Excel在財務數據處理中的應用技巧探究

羅孝騫，郭娜娜

(1.黑龍江工業學院，黑龍江 雞西 158100； 2.華能黑龍江發電有限公司，黑龍江 哈爾濱 150090)

Excel在財務數據處理中的應用技巧探究

羅孝騫1，郭娜娜2

(1.黑龍江工業學院，黑龍江 雞西 158100； 2.華能黑龍江發電有限公司，黑龍江 哈爾濱 150090)

在財務處理中我們經常要面對大量數據，要從中總結出一些數據規律和報表元素，雖然現在大多都有財務軟件支持，但也有很多數據需要我們自行處理，excel給了我們一個很好的平臺，筆者根據多年的經驗，對其常用函數在會計中的應用進行總結。

excel;round;vloopup;分類匯總

在財務數據處理中我們經常要面對大量數據，要從中總結出規律，有時也要從財務軟件中導出大量數據對其進行處理。工資表的制作與發放也需要對數據進行處理，這時我們就需要有一個良好的工具來加快我們的工作效率，excel無疑是一個最好的選擇。Excel中所提的函數其實是一些預定義的公式，使用一些稱為參數的特定數值按特定的順序或結構進行計算。用戶可以直接用它們對某個區域內的數值進行一系列運算，如分析和處理日期值和時間值、確定貸款的支付額、確定單元格中的數據類型、計算平均值、排序顯示和運算文本數據等等。現對幾個函數進行介紹，并且說明具體使用情況及相關技巧。

一 ROUND 函數可將某個數字四舍五入為指定的位數

例如，如果單元格 A1 含有 53.2689并且希望將該數字四舍五入為小數點后兩位，則可以使用以下公式：=ROUND(A1, 2) 此函數的結果為 53.27。語法為：ROUND(number, num_digits)，如果 num_digits 大于 0(零)，則將數字四舍五入到指定的小數位。 如果 num_digits 等于 0，則將數字四舍五入到最接近的整數。 如果 num_digits 小于 0，則在小數點左側進行四舍五入。

我們在做工資表的時候，要計算五險一金及個人所得稅，通常用公式進行運算，但得出的數據并不是規范的財務數據，可能在excel里設置保留二位小數，實際上這是不夠的。例如，養老保險是工資的8%，工資為3018.12,那么我們實際excel計算出來的養老保險結果為241.4496,而并不是我們看到的241.45，由于五險一金及個稅的繳納，工資的發放多要形成報表，導入第三方系統，如果出現這樣的數據就會出現差錢的情況，數額并不大，應該不到1元，但如果這樣的數據形成的報表，可能通不過對方系統的驗證，或造成工資表上的金額和上繳金額不一致的情況。所以當我們做工資的時候應該用round函數對計算出來的數據一一進行處理，這樣就不會出現差錯了(加減運算除外)。

二 函數vlookup的用法和功能

用VLOOKUP來實現查找和引用功能。vlookup函數在表格左側的行標題中查找指定的內容，當找到時，再挑選出該行對應的指定列的單元格內容。

vlookup函數的語法：VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)

以筆者工作為例，在送存工資款中，需要報工資表給銀行，工作表里需要這幾項數據：序號、姓名、銀行賬號、金額。賬號庫和工資原表如下。

帳號庫

工資表

現在我們如何將賬號加入到工資表中，是我們需要解決的問題。首先我們在工資表D1單元格內插入函數—查找與引用—vloopup，這時出現如圖：

1.lookup_value：lookup是查找的意思，value是值，就是要查找的值。

2.table_array：“你要到哪去查找這個值？”就在這個table_array的區域里。選定這個區域，公式將在這個區域對lookup_value進行查找。

3.col_index_num：col是column單詞的縮寫，是列的意思，index是索引的意思，合起來就是你在table_array區域中要找的值所在的列數，比如你要找一列電話號碼，是在table_array區域的第三列，那么col_index_num就是3，這是一個相對引用的概念。

