規范學校檔案管理分析

摘 要：檔案管理是學校一項常規的管理工作，記錄著學校從成立到現在的發展，一定程度上反映著一個學校的管理水平和教學水平。在新時期學校檔案管理呈現出新的特點，一方面檔案所容納的內容越來越多，另一方面檔案資源的開發利用也逐漸被重視起來。但是目前很多學校的檔案管理還不夠規范，沒有嚴格的規章制，管理人員的業務素質也有待提高。本文簡單介紹了學校檔案管理的重要意義和新時期的特點，然后分析了一些規范檔案管理的措施。

關鍵詞：學校檔案管理 規章制度 員工培訓

中圖分類號：G47 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）04（c）-0241-01

1 學校檔案管理的重要意義

首先，學校檔案是學校成立發展的一個記錄，是最原始的文件。學校檔案開始與學校的成立，經歷了學校發展的各個過程，全面記錄了學校的教學組織管理活動，對學校各部門的工作都有最原始的記錄。學校的檔案能夠反映學校的成長經歷，便于了解學校的管理水平，為學校的改進工作提供數據支持。通過對學校檔案的分析，可以清楚地發現學校的特點和規律，對于總結學校管理的成敗有重要意義。其次，學校檔案記錄了學校的管理記錄，可以成為評價學校管理水平的重要依據。學校檔案記錄了學校組織工作和優秀員工的工作經歷，對檔案的管理和總結，可以更好地發掘學校精神，也是學校自身形象的一種建設，形成一種集體觀念。學校檔案中包含了很多的教學經驗和成果，是教師們辛勤勞動的成果，也是教學水平整體體現。總之，學校檔案涉及到學校各個階段的成長歷程，是學校組織管理水平，教學水平、教學經驗、教學成果的客觀記錄，一方面便于對學校的總結，形成學校自己的精神和價值觀。另一方面也為學校的改革提供信息支持，為學校更好的發展提供幫助。

隨著課改的深入進行，學校檔案在管理上呈現了很多新的特點。首先，學校檔案的信息量越來越大，越來越復雜。主要的原因有兩點：一是學校教學活動涉及的內容逐步增多，除了正常的教學活動外，現在學校增加了對學生實習、學生實訓、實驗室管理、學生社會實踐等內容，這些反應教學過程和學生經歷的文件需要集中管理；二是檔案在深度上有所增加。以往的檔案更多的是教學記錄，而現在的檔案除了反映學校管理的檔案以外，更多的關注了教學活動，包括各專業的建設、各專業導員的工作，以及一些學科的教學科研成果等等。學校檔案信息內容越來越寬泛，越來越全面。其次，學校檔案信息的應用更加多元化。以前學校的檔案是獨立出來的，主要是對檔案的保存，檔案信息的利用很少。現在由于學校各項教學活動的需要，檔案信息占有非常重要的地位，需要對檔案信息進行綜合利用，尤其是涉及學校科研、學科建設、學生檔案信息資源等問題時，往往需要多個部門緊密配合。現在學校開始走產學研結合的道路，需要更多與社會信息接觸，學校資源的開發利用涉及大量的檔案信息，也需要檔案信息的支持。對于學校檔案呈現的新特點，在檔案管理上必然要采取對應的措施，保證檔案信息的擴大，也要保障信息資源利用渠道的通暢。

2 規范學校檔案管理的措施

2.1 加強領導的重視

檔案管理部門一直是學校的一個獨立部門，但是檔案管理也長期不受重視，被認為是可有可無的部門。一方面檔案管理長期處于管理而不利用的境地，自然不受重視；另一方面檔案管理被認為是沒有什么技術含量的工作，一般安排的都是老弱人員，也不受重視，很難得到提拔。這種局面主要是由于一些領導不重視檔案管理造成的，因此，需要積極向學校闡述檔案管理的重要性，爭取領導的支持，積極商討檔案資源的利用和信息化、網絡化管理，發揮檔案資源的優勢，服務學校管理，并將檔案管理設定為日常的工作項目。

2.2 完善管理的規章制度

任何工作都需要完善的規章制度作保障，檔案管理更是如此，要通過完善規章制度，嚴格工作流程，保證檔案管理的規范化、正規化和標準化。學校檔案管理工作由于不受重視，很多工作沒有嚴格的流程，也沒有規章制度，導致一些資料存檔出現問題。因此，今后要加強檔案管理部門規章制度的完善，嚴格要求工作流程。可以與學校的其他部門進行溝通，集思廣益，起草一些制度性的文件，在逐步的實施中進行完善，廣泛聽取各部門的意見，保證檔案管理順利進行的同時能夠服務其他部門。規章制度的建立和完善不是一日之功，需要循序漸進逐步完善，切勿一步到位，可以借鑒其他單位的，然后在廣泛的意見之上進行完善。

2.3 提高檔案管理人員的業務素質

由于不被重視，檔案管理人員在選拔上一直都是領導安排，而且很少對工作人員的專業技能和業務素質提出要求。由于部門沒有激勵機制，員工的不到升遷機會，很少有員工主動提高業務素質。因此，一方面盡快完善部門的激勵機制，另一方面采取措施提高工作人員的業務素質。目前提高業務素質主要有兩個措施，一是對員工進行培訓，立竿見影；二是提高選拔要求，引進具有專業技能的人員，提高部門的管理水平。尤其是現在檔案管理越來越信息化和網絡化，引進具有專業技術的人才成為必然選擇。通過這些措施，努力打造一支業務精良，具有專業技能的高素質檔案管理隊伍。

2.4 更新檔案管理的設備

學校要搞好檔案管理工作，設備設施建設尤為關鍵，因為齊全的設施是做好檔案管理工作的物質基礎。學校一定要把檔案設備設施建設作為校園基本建設的一項重要內容，根據學校規模和經濟狀況設置檔案管理辦公室。管理過程中所需的防盜、防潮、防霉、防蛀、防火（消防）、調溫和通風等設施，盡可能做到“三室分開”，即檔案庫房、工作人員的辦公室與檔案借閱室分開，至少要做到檔案庫房獨立。對于音像、實物等特殊而有長期保存價值的檔案，確保它們的保存質量。

2.5 加強檔案資源的開發利用

學校檔案管理的初衷和歸宿是它的服務價值，利用它來正確指導學校教育教學各方面工作的發展和進步。因此，在檔案管理過程中，切不可流于形式，整理一些毫無價值的劣質檔案，也不能將大批優質檔案資料塵封在檔案庫中。為了充分發揮檔案的服務作用，學校領導應該高度重視教職工用檔意識的培養，讓大家認識到，正確用檔就是在提升自我素質和提高工作效益，就是在為學校的進步發展做貢獻。

參考文獻

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