二級學院科研信息化管理新要求探析

摘 要：隨著高校的科研發(fā)展，加強二級學院科研信息化管理是高校二級管理體制下提升全?？蒲泄芾硭降挠行緩健１疚耐ㄟ^對二級學院科研信息化管理現(xiàn)狀的分析，探析科研信息化管理的新要求，提出了“一個中心，四個基本原則”的實施對策。

關(guān)鍵詞：二級管理 科研管理 信息化 新要求

中圖分類號：R197.6 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）04（c）-0183-01

隨著高等學校的發(fā)展，高校內(nèi)部管理模式逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樾Ｔ憾壒芾?，管理重心不斷下移。二級學院科研管理部門上要接受?？萍继幍臉I(yè)務指導，下要管理和服務系室的科研工作，提升科研信息化管理水平是滿足服務職能要求的重要途徑?？蒲行畔⒒芾硎侵赋浞掷糜嬎銠C、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和各種信息資源，使科研信息傳遞各環(huán)節(jié)網(wǎng)絡(luò)化、公開化、透明化，使信息交流更加方便、快捷。這對于提高科研管理工作的效率和水平，促進科研管理決策科學化，促進成果轉(zhuǎn)化、實現(xiàn)科研管理創(chuàng)新等具有重要意義。

1 二級學院科研信息化管理現(xiàn)狀和新要求

二級學院科研管理普遍采用傳統(tǒng)的管理模式，即以上傳下達為主，自主的創(chuàng)新性不足，管理機制不完善，在科研信息化管理完整性、高效性、準確性和安全性等方面存在不足。

1.1 完整性

科研檔案是在科研活動中直接積累的各類具有保存價值的科研成果和有關(guān)科研方面的文件。目前二級學院對科研檔案管理的完整性欠佳。二級學院科研管理者需對口?？萍继幍亩鄠€部門，管理面寬且科研信息量大種類多。信息化管理相對落后，仍然采用紙檔為主、電子存檔為輔的管理方式，一般只存檔高級別項目、成果等材料的電子件。電子存檔只進行了簡單的分類歸檔，存檔之間沒有建立相應的聯(lián)系，從而造成科研數(shù)據(jù)的管理和統(tǒng)計工作存在統(tǒng)計繁瑣，不易查找等不足。這些都對二級學院科研管理中如何全面的掌握科研材料、提高信息化管理完整性水平提出了新的要求。

1.2 高效性、準確性

信息的處理和傳遞過程要求高效實時，科研信息亦有如此特點?？蒲行畔l(fā)布是二級學院科研管理者重要的日常工作，目前主要通過傳統(tǒng)的發(fā)布方式易出現(xiàn)缺少針對性且時效性低等問題。隨著政府科研項目立項導向的變化，產(chǎn)學研合作日趨重要，信息的對等互通是其中的關(guān)鍵所在，但二級學院在產(chǎn)學研信息收集、傳遞過程中未起到明顯的作用。此外，二級學院在申報科研平臺、學科等材料時需要大量科研數(shù)據(jù)支撐，表格格式特定，目前普遍采用傳統(tǒng)的excel數(shù)據(jù)處理和手動輸入方式效率低下還存在不易實時替換的缺陷。所以新階段科研發(fā)展的特點對二級學院科研信息化管理的高效性和準確性提出了更高的要求。

1.3 安全性

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息安全已成為事業(yè)進步的重要保證。目前，二級學院科研管理者對科研信息化安全性認識普遍不高。二級學院科研管理者由于常協(xié)助學院領(lǐng)導處理相關(guān)事務，需要接觸大量的內(nèi)部信息和文件，但在日常業(yè)務的開展中容易把這些信息泄露。隨著學?？蒲械陌l(fā)展，教師將承接越來越多的保密項目，二級學院科研管理者缺乏相關(guān)的保密知識。此外，科研管理者計算機中保存著教師在專業(yè)領(lǐng)域的最新研究成果，還有些是涉及教師個人信息的相關(guān)資料。但由于計算機操作水平有限等原因，無法完全保證這些信息的安全。所以多方面科研信息安全性不高的現(xiàn)狀對科研信息化的安全性提出了更高的要求。

