完善醫院電算化內部會計控制的措施及建議

（深圳市鹽田區梅沙醫院 廣東深圳 518083）

隨著醫院會計電算化的普及應用，為了提高經濟效益，保障醫院業務健康有序的發展，需要建立和完善一整套的相互稽核、相互監督和相互制約的電算化內部會計控制，這是當前許多醫院經營管理的當務之急。

一、醫院會計電算化內部會計控制概述

會計電算化內部會計控制是醫院為了提高會計信息質量，保證電算化信息系統安全運行，保護資產的安全、完整，確保有關法律法規和規章制度的貫徹執行等而制定和實施的一系列控制方法、措施和程序。醫院會計電算化信息系統是一個人機結合的系統，必須建立在會計基礎工作的計算機化、信息處理的標準化和規范化的基礎上，它本身就是實施會計內部控制的工具，實施和應用會計電算化的過程也就是實現內部會計控制的過程，是內部會計控制的制度化、程序化的體現。

醫院電算化內部會計控制可分為以組織措施為主的一般控制和以計算機系統程序為主的應用控制，一般控制是應用控制的基礎和保障，電算化內部會計控制方式是以計算機控制為主，并與人工控制相結合。

二、醫院會計電算化內部會計控制的現狀

長期以來，由于醫療衛生系統行業的特殊性，一些醫院內部會計控制薄弱，單位領導只重視發展醫療業務而輕視財務管理，對會計電算化工作缺乏足夠的認識，沒有建立完善的內部會計控制制度，會計電算化人員技術水平普遍不高，電算化內部會計控制的規章制度執行乏力，醫院電算化基礎管理工作薄弱，不能充分發揮審計的監督職能。這樣使得在醫院電算化運行中，沒有對操作人員工作職責與權限進行必要的分配，使電算化系統缺乏足夠的安全保證。主要表現在：操作規程混亂、職責不清；允許無關人員使用計算機；非法侵入數據庫系統篡改數據；電算化會計檔案數據資料保管不善；不法分子利用醫院管理漏洞，侵占國有資產的案件時有發生等。

三、加強醫院會計電算化內部會計控制的措施和建議

根據醫院財務管理的特點，結合新的《醫院會計制度》，建立和完善內部會計控制是開展電算化工作的關鍵環節，主要內控措施有：

（一）健全會計核算體系

1.根據會計電算化的特點，合理設置崗位。電算化崗位主要有：會計主管、數據錄入、審核記賬、系統維護、電算審查、數據分析、檔案管理等。

2.從職務安排上，將不相容職務分別安排給不同人員，互不兼任，明確崗位職責。以形成一個相互稽核、相互監督、相互制約的工作機制，彌補會計電算化不相容職務集中化的不足，減少利用計算機舞弊的可能性。如：系統開發人員和維護人員不能兼任系統操作員和管理人員；不得由一人辦理醫院貨幣資金業務的全過程等。

3.建立統一標準規范的會計內控體系。首先，按新的《醫院會計制度》，統一設立系統化會計科目和輔助核算項目。其次，明確醫院會計核算的方法，統一核算口徑。最后，建立具有統一標準的核算體系，提高醫院會計信息的完整性。

（二）制訂和完善電算化內部會計控制制度

確保醫院各部門和科室采用統一的內部會計控制管理標準，充分發揮電算化優勢。如：實行授權批準制度，明確授權批準的方式，規定審批人的權限、責任以及經辦人的職責范圍和工作要求。從制度和工作流程上去約束、規范操作人員對電算化系統的操作，使每個操作人員只能在自己的操作權限范圍內進行工作。審批人根據授權批準制度的規定，在授權范圍內進行審批，不得超越審批權限。經辦人在職責范圍內，按照審批人的批準意見辦理業務。對于審批人超越授權范圍審批的業務，經辦人員有權拒絕辦理，并及時向審批人的上級授權部門報告。

（三）通過會計核算和監督，強化電算化管理和會計系統控制

1.原始數據輸入計算機的控制。一切經濟業務的原始憑證，在錄入處理前必須經過相應的權級授權審批，批準后才能簡明、準確、完整地填制記賬憑證。

2.嚴格執行復核制度，不得審核自己輸入的憑證。

3.未經審核人員核對并簽章的原始憑證和記賬憑證不得登記機內賬簿、不正確業務的更正與刪除等必須按規定嚴格進行，嚴格使用財務軟件提供的“反審核”、“反登賬”、“反結賬”功能。

