淺談新建本科院校教學(xué)工作合格評(píng)估檔案建設(shè)與管理

摘要：普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作合格評(píng)估是對(duì)反映新建本科院校教學(xué)實(shí)踐過(guò)程及其成果的教學(xué)檔案與教學(xué)現(xiàn)狀的評(píng)價(jià)，是對(duì)新建本科院校教育教學(xué)水平一次重量級(jí)的檢驗(yàn)，針對(duì)教學(xué)評(píng)估檔案存在許多問(wèn)題，新建本科院校應(yīng)搶抓機(jī)遇，規(guī)范評(píng)估檔案管理，提高檔案管理人員素質(zhì)，進(jìn)一步加強(qiáng)評(píng)估檔案規(guī)范化建設(shè)，為培養(yǎng)高質(zhì)量的人才奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：新建本科院校 ；教學(xué)評(píng)估；檔案；建設(shè)與管理

隨著高等學(xué)校教學(xué)改革的不斷深入和國(guó)家教育管理的不斷規(guī)范化 ，對(duì)新建本科院校教學(xué)工作合格評(píng)估成為國(guó)家考察學(xué)校辦學(xué)水平、效果并進(jìn)行資源配置重要依據(jù)之一。在普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作合格評(píng)估實(shí)施辦法（試行）中，一級(jí)指標(biāo)7個(gè)，二級(jí)指標(biāo)20個(gè)，觀(guān)測(cè)點(diǎn)39個(gè)中，與教學(xué)院（系）及教學(xué)管理部門(mén)教學(xué)檔案密切相關(guān)就有35個(gè)，本科教學(xué)工作水平評(píng)估的支撐材料主要是教學(xué)檔案。教學(xué)檔案是本科教學(xué)工作合格評(píng)估支撐材料的基礎(chǔ)、說(shuō)明和解釋?zhuān)暾⒊鋵?shí)豐富的原始檔案材料是教育部專(zhuān)家組進(jìn)校實(shí)地考察最具說(shuō)服力的證據(jù)，是教育部專(zhuān)家組了解學(xué)校工作的重要渠道，在本科教學(xué)工作合格評(píng)估中的重要作用是其它信息、資料不可替代的，對(duì)于新建本科院校順利通過(guò)教學(xué)工作合格評(píng)估、規(guī)范本科教學(xué)管理及教學(xué)研究具有著重要意義。

一、新建本科院校教學(xué)評(píng)估檔案管理存在的主要問(wèn)題

雖然教學(xué)檔案對(duì)于新建本科院校有著重要的作用，但是卻仍然存在以下問(wèn)題：

（一）新建本科院校辦本科時(shí)間不長(zhǎng)，教學(xué)檔案總體建設(shè)缺乏規(guī)范

新建本科院校的教學(xué)檔案建設(shè)工作隨著升本籌備工作的開(kāi)展和深入，逐步走向規(guī)范，但是離《普通高校檔案管理工作辦法》的要求差距還很大。新建本科院校大多由兩個(gè)或者兩個(gè)以上規(guī)模相當(dāng)，類(lèi)型相近學(xué)校組建升格而成，由于原各校建立的時(shí)間或早或晚，各校辦學(xué)指導(dǎo)思想、辦學(xué)宗旨、辦學(xué)層次以及千差萬(wàn)別 ，新組建本科院校后存在原各校檔案體制管理不統(tǒng)一問(wèn)題，有的新建本科院校實(shí)行統(tǒng)一管理，有的新建本科院構(gòu)實(shí)行分散管理。另外，由于辦學(xué)經(jīng)費(fèi)匱乏等原因，某些高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教學(xué)檔案的管理與建設(shè)缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，在重視教學(xué)工作以及其它管理工作的同時(shí)，忽視了檔案工作的存在， 在“迎評(píng)”過(guò)程使得教學(xué)檔案建設(shè)與管理存在管理不規(guī)范等一系列問(wèn)題也暴露無(wú)遺，主要表現(xiàn)在教學(xué)檔案的總體建設(shè)進(jìn)展緩慢 ，存在著檔案材料不完備 、檔案數(shù)據(jù)不全面、重新排序以及管理體制重新理順等問(wèn)題。這些問(wèn)題嚴(yán)重阻礙了新建本科院校教學(xué)管理規(guī)范化和現(xiàn)代化的步伐。

