基于可視化的扁平化組織結構設計

摘 要：可視化管理技術的應用，使得現場信息能夠得到及時有效的收集，管理效果滲透到各個環節，管理活動透明化，促進了扁平化組織結構的發展。該結構具有管理層次少，管理幅度大，決策權分散等特征。可視化管理的實現方式是：利用傳感技術和識別技術實現有效的采集，憑借結構分析模型，展示數據處理內容，通過智能挖掘與在線分析，促進工作人員對信息的認知和運用，利用知識庫和知識檢索，實現建設學習型組織的目的。在可視化管理的基礎上，扁平化組織結構的管理層次減少，對各個職位的人員素質有了更高的要求，分工更加明確，對工作環境的信息化需求同時提升。扁平化結構管控需要從提升人員素質，提高信息質量，重組業務，保持組織柔性中得到實現。

關鍵詞：可視化 組織設計 管理幅度 管理層次 扁平化

中圖分類號：D035 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）04（c）-0169-03

隨著企業的發展壯大，企業自身面臨機構臃腫，層級過多，信息傳遞緩慢，失真率高的困境，導致決策緩慢、失誤或缺乏快速應變。同時，企業面臨環境的變化，競爭激烈，客戶需求多元化、個性化，產品更新換代快，企業需要及時了解客戶需求及變化。

面對組織規模的擴大，傳統組織理論認為，由于管理者受精力、知識、能力、經驗的限制，所能管理的下屬人數是有限的。因此惟有增加管理層次才能實現對人員的管理和控制。應對各級管理人員對信息品質需求的不斷提升，可視化信息管理系統通過更全面，更直觀的信息展示，被越來越多的企業應用于管理活動中。可視化管理系統以其突出的可視化特性，突破了管理者管理幅度的局限性，簡化了傳統錐形組織結構的繁雜層次。它的應用，使得企業形成簡單清晰的扁平化組織結構成為可能。

1 可視化管理對組織設計的促進作用

可視化管理是利用IT系統使現場的信息得到充分的收集、有效整合、加強關聯性等使得管理決策更為科學有效（如表1）。

可視化管理使得管理效果可以滲透到企業人力資源、供應鏈、客戶管理等多個環節，對組織結構具有較大影響。大幅度的加快信息在組織中的傳遞速度，簡化業務流程，有效提高主管與下屬之間的溝通效率。對于管理者來說，他有更多精力關注更多的下屬，增大了管理幅度，減少了組織層次，組織設計趨于扁平化。同時，借助可視化管理，管理者可以直接深入的了解各環節發生的真實狀況，信息經過可視化管理系統處理與錐形結構中一級一級的人工傳遞相比較，及時發現并解決問題，達到了管理滲透的目的，使管理透明化，各部門之間相互監督，減少組織中監管的工作任務，使組織結構更加精簡，分工明確。

在可視化管理應用于企業后，企業的組織結構從錐形更多的轉向扁平型，形成扁平化的組織設計模式。

2 基于可視化的扁平化組織結構設計框架

2.1 基于可視化的扁平組織結構設計模式

2.1.1 結構設計流程圖

扁平組織設計流程從設計到形成，每個步驟都有具體的任務分工（如圖1）。

（1）職務設計是在目標活動逐步分解的基礎上，設計和確定組織內具體管理工作所需要的職務類別和數量，分析擔任每個職務的人員應負的責任，應具備的素質要求。可視化管理系統提供了強大的輔助功能，對工作量的分配有了重新的定義，要求員工具備更加專業的技術技能，下屬擁有更多自主解決問題的空間的同時負有更多的責任，使每一位下屬有強烈的主人翁意識，精簡結構層次，以更輕巧的組織形式更有效的解決業務中的問題。

（2）根據職務從事的工作內容的性質以及職務之間的相互聯系，按照因事設職和因人設職相結合、權責對等和命令統一的原則，將各個職位組合成不同的部門。部門的劃分在可視化系統中能夠突出工作內容的差異性，更好的合并工作內容的一致性，減少資源的浪費，以更少的層次結構，更少的部門，具備更出色的團隊能力。

（3）在職務設計和部門劃分的基礎上，還要根據組織內外能夠獲取的人力資源進行調整，并平衡工作量，以使組織機構合理。如果再次分析合理，則根據工作內容性質規定各管理機構之間的職責、權限以及義務關系，使各管理部門和職務形成一個嚴密的網絡。可視化管理的充分應用網絡技術，構建組織的網絡結構，層次清晰，職責明確。

