做好高職院校系教學秘書工作的想法

摘 要：高職院校系教學秘書是學院一線教學的管理者和服務者，在學院一線教學管理中發揮了重要作用。如何在系級教學管理中找到秘書的位置，提自身高素質能力，這對做好教學管理工作有著舉足輕重的作用。

關鍵詞：教學秘書；素質能力；溝通

高職院校系教學秘書是院校教學管理隊伍中最基層的執行者，是教學環節中的關鍵點，更是教學管理中不可缺少的角色。教學秘書是教務處、教師、學生三者之間的橋梁，是信息傳遞和反饋的重要渠道，平時工作量大，工作事務繁瑣。本文結合自身工作的實踐與體會，就系教學秘書如何更有效地開展工作，談幾點不成熟的想法。

一、堅持與時俱進，工作敢于創新

1.主動服務意識要增強

爭取實現從被動服務向主動超前服務的轉變；從搞好事務服務為主向注重超前服務的轉變；從搞好事務服務為主向注重大局服務的轉變；從完成具體事項向加強綜合協調的轉變；從單純辦公、辦事，向強化督促檢查、推動決策部署落實的轉變；從忙于事務，向深入調查研究，發揮參謀作用的轉變；對本系工作要有預見性，提前做好有關準備工作。

2.緊張狀態下開展工作要有序

教學秘書的工作時時都是緊張的，無論是常規教學工作，還是中期、末期檢查，突擊任務一來就更緊張。因此，必須要科學規范各項工作，先重后輕，先緊后松，做到有分有合，統籌兼顧。

3.在工作方法上要創新

自覺做到換位思考，善于站在全局的角度想問題。加快辦公自動化，信息網絡化，管理科學化建設，提高工作效率。在繁忙中求準確。忙中有錯是人之常事，但系部工作不允許出差錯。這就要求工作從全局出發，對局部的偏差隨時調整，在忙亂中確保工作的準確。

二、系教學秘書的素質能力

1.心態平和

教學秘書工作繁、重、緊、雜，在默默無聞地為學院的教學管理工作作貢獻。而他們永遠是背后的奉獻者，沒有轟轟烈烈的成績。不像任課老師能有很好的立項科研成果，不像輔導員組織一次學生活動，就能給領導留下深刻印象。他們做的似乎都是日常小事，而一旦出事卻都是大事。他們的地位、身份等方面與教師、科研人員有著一定的差距，來自各方面的原因，造成教學秘書心理或多或少的不平衡。

面對工作中的不理想，教學秘書要善于調節自己的心態，提高心理素質，加強對秘書工作的認識，樹立光榮感與自豪感，胸襟開闊、樂觀向上、積極進取，在平凡中實現自己的人生價值。不要把自己工作中的不順心掛在嘴邊，寫在臉上。向領導、老師、學生和你身邊的人展示燦爛的笑容，用微笑帶走心理的煩惱，感染身邊的每個人。無論遇到什么都要記得微笑，保持心態平和。

2.善于溝通交往

教學活動不是一個系就能獨立完成的，需要職能部門的密切配合，教學秘書要與學院教務處、學工辦及其他職能部門保持溝通，保證信息暢通，進行信息反饋。學會借助有效的溝通手段協調院與系以及系與各職能部門的關系，建立起相互了解、相互合作、相互促進的融洽關系，特別是與本系教師和學生進行gWKqmBHFub9qnndyaGc7hQ==良好的溝通。將本系的通知，如上交教學文件、科研申報、考試安排、監考閱卷等事宜及時地傳達給任課教師，將老師的想法意見適時恰當地反饋到系里；將系里的課程安排、考試安排等各種通知及時地告知學生；將學生對任課教師的意見，對教學方面的意見反映給系里。

教學過程的每個環節都離不開教學秘書的溝通。溝通過程中教學秘書要認清自己的角色位置，充分考慮對方的特點和需要，互相尊重，互相理解，注意談話的藝術，靈活應變，熱情機智。同時教學秘書要善于交往，營造一個與同事和諧相處，與學生和平共處的舒暢的工作環境。善于協調各種關系，充分調動各方面的教學積極性。

總之，高職院校系教學秘書應該具有充分的工作熱情，擁有廣博的知識，勤懇踏實的工作精神，平和的心態，良好的溝通與交往能力，才能更加出色地做好教學秘書工作。

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（作者單位 北京財貿職業學院）