淺談采購業(yè)務(wù)內(nèi)控管理及實例分析

王勝榮 王雅迪

（武鋼股份有限公司計財部 湖北 武漢：430083）

采購作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的源頭，構(gòu)成了企業(yè)經(jīng)營前端的“實物流”與“資金流”。制造企業(yè)的采購成本往往占總成本的比例較高，因此采購被視為低成本策略的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是企業(yè)贏取競爭優(yōu)勢的命門。采購業(yè)務(wù)中采購計劃的制定、供應(yīng)商的選擇、采購物資定價及質(zhì)量檢測、采購方式、采購合同的訂立及管理、物資驗收、付款制度及應(yīng)付賬款管理等，環(huán)環(huán)相扣，相輔相成，構(gòu)成了一條完整的采購鏈，共同影響著企業(yè)的采購成本和資金占用，對企業(yè)經(jīng)營效益起重要作用。采購流程雖不復(fù)雜，但每個環(huán)節(jié)都蘊(yùn)含著巨大風(fēng)險，稍有疏漏便極有可能造成資產(chǎn)流失、成本危機(jī)。由此看來，企業(yè)引入采購內(nèi)控管理理念并將嚴(yán)格的內(nèi)控管理制度運(yùn)用于采購的全流程，對優(yōu)化采購、降低采購成本及企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展至關(guān)重要。本文將主要以武漢鋼鐵股份有限公司為例，研究企業(yè)采購業(yè)務(wù)的內(nèi)控管理。

1 企業(yè)采購業(yè)務(wù)的內(nèi)控管理要點

采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制規(guī)范中的采購，是指企業(yè)購買物資（或接受勞務(wù)）及支付款項等相關(guān)活動。企業(yè)采購業(yè)務(wù)容易存在“五不”風(fēng)險，即采購需求或請購申請編制不合理、供應(yīng)商選擇不當(dāng)、采購定價不合理、采購合同或框架協(xié)議訂立不當(dāng)、付款流程及賬務(wù)管理不當(dāng)導(dǎo)致的風(fēng)險。企業(yè)應(yīng)做到與時俱進(jìn)，加強(qiáng)內(nèi)控管理，審視現(xiàn)有采購流程的合理性、高效性能否跟上企業(yè)發(fā)展步伐，相關(guān)管理制度的科學(xué)性、嚴(yán)謹(jǐn)性能否為企業(yè)規(guī)避潛在風(fēng)險，由此確保采購物資高質(zhì)準(zhǔn)量按時，與后續(xù)生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)節(jié)高效銜接。本文將企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)控管理要點歸納為以下五大方面：

1.1 完善請購制度、統(tǒng)籌安排采購計劃

無采購計劃或采購計劃編制不合理、都會造成后期采購行為偏差，給企業(yè)帶來高庫存量、高資金占用或保產(chǎn)困難等風(fēng)險。因此企業(yè)應(yīng)建立完善的請購制度，統(tǒng)籌安排采購計劃并納入預(yù)算管理，具體做法如下：

（1）企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營或項目建設(shè)單位結(jié)合實際生產(chǎn)經(jīng)營需求，準(zhǔn)確、及時編制采購需求上報歸口管理部門，歸口管理部門結(jié)合生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)、采購物資庫存及在途情況，統(tǒng)籌安排采購計劃；（2）授予歸口管理部門或?qū)I(yè)人員審批權(quán)限，對采購申請內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、合理性嚴(yán)格審核；（3）將采購計劃的制定納入預(yù)算管理體系，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后，作為剛性指令嚴(yán)格執(zhí)行。

1.2 建立科學(xué)的供應(yīng)商評估、準(zhǔn)入制度及評審機(jī)制

選擇供應(yīng)商，即確定采購渠道，正確的選擇對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營如虎添翼，若選擇不良供應(yīng)商，則可能出現(xiàn)舞弊行為，導(dǎo)致購買物資質(zhì)次價高，給采購成本添加無謂的砝碼。企業(yè)對于選則供應(yīng)商應(yīng)從以下三方面把握：

（1）創(chuàng)建系統(tǒng)的供應(yīng)商評估、準(zhǔn)入機(jī)制，對供應(yīng)商的供貨資質(zhì)、生產(chǎn)規(guī)模、質(zhì)保體系、物流配送、產(chǎn)品適配能力、企業(yè)信譽(yù)等進(jìn)行全方位評估審查，與合格供應(yīng)商簽訂質(zhì)保協(xié)議；（2）企業(yè)選擇供應(yīng)商應(yīng)通過招標(biāo)競選等方法，以公平競爭、公正判斷為原則，優(yōu)勝劣汰；（3）建立完善的供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)，對供應(yīng)商質(zhì)量合格率、交貨準(zhǔn)時率、價格執(zhí)行率以及其供貨條件、信譽(yù)及經(jīng)營狀況等進(jìn)行考核評價，形成淘汰制。