（二）教學(xué)檔案管理手段滯后，制度不健全，缺乏規(guī)范化的管理

新建本科院校由于大多數(shù)辦學(xué)時(shí)間不長(zhǎng)，硬件設(shè)施跟不上。組建合并前的原各學(xué)校，有的學(xué)校已配備專(zhuān)用的計(jì)算機(jī)，實(shí)行教學(xué)檔案機(jī)檢，有的學(xué)校特別是原來(lái)中等職業(yè)學(xué)校教學(xué)檔案管理手段落后，還停留在紙質(zhì)檔案、檔案柜保管的狀態(tài)，有的甚至缺乏存放教學(xué)檔案的場(chǎng)所，且大多數(shù)檔案還依靠“半手工式”手段進(jìn)行操作處理，工作效率低，嚴(yán)重影響了評(píng)估檔案的有效利用。教學(xué)檔案的管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，它需要嚴(yán)格的制度規(guī)范和科學(xué)的管理。近幾年由于不斷擴(kuò)招，學(xué)校各院系教學(xué)評(píng)估檔案缺乏規(guī)范化的管理，檔案規(guī)章制度不健全，管理方法欠缺不到位 ，學(xué)校、各二級(jí)學(xué)院、教研室三級(jí)建檔和存檔部門(mén)沒(méi)有嚴(yán)格落實(shí)崗位責(zé)任制 ，沒(méi)有切實(shí)明確權(quán)責(zé)，建檔歸檔機(jī)制也不夠完善，從而導(dǎo)致了本科教學(xué)工作合格評(píng)估檔案存在材料重復(fù)歸檔和建檔，教學(xué)檔案材料整理不規(guī)范，甚至出現(xiàn)不歸檔或者漏檔的現(xiàn)象。

（三）教學(xué)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平整體素質(zhì)較低

1999年至2007年，教育部先后批準(zhǔn)建立了208所普通本科院校，占全國(guó)740所本科院校的28%。這些新建本科院校院校雖然學(xué)校級(jí)別提升了，但是檔案工作并沒(méi)有隨之提升，人員的配置僅能應(yīng)付基礎(chǔ)檔案收集、整理、歸檔和利用，處于低層次的開(kāi)發(fā)利用狀態(tài)。另外，在新建本科院校的發(fā)展過(guò)程中 ，對(duì)學(xué)校辦學(xué)定位、辦學(xué)模式、人才培養(yǎng)等宏觀(guān)問(wèn)題的認(rèn)識(shí)和做法會(huì)發(fā)生變化 ，教學(xué)管理機(jī)構(gòu)也多次進(jìn)行整合變動(dòng) ，教學(xué)管理隊(duì)伍流動(dòng)性大，導(dǎo)致造成教學(xué)檔案資料的不連續(xù)性和不完整性。有少數(shù)新建本科院校教學(xué)檔案管理還沒(méi)有配備專(zhuān)職的檔案管理人員，基本采取兼職管理辦法，教學(xué)檔案基本上由教務(wù)處人員和各院（部）教學(xué)秘書(shū)、教務(wù)員兼任，它們受過(guò)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí) 、專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)的機(jī)會(huì)較少，業(yè)務(wù)水平整體素質(zhì)較低。由于教學(xué)管理人員檔案意識(shí)淡薄，往往造成學(xué)校評(píng)估結(jié)束后，出現(xiàn)教學(xué)評(píng)估檔案支撐材料交接不清，被當(dāng)事人拿走（當(dāng)作私人財(cái)產(chǎn)），而未能將重要的或起關(guān)鍵作用的支撐材料復(fù)印件存檔 ，造成教學(xué)工作合格評(píng)估檔案不完整而導(dǎo)致以后的評(píng)估復(fù)查的困難和利用不便。

