人事檔案管理中存在的問題及解決方法

摘 要：人事檔案是個人信息的主要來源，是人才信息的重要載體，是人才選拔的重要信息來源之一。管好用好人事檔案，可以充分開發人才資源。該文著重探討人事檔案管理工作中存在的問題與解決方法。

關鍵詞：人事檔案 管理對策 解決方法

中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2013）04（a）-0-01

人事檔案客觀記錄了個人思想品德、業務能力和成長過程，能反映出個人基本情況的動態變化，反映出個人工作能力和水平等信息，提供的原始資料和數據信息可為單位和組織合理利用人力資源，具有動態、真實、有效的特點。因此，必須管好和用好人事檔案，做好人力資源開發工作。

1 管理過程中存在的問題

1.1 單位領導不甚重視該項工作

有的領導認為，人事檔案管理就是一種簡單的機械性的保管工作，對其重要性沒有一個足夠的認識。在個別領導眼里，這項工作不是單位的主要業務方面的工作，屬于附屬性工作，只要不泄密，不丟失，檔案外調、查檔是其主要工作。這種錯誤理念是個別單位領導不重視該工作的重要原因，具體表現在：①檔案工作沒計劃，②檔案工作沒安排，③人力、物力和財力無保障。

1.2 部分單位投入硬件設施不足

實際工作中，部分單位只重視在主業務發展方面完善硬件設施，但忽視為檔案室添置新設備，有的單位沒有專用檔案室，有的尤其是較小單位的檔案室具有較為簡陋、陳舊的設備，人事檔案未按標準規范管理、時有檔案材料損壞或損毀現象發生，不利于充分利用檔案及其檔案信息。

1.3 管理水平和手段處于較低水平

在實際工作中，由于單位領導的不甚足夠重視檔案管理工作，在人員配備上采取兼職這種辦法來應付，并且兼職人員不斷進行變換，甚或業務水平根本幾乎為零，沒有認識到檔案的重要性，對管理的基本要求不求甚解，更無從談起檔案的收集、整理、歸檔、裝訂以及信息再加工等基本的業務流程，無從談起管理水平和管理手段的恰當運用。由于不懂得人事檔案管理，采用較為陳舊的管理手段，在在調閱檔案時出現反復調用原件，檔案的完整性與安全性受到嚴重影響，出現紙張發黃變脆、字跡褪色等現象。

1.4 收集工作力度不夠

只有制定完善的檔案管理制度，才能管好和用好人事檔案。但是，有的單位沒有制定甚或制定的制度不完善，不符合相關法律的規定，導致檔案管理人員執行不嚴格，或出現無據可依之現象，出現收集歸檔處于被動、不及時的狀態。如出現材料不全面，類同的內容和形式，根本也不可能準確反映個人尤其是思想品德及業務能力和水平的動態變化情況，人事檔案管理幾乎形同虛設，難以使之得以開發利用。

1.5 管理的信息化程度不高

在人事檔案管理方面，有的單位在人事檔案管理中還沒有充分利用現代管理技術手段，影響到人事管理效率和質量的提高，造成一定的資源浪費。

2 解決方法

2.1 收集材料是基礎

在人事檔案管理過程中，需要入檔的材料不斷增多，如干部考察、年度考核、學歷和專業技術職稱（職務）變化、各種培訓、聘用（任）等，管理人員必須及時將其收集并按相關規定及時歸檔，并做到信息化處理。遇有查檔調檔時，盡量打印或復印信息化后的檔案，保持檔案的完整性。

2.2 加強檔案工作的基礎建設

要遵照《干部檔案工作條例》第二十七條之要求，專用檔案庫房要做到堅固、防潮、防火，配置鐵質的檔案柜，庫房面積按20～25 m2/千卷配置；庫房內設置滅火、去濕、空調等設備，做到三室（辦公室、閱檔室、庫房）分開，達到國家要求。

2.3 加強自身建設，提高人員素質

各單位要嚴格按照《干部檔案工作條例》第三十八條之規定，選擇作風正派、業務能力和責任心較強的人員從事這項工作，切實加強人事檔案管理工作隊伍建設，注重教育和培養，對工作、學習和生活加以重視和關心，充分發揮其工作積極性和創造性。為提高管理人員認識工作重要性，增強責任心，培訓工作要做到系統化目的性和計劃性，頻次1次/2～3年，以檔案管理業務知識為培訓的重點，逐步提高其整體素質，促進檔案事業的發展。

2.4 建立檔案信息系統

人事檔案管理過程必須融于先進的技術和手段于其中，逐步建立和完善適合人事檔案信息管理系統，真正實現管理工作的電子化、科學化，切實提高科學管理水平，以真正做好人事檔案管理工作，發揮其在經濟社會發展中的重要作用。

3 加快現有人事檔案信息化建設

社區衛生服務中心一般由其他醫療機構專制而來，這期間各單位人員處于頻繁流動過程中，人事檔案管理成為一項較為重要的工作之一。表現在人事變動多且復雜，現存的檔案材料占據空間大、數量多，很難做到管理的規范化和使用的合理化。這要求必須利用現代高科技手段將其進行信息化處理，逐漸轉化規范化的數據，使工作質量和效率逐步得到提高。人事檔案信息化建設有利于順利開展人事組織工作，主要表現在以下幾個方面。

3.1 有利于“選人用人”和領導決策

人事檔案信息化后，通過局域網絡即可方便快捷地將干部隊伍的基本狀況提供給組織人事部門和領導，掌握其最新表現和發展，有利于“選人用人”和領導決策。

3.2 提高工作效率和服務質量

傳統的檔案管理管理主要采用書面紙質檔案的方式，將其手工收集、整理和加工過程不僅工作量大，效率低，而且浪費資源，這樣才能為相關部門和領導提供檔案信息。相反，如果將人事檔案簡歷數據庫后，做到了自動化、實時化和網絡化管理，錄入一次數據后即可反復利用，在局域網內部即可共享其中蘊藏的基本信息和加工信息，網絡即時予以檢索查詢，大大提高了相關人員的工作效率和質量。

如在干部職務、專業技術職稱晉升和聘任時，相關時期的考核表及評審表應從繁多的人事檔案資料中查找并復印出來，然后和其他相關材料裝訂成冊。這樣做，浪費了大量資源，不利于經濟社會的協調發展。如果人事檔案數據共享得以充分貫徹實施，相關部門無需再重復的復印、裝訂，只需調用相關數據。這不僅保護了檔案資料，還節約了大量人力、物力和財力。

3.3 完整、及時和準確地更新檔案信息

信息化后的人事檔案在更新過程中較為簡便，提高了工作效率，降低了勞動強度。檔案管理人員會第一時間準確完整地錄入新資料，保證了檔案信息的準性和完整性和收集的及時性，這既方便領導調閱，又為組織人事部門科學決策提供準確信息，促進單位事業發展。

3.4 提高業務水平

人事檔案信息化后，管理人員只需按照規定錄入相關信息即可。這樣，管理人員有充足的時間鉆研前瞻性知識，工作中不斷開拓創新，不斷提高自己的整體素質。同時，勞動強度降低了，相應地提高了工作效率，更能實施人性化管理，有利于管理者身心健康。