項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的通用性設(shè)計(jì)方案研究

張寧熙

（廣西壯族自治區(qū)人民政府辦公廳 電子政務(wù)中心，廣西 南寧 530013）

1 引言

項(xiàng)目管理是在指定時(shí)間內(nèi)，為完成已經(jīng)確定的目標(biāo)，以特殊的、臨時(shí)的組合運(yùn)行機(jī)制，通過(guò)有效的規(guī)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)和控制，對(duì)有限資源進(jìn)行充分利用和管理的一種系統(tǒng)方法。

現(xiàn)代項(xiàng)目管理，特別是大型的、復(fù)雜的工程項(xiàng)目，在項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中，產(chǎn)生的信息越來(lái)越多，涉及的專業(yè)領(lǐng)域也越來(lái)越廣；為適應(yīng)這些情況的變化，隨著項(xiàng)目管理理論和信息技術(shù)的發(fā)展，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)輔助實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的管理信息化和工作協(xié)同化，是現(xiàn)代項(xiàng)目管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。

項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)（Project Management Information System，簡(jiǎn)稱 PMIS）是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，集成多種項(xiàng)目管理工具，輔助項(xiàng)目管理的綜合應(yīng)用系統(tǒng)。在信息技術(shù)條件下，項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)已成為項(xiàng)目管理人員不可或缺的工具，項(xiàng)目管理人員可通過(guò)項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)及時(shí)了解項(xiàng)目的啟動(dòng)、規(guī)劃、實(shí)施與控制等信息。

2 項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)應(yīng)用情況

在發(fā)達(dá)國(guó)家，項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用十分普遍，其中最有代表性的就是美國(guó)Primavera公司的Primavera Project Planner（簡(jiǎn)稱P3）和微軟公司的Microsoft Project，這兩套軟件不但功能強(qiáng)大而且通用性好，能夠面向不同領(lǐng)域的項(xiàng)目管理專業(yè)人士和工程技術(shù)人員，可以說(shuō)是項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)發(fā)展的經(jīng)典產(chǎn)品。

在國(guó)內(nèi)，國(guó)產(chǎn)的企業(yè)級(jí)項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)在近幾年不斷涌現(xiàn)，其中不乏一些優(yōu)秀產(chǎn)品，但和發(fā)達(dá)國(guó)家相比，由于我國(guó)的項(xiàng)目管理實(shí)踐起步較晚，所以國(guó)內(nèi)項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用普及程度較低，除建筑類工程外，項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)在其他領(lǐng)域的應(yīng)用較少；在項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)研發(fā)方面，大多數(shù)國(guó)產(chǎn)的項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)功能比較單一，涉及的工程領(lǐng)域比較狹窄，系統(tǒng)設(shè)計(jì)趨于特定化，通用性不好，不能滿足跨領(lǐng)域項(xiàng)目管理工作的需求。

由此可見(jiàn)，國(guó)產(chǎn)的項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)在設(shè)計(jì)和研發(fā)方面與國(guó)際先進(jìn)水相比還存在一定的差距。

3 項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的通用性設(shè)計(jì)

3.1 設(shè)計(jì)依據(jù)

在對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行分析時(shí)，我們注意到，一個(gè)項(xiàng)目的過(guò)程往往包含兩個(gè)方面：項(xiàng)目管理過(guò)程和產(chǎn)品開(kāi)發(fā)過(guò)程，然而，盡管不同領(lǐng)域的產(chǎn)品開(kāi)發(fā)過(guò)程千差萬(wàn)別，項(xiàng)目管理的活動(dòng)卻存在著一種通用性；總結(jié)過(guò)去成功的項(xiàng)目管理活動(dòng)，把收集到的最佳實(shí)踐轉(zhuǎn)變?yōu)槟鼙黄渌?xiàng)目繼承和復(fù)用的形式，這是建立項(xiàng)目管理知識(shí)體系最本質(zhì)的初衷，項(xiàng)目管理知識(shí)體系的建立為不同工程領(lǐng)域的項(xiàng)目管理提供了方法和理論指導(dǎo)，也為項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的通用性設(shè)計(jì)提供了依據(jù)。