4.會計數據的輸出必須進行嚴格審核并簽章，仔細核對輸出的會計數據與實際發生的經濟業務是否一致。

5.制訂完善的上機操作手冊，建立必要的上機操作記錄制度。使用日志的形式記錄每個會計操作人員的機號、登錄日期及時間、所做的操作等情況，并查看電算化系統日志，檢查有無異常情況。

（四）健全預算控制系統

在會計電算化系統中針對涉及收支的會計科目（如：醫療收入、門診收入、檢查費、醫療業務成本支出、人員基本工資、薪級工資等），按預算項目實行輔助核算，在年初將某科目的當年預算數輸入，則以后在制作涉及該科目的會計憑證時系統會自動彈出窗口，說明在增加此筆收支后當月預算已完成多少百分比。加強預算管理，預算內資金實行院長限額審批，限額以上資金實行集體審議聯簽，嚴格控制無預算的資金支出，使院領導能隨時了解某項收支項目的預算進度、出現異常時能迅速發現并查找原因，保證醫院經營目標的實現。

（五）加強和完善財產物資安全的控制

醫院財產物資的收、發、存和管理由專人負責，并建立賬、卡進行數量核算，財產物資保管人員不得兼任采購，也不得擔任會計核算部門有關存貨資產的總賬、明細分類賬的登記職務。財產物資的請領、審批、發放與記錄相互獨立，不能由一人包辦。財務科組織人員，定期或不定期地進行財產清查，查對賬證，盤點實物，以保證賬證相符、賬賬相符、賬實相符。

（六）加強風險控制

堅持預防為主，采取內部稽核、內部審計等各種措施和方法，充分發揮檢查人員查錯防弊的監督職能，加大對不法或無效率行為的查處力度，多方面、多渠道堵塞漏洞，消滅或減少風險事件發生的各種可能性，或者減少風險事件發生時造成的損失。如：對涉及貨幣資金人員進行嚴格的廉潔和自律教育、定期輪崗、強調職業道德修養，樹立自我保護和奉公守法意識；專設票據稽查員，嚴格執行收、退費審批稽核制。通過建立長期、有效的風險預警防范機制，從制度上規范和保證醫院會計電算化的正常、安全運行。

（七）加強會計電算化系統的應用控制

1.軟件程序控制。運用電子信息技術手段，加強對會計電算化程序的控制，減少和消除內部人為控制的影響。如：收費確認控制；發藥確認控制；數據的輸入、處理、輸出控制，數據存儲和檢索控制；數據資料每天自動雙重備份；財務軟件和數據庫的安全加密等。

2.嚴格遵照會計業務的規定流程，對電算化進行安全管理。如：電算化實體控制；軟件安全控制、網絡安全控制等，保證所有進入電算化系統的數據真實、安全、有效。

（八）夯實財務管理和改善會計電算化內部控制環境

從加強會計基礎工作規范化和電算化管理方面做起，理順各方面關系，對內部會計控制關鍵環節進行管控，采取簡便、宜行、有效的方式，分步驟、有計劃、有重點的進行，同時采取邊整改、邊實施、邊檢查的方式穩步推進。建立以提高醫院會計電算化人員業務素質為目的的管理措施，積極組織會計人員加強業務培訓，學習會計電算化知識，培養一批既懂財會業務、又精通計算機應用技術的有經驗的復合型會計專業技術人才，為醫院盡快建立高效的會計信息系統創造條件。

（九）建立健全電算化內部會計控制的考核評價機制

醫院應成立專門機構或指定專門人員，行使監管職能，對會計電算化內部會計控制的有效性進行監督檢查，確保內部控制制度的貫徹實施。檢查的主要內容有：1.對電算化內部會計控制的關鍵點和風險點進行重點管控。2.對電算化內部會計控制的執行情況進行檢查和評價，出具報告。3.針對電算化內部會計控制工作存在的不足和缺陷，提出整改意見。4.對執行電算化內部會計控制成效顯著的內部機構和人員提出表彰建議，對違反內部會計控制的內部機構和人員提出處理意見。

四、結語

發展會計電算化，是實現會計工作現代化和促進醫療改革的重要保障。只有不斷加強電算化內部會計控制，完善醫院內部控制機制，才能充分保證電算化信息系統的安全、可靠的運行，充分發揮會計電算化的高效性及準確性，促進醫院的全面發展。