國外圖書館對BSC的理論探索與實踐

●姜華清，趙利申，郝海燕（上海應用技術學院 圖書館，上海 201418）

圖書館要如何管理，怎樣實施績效考核才能適應時代發展需要是一個重要的課題。圖書館界人士對該課題進行過眾多的研究并在繼續探索。近十多年來，一些國外圖書館采用一種叫BSC的戰略管理工具來實施圖書館績效考核，成效顯著。

1 BSC簡介及其在企業界的應用

平衡記分卡（Balanced Scorecard，簡稱BSC） 作為一種戰略績效管理及評價工具，是由哈佛商學院教授羅伯特·卡普蘭 （Robert Kaplan） 和戴維·諾頓（David Norton） 于1992年提出的。

BSC由五個部分構成，包括一個中心和四個層面。一個中心指：愿景、使命和戰略議題，描述特定組織的生存根本以及在特定發展階段所面臨的主要問題。四個層面包括：（1） 財務層面，關注組織的財務安全，從投資者的角度看企業的利潤、增長與風險；（2） 顧客層面，了解內部顧客和外部顧客，確保服務水平以使顧客達到一定的滿意；（3）內部業務流程層面，測量組織的核心能力，通過優化組織內部使各種業務流程運作保持高效和支持戰略的優先度；（4）學習與成長層面，通過成員素質提升達到組織的發展，建立一個支持公司變化、革新和成長的知識平臺。［1］14-17

到2004年，80%的美國大公司采用BSC作為管理工具提高績效。［2］人們發現BSC在企業界的應用有如下優點：平衡記分卡有助于建立戰略中心型組織，為組織績效管理和人力資源管理提供了戰略框架，可以對戰略管理的因果關系進行建設和驗證，促進組織學習，促進變革管理，將組織協同納入體系進行管理。［3］用未來經濟績效動因作為前置指標補充滯后指標。通過戰略轉化克服遠景障礙，通過分級實施BSC克服人員障礙，通過戰略資源配置克服資源障礙，通過戰略學習克服管理障礙。BSC要求財務與非財務指標之間的平衡，組織內外部全體的平衡，滯后指標與前置指標的平衡。［1］17-19

2 BSC在圖書館的適用性及其作用

盡管BSC的出現是為盈利性組織設計，但早已為非盈利性組織和政府機構采用，包括一些圖書館。保羅·R·尼文在《政府及非營利性組織平衡計分卡》一書中明確指出，“作為應對私營部門績效評價而產生的平衡計分卡同樣能夠很好地適應21世紀非營利組織和公共部門發生的巨大變化”。［1］35－38平衡計分卡用于非營利性組織和公共部門，有如下好處：說明受托責任與產生結果，吸引各種稀缺資源，形成一個戰略焦點，BSC能夠提供信息而不只是數據，自我維持、驅動變革和激發信任。

Association of Research Libraries（ARL） 在北美四所著名研究性大學圖書館試行BSC后發現，BSC不僅適用于這些圖書館，而且這些圖書館有很多共同的考核主題。［4］芬蘭研究人員研究認為，BSC可用于大學圖書館協作網的戰略評估與實施。［5］BSC不僅有助于實現大學戰略目標，而且有助于管理信息系統規劃。［6］威爾士大學研究人員回顧了當前一些展示圖書館服務質量的文獻后，推薦用BSC作為工具來展示圖書館品質和對客戶需求的響應程度。［3］

國外學者的研究和圖書館的實踐都有力地證明了推行BSC會讓圖書館獲益匪淺。Michele M.Reid研究后認為，BSC有助于圖書館獲得資金投入，讓客戶和出資方清楚圖書館責任；BSC能提供創新指標支持圖書館在大學的關鍵地位，有助于圖書館獲得認可；BSC鼓勵內部控制促進倫理環境改善，提高組織效率。［2］BSC不僅適用于大學圖書館，而且有助發現客戶和出資方真正關心的方面，促進有限的人力、財力合理分配，不斷提高績效和客戶滿意度。［7］

德國研究協會（DFG，German Research Association）在德國幾所大學和地方圖書館推行BSC后認為，只要適當修改指標，BSC可用于不同的圖書館。［8］BSC能對圖書館的績效做出總體評價，能夠演繹各個方面假設的因果關系，引起需求導向的資源再分配。此外，BSC從內外兩個維度對圖書館績效進行評估，能全面反映圖書館的實際狀況。BSC迫使圖書館管理專注于質量、成本效率和迅速提供信息等圖書館獲得成功的關鍵因素。