2 加強科研信息化管理的對策

科研管理的生命力在于創(chuàng)新，基于二級學院科研信息化管理的現(xiàn)狀和新要求分析，在此提出科研信息化管理“一個中心，四個基本原則”作為切實可行的實施對策：以制度建設(shè)，提高思想認識為中心，以信息存檔完整化、信息處理高效化、信息發(fā)布準確化、信息管理安全化為基本原則。

2.1 加強制度建設(shè)，提高思想認識

制度建設(shè)是優(yōu)化管理體制的根本途徑，二級學院科研管理者需逐漸完善各項適應于學院科研發(fā)展的管理制度，從制度上約束管理行為。在此基礎(chǔ)上，需進一步提高思想認識，牢固樹立以人為本的信息化服務意識，加強科研管理工作的主動性，提高信息收集的敏感性。

2.2 信息存檔完整化

嚴格實行紙質(zhì)和電子檔案雙軌制存檔，將所有科研材料的原件均進行電子化掃描存檔，并進行存檔分類處理。對經(jīng)整理的原件檔案做詳細的目錄登記，使檔案信息實現(xiàn)標簽化。在將電子存檔整理完成后，對科研基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)庫管理，建立二級學院科研管理系統(tǒng)，分析數(shù)據(jù)之間的相互聯(lián)系，實現(xiàn)科研數(shù)據(jù)標準化管理，實施分級查詢權(quán)限管理。最后，必須制定和實施科研數(shù)據(jù)定時更新機制，從制度上強化科研數(shù)據(jù)信息存檔完整化。

2.3 信息處理高效化

提高計算機運用能力是保證信息處理高效化的重要途徑之一。如在office辦公軟件中熟練的使用Visual Basic for Applications（VBA）編程能有效的提高文檔信息處理速度，在學科、科研平臺等申報時快速的實現(xiàn)數(shù)據(jù)支撐。強化院系二級管理是另一條重要途徑，充分調(diào)動系一級的管理力量，將部分科研管理任務分解至系一級。此外，在日常工作開展過程中，熟練的掌握學院一線科研教師的科研現(xiàn)狀與科研成果，也能有效的提高科研信息處理的效率。

2.4 信息發(fā)布準確化

信息發(fā)布的準確化主要指將科研信息發(fā)布給特定的教師。在科研通知發(fā)布中，注重點對點信息發(fā)布，既容易引起教師的重視程度，又能形成更好的反饋機制。要善于使用office軟件中的郵件合并功能結(jié)合移動通信業(yè)務點對點的信息發(fā)送，快速、準確的將科研信息根據(jù)不同的需求分類發(fā)布。此外，剛?cè)肼毜那嗄瓴┦浚鶎φ麄€科研項目申報體系和科研管理方式不是很了解，這時就需要二級學院科研管理者編撰有針對性的指導手冊，將青年教師最需要的信息準確的發(fā)布給他們。

2.5 信息管理安全化

二級學院科研管理者需要提高信息管理的安全化意識，定期學習保密文件，注意平時的言行、書寫的材料等符合信息安全要求。嚴格執(zhí)行國家有關(guān)保密規(guī)定，嚴守機密，不炫耀和泄露各種相關(guān)信息，這也是二級學院科研管理者必須具備的職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德。此外，需通過技術(shù)手段保障信息安全，如加強科研信息的實時備份，注重計算機和文檔的加密措施，對計算機和科研文檔進行雙重加密是保證電子文檔信息安全的重要手段。

3 結(jié)語

信息化管理是信息時代科技管理工作發(fā)展的必然需求。加強二級學院科研信息化管理是高校二級管理體制下提升全?？蒲泄芾硭降挠行緩健Ｗ鳛槎墝W院的科研管理者要樹立開拓創(chuàng)新意識，提高自身素質(zhì)，研究科研信息化管理和科技發(fā)展的內(nèi)在聯(lián)系，努力實踐科研信息化管理“一個中心，四個基本原則”的實施方案，從而實現(xiàn)科研信息安全、高效的管理和利用，不斷開創(chuàng)二級學院科研管理的新局面。

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