4.range_lookup：為一邏輯值，指明函數 VLOOKUP 返回時是精確匹配還是近似匹配。如果為 TRUE 或省略，則返回近似匹配值，也就是說，如果找不到精確匹配值，則返回小于 lookup_value 的最大數值；如果 range_value 為 FALSE，函數 VLOOKUP 將返回精確匹配值。如果找不到，則返回錯誤值 #N/A。

說明：如果函數 VLOOKUP 找不到 lookup_value，且 range_lookup 為 TRUE，則使用小于等于 lookup_value 的最大值。

如果 lookup_value 小于 table_array 第一列中的最小數值，函數 VLOOKUP 返回錯誤值 #N/A。

如果函數 VLOOKUP 找不到 lookup_value 且 range_lookup 為 FALSE，函數 VLOOKUP 返回錯誤值 #N/A。

注意：如果二個工作表都在一個excel文件中進行引用時，我們選定的區域的相對地址為sheet1!B1:C17，這時我們要把它變為絕對地址sheet1!$B$1:$C$17，如果是相對地址，向下填充時有些值會引索不到，如不在一個excel文件中，則不會出現上述問題。

下拉填充后結果如下圖：

Vloopup函數應用廣泛，我們要舉一反三，在二表或多表之間的比對，找錯都可以用到，熟練掌握該函數的用法對提高會計數據的處理有相當大的幫助。

三 分類匯總及其一些技巧

Excel的分類匯總對會計數據處理無疑是雪中送炭，功能強大，不用再使用VF，access等一些數據庫操作來匯總我們需要的結果。用一例來詳細說明(其中也涉及一些其它小函數)。

報表要求你單位職工平均月收入，公式很簡單，就是每個人全年收入除以12，但快速做出報表就不容易了，具體操作如下。

1.將全校教職工的收入(工資、獎金等)做成統一格式(第一列為姓名、第二列為金額)。

2.新建工作表，將所有收入復制到新工作表中。

3.按姓名進行排序(注：升序、降序都可以，但一定要排序，這里我們沒有考慮重名的情況，如果有重名最好按身份證號操作，如沒有身份證號重名一定要特殊記錄)。

4.排序后選定工作表，選擇工具—分類匯總，如圖所示：

以姓名為分類字段，求和項(匯總項)為工資，確定，結果如下圖：

完成分類匯總，但是我們要將分類匯總結果制成報表也需要一些小技巧，需要二步操作：

1.我們要選定分類匯總結果，點編輯—定位—條件定位—可見單元格點確定后，復制，然后粘貼到別一個新表中(如果直接復制粘貼的話，會把整個表的數據都粘貼過去)。

2.替換掉匯總字樣和空格(空格一定要替換掉，因為空格也算字符，李剛和李剛 ，在計算機里并不是一個人)，用平均值函數求出平均值，這樣我們需要的平均工資數據就出來了。

在會計數據處理中，excel有很多函數和模塊可以用到，比如說分列(在有身份證號的情況下，分離出人員的出生日期)，條件函數，篩選，有效性里的序列等都是常用的，如果能熟練地掌握這些函數的用法，活學活用，也可以制作出適應我們需要的函數公式，會大大加快我們的工作效率。

ClassNo.:F224-39DocumentMark：A

(責任編輯：鄭英玲)

AppliedTechniquesofExcelinHandlingtheFinancialData

Luo Xiaoqian，Guo Na’na

(1.Heilongjiang University of Technology,Jixi, Heilongjiang 158100, China ； 2.Hei Longjiang Hua Neng Generation Co. Ltd. Harbin, Hei Longjiang 150090,China)

It is necessary to summarize of the data and report entities in financial transaction which involves the vast amount of data. Even there are accounting software supports, manual handling is still commonly used . Excel provided a good platform to deal with the data. Based on author's experience, common mathematical functions of Excel in accounting are summarized.

excel; round; vlookup; subtotal

羅孝騫，助理研究員，黑龍江工業學院。

郭娜娜，經濟師，華能黑龍江發電有限公司。

1672-6758(2013)10-0052-2

F224-39

A