細致入微的產權交易檔案管理工作

■ 李莘園

（吉林長春產權交易中心，長春130022）

產權交易檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作。加強產權交易檔案的管理，及時研究解決檔案管理工作中遇到的問題，為產權交易工作提供更好的保障和社會化服務，更顯重要。為此，筆者就當前產權交易檔案管理工作中，存在的問題與建議談幾點淺見，供商榷。

1 存在的問題

產權交易檔案管理是產權交易結束以后的最后一個工作程序。存檔材料管理工作包括產權交易文本的歸類、裝訂、審核、登記、入庫、日常管理等。由于該項工作沒有硬性經濟指標考核，所以存在著輕視檔案管理工作的現象，主要表現為：

1.1 業務部門相關領導對產權交易檔案管理工作的重要性認識不足， 工作重視程度不夠。行動上，重業務輕管理，工作有布置，無檢查。

1.2 文本材料歸檔工作人員不嚴格按照《案卷材料歸檔管理規定》的要求操作，歸檔材料裝訂達不到案卷材料歸檔標準。

1.3 檔案歸檔過程中存在的問題：

1.3.1 案卷裝訂問題。一是歸檔材料排序隨意性。歸檔材料在裝訂案卷時，沒有按照主件在前，附件在后的順序排列。出具的文件和立案申報批復文件沒有按照邏輯關系排列。給案件的復審、查閱工作帶來極大不便。二是案卷目錄填寫不清楚。歸檔材料在裝訂案卷后，沒有填寫案卷目錄；不使用碳素墨水填寫案卷目錄內容。三是案卷標題名稱與立案項目名稱不一致。有的以標的命名，有的以受讓方單位名稱命名。四是案卷沒有裝訂人簽名。案卷裝訂完成后，裝訂人沒有在簽名處簽上自己的名字，審核人處也不簽名，事后難以考證此卷是否經過部門領導驗檢合格。

1.3.2 案卷裝盒問題。一是檔案盒中不裝案卷目錄。案卷裝盒后，沒有裝入填寫好的案卷目錄表，事后難以鑒別盒中案卷數量。二是檔案盒上的標識欄目標注不一。案卷裝盒后，檔案盒上的標識欄目沒有按照統一規范的標注方法標注。三是案卷混裝。為節省檔案盒，將多個轉讓項目的案卷混裝在一個盒中，或同一案卷副本分裝在多個檔案盒中，并與盒內案卷登記目錄不一致，給以后查檔帶來了難度。

1.3.3 檔案移交問題。一是立項受理材料移交問題。項目承辦人沒有按照項目立項要件的要求，及時收集、整理受理材料，并填寫受理材料目錄移交下個工作環節，并辦理相關移交手續。二是項目承辦結束歸檔問題。每個項目辦結，應立即將歸檔材料按照《案卷材料歸檔管理規定》的要求進行整理、裝訂成案卷，并及時辦理移交手續。否則不能再接下個工作項目。三是檔案移交問題。不按規定時間將檔案移交到檔案室保管，仍留存在個人手中，為的是個人使用方便。四是檔案移交目錄不統一問題。移交檔案室的檔案目錄書寫格式不統一，影響檔案室建立電子文檔。檔案盒移交檔案室，要事先填寫好統一格式的檔案移交目錄和電子文本，再與檔案盒一并移交檔案室。

1.4 檔案室硬件環境設施不齊全，比如沒有空調、溫濕計等設備，影響檔案材料存儲壽命。

1.5 檔案管理工作手段落后。檔案管理仍以手工為主，沒有建立現代化的管理制度和電子化的檔案管理系統，存檔材料查閱繁瑣，利用率低。

2 對策和建議

必須切實有效地加強產權交易檔案管理工作，使檔案管理水平上一個新臺階，盡快達到產權交易檔案管理現代化的發展要求。

2.1 加強組織領導，落實責任。各級領導要高度重視產權交易檔案管理工作，成立產權交易檔案管理工作領導小組，把產權交易檔案管理工作列入重要議事日程。明確工作任務，責任落實到人，確保產權交易檔案管理工作有序、規范地開展。

2.2 抓好隊伍建設，提高素質。各部門根據工作實際，配備業務熟悉、有責任心的人員兼職部門檔案管理工作。定期組織檔案管理人員學習檔案管理業務。對檔案管理工作和準備移交的檔案，進行交叉檢查驗收，以促進部門同志之間相互學習檔案業務知識，開闊視野、總結經驗、取長補短、共同提高。組織檔案管理人員向同業機構學習檔案管理業務，豐富工作經驗，提高業務水平。

2.3 完善檔案制度，規范管理。結合產權交易工作的實際，參照國家檔案管理規定，制定和完善產權交易檔案管理工作辦法、收集歸檔制度、歸檔文書鑒別核對制度、檔案保管保密制度、查（借）閱制度、轉遞制度與管理人員職責以及相應的獎罰辦法等一系列規章制度，用制度規范檔案管理工作，促進檔案管理工作的規范化、制度化。

2.4 抓好基礎工作，標準歸檔。檔案管理工作達到制度化、規范化、標準化，首要的是抓好基礎性工作。操作中，要嚴格實行統一的歸檔標準。使用統一檔案盒、夾、相關用紙，達到檔案材料完整、分類準確、目錄清楚、編列有序、裝訂規范，實現產權交易檔案管理工作統一標準、統一模式，從而提高檔案管理質量。

2.5 加強硬件設施建設，安全管理。產權交易檔案管理工作所具備的硬件設施應達到標準化。沒有達到的，應增加投入，建立符合要求的檔案室，添置空調、溫濕計、吸塵器、監控等必要的相關設備，達到防盜、防火、防潮、防塵、防鼠、防蛀、防光、防高溫的“八防”要求，為做好產權交易檔案管理工作提供硬件上的安全保障。

2.6 建立信息系統，科學管理。建立適合產權交易及市場網絡平臺特點的計算機檔案管理信息系統，實現檔案管理工作的電子化、現代化，提高檔案工作的科學管理水平，為產權交易市場的深入發展，提供服務和保障。■