加強人事檔案開發利用的思考

摘 要：人事檔案反映了一個人的成長經歷和道德品質，是一個人最客觀的記錄，人事檔案為企業用人提供了參考，對個人發展也有重要作用。但是在市場經濟條件下，人事檔案的側重點也在逐步變化，政治考察逐漸被個人技能所取代，對于人事檔案的開發利用明顯不夠。本文簡單介紹了我國人事檔案管理中存在的問題和國外對于人事檔案的開發利用經驗，最后提出了一些加強人事檔案開發利用的策略。

關鍵詞：人事檔案 管理 開發利用

中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）04（c）-0239-01

1 我國人事檔案管理利用存在的問題

為了適應市場經濟對人才的需求，我國的人事檔案管理進行了大膽的改革與創新，積累了很多經驗，也取得了一些成績。但是，人事制度的改革速度顯然不能適應社會的發展，面對新的形勢，我國的人事檔案管理還存在很多問題：首先人事檔案的收集質量不高。檔案的質量是檔案存在的生命。檔案信息的收集是檔案管理和利用的第一步，是基礎中的基礎，如果沒有收集有用的檔案信息，就不會有健全的檔案，更談不上管理和利用。我國現行的檔案收集工作過于被動，很多材料的質量都不高，書寫格式也不規范，甚至有虛假信息，這些都為以后的管理和利用帶來了巨大的麻煩。其次，人事檔案的個性特征不明顯。人事檔案最基本的功能應該是記錄和反應個人的情況，為企業了解員工提供參考，可以說是個人的一個縮影。通過對人事檔案的管理可以發現人才和培養人才，找到人才的成長之路，無論是對企業還是個人都是非常有幫助的。但是，現在的人事檔案都是整齊劃一，多數是基本信息的匯總，很難發現個人在技術、管理上的才能和優勢，對于能夠彰顯個人特性和能力的部分很少。再次，人事檔案的真實度也一直備受質疑，人事檔案不實會對人事安排產生惡劣影響。由于一些單位在資料審查時不夠詳細，一些虛假材料輕易進入，嚴重干擾了正常的人事安排。甚至一些領導濫用職權，為部分人提供假證明，給其他員工的積極性造成重大影響。最后，我國的人事檔案一直以來都是重視政治部分，而輕視個人的技能部分，這也造成很多檔案在實際調用中沒有太大意義。而且，如今的信息技術已經非常發達，我國的檔案管理還處于人工完成階段，實現檔案管理信息化、現代化也是下一步需要努力的方向。

2 國外人事檔案利用的特點

我國1990年修訂的《流動人員人事檔案管理暫行規定》和《干部檔案工作條例》都規定“任何個人不得查閱或借用本人的檔案”，但是在國外，人事檔案的管理和利用更多情況下是積極利用和審慎開放，國外的人事檔案管理在服務對象、利用程序和實施方式上都有著較為具體的規定，而不是一刀切式的硬性要求。在服務對象上，發達國家表現的更加寬泛，包括政府機關、退伍軍人、學者等等，但是一般國家的服務對象都是政府機關，對其他的利用對象也會有嚴格的規定，比如美國就規定只有本人或經本人授權（書面）才能夠查閱人事檔案，實際上能夠向公眾公開的范圍和信息是很有限。在人事檔案的利用實施方式上，國外嚴格遵守知情權與隱私權有機平衡，既保證檔案本人的隱私權，也要保護部分人群的知情權。一方面國外遵照信息自由法的規定，提倡保證相對人群的知情權，根據申請方式可以查閱檔案，但必須是在法律允許范圍內。另一方面，人事檔案的管理嚴格保護當事人的隱私權，涉及到當事人的家庭、婚姻、犯罪記錄和宗教信仰等都屬于限制利用的范疇。在人事檔案的利用程序上，國外一般都有較為嚴格規范流程，尤其是美國、法國等重視檔案管理的國家。

3 加強人事檔案開發利用的策略

3.1 提高公民檔案意識，拓寬編研范圍

檔案工作人員是人事檔案工作的主體，起主導、支配作用。要提高公民的檔案意識，檔案部門要加大人事檔案宣傳工作的力度。檔案信息資源要得到社會承認，就必須切實加大宣傳力度，結合實際，舉辦展覽，利用電臺、電視、報刊等多種媒體，面向社會進行廣泛宣傳，擴大人事檔案信息資源的傳播面，使之能夠最大限度地被社會所利用。人事檔案編研工作是人事檔案信息開發利用的一種高級形式，是檔案部門主動、系統、廣泛地提供利用的有效方式。一是要編制必要的檢索工具，方便查找利用。二是積極進行檔案資料編研工作，搞好人員現狀情況、綜合信息、統計信息等資料的編研工作，提高利用效率。

3.2 做好資料審查，適度公開檔案

人事檔案涉及到個人的升遷問題，一些人為了獲取利益而對檔案資料進行作假，經常會出現年齡越來越小，工齡越來越來長，人事檔案的真實性、準確性受到威脅。因此，要對新收集的檔案資料進行嚴格審查，對資料進行甄別，必要時可獲取司法機關的幫助，提高檔案材料的質量，對資料中的鑒定權限要處理得當，對一些不屬于歸檔范圍的資料要妥善處理。將具有價值的材料進行歸檔，同時做好檔案管理部門的組織工作，對工作人員定期培訓。人事檔案是記錄和反映個人德能勤績等方面情況的，經過組織認可歸檔保存的個人材料。根據國家規定，任何人不得借閱和查閱個人檔案，但是也需要對檔案本人做適度的開放，允許本人查閱部分內容，并進行核定。

3.3 加快人事檔案信息化和全國人事檔案信息通用數據庫建設

隨著信息技術的發展，人事檔案管理軟件逐漸進入管理系統，而且隨著檔案管理工作的完善也在逐步升級，逐步實現檔案管理的數字化和網絡化，與國際化的人事信息管理接軌，并根據實際需要，繼續開發管理功能，以實現人事檔案管理更輕捷和更準確。人才服務機構可以開展人才信息報道、信息咨詢和信息調研的深化服務。信息化建設還要注意利用和保密的平衡，在尊重個人隱私的前提下建立地區人才信息庫，以及流動性的人才服務機構和信息系統。另外，加速全國人事檔案信息通用數據庫成為現在一項緊迫任務。隨著國家對人事制度改革的推進，很多單位人都變成了社會人，人員流動非常普遍，建立全國統一標準的人事檔案信息庫，將為今后實現信息資源數字化和網絡化打下堅實基礎。

參考文獻

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