二、實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)評(píng)估檔案科學(xué)管理的措施

（一）以評(píng)估為契機(jī)，完善教學(xué)檔案建設(shè)，構(gòu)建評(píng)估檔案管理的制度和體系

首先，高校教學(xué)工作合格評(píng)估工作既是對(duì)新建本科院校教學(xué)質(zhì)量水平的檢查 ，也是對(duì)高校檔案管理水平的一次重要檢驗(yàn)。要高度重視各部門(mén)教學(xué)檔案管理工作，學(xué)校成立評(píng)建工作領(lǐng)導(dǎo)小組，將教學(xué)評(píng)估檔案建設(shè)列入學(xué)校的工作計(jì)劃，投入專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，配備相應(yīng)檔案用房，不斷改善學(xué)校檔案室館舍和二級(jí)學(xué)院（部）檔案用房條件 ，適當(dāng)添置專(zhuān)用電腦、復(fù)印機(jī)、掃描儀、光盤(pán)刻錄機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備 ，符合本科教學(xué)工作合格評(píng)估對(duì)學(xué)校檔案館舍和二級(jí)學(xué)院（部）檔案用房硬件方面的要求。

其次，《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》與《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法》是新建本科院校檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的重要基礎(chǔ)和依據(jù)。沒(méi)有規(guī)矩難以成方圓，任何一項(xiàng)工作如果沒(méi)有相應(yīng)的制度管理， 勢(shì)必難以有效地開(kāi)展。為了切實(shí)發(fā)揮評(píng)估檔案管理的作用，促進(jìn)高校教學(xué)評(píng)估檔案管理的規(guī)范化，必須根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案法規(guī)和本科教學(xué)工作合格評(píng)估指標(biāo)體系，切實(shí)建立健全高校教學(xué)評(píng)估檔案管理的工作規(guī)章制度，完善教學(xué)評(píng)估檔案管理的體系，如教學(xué)檔案工作規(guī)范 、部門(mén)歸檔立卷制度、教學(xué)檔案實(shí)體分類(lèi)辦法、電子檔案的歸檔管理辦法等 ，使評(píng)估檔案材料管理的各個(gè)環(huán)節(jié)有章可循，使高校檔案管理的建設(shè)納入規(guī)范化、科學(xué)化、制度化的管理軌道。

（二）規(guī)范教學(xué)評(píng)估檔案的整理，確保教學(xué)評(píng)估系統(tǒng)性與完整性

本科教學(xué)工作合格評(píng)估對(duì)于檔案工作是一次全面的考驗(yàn)和檢閱。“迎評(píng)”學(xué)校要順利通過(guò)本科教學(xué)工作 合格評(píng)估 ，首先要認(rèn)真學(xué)習(xí)《普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作水平評(píng)估方案 （ 試行） 》，領(lǐng)會(huì)普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作合格評(píng)估指標(biāo)體系內(nèi)涵，，圍繞“指標(biāo)體系”做好支撐材料的整理歸檔工作。

一是要做好常規(guī)教學(xué)檔案與評(píng)估檔案的無(wú)縫銜接。檔案在教學(xué)評(píng)估中的作用非常重要，但同時(shí)對(duì)教學(xué)檔案管理工作也帶來(lái)不利影響。因?yàn)槌Ｒ?guī)的教學(xué)檔案管理是按《高校檔案管理規(guī)范》進(jìn)行收集、分類(lèi)、整理、歸檔的，而在本科教學(xué)工作合格評(píng)估中形成的評(píng)估檔案是按評(píng)估指標(biāo)體系歸檔 ，由于要求不同、分類(lèi)不同形成差異 。所以，我們抓住迎評(píng)階段的有利契機(jī) ，抓好兩者之間的無(wú)縫銜接，在整理常規(guī)教學(xué)檔案的時(shí)候要有意識(shí)地關(guān)注評(píng)估指標(biāo)體系中所需要的材料 ，需要復(fù)印的就復(fù)印。在迎接評(píng)估過(guò)程中整理的評(píng)估檔案同樣也須關(guān)注常規(guī)教學(xué)檔案的需要，對(duì)那些原先在教學(xué)檔案中沒(méi)有的材料 ，特別是有保存價(jià)值的材料應(yīng)補(bǔ)充到常規(guī)教學(xué)檔案中去，使得常規(guī)教學(xué)檔案內(nèi)容更加全面、豐富。