弗杰尼亞大學圖書館2001年開始推行BSC，并在一年后的回顧中指出，BSC不但能給出組織健康狀況的快照，而且能指出組織面臨的問題。［9］BSC能讓圖書館人認識到哪些領域是重要的，并且在這些領域什么才是成功。實施BSC讓圖書館員工有更多的機會把他們的想法表達出來。BSC驅動形成評價文化。［10］

德國科技圖書館推行BSC后認為，BSC是圖書館可行的戰略管理工具。BSC有助于把戰略轉化成行動，有助于溝通戰略，通過關鍵績效指標反應戰略目標是否達到。通過BSC，圖書館能滿足新公共管理的要求。［11］

歐美嘗試BSC的各家圖書館盡管類型不同、實際情況有所區別，但是他們在推行BSC方面無一例外都取得了成功。BSC在這些圖書館展示了它的特有活力和卓越的效能，充分證明了BSC在這些圖書館的適用性。國內圖書館要加強管理、提高效率，促進圖書館的發展，可以參考和借鑒國外圖書館推行BSC的成功經驗，做到洋為中用、人為我用。

3 國外圖書館在推行BSC方面的經驗體會

對圖書館而言，BSC是個新生事物。因此它的實施并不會一蹴而就，必然會遇到很多困難。實施績效考核必然會觸及一部分人的利益，招致一些抵制也就不難理解。國外圖書館在推行BSC過程中遇到的障礙或困難，可以讓有心實施BSC的圖書館有充分的準備。而國外圖書館在推行BSC的過程中取得的經驗，尤其是他們覺得應該關注的方面，則對計劃實施BSC的圖書館有著重要的參考意義。從文獻［4-5］［7-10］中的報道看，國外在實施BSC時曾遇到過如下困難或障礙。

表1 國外圖書館實施BSC曾遇到過的困難或障礙

盡管在實施方面遇到過種種困難和障礙，但是國外圖書館界實施BSC后都取得了成功，且獲益匪淺。同時，他們認為，成功推行BSC需要關注如下的問題。

表2 圖書館實施BSC應關注的問題

4 國外圖書館BSC一般體系

4.1 國外圖書館BSC戰略地圖

BSC把前置指標與滯后指標相結合，強調圖書館在各個考核層面上的平衡，旨在圖書館的長期發展與持續創新。圖書館不同于私營部門，不以追求利潤最大化為目標，因此必須調整BSC中各個模塊的相對位置。毫無疑問，使命、遠景與戰略應處于BSC的核心。從使命與遠景出發，圖書館更為關注的是讀者，而不是財務利益相關者，因此在BSC的四個層面中，需要把顧客層面置于頂層，突出圖書館對讀者的關注和重視。從已經實施BSC的國外圖書館的實踐情況以及學者的理論研究來看，盡管他們的戰略地圖在措辭上有區別，但是戰略地圖的本質基本一致。

圖 圖書館BSC戰略地圖

4.2 國外圖書館BSC一般體系

（1）顧客層面。讀者服務是圖書館績效的直接反映，同時也是圖書館生存的基礎。滿足讀者需求，及時回應讀者呼聲，不斷提高服務質量，始終是圖書館工作重心所在。顧客層面位于圖書館BSC的最頂層。圖書館的顧客就是圖書館的所有讀者。顧客層面的中心議題是如何滿足讀者需求。該層面的目標應該是圖書館的設施、服務應該讓盡可能多的讀者滿意；通過直接提供給讀者的媒介，讓讀者需求立即得到最大程度的滿足；對于電子資源，應讓讀者通過圖書館網站就能直接獲取到各種服務。國外圖書館BSC體系中顧客層面常見的指標設計如表3。［2-5,8-11］

表3 高校圖書館BSC顧客層面指標

（2）財務層面。圖書館的性質要求圖書館在經費使用方面應追求使用效益的最大化，實現投入與支出的平衡。圖書館財務層面的指標應該展示出圖書館服務的低成本，包括平均使用在每個讀者身上的經費、平均每次利用的成本以及各種新進資源和服務的成本，特別是館際互借和文獻傳遞成本。財務指標可以視為顧客層面成功的強化劑，以最低成本提供服務或以最高效率提供服務，計劃項目就會吸引更多的關注，獲得更多的經費，出現多贏的局面。國外圖書館BSC體系中常見的財務層面考核因子如表4。［2,3,9－11］

