關于社會保險業(yè)務管理達標驗收工作的有關部署，下發(fā)了《關于開展社會保險業(yè)務檔案管理達標驗收工作的通知》（桂人社函〔2010〕1838號，以下簡稱《通知》），提出了力爭柳州、桂林、梧州、北海、百色等市部分經(jīng)辦機構2012年底前通過業(yè)務檔案管理達標驗收，其他市級經(jīng)辦機構在2013年7月底前通過達標驗收，2014年底前完成所有縣級以上經(jīng)辦機構達標驗收的工作目標，要求各地以實現(xiàn)三年達標驗收目標為核心，全面提升廣西各級社會保險業(yè)務檔案管理水平，大力推進業(yè)務檔案管理規(guī)范化、標準化、信息化建設。

經(jīng)過2年的努力，截至2012年底，全區(qū)14個地級市，有4個市，6個機構業(yè)務檔案管理通過了檔案管理達標驗收，8個市級社保經(jīng)辦機構正在開展紙質檔案歸檔整理，力爭2013年底前進行檔案管理達標驗收。目前尚有2個市級社保經(jīng)辦機構業(yè)務檔案管理工作仍處于無庫房、無專兼職檔案人員、無經(jīng)費保障的“三無狀態(tài)”，未開展業(yè)務檔案整理工作。據(jù)統(tǒng)計，截至2012年底，廣西區(qū)內市級經(jīng)辦機構積存歷史業(yè)務資料尚有10萬宗卷未整理入庫。要實現(xiàn)2013年底前全區(qū)地級市社保業(yè)務檔案工作實現(xiàn)達標驗收難度相當大。縣級經(jīng)辦機構2/3以上沒有庫房，尚未開展紙質檔案整理，2014年全部實現(xiàn)檔案管理達標驗收任重道遠。

（二）社會保險檔案保存方式落后，管理基礎薄弱

目前，廣西各級社會保險經(jīng)辦機構除了社會保險數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)檔案以磁介質、光盤和移動硬盤等計算機手段定期備份保存外，大量的社會保險業(yè)務檔案、文書檔案和會計檔案仍采用紙質（線裝）保存的傳統(tǒng)檔案保存方式 。而參保人數(shù)眾多，社保業(yè)務檔案需保管一生，因此，檔案量巨大，占用大量庫房空間。傳統(tǒng)的紙張保存形式易損，有些檔案資料因查詢次數(shù)頻繁而不可避免地存在原件受損甚至遺失等情況。況且，各地業(yè)務檔案庫房普遍吃緊，有的地方社會保險經(jīng)辦機構連一個固定的檔案室都沒有，各類檔案被分割保管，分室存放。一些地方雖然有固定的檔案室，但面積很小，庫房建設也大多不完全符合國家《檔案館建設設計規(guī)范》和規(guī)定，不具有防震、防盜、防火、防光、防潮、防高溫、防有害生物、防污染等安全設施，更談不上規(guī)范管理檔案，從調查情況來看，越到基層，管理基礎越薄弱。

（三）社會保險業(yè)務檔案管理手段落后，跟不上社會保險事業(yè)發(fā)展形勢的需求

雖然近年來廣西各級社會保險經(jīng)辦機構已經(jīng)普遍使用計算機對社保檔案進行管理，但大多數(shù)仍停留在目錄級管理階段，即對社會保險檔案按一定規(guī)律編制目錄，在查詢時先通過目錄檢索，但文檔資料本身仍以紙張形式存在，最后仍需靠手工翻閱紙張原件，并沒有解決傳統(tǒng)純粹紙張化文檔資料管理所固有的原件易損的難題。隨著社會保險事業(yè)的迅速發(fā)展，參保人數(shù)和覆蓋范圍的日趨擴大，社會保險業(yè)務檔案急劇增加，目前這種依靠手工操作的陳舊手段以及管理方式，遠遠不能適應社會保障事業(yè)發(fā)展的要求，這必將成為影響和制約社會保險業(yè)務檔案管理工作發(fā)展的突出問題。