二是教學(xué)評(píng)估檔案應(yīng)評(píng)估指標(biāo)體系進(jìn)行模塊管理。教學(xué)評(píng)估檔案管理應(yīng)進(jìn)行分級(jí)模塊管理——校級(jí)評(píng)估檔案室和二級(jí)學(xué)院（部）評(píng)估檔案室管理 。在本科教學(xué)工作合格評(píng)估過(guò)程中很多指標(biāo)體所需檔案不在校級(jí)歸檔的范圍內(nèi)，所以我們應(yīng)按照評(píng)估的實(shí)際需要，加強(qiáng)和完善二級(jí)歸檔的內(nèi)容，建立二級(jí)學(xué)院（部）為主的二級(jí)檔案保管單位。評(píng)估檔案建設(shè)與日常教學(xué)檔案建設(shè)要求也存在差異，評(píng)估檔案建設(shè)具體回 應(yīng)《普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作水平評(píng)估方案 （ 試行） 》中提出的每一個(gè)問(wèn)題 ，客觀(guān)地反映近3年來(lái)新建本科院校本科辦學(xué)的工作狀態(tài)教學(xué)檔案，是以日常教務(wù)職能活動(dòng)的寫(xiě)真記錄為主要內(nèi)容，比如試卷、畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）等。我們對(duì)于評(píng)估檔案類(lèi)別號(hào)應(yīng)按評(píng)估指標(biāo) “一級(jí)指標(biāo) 、二級(jí)指標(biāo) 、觀(guān)測(cè)點(diǎn)”的順序進(jìn)行編號(hào)分類(lèi)與編號(hào)設(shè)置，按照原始性、真實(shí)性、針對(duì)性、時(shí)效性的原則對(duì)佐證材料進(jìn)行收集、篩選、凝煉、整合加工、審定、立卷等環(huán)節(jié)進(jìn)行模塊管理 ，模塊管理必須符合唯一性 、穩(wěn)定性的要求 ，即同一立檔單位的檔案不得重號(hào) ，并方便插卷但不能隨意變動(dòng)。

（三）加強(qiáng)教學(xué)檔案管理人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力培訓(xùn)

檔案工作水平的高低，取決由于檔案工作人員素質(zhì)的高低，由于檔案工作專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)，教學(xué)管理信息復(fù)雜多樣，檔案管理人員需要較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力和管理技術(shù)。所以新建本科院校應(yīng)該結(jié)合自身特點(diǎn)對(duì)教學(xué)管理人員，特別是教學(xué)秘書(shū)、教務(wù)員進(jìn)行不定期計(jì)算機(jī)應(yīng)VymjHtnrHA8AJAXw/IE9nyCEPYz7BVTNfsOKIivGR4U=用技術(shù)方面的培訓(xùn) ，提高他們的檔案業(yè)務(wù)素質(zhì) 、管理技術(shù)和現(xiàn)代化服務(wù)水平 ，使其更好地為廣大師生員工提供檔案信息服務(wù)。

（四）利用各種現(xiàn)代化系統(tǒng)，加快檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)

教學(xué)評(píng)估檔案材料作為評(píng)估的基礎(chǔ)和依據(jù) ，檔案材料是否齊全 、真 實(shí)對(duì) 評(píng)估結(jié) 果有 著直 接的影響 。隨著時(shí)間的推移， 教學(xué)評(píng)估檔案數(shù)量不斷增多， 加之高校的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)及各種數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，新建本科院校為配合本科教學(xué)工作合格評(píng)估工作，不僅對(duì)紙質(zhì)版材料進(jìn)行收集整理，對(duì)電子版材料的收集錄入也在同步進(jìn)行。傳統(tǒng)的查找檔案的過(guò)程已跟不上信息社會(huì)快速檢索的時(shí)代要求，必須利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)評(píng)估檔案行信息存儲(chǔ)、便于查找利用， 這是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)對(duì)本科教學(xué)工作合格評(píng)估檔案工作的客觀(guān)要求。高校檔案部門(mén)要采用先進(jìn)的自動(dòng)化系統(tǒng)，構(gòu)建一個(gè)功能相對(duì)齊全 ，操作簡(jiǎn)便的網(wǎng)絡(luò)評(píng)估檔案管理系統(tǒng)和平臺(tái)制定統(tǒng)一的評(píng)估檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，開(kāi)發(fā)評(píng)估檔案信息管理系統(tǒng)，強(qiáng)化評(píng)估檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，通過(guò)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)提高檔案管理的正確性和真實(shí)性，實(shí)現(xiàn)評(píng)估檔案信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。

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（作者簡(jiǎn)介：黃柑童（1975-），男，廣西欽州人，欽州學(xué)院教務(wù)處，研究方向?yàn)楦咝n案管理與教學(xué)管理研究。）