試析我國檔案管理模式的改進

摘 要：隨著我國當代社會信息技術的飛速發展，檔案管理的重要性得到廣泛地認可，在積極建設檔案管理的過程中，對檔案管理模式的積極探討也漸漸被提上日程。找到適用于我國檔案管理現狀的模式以及對傳統管理模式加以改進是本文探討的目的。

關鍵詞：檔案管理 管理模式 改進措施

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）07（c）-0228-01

1 我國檔案管理的現狀及存在的問題

1.1 對檔案管理的認識不足

檔案管理是一項極其細致的工作，負責檔案管理的工作人員必須有極強的專業素質和心理承受能力。而在我國的一些事業單位或企業單位，他們大多不重視檔案管理工作，而造成工作的松懈或者失誤。

1.2 管理人員知識結構趨向老化

檔案管理具有很強的專業性，必須隨著知識和信息的日新月異不斷改革換代，檔案管理的模式也必須隨時得到優化。伴隨著信息的網絡化，檔案管理也逐漸走向網絡化的時代，這就要求工作人員知識結構的不斷調整，能夠不斷地跟隨著時代的步伐吸取更多專業性的、高科技的知識和技術。

1.3 機構設置的不合理

我國的《檔案法》對檔案的行政管理作出了嚴格的法律規定，檔案管理機構擁有法律所賦予的某些職能和權利。然而在我國，傳統的執法體系與檔案管理還不能完全協調，行政機構的不健全導致某些檔案管理機構不能成為一個獨立的部門，只能依附于其它部門生存，使得執法監督體系不能得到有效的制約。

2 現當代檔案模式的改革與探討

2.1 檔案管理模式的原則與優化

（1）我國檔案管理模式的現行原則有自主管理原則、效益優先原則和需求一致原則。事業單位和企業都有對本單位的資料進行收集整理，采集利用等權利，這些檔案屬于他們的私有財產，因此他們享有優先的調動、使用和處分的權利。而除了一些少數的科研部門，大部分單位都是以盈利為目的，他們利用檔案的最終目的是促進本企業或單位的長足發展，追求效益的最大化，檔案的作用便是發揮其最大利用價值為企業牟利。這也是市場經濟的客觀要求，能將檔案管理工作做到與公司、企業協調發展，也就符合了供需一致的原則。而目前的檔案管理模式還不能完全做到與這三個原則協調一致。

（2）傳統的檔案管理模式便是指將需要保存和歸檔的檔案及其載體集中保存到檔案管理室中。而隨著文件管理非現行階段的到來，管理檔案文件的職責和內容也得到不斷地轉移。我國應用最廣的是集中化的檔案管理模式。這種模式以網絡為基礎，擁有多個分支節點，將日常工作中的有用資源分攤到各級檔案室，完成匯總再進行集中管理。這種管理模式有利于維護檔案的安全與完整，還能及時發現流失情況，補充檔案的不足。與此相對應的則是一種分布化的管理模式，它將集中與分散兩種模式統一起來，形成“一種制度，多個部門”的集中管理模式。這種模式有利也有弊，在利用檔案更加便利的同時也帶來了更多的安全隱患。經過實踐研究，將檔案中所涉及的信息資源都整合起來，進行綜合地信息開發與處理，從而保證信息的綜合性、多樣性和全面性的一體化管理模式適應了現代信息技術為主導的網絡時代，同時將有效避免信息的泛濫和流失，為企業和單位帶來了福音。

2.2 中外電子檔案管理模式的比較研究

迄今為止，我國還未形成一套完善的檔案管理模式和體系。在主要關注內部機構檔案管理的基礎上，還尚未深入研究某個地區甚至是全國范圍內檔案的管理模式。我國的事業單位和政府部門大多采用集中化的檔案管理模式，而在一些公司和企業中常采用的是分散化的管理模式。在這兩種管理模式下，電子檔案與紙質檔案將在相當長的一段時間內齊頭并進，主要采用的工作方式也是計算機管理和手工操作的結合。這樣的結合帶來的直接影響是需要建立兩個互相獨立又交融的管理系統，有時無法做到兩頭兼顧則喪失了檔案工作的意義。

而在一些發達國家的檔案管理模式中，我們了解到他們主要采用的是檔案館集中管理模式和機構自行分散管理模式。前者是將檔案及其載體集中保存到檔案館，使檔案館和生成機構各謀其職，如果該文件處于現行使用階段，則將之形成新的機構另外保管。對于一些過時的文件，則使用某些職責手段將它們進行控制，然后統一投放到檔案館中以確保其真實性和可靠性。如果割裂了他們共同運作的完整性渠道，則無法履行其保管的責任。對于后者機構自行分散管理模式，有些學者認為要想長久保存電子或者紙質檔案，不一定要全部移交給檔案館，也可以在自行機構中進行保存和維護。該管理模式的目的是摒棄檔案管理和文件管理相分離的弊端，將初始文件到形成檔案的過程聯合起來，形成一個完整融合的連續性體系。這種模式是建立在連續體系思想之上的管理模式，主張從現行階段入手來管理電子檔案，在形成階段通過建立新的分類制度來實現對檔案的控制和利用，從而保存了它們的原始結構。但是這項模式的應用范圍有限，對電子檔案與文件的分類管理也還未進入實質性階段。

通過對以上幾種檔案管理模式的研究與比較，可見無論哪種管理模式都存在著優勢和上升空間，同時也不可避免地存在一些弊端，需要在實踐過程中不斷地進行改進。

2.3 數據庫模式下的檔案管理改革

（1）數據庫技術在檔案管理中的應用。數據庫技術是指通過編排一定的系統和方法，使任何人都能以電子或者其他方式閱覽數據庫中的檔案、資料、作品等。隨著科學技術的發展，數據庫技術也經歷了三個階段的改革，從第一階段的層次、網狀結構到第二代的關系型數據庫，再到現代的第三代成熟的面向對象的數據庫技術。今后，數據庫的發展目標應該是為信息的管理和實現檔案對象化的管理提供平臺。它所采用的模式應該是在數據倉庫中，實現媒體數據的充分利用，提高安全性能，并且支持各種不同版本的信息數據的存儲和管理，從單純的數據管理提升到信息和知識管理層面。

（2）數據庫技術對檔案管理模式的影響。隨著數據庫技術的發展，檔案管理模式進入到了知識管理的高級階段，檔案管理機構也從以單純集中管理資源為中心轉變為以用戶的需求為主要目的的方向遞進。使得數據倉庫中比較重要又獨立的信息能夠與需求對象的意愿協調起來，充分實現各個機構信息之間的交流與傳遞，把各項知識有機地聯系在一起，并能完成和部門之間信息的傳遞和交流，提高了知識管理模式的優越性，從而完成整個社會信息資源的整合與有效利用。

3 結語

當代社會檔案信息管理技術和檔案知識管理模式都伴隨著科學技術的發展而不斷得到改進和優化，使得整個社會的資源得到充分的利用和開發，為我國數字科學技術的發展作出了巨大貢獻。因此，我們需要全方面努力支持數字檔案管理模式的改革和發展，保證這項技術取得更成熟、更具現代氣息的發展成果。

參考文獻

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