重視檔案管理人才隊伍建設提高檔案管理水平

摘 要：高校基本建設檔案是高校進行整體規劃和管理的重要組成部分，更是保證學校的正常運轉和日后的改建、擴建工作的重要憑證和依據。而高校基建檔案的收集牽扯單位多、歸檔范圍廣。學校要重視檔案管理人才隊伍建設，以提高基建檔案管理水平，為學校未來的發展提供可靠依據。

關鍵詞：檔案管理人才；基建檔案；歸檔范圍；學校發展

人才是根本。要想提高高校基建檔案管理水平，就要重視檔案管理人才隊伍建設。高校基建檔案，全稱是高校基本建設檔案，指各項目參建單位在基本建設項目立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工驗收全過程中形成并歸檔的科學技術文件材料。一個具體項目的基建檔案是指從整個建設項目的醞釀、決策到竣工驗收合格、交付使用的全過程中，形成的具有保存價值、應當歸檔保存的文件材料。

完整齊全的高校基建檔案是有效利用的前提，是學校未來的發展的可靠依據。及時、真實、完整地收集高校基建檔案，是基建檔案管理工作的基礎，配備基建檔案管理人才是做好高校基建檔案工作的必要條件，建立健全高校基建檔案工作崗位責任制是做好高校基建檔案工作的保證。因此，本文根據有關文件和檔案管理實踐經驗，對高校基建檔案的歸檔范圍、基建檔案管理存在的問題與對策，談幾點看法。

一、歸檔范圍

高校基建檔案的收集、歸檔牽扯的單位較多，有建設單位（高校）、設計單位、監理單位、施工單位。不同的單位，收集、歸檔的范圍有所不同，建設單位（高校）收集、歸檔的基建檔案詳細內容如下。

（1）高校直接負責綜合管理和基建項目檔案的收集工作。具體歸檔范圍如下：①綜合管理。上級關于基建工作的文件，學校關于基建問題的請示、報告及上級批復，基建工作規章制度，學校基建工作計劃、總結、簡報，基建工作總體規劃，基建工作統計報表，學校基建財務預算、決算及上級批復，綜合性征地、換地、讓地文件材料，地下管線、隱蔽工程、地形、地質及水源（學校總體規劃、設計總平面圖，學校綜合性供水、排水管線分布圖，學校綜合性電管、纜線分布圖，學校綜合性煤氣管線分布圖，學校綜合性通訊設施管線、電纜線分布圖，學校綜合性隱蔽工程分布圖及有關材料，學校綜合性地質、水源勘探、地形測量形成的文件材料，學校校園計算機網絡、有線電視設施管線分布及有關材料），學校基建項目的綜合性合同、協議及有關材料。其他有關基建工作的文件材料。②基建項目（按單項工程設置類目）。在工程準備階段文件，高校應收集、歸檔的資料如下：立項文件，建設用地、征地、拆遷文件，勘察、測繪、設計文件，招投標文件，開工審批文件，財務文件。

（2）設計單位負責設計文件材料的收集。具體歸檔范圍如下：申報的規劃設計條件和規劃設計條件通知書，初步設計圖紙和說明，技術設計圖紙和說明，審定設計方案通知書及審查意見，有關行政主管部門（人防、環保、消防、交通、園林、市政、文物、通訊、保密、河湖、教育、白蟻防治、衛生等）批準文件或取得的有關協議，施工圖及其說明，設計計算書，政府有關部門對施工圖設計文件的審批意見。

（3）監理單位負責監理檔案的收集。具體歸檔范圍如下：監理規劃，監理月報中的有關質量問題，監理會議紀要中的有關質量問題，關于進度控制、質量控制、造價控制的資料，監理通知，合同與其他事項管理，監理工作總結。

（4）施工單位負責施工文件的收集。具體歸檔范圍如下：①施工準備工作文件。包括：工程施工承包合同，協議書及施工執照，施工組織設計或施工方案，工程開工報告，圖紙會審記錄及施工預算書等。②施工文件。包括：建筑工程測量定位記錄，建筑材料試驗報告及預制構件出廠證明書，隱蔽工程施工記錄，工程沉降，位移觀測及變形觀測記錄，設計變更及工程聯系單，材料代用審核文件，施工日志和大事記等。③施工驗收、總結文件。包括：基礎工程和隱蔽工程檢查驗收記錄，工程質量檢驗評定及缺陷處理文件、單機試車、無負荷聯動試車記錄，交工驗收證明，施工技術總結和竣工驗收報告。④基本建設竣工文件。包括：工程項目竣工驗收證明書和竣工報告，全套竣工圖，工程決算書和竣工驗收會議紀要等。

二、主要問題

在高校基建檔案管理中存在許多問題，但歸納起來存在的主要問題有以下四個。①檔案管理人員缺乏基建專業知識。目前大多數高校都在進行新校區建設，基建部門和檔案管理部門的人員較少，既熟悉基建業務又熟悉檔案管理知識的人員，更是少之又少。②管理制度有待進一步健全。國家要求實施“高等學校檔案實體分類法”和“高等學校檔案工作規范”，但由于基建檔案歸檔范圍廣、牽扯單位多等原因，這方面有待完善。③檔案資料收集不齊全。由于高校基建檔案涉及學校、招標代理單位、設計單位、監理單位、施工單位等多個單位，歸檔范圍廣、收集資料扯皮多、難度大、時間長，導致了基建檔案資料收集不齊全。④檔案資料使用手段落后。傳統的基建檔案主要以紙質、實物為載體，易損壞也不便于管理和使用。查找效率低、節約容易損毀和丟失。因此，傳統的基建檔案使用手段無法滿足使用者的要求。

三、思考對策

（1）配備基建檔案管理人員。高校應配備專兼職基建檔案管理人員，加強檔案管理人員業務培訓，提升專業化管理水平。基建檔案管理人員不但要掌握檔案管理的專業知識，也要了解基建專業基礎知識，了解工程項目建設流程，知道基建檔案中四大部分資料即工程準備階段資料、監理資料、施工階段資料和工程竣工階段資料是如何收集和整理的。在日常工作中，要求基建檔案管理人員提升四種能力：公關能力、分析能力、動手能力和創新能力。

（2）建立健全基建檔案管理規章制度。高校基建檔案管理需要建立健全歸檔制度、保管制度、借閱制度和銷毀制度。做到有章可依、有章必依、違章必究。

（3）收集基建檔案資料要及時溝通、齊抓共管。由于基建檔案牽扯單位較多，常涉及政府部門、施工單位、監理部門、質檢部門等，因此需多方密切合作。要求學校財務部門配合基建檔案管理人員，在支付有關費用，特別是支付設計費、監理費、工程款時，未提交檔案資料則拒付有關款項。

（4）加大基建檔案管理的信息化建設力度。文檔信息化給基建檔案管理工作帶來了新的變化。由于計算機網絡通信技術的迅速發展與普及，文檔信息的存儲、加工、傳播及利用也發生了前所未有的變化，給基建檔案管理信息化創造了條件。

做好高校基建檔案管理工作，要嚴格按照高校基建檔案的歸檔范圍，及時、真實、準確地進行收集歸檔。要提高基建檔案管理人才的綜合素質，建立健全有關內控制度，齊抓共管，并且要加大基建檔案管理的信息化建設力度。總之，學校要重視檔案管理人才隊伍建設，以提高基建檔案管理水平，為學校未來的發展提供可靠依據。

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