金蝶k/3采購管理系統在中小企業中的實現和應用價值

彭小春 范虹霞

（廣西瀚特信息產業股份有限公司，廣西 桂林 541004）

隨著生產規模和市場范圍的擴大，中小企業采購管理的復雜性和必要性日益提高，采購管理逐漸成為中小企業經營管理的重要組成部分。中小企業通過實施有效的計劃、組織與控制等采購管理活動，合理選擇采購方式、采購品種、采購批量、采購頻率和采購地點，以有限的資金保證經營活動的有效開展。可以在降低企業成本、加速資金周轉和提高企業經營質量等方面獲得改進。然而，許多中小企業對采購管理的重要性認識不足，認為采購就是拿錢買東西，對采購管理的忽視使中小企業的生產成本增加，再加上交貨速度遲緩，很大程度上削弱了企業的競爭力。采購成本是物品成本與采購過程中所消耗的各項費用之和，采購成本直接影響企業的利潤和資產回報率，影響企業的資金回籠速度。一些由采購管理落后所引發的問題，已經在一定程度上拖了企業快速發展的后腿，抑制了采購人員創造性的發揮，增加了產品成本，客觀上難以吸引高級人才進入企業的采購部門，制約了中小企業的快速發展。

1 中小企業采購管理缺陷解析

1.1 觀念滯后，對采購部門重視不夠

觀念是行為的先導，無論對個人還是組織都是如此。由于歷史的慣性和環境的作用，中小企業在采購管理中存在著“重銷售，輕采購”的觀念。由于中小企業管理者在管理觀念上對采購這一重要活動存在的偏見和輕視，使得我國多數中小企業采購部門的定位不準確。根據美國哈佛商學院著名戰略學家邁克爾·波特的價值鏈分析方法，采購與銷售一樣，是企業價值鏈中同等重要的基本增值活動。而在許多中小企業中，管理者都是重視如何把產品銷售出去，忽視對采購環節的管理，采購依然只是生產環節的一個附屬職能。許多中小企業管理者都會認為，采購部門是花錢的。沒有樹立采購部門是公司利潤源泉的思想，不知道或者沒有理解通過采購管理的提升可以實現產品的差異化。可以讓采購部門與研發和生產部門協同配合，可以讓產品創新得以實現。

1.2 采購缺乏計劃性，采購流程模式僵化

中小企業根據顧客訂單進行產品設計，組織原材料采購和生產，受企業規模、銷售額、資金的限制，企業采購較為謹慎，采購方式比較原始、零散，無法獲得規模采購帶來的效益。單次采購往往數量少、批次多。許多中小企業沒有明確的采購計劃，缺乏對采購需求的分析和對供應商的培養采購上隨意性很大。企業內部各部門之間缺乏必要的溝通與銜接。所有的采購都是急性的，從采購需求提出到原料入庫的期限很短，其結果就是采購部門整天在疲于奔命地買東西，根本沒有時間做詳細的市場調查，企業管理者卻弄不清采購部門整天忙忙碌碌的在干什么。目前，我國中小企業的采購流程普遍存在以下問題：一方面，采購流程從訂單開始，涉及供應、倉儲、財務、質量檢驗和生產、銷售、運輸等各部門，將采購職能分割由不同部門完成，既缺乏系統籌劃、又導致手續繁瑣，工作效率低下。另一方面，各部門本位主義嚴重、站在各自的立場考慮問題，信息互不溝通，從而影響采購決策的正確性。第三，采購監控不到位，出現采購監控盲點，部門之間推諉扯皮、責任不清、沖突頻繁發生，影響企業工作效率。[1]

