試析如何以養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)為中心開展檔案管理工作

摘要：隨著我國社會經(jīng)濟(jì)體制不斷發(fā)展與完善，養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)作為一項(xiàng)民生工作，其檔案工作是項(xiàng)重要的民生檔案與老有所依的參考依據(jù)，加強(qiáng)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的檔案管理，可有效確保參保人員與單位記錄的真實(shí)性，促進(jìn)養(yǎng)老保險(xiǎn)體制不斷完善，就養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)開展檔案管理工作的有效措施進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：養(yǎng)老保險(xiǎn)；業(yè)務(wù)；檔案管理；工作

隨著我國社會體制不斷完善，養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案作為一項(xiàng)基本民生工作，具有非同小可的現(xiàn)實(shí)意義，以養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)為中心，開展有效科學(xué)的檔案管理工作，可為參保人員提供可靠的參考依據(jù)，但在實(shí)際的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理中，其管理工作還存在一些問題，需要采取恰當(dāng)合理措施給予解決，以完善養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案管理體制。

一、以養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)為中心開展檔案管理工作的問題分析

（一）養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的統(tǒng)一法規(guī)缺乏

在《社保檔案管理規(guī)定》實(shí)施之前，在保險(xiǎn)檔案管理方面我國并沒有相關(guān)法規(guī)，也無權(quán)威制度進(jìn)行約束，社保檔案的管理工作還具有職責(zé)不明確與制度不規(guī)范等問題，自然養(yǎng)老保險(xiǎn)方面的檔案管理也就具有此類問題，養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案管理中，無硬性指標(biāo)進(jìn)行考核，無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與管理辦法約束下，保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)將注意力均放于經(jīng)辦業(yè)務(wù)方面，對保險(xiǎn)檔案資料方面的管理忽視了，讓保險(xiǎn)檔案管理處在無序狀況下，其檔案作用也就難以得到有效發(fā)揮。

（二）檔案管理方法滯后，軟硬件設(shè)施缺乏

因經(jīng)辦條件制約，多數(shù)養(yǎng)老保險(xiǎn)的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，并無固定專門的檔案室，有關(guān)參保人員檔案隨意分散、分割或者分室保管，一些材料甚至被散落于個(gè)人手中，人員方面的調(diào)動，也會讓部分檔案材料出現(xiàn)流失，還有些養(yǎng)老保險(xiǎn)的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，盡管存在檔案室，而對各類型檔案未實(shí)施統(tǒng)一集中管理，保險(xiǎn)檔案室僅保管一些文書檔案，對于其他業(yè)務(wù)資料則存放于業(yè)務(wù)室當(dāng)中，在檔案管理中，軟硬件設(shè)施較為缺乏，專業(yè)人才也不到位，很多檔案管理采用的依舊是原來的管理方法或者手工操作，并缺少通風(fēng)除濕設(shè)備及滅火器等，現(xiàn)在檔案管理主要是紙質(zhì)檔案，一旦出現(xiàn)以外，就會造成無法彌補(bǔ)損失。

（三）養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案人員的業(yè)務(wù)水平有待提高

我國養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案管理多是依靠兼職或者突擊辦法進(jìn)行管理的，有關(guān)專業(yè)人才管理相對缺乏，有些保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)并未設(shè)立專職及兼職的檔案人員，有些機(jī)構(gòu)盡管兼職檔案人員的學(xué)歷比較高，不過檔案的專業(yè)人才缺失非常少，多數(shù)檔案管理者沒有經(jīng)過專門培訓(xùn)，其業(yè)務(wù)水平較低，對檔案管理工作開展具有較大影響，養(yǎng)老保險(xiǎn)的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在檔案人員方面的業(yè)務(wù)培訓(xùn)較少，經(jīng)驗(yàn)交流機(jī)會也比較少，這些問題對于檔案管理工作良好開展均產(chǎn)生了較大影響。

