信息管理系統(tǒng)高風(fēng)險(xiǎn)期的認(rèn)知與規(guī)避

摘要：信息管理系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)存在于系統(tǒng)的各個(gè)生命周期，系統(tǒng)在正式投入運(yùn)行前的最后階段：試運(yùn)行階段——系統(tǒng)的高風(fēng)險(xiǎn)期。對(duì)試運(yùn)行階段的風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)知與有效規(guī)避，是系統(tǒng)最終成功運(yùn)行，避免重大經(jīng)濟(jì)損失的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，意義十分重大。

關(guān)鍵詞：信息管理系統(tǒng)；生命周期；高風(fēng)險(xiǎn)期

中圖分類(lèi)號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-2374（2013）16-0161-02

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，對(duì)信息管理技術(shù)的理論探索不斷加深，新的管理概念的提出和理論模型的研究，對(duì)信息管理系統(tǒng)的實(shí)踐起到重要指導(dǎo)作用。信息不僅成為企業(yè)發(fā)展的決定性因素，而且是最活躍的驅(qū)動(dòng)因素。信息是知識(shí)的來(lái)源，是決策的依據(jù)，是控制的靈魂，是思維的材料。高效地利用信息管理系統(tǒng)，不僅對(duì)提高企業(yè)管理效率有顯著效果，而且，對(duì)企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展、重大決策提供重要支持，是企業(yè)加快轉(zhuǎn)變發(fā)展方式，提高產(chǎn)品質(zhì)量和競(jìng)爭(zhēng)能力，推動(dòng)企業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整，提高創(chuàng)新能力和管理水平最重要的支撐和動(dòng)力引擎。

信息管理系統(tǒng)是信息化建設(shè)中的重要組成部分，具有創(chuàng)造性、復(fù)雜性的特點(diǎn)，其建設(shè)需要耗費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力，是一個(gè)復(fù)雜而艱巨的系統(tǒng)工程。一個(gè)信息管理系統(tǒng)，從任務(wù)的提出，經(jīng)歷各個(gè)生命歷程，到最終投入運(yùn)行，風(fēng)險(xiǎn)存在于系統(tǒng)的各個(gè)生命周期，對(duì)系統(tǒng)生命周期的有效管理，直接影響系統(tǒng)的應(yīng)用效果。

根據(jù)多年的實(shí)踐體會(huì)，本文旨在淺析信息管理系統(tǒng)高風(fēng)險(xiǎn)期——系統(tǒng)試運(yùn)行期的風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)知與規(guī)避。

1 信息管理系統(tǒng)生命周期

遵從軟件系統(tǒng)工程的理論方法和實(shí)踐方法，信息管理系統(tǒng)在任務(wù)提出后主要經(jīng)歷五大生命周期，即：需求調(diào)查與分析、方案論證、方案設(shè)計(jì)、系統(tǒng)實(shí)施和系統(tǒng)運(yùn)行

維護(hù)。

其中，系統(tǒng)實(shí)施周期，包括了網(wǎng)絡(luò)配置、軟件開(kāi)發(fā)、系統(tǒng)測(cè)試、系統(tǒng)安裝、使用培訓(xùn)、數(shù)據(jù)移植導(dǎo)入和系統(tǒng)試運(yùn)行等多個(gè)階段。

對(duì)軟件生命周期的管理也就是對(duì)軟件系統(tǒng)工程的管理，軟件在其生命周期內(nèi)的管理內(nèi)容和管理功能，具有不斷隨需求變更而變化的進(jìn)化式的特性。

軟件生命周期框架圖，如圖1所示。

2 信息管理系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)知

軟件科學(xué)中的風(fēng)險(xiǎn)管理，即通過(guò)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)測(cè)、識(shí)別和分析，達(dá)到對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的控制和規(guī)避，風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)知是風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避的前提。

一個(gè)信息管理系統(tǒng)在經(jīng)歷了需求調(diào)查分析、方案論證、方案設(shè)計(jì)后，進(jìn)入系統(tǒng)實(shí)施周期。進(jìn)而，在完成網(wǎng)絡(luò)配置、軟件開(kāi)發(fā)、系統(tǒng)測(cè)試、系統(tǒng)安裝、使用培訓(xùn)、數(shù)據(jù)移植導(dǎo)入等各階段工作后，進(jìn)入系統(tǒng)在正式投入運(yùn)行前的最后階段：試運(yùn)行階段。事實(shí)上，試運(yùn)行階段承載著運(yùn)行、維護(hù)、測(cè)試及對(duì)用戶(hù)的使用指導(dǎo)、促進(jìn)合作等多重