1.3 采購成本較高

據有關資料統計，在典型的企業成本構成中，采購成本一般大于60%。人工支出(工資、福利費等)約為20%，管理費用約為15%，而利潤僅為5%左右。因此，采購成本構成了企業生產成本的主體，也是中小企業成本控制中最富有價值、最有可能取得成本控制成效的部分。以一個采購成本占總成本60%、利潤率為5%左右的企業為例，只要將采購成本降低5%，其利潤率就可以增加至11%。中小企業采購成本高的原因主要有以下幾個方面：一是企業采購貨品品種多、批量少，采購周期不固定，無法像大型企業集團一樣享受購買折扣或者折扣較少，增加了采購成本。二是一些企業根據經驗和對市場原材料價格上漲的預期，對于可能出現緊缺的原材料往往在銷售和生產旺季到來之前大量采購。而原材料供應商往往對市場變化更加敏感，會伺機調整價格或者要求采購企業使用現金進行兌付。而中小企業由于自身實力的原因，采購資金有限，很多時候要通過賒銷的方式緩解資金周轉困難的局面。在這種情況下，許多中小企業只好支付高額的利息通過貸款或其它融資渠道借貸資金進行采購，從而增加企業的采購成本，進而造成產品成本和產品價格的提高，使產品在市場上的競爭力被削弱。三是中小企業采購管理體制不完善，生產管理水平也不如大企業那樣“精密”。無法實現“零庫存”管理。[2]由于中小企業對原材料價格變化的承受能力較差，因此許多企業采用大量采購的方法來降低價格波動對自己的影響，而這樣卻造成庫存增加，庫存管理成本增加。

1.4 采購策略不明確，供應商關系管理較差

在企業物資采購活動中，根據采購物品的價值、采購周期、供應商類型等的不同，所采用的采購策略也是不同的，目的是利用最小的成本采購到保質保量的物品，以保證生產的需要。首先，采購人員缺乏戰略采購意識，認為拿錢就可以買到東西，把采購僅僅看做是與供應商之間簡單的買賣關系，只注重談判、比價、壓價，沒有與供應商建立長期、穩定和深層次的合作關系。采購過程中對供應商的扶持以及通過采購建立雙贏的合作伙伴關系更是無從談起。其次，中小企業由于采購周期不固定、采購批量小、采購資金不充裕，再加上一些企業有意逃避債務造成的不良影響，使得許多供應商對其缺乏信任感。再次，許多中小企業由于在供應商的選擇、認定、考核和監督等方面缺乏科學有效的標準和程序，導致企業要么長期依賴于某一供應商，要么每次采購都重新選擇供應商，增加了采購風險。

2 金蝶 k/3采購管理系統在中小企業中的功能實現

2.1 系統簡介

金蝶K/3 ERP采購管理系統面向制造企業和商業流通企業的采購管理人員而設計。該系統提供采購需求管理、采購訂貨、倉庫收料、采購退貨、購貨結算處理等全面的采購業務流程管理，以及供應商管理、價格控制、供貨信息管理等綜合業務管理功能，幫助企業實現采購業務全過程的物流、資金流、信息流的有效管理和控制。該系統可以與銷售管理、倉庫管理、存貨核算管理和應付款管理等系統結合運用，提供更完整、全面的企業供應鏈解決方案。其主要業務流程如圖1。

圖1 金蝶k/3采購管理業務流程

2.2 實現功能

2.2.1 采購需求管理

系統提供MRP計算生成、配套查詢產生、庫存缺料分析產生、銷售訂單下推、手工錄入等多種采購需求生成方式，并可按照物料、供應商等信息進行采購需求的靈活合并，滿足不同企業對不同業務的采購需求管理要求，同時還可根據設置的供應商供貨配額自動生成采購訂單，幫助企業有效的規范采購業務。

2.2.2 采購訂單管理

系統提供完整的訂單管理功能，支持訂單手工和自動關閉方式及采購訂單變更管理，幫助企業有效的規范采購訂單作業流程，提高采購業務處理效率。同時提供嚴格的價格管理、訂單按比例允收控制等多種控制方式，幫助企業管理人員有效的管理采購業務。如圖2。

圖2 采購訂單管理頁面

2.2.3 采購結算管理

系統通過采購發票的鉤稽進行發票與入庫的匹配來確認入庫成本。采購發票可通過采購合同、采購訂單、外購入庫單關聯等多種途徑的生成，支持采購發票通過三方關聯方式嚴格取采購訂單的價格，實現企業靈活的開票處理及有效的發票管理；同時在采購結算業務中，支持采購發票與入庫單據部分鉤稽、采購發票審核時自動鉤稽、以后期間單據鉤稽、費用發票的鉤稽、費用發票的補充鉤稽等多種靈活的鉤稽方式，幫助企業準確核算外購入庫成本。

2.2.4 采購價格管理

系統可按不同的供應商、不同的有效期間、不同的采購數量、不同的計量單位、不同的幣種進行價格管理，同時，系統還提供最高采購價格控制和采購訂單價格反寫價格資料等功能，為企業提供有效內部控制工具，幫助企業有效的規范內部管理和控制采購成本。如圖3。

