淺析企業職能部門管理的有效性審計

摘要：企業管理工作是一個過程，企業管理工作可劃分為計劃、組織、領導和控制四大職能。企業職能部門管理的有效性，對于企業戰略目標、經營目標、管理目標及其他目標等的順利實現具有十分重要的意義。本文基于管理功能理論，結合內部審計實踐，在闡述職能部門管理有效性審計涵義的同時，構建了體系完整、內容詳實、具有一定可操作性的企業職能部門管理有效性審計實務框架，豐富了企業管理審計的內容，拓展了內部審計的視野。

關鍵詞：職能部門；管理；有效性審計

一、企業職能部門管理有效性審計的涵義

無論哪一級企業組織，其管理職能基本都可以分為四項，即計劃、組織、領導和控制。這已經成為了目前業界的普遍共識。

計劃職能是指為實現企業目標，制定和執行決策，對組織內的各種資源實施配置的行動方案和規劃。計劃一直都被認為是管理的重要職能，它是對組織行為的謀劃和估計，既是行動的指導，又是控制的標準。

組織職能是指為實現企業目標，執行組織的決策，對組織內各種資源進行制度化安排的職能。在企業各種資源中，人是最重要的資源，因此組織職能實際上討論的是人力資源的配置、業績考核及崗位職責問題。

領導職能是指對組織成員施加影響，使他們對組織的目標做出貢獻。領導的本質是通過人與人之間的相互作用，使被領導者義無反顧地追隨他前進，服從他的指揮。組織目標是通過組織成員的集體活動來實現的，而人的積極性的發揮需要領導者借助激勵來完成。所以，領導在組織中處于主導地位，起著關鍵性的作用。領導可以更有效、更協調地實現組織目標；領導是調動組織成員積極性的催化劑；領導是其他管理職能的基礎；領導是組織創新活動的推動者。

控制職能指為保證組織目標得以實現、決策得以執行，對組織行為過程（包括下級的工作）進行監督、檢查、調整的管理活動。控制一直是管理的重要職能，因為在制訂計劃時無論考慮得多么周密，無論投入多少人力和物力，都難以保證計劃絕對準確、決策萬無一失。況且，許多外部因素的變化是組織的管理者根本無法控制的。在計劃的執行過程中，外部環境變化、執行人員的疏忽等，都會使計劃執行偏離預想軌道。管理者行使控制職能，就是要及時發現這些偏差并采取措施予以糾正。在企業生產經營活動中，控制職能主要體現在優化工作標準的制定，強化業務控制，提高資源利用效率，提升執行力、工作效率及基層服務意識等方面。

企業管理工作上述四項職能是一個系統的有機整體，在整個企業管理活動中，只有通過計劃、組織、領導和控制等職能的有效發揮，才能確保企業整體目標的順利實現。而企業職能部門管理有效性審計是通過對企業計劃、組織、領導和控制等職能是否有效發揮進行審查，評價企業職能部門職責履行情況及管理行為的有效性，揭示其業務管理活動存在的問題，尋求對策，以促進企業改善組織運營、增加價值的一項審計活動。

二、企業職能部門管理有效性審計的特點

作為一項特殊的審計項目，與傳統審計項目相比，企業職能部門管理有效性審計有其自身的特點。

第一，企業職能部門管理有效性審計是一種系統的審查。所謂系統的審查就意味著要對企業管理活動進行有規律、有計劃的觀察并予以分析，且要客觀地搜集評價證據。從性質上講，該審計項目屬于一種調查研究也許更加準確一些，因為它不像財務審計那樣按照一定的專業標準進行審查并搜集可靠、充分的證據。

第二，企業職能部門管理有效性審計的范圍比財務審計的范圍更廣。它可以是對企業管理活動的計劃、執行、領導和控制所進行的審查活動，也可以是對企業職能部門有關負責人管理決策和某些事件的認定的審查。審計對象可以是整個被審計單位的業務活動，也可以是一個單位內部的部分業務活動；可以是一個科室或部門，也可以是企業整個經營活動中的某一個功能，如合同管理、計劃規劃、生產管理、物資采購、信息管理、安全保障等。

第三，企業職能部門管理有效性審計也要依據一定的標準來進行審計，以確定實際與標準的符合程度，這一點與財務審計相同。但管理有效性審計所使用的標準不像財務審計標準那樣完備和具有權威性。審計人員需將企業各職能部門的管理目標仔細進行界定分析，確定“最佳的實踐”，即如何能更好、更有效率、更有效果地達到管理目標所應采取的管理步驟和工作程序，以便作為評價的標準。

三、企業職能部門管理有效性審計的實務架構

根據上述對企業職能部門管理有效性審計外延及內涵的分析研究，結合具體的審計實踐，筆者構建了企業職能部門管理有效性審計的實務框架。

（一）審計的目的

企業職能部門管理有效性審計的目的是通過對企業相關職能部門各項管理職能有效性的評估，考查管理水平的高低，管理素質的優劣及管理活動的經濟性、效率性，揭示企業在管理工作中存在的問題和紕漏，尋求對策，促進企業加強管理，改善組織運營，增加價值。

（二）審計的依據

審計依據是國家有關法律、法規、政策；企業有關規定；企業內部控制及生產經營管理方面的文件規定；各部門組織結構圖、部門工作標準、工作流程、部門職責、工作績效考核資料、管理職能文件等相關資料。