任務(wù)。

實(shí)踐中，見(jiàn)證的系統(tǒng)最終流產(chǎn)失敗的實(shí)例多發(fā)生在這個(gè)階段，令人惋惜。

以下淺析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的原因。

系統(tǒng)在經(jīng)歷了各個(gè)生命歷程，完成了基本設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)，解決了各種技術(shù)問(wèn)題后，臨近正式運(yùn)行前流產(chǎn)失敗，究其原因有以下四個(gè)方面：

一是不注重系統(tǒng)生命周期的管理，缺乏對(duì)生命周期的理解，對(duì)系統(tǒng)試運(yùn)行期的任務(wù)缺乏充分的認(rèn)識(shí)，往往認(rèn)為系統(tǒng)進(jìn)行到這一階段，軟件工程人員的任務(wù)已經(jīng)基本完成了，甚至誤以為已經(jīng)大功告成了，因而，未能盡力促成系統(tǒng)與用戶(hù)的有效磨合。

二是系統(tǒng)試運(yùn)行階段，將從以下三個(gè)方面增加使用人員的工作負(fù)荷，使用人員將經(jīng)歷前所未有的考驗(yàn)：

（1）對(duì)新系統(tǒng)的認(rèn)知：新系統(tǒng)交付試用后，使用人員需要對(duì)新系統(tǒng)功能、使用方法進(jìn)行學(xué)習(xí)和了解。

（2）管理方式的轉(zhuǎn)變：新系統(tǒng)的管理方式與原有舊的管理方式存在很大差異，需要使用人員轉(zhuǎn)變觀(guān)念，改變方法，適應(yīng)新的管理模式。

（3）雙軌制的壓力：新系統(tǒng)在試運(yùn)行階段，即需要保留原有管理方式，同時(shí)又要適應(yīng)新系統(tǒng)管理模式，使用人員面臨雙重工作壓力。

以上三個(gè)方面，均增加了系統(tǒng)試運(yùn)行階段使用人員的工作負(fù)荷，使用部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對(duì)此如果沒(méi)有有充足的認(rèn)識(shí)，不能對(duì)工作進(jìn)行合理的安排，是導(dǎo)致系統(tǒng)不能順利運(yùn)行的的重要原因之一。

三是軟件開(kāi)發(fā)方的宣貫工作不到位，使用人員缺乏新系統(tǒng)對(duì)未來(lái)科學(xué)管理、降低勞動(dòng)強(qiáng)度、提高管理效率等重要意義的認(rèn)識(shí)，遇到困難和問(wèn)題時(shí)容易對(duì)系統(tǒng)產(chǎn)生懷疑，進(jìn)而失去對(duì)系統(tǒng)的使用興趣，在使用部門(mén)沒(méi)有強(qiáng)制措施的情況下，系統(tǒng)面臨被閑置的風(fēng)險(xiǎn)，一旦被閑置，系統(tǒng)也就成為了一個(gè)不了了之的流產(chǎn)失敗的系統(tǒng)。

四是對(duì)軟件在試運(yùn)行階段所產(chǎn)生的頻繁的修改調(diào)試工作缺乏認(rèn)知和必要的心理準(zhǔn)備。軟件需要修改調(diào)試的原因和所產(chǎn)生的工作有以下幾個(gè)方面：

（1）對(duì)系統(tǒng)錯(cuò)誤和缺陷的修改與調(diào)試：系統(tǒng)在測(cè)試階段，軟件的缺陷、錯(cuò)誤是很難完全暴露出來(lái)的，系統(tǒng)在試運(yùn)行的同時(shí)，會(huì)自動(dòng)接受運(yùn)行環(huán)境下的實(shí)地測(cè)試，進(jìn)一步暴露新的系統(tǒng)缺陷和錯(cuò)誤。

（2）對(duì)管理目標(biāo)偏差的修改與調(diào)試：由于實(shí)際業(yè)務(wù)需求的復(fù)雜性，在前期討論需求時(shí)，或因業(yè)務(wù)部門(mén)考慮不周，或因軟件人員的理解不到位，系統(tǒng)在試運(yùn)行的同時(shí)，往往會(huì)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)的某些功能設(shè)計(jì)與實(shí)際需求存在著一定偏差等等。

（3）對(duì)需求變更所帶來(lái)的軟件適應(yīng)性和擴(kuò)充性的修改與調(diào)試：使用部門(mén)的業(yè)務(wù)需求是一個(gè)不斷發(fā)展的動(dòng)態(tài)過(guò)程，而不是一成不變的固化過(guò)程。系統(tǒng)在這一階段由于需求變更而產(chǎn)生的適應(yīng)性修改工作，容易讓軟件人員顯得厭為其煩，即如一個(gè)產(chǎn)品剛剛下線(xiàn)，還未上市發(fā)揮作用即要修改。然而，這其實(shí)伴隨于軟件生命周期的始終，是軟件系統(tǒng)工程的特性之一。