1.3 建立有效的采購物資定價機(jī)制

“高性價比”采購是企業(yè)采購部門孜孜不倦追求的永恒目標(biāo)，合理制定采購價格起關(guān)鍵作用。錯誤的定價方式或盲目定價、缺乏市場價格比對監(jiān)控，都會造成定價不合理，增加企業(yè)的成本負(fù)擔(dān)和資金損失。對此，應(yīng)從以下三方面予以內(nèi)控管理：

（1）建立有效的采購物資定價機(jī)制，選擇合適企業(yè)自身狀況的科學(xué)的定價方法，如長期協(xié)議定價法、招標(biāo)定價法、詢比價采購、動態(tài)競價采購等；（2）采購部門應(yīng)設(shè)置專業(yè)人員或機(jī)構(gòu)了解生產(chǎn)用大宗通用物資的成本構(gòu)成，并結(jié)合市場供求形勢、技術(shù)發(fā)展情況、市場調(diào)研結(jié)果等研究近期及全年價格變動走勢，得出采購物資的參考價格，并結(jié)合相關(guān)定價方法確定采購最終執(zhí)行價［1］。建立一套系統(tǒng)的采購價格數(shù)據(jù)庫，對市場供求形勢及價格變動走勢進(jìn)行商情分析并合理利用；（3）有大宗物資采購的中大型企業(yè)應(yīng)設(shè)立獨(dú)立于價格制定機(jī)構(gòu)以外的監(jiān)督機(jī)構(gòu)，保證競價公平、公正、透明的開展。

1.4 采購合同控制

采購合同或框架協(xié)議的訂立意味著購買方與供應(yīng)商在目標(biāo)物資的交易價格、交易明細(xì)、交易方式等各條件及雙方權(quán)利和義務(wù)上達(dá)成一致，對后期實物交易起監(jiān)管作用。若訂立不當(dāng)可能會導(dǎo)致合同糾紛和法律風(fēng)險，對企業(yè)的合法權(quán)益造成威脅。應(yīng)從以下三方面對該風(fēng)險實施管控：

（1）合同訂立前的評估階段：確保供應(yīng)商具有相關(guān)供貨資質(zhì)、信用狀況良好等；（2）合同訂立階段：以自愿、公平、雙贏為原則做好合同談判工作；細(xì)化合同條款，做到張弛有度；合同主體雙方按規(guī)定權(quán)限簽署并加蓋合同專業(yè)章，合同正式生效；（3）合同執(zhí)行和后評估階段：企業(yè)應(yīng)對合同實施有效監(jiān)控，定期分析、檢查及驗收其履行情況，完善，健全合同管理制度。

1.5 完善結(jié)算和付款流程，加強(qiáng)采購付款及應(yīng)付賬款賬務(wù)的管理

合同執(zhí)行完成后，企業(yè)財務(wù)部門對計量單、質(zhì)檢單、驗收單等原始憑證結(jié)合對應(yīng)合同或者框架協(xié)議審核無誤后，按約定形式向供應(yīng)商支付貨款，標(biāo)志該物資采購流程的完結(jié)。付款流程及應(yīng)付賬款管理不當(dāng)可能導(dǎo)致財務(wù)報表失準(zhǔn)、企業(yè)資金損失或信用受損。相關(guān)內(nèi)控管理措施如下：

（1）財務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格審查各項原始憑證的真實性、合法性和有效性，一旦發(fā)現(xiàn)異常，及時與供應(yīng)商溝通解決，或拒結(jié)貨款；（2）應(yīng)按照國家相關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營情況，確定合理的付款方式，并嚴(yán)格遵循合同條款約定。現(xiàn)金短缺時可選擇銀行承兌匯票支付方式，現(xiàn)金充足時可選擇銀行轉(zhuǎn)賬支付方式，或現(xiàn)金與票據(jù)結(jié)合支付。付款方式應(yīng)在定價時予以區(qū)分，并在合同中明確；（3）應(yīng)付賬款及預(yù)付賬款的賬務(wù)處理應(yīng)準(zhǔn)確、及時，切忌金額錄入錯誤、掛賬單位混淆、遺漏沖抵預(yù)付款、拖延掛賬時間等人工失誤。定期與供應(yīng)商核對往來款項余額，防止錯付現(xiàn)象的發(fā)生。

