領(lǐng)導(dǎo)不在辦公室的文件簽批

文/方玉軍

文書(shū)人員的職責(zé)就是依據(jù)辦公室主任提出的擬辦意見(jiàn)將文件呈領(lǐng)導(dǎo)簽批后轉(zhuǎn)有關(guān)部門(mén)辦理，在這個(gè)過(guò)程中最難的就是找領(lǐng)導(dǎo)簽批文件。因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)比較繁忙，經(jīng)常外出開(kāi)會(huì)、進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)和調(diào)研等等，在辦公室的時(shí)間相對(duì)很少，因此在這樣的情況下怎樣盡快找到領(lǐng)導(dǎo)簽批文件是對(duì)文書(shū)人員智慧和能力的一種考驗(yàn)。本人在多年的辦文實(shí)踐中，積累了一些這方面的經(jīng)驗(yàn)，現(xiàn)總結(jié)出來(lái)，以期能對(duì)大家有所啟發(fā)和幫助。

（一）掌握領(lǐng)導(dǎo)動(dòng)向是實(shí)現(xiàn)辦文的前提。因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常不在辦公室，所以，準(zhǔn)確掌握領(lǐng)導(dǎo)的去向就成為找領(lǐng)導(dǎo)簽批文件的關(guān)鍵。一般在一些大的單位，領(lǐng)導(dǎo)們往往會(huì)對(duì)一周乃至一個(gè)月的工作有個(gè)大致的安排，據(jù)工作安排表就可以幫助我們有效地找到領(lǐng)導(dǎo)。

（二）考慮文件本身的時(shí)效性。每份文件都是有時(shí)效性的，對(duì)于那些時(shí)效性不強(qiáng)的，可以等領(lǐng)導(dǎo)回來(lái)時(shí)簽批，而對(duì)那些時(shí)效性比較強(qiáng)的、尤其是緊急的文件，就要立刻找到領(lǐng)導(dǎo)簽批意見(jiàn)了。

（三）靈活運(yùn)用多種方法呈領(lǐng)導(dǎo)簽批文件。根據(jù)不同情況可分別采取以下幾種方式：

1.電話(huà)聯(lián)系。對(duì)于一些內(nèi)容簡(jiǎn)單的文件可以直接電話(huà)請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)。比如一些例行的會(huì)議通知、業(yè)務(wù)性比較強(qiáng)的事情等等，這樣的文件不需要領(lǐng)導(dǎo)太多時(shí)間的思考就能立即作出批示。當(dāng)然，電話(huà)聯(lián)系時(shí)首先要考慮領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間段，以領(lǐng)導(dǎo)方便接電話(huà)為原則，盡量避開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)休息、開(kāi)會(huì)的時(shí)間。這樣，既不打擾領(lǐng)導(dǎo)正常的工作，又能保證領(lǐng)導(dǎo)能夠集中精力作出正確的決策。其次，給領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)文件內(nèi)容要抓住要點(diǎn)，言簡(jiǎn)意賅，保證領(lǐng)導(dǎo)在最短的時(shí)間里掌握文件的內(nèi)容，切忌眉毛胡子一把抓。比如一份會(huì)議通知，除要講清楚會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)外，更主要的是要講明會(huì)議內(nèi)容及對(duì)參會(huì)人員的要求，這樣才能讓領(lǐng)導(dǎo)盡快作出有效批示。再次，給領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)內(nèi)容時(shí)要使用標(biāo)準(zhǔn)普通話(huà)，避免家鄉(xiāng)話(huà)以及方言土語(yǔ)，而且語(yǔ)速要慢，保證領(lǐng)導(dǎo)一字一句都聽(tīng)清楚，重要的內(nèi)容可以多重復(fù)一遍，盡量避免說(shuō)一些帶有諧音歧義的詞語(yǔ)。最后，還要將領(lǐng)導(dǎo)的批示記錄下來(lái)，防止遺漏或遺忘，聽(tīng)不清楚的可以請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)再重復(fù)一遍。另外還有一點(diǎn)就是電話(huà)請(qǐng)示完領(lǐng)導(dǎo)后，最好等領(lǐng)導(dǎo)回來(lái)后再給領(lǐng)導(dǎo)看一下，因?yàn)橛袝r(shí)領(lǐng)導(dǎo)聽(tīng)文件和看文件往往會(huì)出現(xiàn)不同的結(jié)果。記得有一次，電話(huà)匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)后，領(lǐng)導(dǎo)安排了一個(gè)部門(mén)辦理，結(jié)果領(lǐng)導(dǎo)很快回來(lái)了，當(dāng)他再細(xì)看文件時(shí)感覺(jué)也需要另一個(gè)部門(mén)辦理，于是又補(bǔ)簽了另一部門(mén)，我們趕緊又將文件轉(zhuǎn)至另一個(gè)部門(mén)辦理。當(dāng)然這種情況比較少見(jiàn)，但至少說(shuō)明了口頭聽(tīng)文件和看紙質(zhì)文件是有區(qū)別的，所以即使電話(huà)匯報(bào)完畢后，也要讓領(lǐng)導(dǎo)再看一遍原文件。