圖3 采購價格管理系統

2.2.5 供應商供貨信息管理

系統提供供應商供貨配額管理、維護供應商物料對應名稱和代碼的功能，幫助企業處理多供應商的供貨和物料名稱與供應商的不一致的問題。

2.2.6 委外加工管理

系統提供全面的委外加工作業流程。同時提供委外加工材料核銷功能，支持按加工單位或委外生產任務單為核銷方式，手工核銷、按BOM核銷等核銷依據，能靈活快速的對委外加工材料進行核銷處理，幫助企業隨時掌握委外加工商處的材料結余情況，及時地對委外加工入庫成本進行核算，全面管理企業委外加工物資。

2.2.7 報表分析功能

系統提供豐富、靈活的業務分析報表，包括采購訂單執行情況明細表、采購訂單執行情況匯總表、供應商供貨ABC分析、采購訂單ABC分析、委外加工材料明細表、委外加工材料匯總表、委外加工材料對帳表等，同時支持靈活設置報表查詢分析條件，幫助企業快速、準確地獲取支持采購決策和業務控制的相關信息。

3 應用價值

3.1 多途徑產生采購需求，及時滿足企業生產需要

企業在管理中會有很多的困惑，比如辦公用品等低值易耗品如何保證各部門能有物品領用，而又不需要采購大量的物料備用而占用庫存？而此困惑糾其深層原因在于企業存在原材料、辦公維修等低值易耗品，需求來源不一樣，計劃方式也存在差異。金蝶k/3采購管理系統提供6種采購申請數量生成方式，如按庫存量、配套方式、MRP方式、按銷售訂單等，提供缺料、配套、MRP計劃、銷售訂單等方式產生采購申請，這樣就能多途徑產生采購需求，滿足企業不同物料的不同采購計劃生成需要，確保企業最優的采購數量，輕松的解決企業采購中的這些困惑。如圖4。

圖4 采購申請數量生成方式

3.2 嚴密的采購價格控制管理，降低采購成本

采購人員經常以高于物料的標準價進行采購，造成物料成本上升，侵蝕企業利潤？歸其原因在于企業沒有完整的采購流程或者有采購流程，但管理不規范，控制不嚴密。金蝶k/3采購管理系統提供提供采購價格管理，采購時按協議好的價格進行采購，并提供最高采購價格及控制和采購價格可以在采購訂單等環節控制用戶不能修改來自公司協議的價格。通過這些價格管理功能，規范采購作業，杜絕采購漏洞，降低采購成本。如圖5。

圖5 采購價格管理

3.3 采購訂單跟蹤功能，及時滿足企業的用料需求

采購訂單下達后，采購人員不清楚訂單的執行情況而不能及時跟催，導致材料短缺，生產停頓。歸其原因多數在于采購物料繁多，每天都要訂單下達及到貨，但到貨情況倉庫不能及時傳遞到采購，而導致采購對訂單狀況不了解。系統提供采購訂單全程跟蹤報表，可以及時跟進未交貨訂單。可以方便采購人員按交期、未入庫等情況進行過濾未交付訂單和采購員能夠跟蹤采購訂單，及時滿足企業用料需求。如圖6。

圖6 采購訂單全程跟蹤報表

3.4 采購數量控制，防止超量采購，降低庫存成本

采購員為了不讓產生缺料，故意超過采購需求采購物料，造成大量物料呆滯。歸其原因在于生產需求不確定，導致采購按需采購壓力較大，再加上企業采購控制不嚴謹，造成采購人員寧可多采購，保證生產物料充足供應。系統提供嚴格按申請采購控制以確保按需采購和采購訂單入庫數量嚴格控制以確保按訂單數量采購入庫。通過采購數量控制，可有效防止超量采購，降低庫存成本。如圖7。

圖7 采購數量控制功能

4 結束語

雖然現階段中小企業在自身的采購管理上還存在一些問題，但如今在采購管理的理念上以及采用信息化的方式來規范企業的采購管理越來越得到重視。金蝶k/3采購管理系統就是在這樣的需求下應運而生，并能較好得幫助中小企業完善及監控企業采購過程中的無計劃和無規范性等，使企業達到有計劃得采購、以較低的價格采購、并能跟蹤整個采購過程和保證采購入庫的數量控制，為企業在采購成本的控制上發揮了較大的作用。

[1] 周云.采購成本控制與供應商管理[M].機械工業出版社,2009.

[2] 徐杰,卞文良.采購管理:研究與應用的視角[M].電子工業出版社,2010.