2 采購內(nèi)控實例解析

在近幾年鋼鐵行業(yè)一直處于低潮期，前景不明朗的形勢下，防范采購風(fēng)險、減少采購成本顯得格外重要。作為年產(chǎn)鋼千萬噸以上的大型國有鋼鐵企業(yè)，武漢鋼鐵股份有限公司需長期對外采購大量物資，隨著企業(yè)的逐步發(fā)展和采購經(jīng)驗累積，其采購方面內(nèi)控措施逐漸得到完善，值得借鑒，以下將從六個方面簡要介紹一下其內(nèi)控優(yōu)勢。

2.1 采購物資質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化

質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是制定采購計劃、消耗定額、簽訂合同的基礎(chǔ)。武鋼股份公司采購材料、備件質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)由主管部門根據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合企業(yè)具體情況制定。對于初次使用的新材料，先組織試驗，得出基本數(shù)據(jù)后，符合要求的才能確定是否使用，并下達(dá)標(biāo)準(zhǔn)。

2.2 采購計劃制定及申購流程化

2.2.1 大宗原燃料的采購計劃內(nèi)控管理

2.2.2 輔材、備件的申購流程及內(nèi)控管理

武鋼股份公司采購輔材、備件有一套規(guī)范的申購流程：首先由用料單位提出請購計劃，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審核后申報，再由公司主管部門審核，最后采購部門實施采購，具體操作如圖2所示。

圖1 武鋼股份采購計劃內(nèi)控流程

圖2 武鋼股份輔材備件采購流程

對于確實需要調(diào)整的計劃，向公司主管部門提出計劃調(diào)整申請報告，闡述計劃執(zhí)行的具體情況、客觀因素變化情況及其影響程度，經(jīng)主管部門審核批準(zhǔn)后在ERP系統(tǒng)中重走上述采購流程，重大調(diào)整事項則需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。對計劃的嚴(yán)格控制，旨在杜絕無效采購，減少資金占用。

2.3 供應(yīng)商管理制度化

武鋼股份公司建立了科學(xué)的供應(yīng)商準(zhǔn)入機(jī)制和評價機(jī)制，并形成了供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)，合理規(guī)避供應(yīng)商選擇不合理帶來的采購風(fēng)險。

公司專門制定了相關(guān)物資采購供方管理辦法來規(guī)范對供應(yīng)商的選擇行為，具體供方準(zhǔn)入流程如圖3。

此外，為加強(qiáng)對供應(yīng)商的監(jiān)督和管理，防范采購物資質(zhì)次價高的風(fēng)險，其采購部門設(shè)置了兩套管理機(jī)制——供方日常動態(tài)管理及供方年度評價，以保證及時全面對供應(yīng)商監(jiān)管。

對于供應(yīng)商資質(zhì)資料的管理，采購部門在供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)中設(shè)置自動預(yù)警功能，在相關(guān)資質(zhì)資料失效期限前提示，以減少人為操作出現(xiàn)疏漏的可能性。

2.4 采購定價合理化

（1）武鋼股份采購部門設(shè)置了多個不同專職的科室對采購定價實行矩陣階梯式管理，展示出“縱向分工”和“橫向合作”的優(yōu)越性，從不同層面共同管控采購定價，有效規(guī)避不合理定價帶來的風(fēng)險。

公司設(shè)置商情部門，對經(jīng)營業(yè)務(wù)中涉及產(chǎn)品及服務(wù)的市場價格進(jìn)行調(diào)研、商情研究并按“季度定價、月度調(diào)整”的基本原則，擬定公司整體性的采購價格及價格政策方案，規(guī)避采購定價與市場行情偏離的風(fēng)險；設(shè)置專業(yè)價格工作管理部門，對公司擬定采購價格及價格政策方案進(jìn)行審定，在定價管理中起決策性作用；設(shè)置采購監(jiān)督部門，對競價（即招標(biāo)、比價）的價格形成過程合法、結(jié)果有效負(fù)責(zé)等。

12月25日晚間，三七互娛公告稱，代理董事長李衛(wèi)偉提議公司回購股份，回購資金總額不低于3億元，不超過6億元，回購價格不超過15元/股。若全額回購且按回購總金額上限和價格上限測算，預(yù)計可回購約4000萬股，回購比例約占公司總股本的1.88%。

（2）該公司采購價格定價管理遵循“兩不高于”原則（不高于市場，不高于行業(yè)），以高性價比采購、提高采購效率、降低采購成本為目標(biāo)，規(guī)避不合理定價帶來的成本風(fēng)險。

2.5 采購合同訂立標(biāo)準(zhǔn)化、執(zhí)行科學(xué)化

（1）設(shè)置完善的合同管理體系，規(guī)范各管理部門的合同管理權(quán)限，在相互合作和監(jiān)督的雙向作用下，合理控制風(fēng)險見圖4。