2.1.2 扁平化組織結構系統圖

扁平化的組織結構下，公司管理層次大體分為四層（如圖2）。

2.1.3 職務說明書

扁平結構的影響體現在組織設計的各個方面，在這種組織結構下，包括對工作能力的要求，工作內容和性質的劃分，工作環境和工作條件的改變，隨著可視化的融入，都產生了較大的改變，形成了扁平化的組織設計新的分析要素特點（如圖3）。

（1）主管和下屬的工作能力：主管綜合、表達、理解能力強，可以就下屬請示提出恰當的建議，縮短與下屬接觸占用的時間。下屬如果經過系統培訓，則可以在很多問題上根據符合組織要求的主見解決，減少向主管請示的頻率。這樣，管理幅度可以適當放寬。

可視化的信息傳遞形式通過圖元集的使用，更清晰，準確表達，降低知識負載帶來的理解上的時間消耗。從主管角度，可以提高主管的綜合分析能力，跟快捷的提出合理的建議，減少與下屬接觸的時間。從下屬的角度，透明化的管理系統中，他們可以方便的獲取需要的信息和知識，更加自主的完成任務。通過可視化強大的交互功能有效的提升了主管和下屬的工作能力，進而拓寬管理的幅度，使組織設計趨于扁平化。

（2）工作內容和性質：主管的工作在于決策和用人。處在不同層次，決策與用人的比重不同。越接近高層，主管人員的決策職能越重要，其管理幅度較中層和基層管理人員小。

可視化管理系統的應用使得高層領導者突破較小的管理幅度的瓶頸。高層主管人員重要的決策職能在可視化管理系統的輔助下，縮減了常規步驟，使決策效率提升，主管人員的時間和精力可以投入用人方面。這樣，高層的工作在決策和用人兩邊可以更加均衡，更全面的了解公司運營全貌，促進高層管理者結合業務和人員兩方面做出更加合理的決策。同時，組織設計的層次減少，公司業務責任更加明朗。

下屬工作內容越相似，主管指導和建議也大體相同，管理幅度就可以較大一些。在可視化管理系統中，透明化的管理可以更容易發現內容相似的工作，這樣主管人員可以進行統一指導，同一時間給多個下屬提出建議，管理幅度自然增大，管理層向扁平化過渡。

計劃本身制定的詳盡周到，主管指導下屬所用的時間就少，增大有效管理幅度。

從認知心理學的角度分析，人不能完全預測未知的事情是因為人腦不能記憶所有的信息并對其加以利用，分析。通過可視化管理系統將所有的信息匯集在一起，并用科學的方法加以加工，分析，就可以制定出更加合理的計劃，使計劃的每個方面的都較為完善。這樣，在執行中下屬執行就不需要過多的請示，有效管理幅度增大，所以就不需要復雜的層次結構，給業務帶來組織內的麻煩。

（3）工作條件：給主管配備必要的助手，由助手和下屬進行一般聯絡，直接處理明顯次要問題，減少主管的工作量，增加其管理幅度。可視化管理系統就扮演了主管的助手的角色。它具有一定的智能功能，對于一些相對簡單的問題通過計算機運算，模擬，可以提供一些決策建議，提供給主管人員選擇。

利用可視化管理的先進技術掌握信息，可以使下屬更自主的處理分內事物。有利于擴大主管的管理幅度。

不同下屬地理上的分散，會增加溝通之間的困難，影響主管直屬部下的數量。可視化管理打破管理的地理局限性，信息在系統內流通，組合，分配，有效結合各種資源，使業務的管理范圍進一步擴大，增進管理幅度的擴展。

（4）工作環境：組織環境穩定影響組織活動內容和政策的調整頻度和幅度。環境變化越快，變化程度越大，下屬向上級的請示就越有必要、越經常。環境越不穩定，各層管理人員的管理幅度越受到限制。輸入可視化系統的信息能夠讓管理活動更好的適應環境的變化，及時預防、發現、解決存在的問題，維持組織長期運行的穩定性，形成扁平型的組織結構。

2.2 基于可視化的扁平化組織結構設計特點與實現方式

2.2.1 扁平化組織結構設計特點

傳統的錐形結構如圖4所示，管理幅度較小，從而形成管理層次較多的高、尖、細的金子塔形態。

與錐形結構比較，在層次幅度，權利結構，決策權，溝通方式等方面，扁平結構具有更符合當今企業環境的優勢（如表1）。

2.2.2 扁平化組織中可視化管理的實現方式

（1）通過可視化管理系統直接觀察生產作業，發現問題；觀察其他人員工作情況，自動調整工作狀態或幫助其他人員，充分發揮團隊協作。

（2）從大量、動態、異構的數據中，發現隱性知識和數據結構特點，參照工作人員需求，設計統計分析模型庫，如趨勢外推法，結構分析模型（餅狀圖，柱狀圖，雷達圖，曲線），展示數據處理內容，促進工作人員對信息的認知和運用。