表4 圖書館BSC財務層面指標

（3）內部流程層面。BSC成功的關鍵在于選擇、評價那些能夠改善顧客價值并最終實現使命的流程。選擇內部流程考核因子的前提是找出讀者服務取得成功的關鍵在哪些方面。為了給讀者創造價值，圖書館必須擅長關鍵內部流程。圖書館內部流程的核心問題是如何組織內部流程滿足讀者需求。讀者期望圖書館處理各種事務能以最短的時間高效完成，能以最低限度的交互完成讀者服務。不斷改進內部流程是持續提高服務質量的必然要求，也是改善圖書館形象、提高圖書館地位的要求。此外，圖書館內部工作流程也影響圖書館員工工作滿意度和工作效率。弗吉尼亞大學在總結實施BSC一年后的經驗時，感受很深的一點就是對內部流程的重視。他們認為對于財務、人事、行政等部門而言，一線員工就是圖書館這些內部部門的顧客。［10］國外圖書館內部流程層面常見的考核因子見表 5。［2,5,8－11］

表5 高校圖書館BSC內部流程層面指標

（4） 學習與成長層面。圖書館要實現自己的使命，很大程度上依賴于館員的技能、奉獻與合作。館員和組織結構貫穿于BSC的各個方面。流程改進、高效運營、滿足讀者需要在很大程度上依賴于館員的能力和他們用于支持使命的工具。因此學習與成長層面的核心問題是如何保證圖書館未來的服務能力，確保圖書館為未來的發展做好充分準備。該層面具有決定性意義的戰略指標應該是圖書館要有必要的經費支持、不斷改進基礎設施和信息資源、提高圖書館員工的服務能力和服務水平。常見的內部流程層面的考核因子見表 6。［2,8-11］

表6 高校圖書館BSC學習與成長層面指標

（5）BSC指標分值計算。考慮到不同指標在評價體系中的重要性不同，這就需要對各指標的重要性作出描述，確定其權重。對于每個層面的各個指標，如果涉及多項工作或多個部門，可以采用德爾菲法確定測評權重，加權計分；對于每個層面的綜合測評分值和整個圖書館BSC綜合測評分值，也可以采用德爾菲法和層次分析法測評權重，再按相應權重加和，實現多指標評價值的整合。［9,10］

5 結語

BSC作為一種績效考核和戰略管理工具，在國外圖書館已經有了十多年的探索，其實用性和正面效果得到使用該管理工具圖書館的高度認同。圖書館BSC體系可以全面評估圖書館的整體績效水平，發現問題，找出組織成功的關鍵，最終達到提高圖書館整體績效、保證圖書館長期健康發展的目的。BSC在圖書館的應用必將帶來圖書館品質的大幅提升，有助于解決圖書館管理中存在的諸多弊端，大幅提高圖書館服務質量、提高服務效益，從而提升圖書館形象，為文化大發展大繁榮作出圖書館的貢獻。在圖書館績效評估中引入BSC必將帶來圖書館的變革。

［1］保羅·R尼文．政府及非盈利組織平衡計分卡［M］．胡玉明等，譯．北京：中國財政經濟出版社，2004.

［2］Michele MReid．Is the balanced scorecard right for academic libraries? ［J］．The Bottom Line: Managing Library Finances，2011，24 （2）：85－95．

［3］Judith Broady-Preston，Hugh Preston．Demonstrating quality in academic libraries ［J］．New Library World，1999，100 （3）：124－129．

［4］Elizabeth Mengel，Vivian Lewis．Collaborative assessment:North American academic libraries' experiences using the Balanced Scorecard to measure performance and show value ［J］．Library Management，2012，33（6/7）：357－364．

［5］Juha Kettunen．The strategic evaluation of academic libraries［J］．Library HiTech，2007，25 （3）：409－421．

［6］Juha Kettunen， Ismo Kantola．Management information systembased on the balanced scorecard ［J］．Campus-Wide Information Systems，2005，22 （5）：263－274．

［7］Dilanthi Amaratunga，David Baldry．Assessment of facilities management performance in higher education properties［J］．Facilities，2000，18（7/8）：293－301．

［8］KLAUS CEYNOWA．Managing academic information provision with the balanced scorecard: a project of the German Research Association ［J］．Performance Measurement and Metrics，2000 （3）：157－164．．

［9］James Self．From values to metrics：implementation of the balanced scorecard at a university library ［J］．PerformanceMeasurement and Metrics， 2003， 4 （2）：57－63．

［10］James Self．From values to metrics：implementation of the balanced scorecard at a university library ［J］．Performance Measurement and Metrics， 2003， 4 （2）：57－63．．

［11］Petra Düren．Publicmanagementmeans strategicmanagement：how can libraries fulfill the requirements of the new public management? ［J］．Library Management，2010，31 （3）：162－168．