3.2 項(xiàng)目管理知識(shí)體系

項(xiàng)目管理知識(shí)體系是項(xiàng)目管理實(shí)踐中成熟的理論、方法、工具和技術(shù)的總結(jié)。目前，國(guó)際上影響最廣的項(xiàng)目管理知識(shí)體系是美國(guó)項(xiàng)目管理學(xué)會(huì)（PMI）的《項(xiàng)目管理知識(shí)體系指南》（PBMOK）；在我國(guó)，項(xiàng)目管理實(shí)踐起步較晚，目前可查的標(biāo)準(zhǔn)有2009年國(guó)家質(zhì)監(jiān)局、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)發(fā)布的指導(dǎo)性標(biāo)準(zhǔn)文件《項(xiàng)目管理 術(shù)語(yǔ)》（GB/Z 23691-2009）、《項(xiàng)目管理 框架》（GB/Z 23692-2009）和《項(xiàng)目管理 知識(shí)領(lǐng)域》（GB/Z 23693-2009），這三份指導(dǎo)性標(biāo)準(zhǔn)文件均由“全國(guó)項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)”歸口，其中，GB/Z 23693-2009與美國(guó)PBMOK的知識(shí)體系基本相同，都定義了項(xiàng)目的綜合、范圍、進(jìn)度、成本、質(zhì)量、人力資源、溝通、風(fēng)險(xiǎn)和采購(gòu)九大管理，以及項(xiàng)目管理的啟動(dòng)、計(jì)劃、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾五個(gè)過(guò)程，適用于不同復(fù)雜程度、不同規(guī)模、不同周期以及不同環(huán)境的各種項(xiàng)目的管理工作，項(xiàng)目管理的知識(shí)體系結(jié)構(gòu)見(jiàn)圖3.1。

圖3 .1 項(xiàng)目管理知識(shí)體系

3.3 系統(tǒng)組成

本文的項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)（PMIS）基于GB/Z 23693-2009與 PBMOK標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)，系統(tǒng)通過(guò)“項(xiàng)目管理綜合業(yè)務(wù)平臺(tái)”與各管理子系統(tǒng)集成，構(gòu)建實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目各階段決策分析、業(yè)務(wù)協(xié)同、信息共享和智能管理的系統(tǒng)模型，系統(tǒng)由以下部分組成：

——項(xiàng)目管理綜合業(yè)務(wù)平臺(tái)；

——工作任務(wù)管理子系統(tǒng)；

——資金管理子系統(tǒng)；

——質(zhì)量與服務(wù)跟蹤子系統(tǒng)；

——人力資源管理子系統(tǒng)；

——信息分發(fā)子系統(tǒng)；

——應(yīng)急管理子系統(tǒng)；

——采購(gòu)及合同管理子系統(tǒng)；

——決策分析與支持子系統(tǒng)；

——產(chǎn)品發(fā)布管理子系統(tǒng)；

——專題資料庫(kù)。

3.4 系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)

根據(jù)系統(tǒng)組成， PMIS各組成系統(tǒng)的功能和模塊設(shè)計(jì)如下：

（1）項(xiàng)目管理綜合業(yè)務(wù)平臺(tái)

“項(xiàng)目管理綜合業(yè)務(wù)平臺(tái)”作為項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)（PMIS）的控制中心和信息中心，主要功能是確保PMIS各管理子系統(tǒng)之間的有機(jī)協(xié)調(diào)和配合，通過(guò)PMIS各管理子系統(tǒng)的輸入和輸出，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目綜合性、全局性管理工作的總體控制。“項(xiàng)目管理綜合業(yè)務(wù)平臺(tái)”設(shè)置 “用戶登錄”、“權(quán)限管理”、“項(xiàng)目立項(xiàng)”、“公共信息”和“事件日志”五個(gè)模塊：

——“用戶登錄”模塊用于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目成員、單位領(lǐng)導(dǎo)、員工或其他項(xiàng)目干系人在PMIS的用戶登錄和身份鑒別。

——“權(quán)限管理”模塊根據(jù)“人力資源管理子系統(tǒng)”提供的“機(jī)構(gòu)人員信息庫(kù)”設(shè)置用戶的角色和權(quán)限，按不同用戶的角色和權(quán)限實(shí)現(xiàn)PMIS各管理子系統(tǒng)的訪問(wèn)控制。

——“項(xiàng)目立項(xiàng)”模塊用于建立項(xiàng)目，完成項(xiàng)目啟動(dòng)前的立項(xiàng)工作。PMIS各管理子系統(tǒng)將圍繞“項(xiàng)目管理綜合業(yè)務(wù)平臺(tái)”建立的一個(gè)或多個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行組合管理，通過(guò)與“決策分析與支持子系統(tǒng)”的信息交互，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目可行性研究、項(xiàng)目論證、項(xiàng)目評(píng)估等立項(xiàng)工作。

——“公共信息”模塊通過(guò)“信息分發(fā)子系統(tǒng)”發(fā)布項(xiàng)目章程、項(xiàng)目管理計(jì)劃和與項(xiàng)目干系人有關(guān)的重要通知。

——“事件日志”模塊用于記錄用戶在PMIS的操作事件，記錄登錄時(shí)間和訪問(wèn)時(shí)間，記錄查閱、添加、刪除和修改等事件。

（2）工作任務(wù)管理子系統(tǒng)