（3）利用組態和圖像渲染技術對各個管理對象的各個屬性單元采用標準化設計和展示，使界面圖像能夠形象生動模擬現場。嵌入實時屬性信息，促進人機交互。

（4）利用傳感技術和識別技術實現有效的采集、傳輸、儲存，根據需要挖掘，吸取，降維和可視化映射等方法挖掘潛在價值，提高信息利用率。

（5）智能挖掘與在線分析，以及統計分析，預警，防控，視頻監督和圖像模擬功能的實現，為工作人員提供判斷決策信息，事故分析，概率分析和迭代計算功能描述各個方案的可能性。

（6）通過知識庫和知識檢索，使企業與專家的知識、經驗通過一定的渠道和網絡傳播學習，實現建設學習型組織的目的。

2.3 基于可視化的扁平化組織結構管控

2.3.1 提高管理者與被管理者的素質

首先要求管理者提高責任意識。扁平化后管理者的責任范圍加大，管理職位更加明朗化，管理責任更加明確化，管理者必須主動承當責任。其次，要求管理者提高應變與溝通能力，管理者需要根據實際情況調整自己的角色，適應變化的環境。最后，要求管理者掌握并運用可視化溝通手段，提高溝通效率。就被管理者而言，在掌握必要的技術技能之外，還需要掌握先進的溝通手段和技能，以實現與管理者及其他部門的有效溝通。公司也應加強對員工持續不斷的培訓。公司鼓勵在組織內部建立學習型小組，使團隊獲得知識的同時，增進團隊的凝聚力。

2.3.2 提高組織內信息傳遞的速度和信息傳遞的準確性

提高信息傳遞速度的途徑，一方面靠人、一方面靠技術，只有兩者協同作用，才能真正實現信息在組織暢通無阻的流動。提高人對信息傳遞貢獻的最好途徑是給信息傳遞作出貢獻者給予適當獎勵，提高信息傳遞速度的技術方法主要是通過建立支持信息傳遞的計算機網絡技術和現代通信技術。培育組織內開放的文化也是提高組織內信息傳遞速度的有效途徑。

2.3.3 按照顧客導向重組企業業務流程

傳統的業務流程中存在許多缺少附加價值的冗余環節，使得組織運行效率低下，而這種低效率就是由等級森嚴、辦事拖沓的中層組織帶來的。扁平化組織要求流程的各環節都以顧客至上而不是上司或公司導向。流程重組的整體觀要求為顧客提供準時、有效和全面的服務。因此，組織結構扁平化改造必然伴隨業務流程的重組。新流程節省了中間轉手的程序，使顧客的問題可以獲得立即解決，真正體現了顧客至上的思想。

2.3.4 保持組織的柔性

保持組織柔性的有效方法之一是建立一些臨時性的、以任務為導向的團隊式組織。這種組織具有相當的柔性，其成員是臨時的或流動的，一個臨時團隊一般都要完成一個完整的生產過程，如產品的設計開發、生產計劃及準備、產品銷售等。

3 結語

通過以上的分析，在可視化管理應用于企業中后，企業的組織設計從錐型結構過度為扁平型結構，更加適應企業的管理需求，我們可以歸納如下：

可視化管理使應用的組織促使其將原有的錐形組織結構轉變為扁平型結構，減少了管理的層次，增大了管理者的管理幅度，更好的讓管理滲透到各個環節，為主管人員節省更多花費在常規工作的時間，為更多的下屬提供指導建議。同時，對下屬的專業能力提出了更高的要求。使整個組織在緊密聯系的扁平化，寬幅度，更深入的組織結構中創造更大的價值。從主管角度，他們具有更大的管理幅度，對組織中的下屬具備更大更多的管理權限。從下屬角度，更多的下屬跟隨同一個主管，在具體工作中，能夠根據系統的支持和主管的建議擁有更多的自主抉擇的權力，在一定意義上，將權力分配給下屬更多一些。透明化的管理便于解決員工之間的矛盾，促進部門間的協調。扁平化的組織結構需要一支更加高效的團隊，每一位員工的職責都對業務有著重要的影響，同時，在人才較多的當今社會，扁平的組織結構更有利于選拔人才，降低組織內部的管理消耗，把更多的精力和時間用在具體的業務中，創造更大的價值。

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