2.發(fā)郵件。如果文件內(nèi)容比較復(fù)雜，感覺(jué)口頭匯報(bào)不方便，或給領(lǐng)導(dǎo)電話(huà)聯(lián)系時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)特別交代給其發(fā)郵件，那么這樣的情況就需要給領(lǐng)導(dǎo)發(fā)郵件。當(dāng)然，發(fā)郵件時(shí)也要注意幾點(diǎn)：首先領(lǐng)導(dǎo)要有接收郵件的條件，也就是說(shuō)領(lǐng)導(dǎo)攜帶有筆記本，且能上網(wǎng)，前提還要熟記領(lǐng)導(dǎo)的郵箱。其次要給領(lǐng)導(dǎo)發(fā)短信提醒。再次還要考慮文件的格式，保證領(lǐng)導(dǎo)能打開(kāi)文件，否則還要轉(zhuǎn)換一下格式。最后還要及時(shí)查看郵箱。一般情況下領(lǐng)導(dǎo)簽批文件后會(huì)回電話(huà)說(shuō)明一下，若領(lǐng)導(dǎo)不方便打電話(huà)，就要注意及時(shí)刷新郵箱查看領(lǐng)導(dǎo)的批示意見(jiàn)。

3.發(fā)傳真。傳真這幾年用得相對(duì)少多了，但即使偶爾用到也要注意一下：首先領(lǐng)導(dǎo)身邊要有接收傳真的條件，一般領(lǐng)導(dǎo)外出到某單位調(diào)研時(shí)常用這一種方式，這樣的情況領(lǐng)導(dǎo)帶筆記本不方便，而調(diào)研的單位一般都是基層，所以這種情況下發(fā)傳真成為首選。其次傳真發(fā)送成功后要確認(rèn)對(duì)方是否收到、字跡是否清楚，還要備注好接收人姓名以便聯(lián)系。再次安排可靠人員幫助將傳真呈送給領(lǐng)導(dǎo)，然后再把領(lǐng)導(dǎo)的批示回傳過(guò)來(lái)，一般選同系統(tǒng)的辦公室人員，其他人員不方便也不可靠。

已經(jīng)實(shí)行網(wǎng)上簽批文件了，領(lǐng)導(dǎo)出差攜帶筆記本就能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上文件的閱批。這里要注意的是應(yīng)保證領(lǐng)導(dǎo)的筆記本時(shí)刻聯(lián)網(wǎng)，其次給領(lǐng)導(dǎo)網(wǎng)上傳文件最好有短信提醒。如果領(lǐng)導(dǎo)由于種種原因收不到文件或者無(wú)法簽批時(shí)，則可考慮選擇其他方式。

（四）其他注意事項(xiàng)。

1.如果電話(huà)實(shí)在聯(lián)系不上領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，可先等會(huì)，因?yàn)榇藭r(shí)也許領(lǐng)導(dǎo)不方便接聽(tīng)電話(huà)。過(guò)后如果還是聯(lián)系上不，而時(shí)間又很緊迫時(shí)，可給辦公室主任匯報(bào)看是否改簽其他領(lǐng)導(dǎo)。當(dāng)然這種情況一般很少有，如果真遇到，本著對(duì)工作負(fù)責(zé)的態(tài)度要靈活處理，哪怕事后再給領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)面解釋。還有一種情況就是有時(shí)聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)需要一個(gè)過(guò)程，在這期間可根據(jù)內(nèi)容先將文件轉(zhuǎn)有關(guān)部門(mén)做好準(zhǔn)備，然后再等領(lǐng)導(dǎo)的批示意見(jiàn)。再者，如果領(lǐng)導(dǎo)批示 “請(qǐng)某領(lǐng)導(dǎo)閱示，某某部門(mén)辦理”時(shí)，同樣也可先給部門(mén)辦理，然后再等領(lǐng)導(dǎo)的批示意見(jiàn)。要學(xué)會(huì)用兩條腿走路，切忌死等硬靠。

2.注意保密。以上說(shuō)的都是非密級(jí)的文件，如果是涉密文件，一定嚴(yán)格按保密規(guī)定辦理，不能在電話(huà)、傳真或郵箱里出現(xiàn)帶密級(jí)文件，決不能有泄密情況的發(fā)生。

以上就如何找領(lǐng)導(dǎo)簽批文件談了一點(diǎn)粗淺的看法，有不當(dāng)之處還請(qǐng)大家給予批評(píng)指正?？傊k文是講究程序化的，但在講程序化的同時(shí)也要有一定的靈活性，決不能因?yàn)槌绦蚧┗?、教條地辦文，那樣就嚴(yán)重違背了辦文的本質(zhì)。至于如何做到程序化和靈活性的有機(jī)統(tǒng)一，這需要充分發(fā)揮辦文人員的聰明才智，審時(shí)度勢(shì)，才能做到游刃有余、有條不紊、忙而不亂。辦文如果能達(dá)到這個(gè)程度，就已經(jīng)有相當(dāng)高的水平了。