“工作任務(wù)管理子系統(tǒng)”是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目范圍管理和進(jìn)度管理功能的子系統(tǒng)。主要功能是根據(jù)發(fā)布的項(xiàng)目章程和項(xiàng)目管理計(jì)劃，制定項(xiàng)目的范圍管理計(jì)劃，定義項(xiàng)目的工作任務(wù)和范圍，創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）及其數(shù)據(jù)字典，進(jìn)行工作任務(wù)的分派、督辦和進(jìn)度控制；設(shè)置 “工作分解工具”、“工作任務(wù)分派”、“進(jìn)度計(jì)劃”和“工作任務(wù)督辦”模塊：

——“工作分解工具”用于創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)（WBS），對(duì)工作任務(wù)進(jìn)行編碼，建立WBS模板及其數(shù)據(jù)字典。

——“工作任務(wù)分派”用于設(shè)置工作任務(wù)包，安排工作量，分派給相關(guān)人員。

——“進(jìn)度計(jì)劃”用于設(shè)置工作任務(wù)的計(jì)劃開(kāi)始時(shí)間和計(jì)劃完成時(shí)間，通過(guò)關(guān)鍵路徑分析工具對(duì)各項(xiàng)工作任務(wù)進(jìn)行自動(dòng)排序，編輯工作進(jìn)度計(jì)劃。

——“工作任務(wù)督辦”通過(guò)“決策分析與支持子系統(tǒng)”提供的進(jìn)度偏差（SV）分析工具，對(duì)工作完成情況進(jìn)行提醒和督辦。

（3）資金管理子系統(tǒng)

“資金管理子系統(tǒng)”是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目資金和成本管理功能的子系統(tǒng)。主要功能是通過(guò)“決策分析與支持子系統(tǒng)”收集、統(tǒng)計(jì)和分析的數(shù)據(jù)，對(duì)項(xiàng)目資金進(jìn)行成本估算、成本預(yù)算和成本控制；設(shè)置 “資金預(yù)算”和“資金監(jiān)控”模塊。

——“資金預(yù)算”設(shè)定項(xiàng)目成本的構(gòu)成科目，將項(xiàng)目資金分配到各項(xiàng)工作任務(wù)中，自動(dòng)匯總預(yù)算成本，產(chǎn)生成本基準(zhǔn)S曲線圖。

——“資金監(jiān)控”通過(guò)“決策分析與支持子系統(tǒng)”提供的成本偏差（CV）分析工具，監(jiān)控項(xiàng)目成本支出。

（4）質(zhì)量與服務(wù)跟蹤子系統(tǒng)

“質(zhì)量與服務(wù)跟蹤子系統(tǒng)”是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目質(zhì)量管理、產(chǎn)品服務(wù)跟蹤功能的子系統(tǒng)。主要功能是幫助項(xiàng)目質(zhì)檢人員制定質(zhì)量監(jiān)管計(jì)劃，對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生的質(zhì)量問(wèn)題進(jìn)行記錄和分析，對(duì)產(chǎn)品的質(zhì)量和技術(shù)支持服務(wù)進(jìn)行跟蹤。

（5）人力資源管理子系統(tǒng)

“人力資源管理子系統(tǒng)”是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目人力資源分配和管理的子系統(tǒng)。主要功能是建立并維護(hù)“機(jī)構(gòu)人員信息庫(kù)”，編制人力資源管理計(jì)劃，通過(guò)組織分解結(jié)構(gòu)（OBS）和責(zé)任分配矩陣（RAM）進(jìn)行項(xiàng)目人員配備和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組建。

（6）信息分發(fā)子系統(tǒng)

“信息分發(fā)子系統(tǒng)”是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目信息發(fā)布及信息溝通功能的子系統(tǒng)。主要功能是提供電子信箱、即時(shí)通信和網(wǎng)盤工具的管理，設(shè)置 “信息發(fā)布管理”、“通訊錄”和“會(huì)議記錄”模塊：

——“信息發(fā)布管理”為“項(xiàng)目管理綜合業(yè)務(wù)平臺(tái)”提供公告、計(jì)劃、會(huì)議通知和事務(wù)性通知等信息的編輯和發(fā)布管理功能。

——“通訊錄”用于建立和維護(hù)項(xiàng)目干系人的通訊信息，登記項(xiàng)目干系人的電子信箱地址、即時(shí)通信號(hào)和網(wǎng)盤地址，以及其他聯(lián)系方式。

——“會(huì)議記錄”用于項(xiàng)目相關(guān)會(huì)議的記錄，編輯形成會(huì)議記錄文件或錄音文件，分發(fā)給相關(guān)人員。

（7）應(yīng)急管理子系統(tǒng)