二、以養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)為中心開展檔案管理工作的措施

（一）完善養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案管理制度

養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)作為我國一項(xiàng)基本的民生工作，其檔案管理工作合理開展是必要的，為有效加強(qiáng)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)開展檔案管理工作，并有法可依，保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，可加強(qiáng)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的有效宣傳，運(yùn)用各類宣傳渠道與方法，讓每位公民意識到養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作的重要性。對各類文書資料、職工賬戶與企業(yè)申報(bào)繳費(fèi)資料等進(jìn)行合理保管，這些檔案資料是養(yǎng)老保險(xiǎn)發(fā)展中的有效歷史見證，更是多種養(yǎng)老保險(xiǎn)關(guān)系間的現(xiàn)實(shí)依據(jù)與歷史依據(jù)，以確保養(yǎng)老保險(xiǎn)的政策連續(xù)性，參保人員本身利益的有效執(zhí)行，確保我國社會經(jīng)濟(jì)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。對于養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)、工作原則與利用要求等事項(xiàng)進(jìn)行確定，以確保養(yǎng)老保險(xiǎn)有所遵循，為統(tǒng)一集中管理奠定鑒定基礎(chǔ)。

（二）加強(qiáng)管理模式創(chuàng)新

在養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)當(dāng)中，應(yīng)將檔案管理方式由傳統(tǒng)向現(xiàn)代理念下的檔案管理進(jìn)行轉(zhuǎn)變，原來檔案管理為經(jīng)辦機(jī)構(gòu)依據(jù)本部門工作要求，對檔案資料進(jìn)行收集與整理，并依據(jù)誰經(jīng)辦誰保管的方式進(jìn)行管理，這種以養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)開展檔案管理的利用率并不高，對于參保人員相關(guān)的業(yè)務(wù)資料與參保信息進(jìn)行束之高閣，以無法查到等理由進(jìn)行推諉搪塞是不符合服務(wù)理念的，給有關(guān)參保人員或者部門造成不必要麻煩。隨著社會進(jìn)步，養(yǎng)老保險(xiǎn)體制不斷完善，其檔案管理應(yīng)實(shí)施開放新管理模式，檔案管理應(yīng)樹立為參保者服務(wù)的宗旨模式，并要求檔案業(yè)務(wù)規(guī)范整理，增強(qiáng)檢索技術(shù)，構(gòu)建規(guī)范全宗卷，制定業(yè)務(wù)檔案存放的示意圖，對專題目錄與案卷目錄進(jìn)行合理編制，并配備恰當(dāng)檔案管理軟硬件，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。

（三）做好檔案保密安全工作，并提高檔案人員素質(zhì)

在養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的檔案管理當(dāng)中，應(yīng)加強(qiáng)檔案資料的安全保密性，制定合理的檔案保密、管理、鑒定與移交等制度，并定期對照檢查，如人手保險(xiǎn)的檔案資料泄露事件，就表明我國檔案管理工作還不是很完善，加強(qiáng)檔案資料的保密安全管理工作勢在必行。除此之外，還應(yīng)加強(qiáng)檔案的借閱制度制定，其他科室向檔案室進(jìn)行有關(guān)檔案資料查閱及借閱時(shí)，應(yīng)在借閱登記表上進(jìn)行借閱資料目的、期限與借閱人等詳細(xì)登記，在歸還后，應(yīng)對登記手續(xù)進(jìn)行注銷。養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案室還應(yīng)加強(qiáng)輔助設(shè)施配備，如空調(diào)、防盜、防蟲與除濕機(jī)等。養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的檔案管理作為一項(xiàng)很強(qiáng)專業(yè)工作，檔案人員應(yīng)具有良好職業(yè)道德、政治素質(zhì)與檔案管理的業(yè)務(wù)能力，讓檔案人員樹立終身學(xué)習(xí)觀，經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對檔案人員也要加強(qiáng)組織培訓(xùn)學(xué)習(xí)，或者通過交流、觀摩等方法，擴(kuò)展檔案人員視野，增強(qiáng)其專業(yè)能力與綜合素質(zhì)，有效規(guī)范保險(xiǎn)檔案的管理工作。

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)體制進(jìn)步，在新形勢下，我國養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)獲得了新的發(fā)展，而以養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)為中心的檔案管理工作還存在一些不足，需要采取恰當(dāng)管理措施，進(jìn)一步規(guī)范養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理，重視檔案資料管理，運(yùn)用新技術(shù)提高檔案管理技能，并加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)，以提高養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的檔案管理工作水平。

（作者單位：河北定州市社會保險(xiǎn)事業(yè)管理所）