（四）社會保險業(yè)務檔案信息開發(fā)利用率低

廣西社會保險業(yè)務檔案開發(fā)利用起步較遲，檔案管理方式仍停留在“初級”階段，只能簡單應付一些查詢，不能有效地綜合開發(fā)社會保險業(yè)務檔案的信息資源，檔案信息利用率低，沒有起到社會保險檔案的信息開發(fā)對推動社會保險效率應起的重要作用。

二、廣西社會保險業(yè)務檔案管理對策

隨著社會保險事業(yè)的蓬勃發(fā)展，業(yè)務檔案呈現(xiàn)海量增長的態(tài)勢，傳統(tǒng)的社會保險檔案管理的模式已經(jīng)不能滿足事業(yè)發(fā)展需求，建立一套人工干預少、效率高、易查詢、易保存、運行成本低的社會保險檔案管理系統(tǒng)勢在必行，筆者認為，需做好以下幾方面的工作。

（一）制定廣西統(tǒng)一的社會保險業(yè)務檔案數(shù)字化建設規(guī)劃，明確目標，分類指導，全面推進

在調查研究的基礎上，認真做好自治區(qū)級頂層設計，用2年時間完成14個地級市社會保險業(yè)務檔案管理數(shù)字化建設，2015年逐步實現(xiàn)縣（市、區(qū)）級社保業(yè)務檔案管理數(shù)字化。先行建設1—3個地級市社會保險檔案管理數(shù)字化示范單位，以點帶面。重點扶持已實現(xiàn)社保檔案管理達標驗收合格的市級檔案館（庫）建立數(shù)字檔案，做到“扶持一個、建成一個、驗收一個”。對正在開展業(yè)務檔案管理達標創(chuàng)建工作的市級社會保險經(jīng)辦機構，加強業(yè)務指導，促成檔案管理達標驗收合格，為建設數(shù)字化檔案夯實基礎。同時要加強市對縣（市、區(qū)）社保檔案管理工作的指導，推動廣西社會保險檔案管理工作上新水平。

（二）統(tǒng)一組織開發(fā)社會保險業(yè)務檔案數(shù)字化管理軟件

為避免各市社會保險經(jīng)辦機構各自為政重復開發(fā)，既造成相互不兼容又浪費資源，由自治區(qū)社會保險事業(yè)局統(tǒng)一組織開發(fā)，推廣實施社會保險業(yè)務檔案數(shù)字化管理軟件，并為地級市檔案數(shù)字化建設提供必要的支持，解決好信息系統(tǒng)運行的配套硬件、平臺軟件和實施費用，確保廣西社保檔案數(shù)字化建設起點高、運行穩(wěn)、效果好。

（三）建立社會保險數(shù)字檔案，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理

社會保險數(shù)字檔案，是指以計算機、數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡為基礎，把以紙質形式保存的文字和數(shù)據(jù)、圖像、聲音等檔案資源以代碼形式記錄于磁盤、光盤等載體，依據(jù)計算機系統(tǒng)存取并可以在通信網(wǎng)絡上傳輸?shù)碾娮游募娮訖n案）。社會保險數(shù)字檔案更具有存儲量大、檢索方便、安全、高效率、便于利用、管理成本低等顯著優(yōu)點。社會保險檔案數(shù)字化以后，可對原紙質檔案資料真空打包存放，同時采用相應軟件對其進行數(shù)字化管理，普通查詢，可通過網(wǎng)絡查閱其電子文本即可，對于極個別必須查閱其紙質原件資料的再開包查閱，對紙質檔案資料實現(xiàn)最大限度的保護。

（四）充分利用社會保險檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢，發(fā)揮社保檔案在經(jīng)濟建設、社會管理中的作用

建設社保數(shù)字檔案既實現(xiàn)了將大量傳統(tǒng)的紙質檔案信息高速轉換成數(shù)字化、影像化檔案信息管理的質變，又為檔案信息的開發(fā)和利用創(chuàng)造了十分便利的條件。日益龐大的社會保險檔案以準確、翔實、完整和珍貴的記載，通過數(shù)字化管理就可以安全、高效地管理檔案信息并能滿足快速查詢的需求，提高檔案利用的效率，使其潛在價值向現(xiàn)實價值合理轉化，為參保人提供優(yōu)質服務，為各級部門提供科學決策依據(jù)，發(fā)揮社會保險檔案在經(jīng)濟建設和社會管理中的作用。