“應(yīng)急管理子系統(tǒng)”是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理及應(yīng)急管理功能的子系統(tǒng)。主要功能是記錄風(fēng)險(xiǎn)信息，通過(guò) “決策分析與支持子系統(tǒng)”的風(fēng)險(xiǎn)分析生成風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別列表，排定風(fēng)險(xiǎn)優(yōu)先等級(jí)，編制及發(fā)布項(xiàng)目的應(yīng)急預(yù)案、應(yīng)急響應(yīng)計(jì)劃，以及對(duì)應(yīng)急儲(chǔ)備進(jìn)行管理。

（8）采購(gòu)及合同管理子系統(tǒng)

“采購(gòu)及合同管理子系統(tǒng)”是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目資源的采購(gòu)、招標(biāo)和合同管理功能的子系統(tǒng)。主要功能是制定采購(gòu)計(jì)劃，發(fā)布采購(gòu)清單，編制招標(biāo)文件，編制合同與管理合同。

（9）決策分析與支持子系統(tǒng)

“決策分析與支持子系統(tǒng)”是項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)（PMIS）的“參謀助手”，主要功能是對(duì) PMIS各管理子系統(tǒng)記錄和提交的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行智能分析，設(shè)置有“項(xiàng)目掙值分析”、“項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)分析”和“項(xiàng)目績(jī)效報(bào)告”模塊：

——“項(xiàng)目掙值分析”通過(guò)關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)子系統(tǒng)的掙值（EV）、計(jì)劃值（PV）和實(shí)際成本（AC）取值，提供進(jìn)度偏差（SV）和成本偏差（CV）分析，生成項(xiàng)目的進(jìn)度績(jī)效指數(shù)（SPI）和成本績(jī)效指數(shù)（CPI）。

——“項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)分析”對(duì)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，提供風(fēng)險(xiǎn)概率指數(shù)、風(fēng)險(xiǎn)歸類、影響概率矩陣等分析工具，為“項(xiàng)目立項(xiàng)”模塊和“應(yīng)急管理子系統(tǒng)”提供決策支持。

——“項(xiàng)目績(jī)效報(bào)告”為項(xiàng)目干系人搜集和傳遞績(jī)效信息，便于項(xiàng)目成員報(bào)告目前工作完成情況，提出進(jìn)度偏差和成本偏差的糾正或預(yù)防措施，預(yù)測(cè)新風(fēng)險(xiǎn)和新問(wèn)題。

（10）產(chǎn)品發(fā)布管理子系統(tǒng)

“產(chǎn)品發(fā)布管理子系統(tǒng)”的主要功能是對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)品或建設(shè)成果進(jìn)行發(fā)布管理，對(duì)PMIS各管理子系統(tǒng)產(chǎn)生的交付物和提交文檔進(jìn)行管理，以及對(duì)發(fā)布的產(chǎn)品和文檔進(jìn)行版本編碼控制。

（11）專題資料庫(kù)

“專題資料庫(kù)”為項(xiàng)目產(chǎn)生或提交的文件按類別進(jìn)行歸檔，提供項(xiàng)目的歷史信息檢索和工作模板調(diào)用，形成項(xiàng)目的“組織過(guò)程資產(chǎn)”信息。

4 結(jié)論

項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)與項(xiàng)目管理的研究和應(yīng)用是互相促進(jìn)、互相影響的，現(xiàn)代項(xiàng)目管理的復(fù)雜性要求有適合的工具輔助項(xiàng)目管理人員進(jìn)行項(xiàng)目的管理工作，項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)是項(xiàng)目管理理論在信息技術(shù)條件下的實(shí)踐應(yīng)用，是現(xiàn)代項(xiàng)目管理不可缺少的工具。本文通過(guò)分析項(xiàng)目管理活動(dòng)共有的特性，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理工作要求的管理制度化、制度標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)信息化為目標(biāo)，將管理信息系統(tǒng)與項(xiàng)目管理知識(shí)體系相融合，提出一種項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的通用性設(shè)計(jì)方案，為各領(lǐng)域的項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)提供了設(shè)計(jì)參考。

[1] (美)項(xiàng)目管理協(xié)會(huì).項(xiàng)目管理知識(shí)體系指南(PMBOK指南)第5版[M].許江林譯.北京:電子工業(yè)出版社,2013.

[2] GB/Z 23691-2009,項(xiàng)目管理 術(shù)語(yǔ)[S].

[3] GB/Z 23692-2009,項(xiàng)目管理 框架[S].

[4] GB/Z 23693-2009,項(xiàng)目管理 知識(shí)領(lǐng)域[S].

[5] 樓浩.大型信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目的項(xiàng)目管理研究[D].北京:對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué),2007:3-6.