由于以上原因會(huì)產(chǎn)生軟件的各種修改調(diào)試工作，對(duì)系統(tǒng)出現(xiàn)的問(wèn)題和新的需求，軟件人員未能及時(shí)做出應(yīng)答和有效的解決，影響了運(yùn)行效果，致使用人員產(chǎn)生對(duì)系統(tǒng)性能的懷疑。

以上是本人在實(shí)踐中見(jiàn)證的系統(tǒng)在試運(yùn)行階段導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的主要原因。

3 信息管理系統(tǒng)高風(fēng)險(xiǎn)的規(guī)避

風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避是風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)知的目的。運(yùn)用軟件工程的思想和方法，做好試運(yùn)行階段的風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避，是系統(tǒng)避免失敗的重要環(huán)節(jié)。

避免系統(tǒng)在試運(yùn)行階段風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，軟件系統(tǒng)工程人員需要理解和把握的五點(diǎn)如下：

一是對(duì)系統(tǒng)試運(yùn)行期的風(fēng)險(xiǎn)有充分的認(rèn)識(shí)是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的前提：試運(yùn)行階段承載著運(yùn)行、測(cè)試、維護(hù)及對(duì)用戶(hù)的使用指導(dǎo)、心理溝通等多方面工作，任務(wù)繁重而艱巨，是風(fēng)險(xiǎn)的高發(fā)期。

二是增強(qiáng)自身的“心理資本”，遵從軟件系統(tǒng)工程的理論方法和實(shí)踐方法，正確把握和理解系統(tǒng)在這一生命周期的本質(zhì)特點(diǎn)，迎接環(huán)境多變性和項(xiàng)目復(fù)雜化的新挑戰(zhàn)。

三是良好的溝通、理性的指導(dǎo)與促進(jìn)合作是該階段工作重點(diǎn)：持理解的心態(tài)，通過(guò)良好的溝通及耐心的工作方式，對(duì)使用人員進(jìn)行理性的指導(dǎo)，幫助使用人員順利通過(guò)各種考驗(yàn)，促進(jìn)與用戶(hù)的合作，是軟件系統(tǒng)工程人員在這一階段需要正確理解和把握的工作重點(diǎn)之一。

四是正確理解試運(yùn)行階段軟件的調(diào)試修改工作，并努力完成。系統(tǒng)在測(cè)試階段未能完全暴露的問(wèn)題給試運(yùn)行階段帶來(lái)的軟件修改調(diào)試工作是必然的。同時(shí)，信息管理系統(tǒng)是一個(gè)需求不斷發(fā)展變化的動(dòng)態(tài)過(guò)程，由于這種發(fā)展變化所帶來(lái)的軟件擴(kuò)充性調(diào)整是信息管理系統(tǒng)工程的固有特性，是不可避免、不可延誤的，它伴隨于軟件生命周期的始終。軟件工程人員應(yīng)調(diào)整好自身心態(tài)，把握好工作

方法。

五是事先做好宣貫工作，讓使用人員對(duì)這一階段工作有充分的理性認(rèn)識(shí)，對(duì)新系統(tǒng)對(duì)未來(lái)科學(xué)管理、降低勞動(dòng)強(qiáng)度、提高管理效率等方面的重要意義有充分的認(rèn)識(shí)，樹(shù)立科學(xué)的工作觀(guān)念，合理安排、梳理好試運(yùn)行階段的各項(xiàng)工作，從而，得到使用人員主動(dòng)積極的配合。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上，一個(gè)信息管理系統(tǒng)在走完了基本的生命歷程，完成了基本的設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)等一系列實(shí)施工作后，即系統(tǒng)完成了絕大部分的人力、物力、財(cái)力的投入后，進(jìn)入試運(yùn)行過(guò)程的實(shí)施工作是系統(tǒng)生命周期中不容忽視的重要而艱巨的一個(gè)過(guò)程，是風(fēng)險(xiǎn)的高發(fā)期，對(duì)該階段風(fēng)險(xiǎn)的有效規(guī)避，對(duì)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)目標(biāo)，使系統(tǒng)成功運(yùn)行、避免重大經(jīng)濟(jì)損失的發(fā)生意義十分重要。

作者簡(jiǎn)介：曹淑清，供職于航天科技集團(tuán)第五研究院502所，研究方向：信息管理系統(tǒng)。