談如何加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理

隨著社會(huì)的發(fā)展和事業(yè)單位改革的不斷深入，給事業(yè)單位檔案管理提出了新要求。當(dāng)前，事業(yè)單位檔案管理，由于受軟硬件投入、人員素質(zhì)等諸多因素的影響，很多基層單位都沒有專門的檔案室。伴隨著計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)的普及應(yīng)用，無(wú)紙化辦公產(chǎn)生的電子圖像、文檔等，給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。面對(duì)新形勢(shì)和新要求，做好檔案管理工作，應(yīng)在以下幾方面下功夫：

一、建立健全檔案管理制度機(jī)制

檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作，特別在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，管好用好檔案，對(duì)于人才使用、資源開發(fā)起著重要作用。因此，要按照國(guó)家《檔案法》的要求，緊密結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際，要健全完善文件資料的收集管理、歸檔范圍、歸檔要求、檔案利用、檔案銷毀、檔案管理人員職責(zé)等各項(xiàng)管理制度，使檔案管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。分管這項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)業(yè)務(wù)部門，要定期檢查指導(dǎo)檔案管理工作情況，確保各項(xiàng)制度的落實(shí)。

二、抓好檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)

檔案管理有其內(nèi)在規(guī)律和特定要求。應(yīng)選用政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的同志從事檔案管理工作，根據(jù)單位檔案管理工作量配備檔案人員數(shù)量。不論專職還是兼職的檔案員，都要定期或不定期地進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的新知識(shí)和新技能。可采取參加檔案部門培訓(xùn)班、上級(jí)機(jī)關(guān)組織的檔案管理工作交流和平時(shí)檔案工作的檢查指導(dǎo)等形式，通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。基層事業(yè)單位的檔案工作人員應(yīng)該做到多專多能，只有這樣，才能適應(yīng)收集、分類、編研等工作的需要。

三、做好檔案管理基礎(chǔ)性工作

檔案管理基礎(chǔ)性工作的好壞，直接關(guān)系到檔案管理質(zhì)量和使用效率。做好檔案管理基礎(chǔ)性工作，可從四個(gè)方面來進(jìn)行。一要注重完整。檔案材料具有穩(wěn)定性、永久性特點(diǎn)，因此，要求內(nèi)容真實(shí)、項(xiàng)目全面、與結(jié)論相關(guān)的鏈條完整。如有缺失，想法補(bǔ)齊，保持檔案的完整性。二要注重規(guī)程。做好原始檔案的整理工作，及時(shí)進(jìn)行分類、編目；建立檔案查閱登記制度，以便準(zhǔn)確快捷地提供服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的作用。三要注重安全。要優(yōu)化檔案保管條件，增加安全設(shè)施，做好防火、防盜、防霉變、防蟲蛀鼠咬等問題發(fā)生，確保檔案安全。四要注重保密。根據(jù)檔案材料性質(zhì)確定密級(jí)與保存期限，涉密檔案材料要在保密環(huán)境下開展檔案利用。涉密檔案銷毀，要符合監(jiān)銷規(guī)定。

四、加強(qiáng)檔案管理硬件建設(shè)

檔案管理硬件建設(shè)是必不可少的一個(gè)方面，具體講就是要有單獨(dú)存放檔案的檔案室和檔案柜。目前，一些基層事業(yè)單位由于辦公用房比較緊張，辦公室、檔案室合二為一的現(xiàn)象比較普遍，這樣很不利于檔案的安全保存和保密使用。隨著辦公條件的改善，沒設(shè)獨(dú)立檔案室和檔案柜的單位，一定要設(shè)法加以解決，因?yàn)楹芏鄼n案材料是不可再生的。檔案管理人員應(yīng)積極向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反映情況，提出建議，爭(zhēng)取得到領(lǐng)導(dǎo)對(duì)加強(qiáng)檔案管理硬件建設(shè)的重視和支持。

五、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

檔案管理信息化是檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路，是以計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)為手段，以現(xiàn)代管理學(xué)為理念，以服務(wù)社會(huì)為宗旨而開展的一項(xiàng)多學(xué)科知識(shí)交叉應(yīng)用的新型工作模式。基層事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)重點(diǎn)抓好三個(gè)方面的工作：一是抓好檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，形成資源配置合理，特色突出，使用便捷，計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)實(shí)用化，以此提高檔案工作的服務(wù)水平和服務(wù)能力。二是抓好檔案管理人員綜合素質(zhì)。思想素質(zhì)：要政治堅(jiān)定，工作熱情，作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)，事業(yè)心強(qiáng)；業(yè)務(wù)素質(zhì)：熟練運(yùn)用信息工具，能及時(shí)捕捉、有效鑒定、加工提煉檔案信息。三是抓好檔案信息規(guī)范化建設(shè)。努力做到檔案信息著錄規(guī)范化，檔案信息儲(chǔ)存規(guī)范化，檔案信息管理軟件開發(fā)技術(shù)規(guī)范化。通過加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案現(xiàn)代化管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

（作者單位：河北省國(guó)土資源廳信息中心）