做好干部人事檔案管理工作管見

2009年7月16日中央組織部頒發了中組發（2009）12號《關于印發《干部人事檔案收集歸檔規定》的通知》。規定可以用16K型，也可以用A4型，也可以兩種紙張并存，也就是說，從最高領導層，開始打破了幾十年不變的檔案用紙16K型。相隔三年，2012年6月5日中組部又頒發了組通字（2012） 28號文《關于做好文件改版涉及干部人事檔案有關工作的通知》，明確規定干部人事檔案材料、目錄、轉遞單統一采用國際標準A4紙型，廢除了16K、A4紙型雙軌制。2012年7月5日教育部人事司轉發了中組部28號文，并要求2013年6月30日前完成在職人員的檔案改版工作。雖然文件指出“檔案中原有小于A4紙型且已按照要求裝訂的檔案材料，不需要重新打孔和裱糊”的精神，但大勢所趨，如何順應新形勢的發展，準確理解中組部精神，盡快完善自己的工作，成為擺在各級人事檔案管理部門的新課題。我校從收到文件之日起就開始探索、嘗試，經過4年的實際操作和反復的改革，找到了一些快捷、簡便的工作方法，現介紹給大家，希望能拋磚引玉，起到事半功倍的效果。

一、順應當前形勢，超前謀劃干部人事檔案管理工作

隨著信息化的發展，使用紙張也有了明顯的變化，過去歸檔文件一律使用16K型，近幾年，隨著打印機和復印機的普及，所形成的文件材料基本都改成了A4型。雖然我們每年歸檔材料都反復強調16K型，但各單位管檔人員反映極其強烈，怨聲載道，就連我們自己都感到將一份份打印清晰的材料，人為裁剪成只剩中間內容的不完整材料，非常可惜，既不美觀也影響完整。中組部順應時代要求，果斷的提出了改版要求。我們作為人事檔案管理人員，義不容辭要成為改革的先鋒，承擔起這項光榮而又有積極意義的任務。這項工作是一項系統工程，每一步都要精心謀劃，既要滿足當前工作需要，又要從長遠計議，從有利于檔案保護出發，超前謀劃，一步步將本單位人事檔案工作積極穩妥的保質保量整理好。

二、分清輕重緩急，分級分步組織實施

這項工作的難點就是工作量太大，從各級管檔單位存檔情況看，有的單位存檔幾十卷，幾百卷，大部分單位存檔幾千卷。原來各單位整理的情況也參差不齊，有的已分類排序、機打目錄、裝訂成冊，有的可能就從未整理，零散裝進檔案袋里，但無論哪種情況，都需要痛下決心，重新規劃、審核。我單位就從最原始的散裝進檔案袋開始，將原有16K或者其它型材料全部粘貼成A4型，并按中組部要求，收齊新歸檔材料，科學分類，機打目錄，按要求裝訂成卷。

作為館存幾千卷人事檔案的單位來說，任務量可想而知，這樣一來，就要拉長工作戰線，勢必要影響平時的提供利用工作，這樣還是分級整理比較穩妥。各單位可以按照提供利用情況分類進行，如：可以先整理副處級及以上職務、然后科級以上、后備干部、科員，也可以按院士、博導、教授、一般教師順序整理，這樣可以盡快將成果展示給大家，以最大量的優質案卷提供利用。

三、高標準、高起步，為以后工作奠定良好的基礎

在整理檔案之前，要先給自己一個定位，也就是必須保證所整理案卷規范、漂亮，盡量選用材質比較好的原材料。隨著案卷整理數量的增加，慢慢就會明白，使用材料所需的費用遠遠低于人工費用，而更重要的是保護了檔案的完整安全，便于查閱。如：檔案盒、隔頁紙、粘貼用紙、膠水、墨盒、打印紙等一定不能含糊。檔案盒的規格、材質中組部已有明確要求，要按中組部規定執行。隔頁紙種類很多，有用宣紙印刷的、有在白紙或復印紙上貼角的，作用相同，我經過反復比對，感覺用進口彩色打印紙比較好，一是色彩鮮艷，易于區分類別；二是與現代用紙匹配，不易破損；三是進口紙質量細膩，紙質薄，不會增加案卷的厚度。粘貼用紙也有很多種，有過去傳統的粉聯紙、油印紙甚至還有使用反面的廢紙，這幾種紙我都嘗試過，共同的優點是紙質較薄，造價低，但粘貼出來不整潔、不漂亮，整本案卷看起來比較破舊，從眼前看是節省了資金，隨著所整案卷的增加，就會發現與我們的卷盒、機打目錄完全不匹配。我建議從第一本整理就要用比較好的，稍薄些的復印紙，無論是用作托紙還是粘貼用紙條，一律用這一種紙。墨盒盡量用稍好一些的，以保持時間長久。

四、集中精力，整理案卷

案卷整理可以按原來的程序進行即可，需要注意的是在整理之前，一定要再檢查一下每卷檔案中的每份材料是否屬于同一個人的材料，因為檔案形成的時間跨年度較長，經手人員較多，特別是這次大拆大粘之后，有可能一時疏忽，裝錯或者裝反檔案，特別注意容易重名的人員，也可以把幾個重名人員的檔案一同提出，逐卷逐份審核，除審核姓名外，還要進一步審核性別、出生年月、籍貫、專業等信息，確保所裝訂的材料確屬本人。新規將所有16K型變為A4型粘貼時，《干部履歷表》、學生登記表、《入黨志愿書》、入黨申請書、轉正申請書等材料，拆開后容易散落，先用膠水固定，一定要粘貼整齊，才能保證整本檔案整齊。過去機打目錄為添加方便，設置很多空格，按中組規定每年都要添加散頁，沒必要設置很多空格，第三類考核類、第九類工資類可多設三個空格，其它類可設一個空格為宜。打目錄標題時盡量按加蓋圓章的最終審批機關審批時間為準，也要注意筆誤，如：考核表的形成時間，應該在本年度年末或轉年度年初，如果發現有的考核表為本年年初，一定是筆誤。工資變動審批表的文件形成時間，以執行時間為準，因為它的審批時間不確定，有時跨年度很長。

以上是我幾年來經過實踐摸索出來的經驗，也走了很多彎路，我希望各位檔案界同仁，盡快找到適合自己的工作方法，用最快的速度，事半功倍的效率，打好檔案整理這一仗。

（作者單位：天津大學檔案館）