（三）審計的方法

由于企業職能部門管理有效性審計涉及范圍廣、審計內容寬泛、部門專業跨度大，部分審計內容不屬于審計人員業務專長，需借助外部專家的力量予以實施。因此，審計組應由審計專家、人力資源專家、企業管理專家、信息管理專家及相關專業技術專家等組成聯合審計組，開展具體的審計查證工作。審計方法可采用訪談、觀察、檢查、再執行等方法，審計方式可采用座談會、調查走訪、查閱相關資料、調查問卷等方式。

（四）審計的程序

在具體實施企業職能部門管理有效性審計時，可遵循以下程序。

1.小組分工。審計過程中可根據被審計部門性質及業務特點的類型分為若干審計小組，如生產部門分為一組，銷售部門分為一組，保障及服務部門分為一組等。

2.收集資料，進行初步調查分析。各小組進點后首先收集部門組織機構圖、部門工作標準、工作流程，部門、科室工作職責，崗位描述，工作績效考評資料等，對收集資料進行審計分析并同相關崗位負責人進行訪談，了解實際工作中具體管理步驟及工作程序等。

3.圍繞審計重點內容，按照相應的審計程序開展具體審計查證工作。

4.評估業績。企業職能部門管理有效性審計應對部門工作績效進行評估，即將被審計業務活動的實際情況與管理層規定的目標或其他適當的計量標準進行比較和評價。

5.挖掘改善的潛力。所謂改善即提高經濟性、效率性和效果性。審計人員應通過與各職能部門有關人員的溝通，觀察管理業務活動過程及控制程序，審核以往和當期的文件、報告等資料，在定性分析的基礎之上，與評價標準進行比較，根據自己的經驗實施專業判斷，來尋找改進的途徑。

6.通過上述審計步驟，為如何進一步提高企業管理工作有效性提出意見及建議。

7.匯總審計發現，在綜合分析的基礎上撰寫審計報告。審計報告應說明審計的目標、范圍、方式、審計發現和意見建議。

（五）審計的內容

企業各職能部門管理的有效發揮是實現企業生產經營目標的重要保障，通過有效提升和深化相關部門的管理職能，加強其管理的有效性，是提高企業經濟效益、提升企業價值、實現企業目標的有效途徑。

在職能部門管理有效性審計中，審查內容主要為計劃的制訂是否科學合理，組織是否得力，是否制定了科學的決策程序，是否遵守合理的決策原則，決策的方法是否科學、恰當，決策的結果是否正確，是否建立健全了科學的內控制度，各項控制措施是否得力，程序是否嚴格執行，控制是否有效等。應重點關注以下幾方面。

1.核實企業職能部門相關業績指標的完成情況。

2.審查業績指標制定的科學性、完整性、合理性、恰當性及可評價性。審查業績指標考核辦法，對比業績指標考核結果，審核業績指標是否能夠衡量本職工作，業績考核是否能夠達到應有目的。

3.審核相關崗位職責描述是否涵蓋其主管業務，包括具體崗位職責及業務流程，實際工作中是否按其崗位職責實施管理活動。

4.審核相關崗位職責履行是否與組織目標、公司目標相一致。

5.審查管理層是否建立了評判工作完成與否、工作效率高低的標準。

6.審核決策的依據及科學性，審核決策過程是否科學，決策依據是否充分，對決策執行效果進行評價。

7.是否存在因沒有明確的工作標準或書面操作指令而引起誤解、操作不一致和偏離規定的情況。

8.審核相關崗位管理活動與其他部門及業務的關系，審核業務流程及控制的關聯性，審核管理控制活動之間是否存在交叉，是否存在“都想管都不管”的問題，審核交叉管理時交流溝通是否順暢。審查相關部門管控程序設置，審查是否存在針對同一經濟業務，部分機關職能部門管理重疊、職責重復的現象。

9.審查相關業務管理活動是否存在控制不足、控制冗余或控制重復問題。

10.審查是否在職責履行過程中出現越權現象，對基層正常生產經營秩序造成干擾。

11.基層向機關職能部門反映問題是否得到及時落實和解決，有無不聞不問、不予回復或搪塞現象。

四、結論

與傳統審計項目不同，企業職能部門管理有效性審計作為一項特殊的審計項目，目前尚無成熟理論可以參考，也無成熟經驗可借鑒，加之企業的許多管理行為結果難以量化、對其分析的手段不多、評價的科學性及準確性難以把握，因而實施起來難度很大。本課題基于現有的審計實踐，以中國石油地區公司的現有管理體制、機制及組織架構為例，構建了企業職能部門管理有效性審計的實務架構，解決了對企業職能部門的管理有效性到底審什么、怎樣審、審計所要達到的目的等審計實務中面臨的問題。但是，由于受認知程度、理論水平及時間限制，對如何進行企業職能部門管理有效性評價尚未進行深入涉足，有待下一步繼續研究。

參考文獻：

[1]熊艷.淺論管理學的發展趨勢[J].人口與經濟，2004（S1）.

[2]聞華.管理職能理論的發展[J].管理學家，2009（09）.

（作者單位：長慶油田分公司審計中心）