辦公室文秘工作規范化管理研究

文/賀建東

當前文秘工作中存在的主要問題。一是我國的文秘準入制度存在缺陷。1998年我國制定并實施了《秘書職業技術標準》。然而，這一制度只能算是一種等級的評定制度而不是職業準入制度，它只注重從業人員的專業知識而忽略了應具備的職業道德，這就使得我國的文秘行業出現了良莠不齊、腐敗亂紀的現象。二是文秘工作人員的素質參差不齊。文秘工作是一個組織中和領導接觸最多的職位，由于受官本位思想的影響，一些文秘人員借機討好領導，甚至出現一些腐敗和違法行為，影響了文秘工作的社會地位。三是文秘工作信息化水平有待提高。由于受傳統思想觀念的影響以及辦公室硬件設施資金投入不足的限制，加之，在辦公室內部一些領域還不能完全實現無紙化辦公，辦公內容與實際要求聯系不夠緊密，雙向的辦公要求使無紙化辦公有更廣闊的發展空間。四是公文管理中程序不規范。公文的辦理程序雖說是一個嚴密的體系，但在日常工作中，越級行文，越級簽發，有校對無復核，不登記就印發等現象也時有發生。

針對當前文秘工作中存在的主要問題，推進文秘工作規范化管理的措施如下：

（一）全面推行文秘工作無紙化辦公。配置優良的設備和工具，全面推進電子公文系統，實行無紙化辦公既符合節能環保和低碳減排的發展要求，又可以利用計算機保存資料方便和網絡技術傳輸速度快的優勢，大大提高文秘人員的工作效率。一是實行無紙化辦公，可以改變傳統紙張資料的保存易受時間和空間限制的不足，就拿圖書館來講，一個圖書館需要龐大的空間和良好的環境，人們閱讀和查詢資料需要浪費很長時間，而在電子圖書館只需敲幾個文字進去即可閱覽成功。計算機龐大的存儲功能既能確保資料保存的完整性，也為分立條目及時查閱提供了方便。二是無紙化辦公可以做到省錢和省力。一些大型機構和企業每天辦公量是巨大的，文秘工作需要大量的紙張和文具，還有打印機、復印機頻繁添加油墨和維修，這些都大量浪費了有限的資金。以前的會議紀要可能需要很多人協作來完成，浪費人力、物力、財力，無紙化辦公只需要一臺電腦就能滿足要求，達到節省人力的目的。三是無紙化辦公可以加快工作作風轉變，對文秘工作每一個環節實施有效監督，既可以增加工作人員應用互聯網的積極性，又能提高查閱興趣，有助于改善和提高文秘人員的綜合素質。四是無紙化辦公對文秘人員的素質要求是比較高的。文秘人員既要熟練掌握辦公自動化軟件 ，如office系 列 Access、 Outlook、Netmeeting等等。又要注意文件的保密性，時常存儲資料，明確文件格式，做到無紙與有紙結合，減少紙張浪費。

（二）全面強化文秘工作全過程管理。一是要樹立質量服務意識。要強化文秘工作人員的質量意識，樹立質量第一的觀念，明確文秘工作崗位質量責任。二是嚴格執行文秘工作質量標準。教育和引導文秘人員認真學習，熟練掌握和嚴格遵循《國家行政機關公文處理辦法》《檔案法》等法律法規，并結合單位實際，修訂完善公文管理各項制度，使文秘從業人員自覺遵守公文處理基本原則、公文格式、行文規則、收發程序、公文管理要求，加快推進辦公自動化系統科學化、規范化進程。三是理順和完善組織機構，建立一支素質過硬、作風踏實、相對穩定的文秘工作人員隊伍，創造出優異的工作業績。同時，要加強對電子公文系統流轉及執行情況的考核，督促單位領導養成自覺閱文的良好習慣，形成獎懲分明的約束力，有效發揮公文管理機構的督查、督辦職能，增強文秘工作的時效性和實效性。四是建立有效的公文流轉程序，嚴格按照規范程序辦理公文、嚴格執行公文行文規則、嚴格審核簽發制度、嚴格控制文件“份數”，禁止濫發文件和發無效無用的文件。并對公文審核簽發手續、附件、格式進行復核，嚴格按照標準規范公文用紙紙型、幅面尺寸、字體字號、排布規則、裝訂要求，合理確定發文范圍。五是嚴格執行文秘人員保密工作規定。文秘工作人員經常會接觸到本單位的機密，必須嚴格遵守保密管理規定，做到不該說的“守口如瓶”，不該做的“紋絲不動”。在工作中，還要防止計算機、傳真機等辦公設備的泄密，決不能把領導討論未決的事情泄露出去，給單位工作造成被動。