（2）創(chuàng)建完整的采購合同審核方法及規(guī)范的審核流程，對風(fēng)險的發(fā)生起二次防范作用。

圖4 武鋼股份的合同管理體系

公司對于采購合同審核有多項內(nèi)控管理要求：

①合同文本的相關(guān)條款必須符合《合同法》和武鋼內(nèi)部制定的《合同管理辦法》相關(guān)規(guī)定，合同中除基礎(chǔ)條款應(yīng)詳實明確外還應(yīng)包括合同標(biāo)的質(zhì)量等級的加扣款標(biāo)準(zhǔn)及質(zhì)量問題的處罰標(biāo)準(zhǔn)、合同兌現(xiàn)率要求、質(zhì)保期和售后服務(wù)內(nèi)容、保險條款等。

②對于特殊采購合同，由各專業(yè)部門與供應(yīng)商協(xié)商擬定合同文本，經(jīng)法律、財務(wù)部門和歸口管理部門對條款審查后方能確定文本。

③采購合同條款中產(chǎn)品的質(zhì)量技術(shù)交付標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)公司相關(guān)制度或文件規(guī)定，要選擇適用的國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或者企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。如無適用標(biāo)準(zhǔn)，檢查是否有詳細(xì)的質(zhì)量技術(shù)文件和圖紙作為合同附件。

④對于需要進(jìn)行質(zhì)量或數(shù)量檢測后方能驗收的物資，應(yīng)在合同中明確質(zhì)量和數(shù)量確定方式，必要時還應(yīng)明確質(zhì)量和數(shù)量的異議處理方式。

公司有一套規(guī)范的采購合同審核流程，并制定相關(guān)授權(quán)管理制度，具體規(guī)定對外簽署采購合同的權(quán)限，具體如圖5。

圖5 武鋼股份采購合同審核流程

（3）對采購合同履行情況進(jìn)行跟蹤管理，形成動態(tài)風(fēng)險控制。武鋼股份公司做法：采購的物資必須送到規(guī)定的倉庫儲位，在規(guī)定地點計量，由專業(yè)質(zhì)檢部門抽樣檢驗，質(zhì)量合格才能正式入庫，不合格品則退貨或換貨。計量數(shù)據(jù)、質(zhì)檢報告、驗收確認(rèn)均上拋ERP系統(tǒng)。對于外港口交貨的大宗原燃料，由國家商檢確認(rèn)數(shù)量及質(zhì)量，代管港口和公司采購部門聯(lián)合簽認(rèn)，才能確認(rèn)驗收，并在到廠后，由公司計量部門及質(zhì)檢部門進(jìn)行復(fù)驗，最后正式辦理入廠驗收手續(xù)。

專業(yè)采購部門負(fù)責(zé)比對合同條款，跟蹤合同執(zhí)行情況，若出現(xiàn)影響保產(chǎn)的異常情況，及時報告相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)并研究解決方案，保證采購物資供應(yīng)的時效性。發(fā)生重大物資供應(yīng)短缺時（危及保產(chǎn)），按公司要求實施緊急采購，并做好相關(guān)記錄。

2.6 結(jié)算流程規(guī)范化

2.6.1 完善的結(jié)算流程

結(jié)算付款是采購流程的最后環(huán)節(jié)，是控制風(fēng)險的重要關(guān)口。武鋼股份公司結(jié)算管控嚴(yán)格，結(jié)算人員首先要通過各種驗收單據(jù)比對合同條款，檢查執(zhí)行情況，完全符合才能結(jié)算。重點比對各驗收單上的送貨單位是否為合同主體；執(zhí)行時間是否在合同期內(nèi)；數(shù)量、質(zhì)量等是否符合合同要求，超出合同規(guī)定范圍時要扣款準(zhǔn)確；若數(shù)量、質(zhì)量等達(dá)到不合格品范圍的則退回拒結(jié)，等等；此外發(fā)票是否在認(rèn)證期內(nèi)也是必檢項目之一。單據(jù)一應(yīng)俱全后方可辦理結(jié)算。整個結(jié)算流程可用圖6歸納：

圖6 武鋼股份財務(wù)結(jié)算流程

另對于貨已驗收但發(fā)票未收到的情況，財務(wù)部門根據(jù)倉儲部門提供的到貨信息進(jìn)行應(yīng)付賬款暫估入賬，避免存貨管理上的賬實不符風(fēng)險。

2.6.2 采取合理高效的支付方式

鑒于近年來鋼鐵行業(yè)形勢嚴(yán)峻，武鋼股份公司資金支配嚴(yán)格按照量入為出的原則，在公司資金平衡前提下，逐級審批后使用。該公司采購付款采取限定支付比例、票據(jù)和現(xiàn)款銀行轉(zhuǎn)賬配比支付等形式，層級設(shè)置明確、審批權(quán)限明晰。為保證公平，同質(zhì)同價相同付款條件，合同執(zhí)行中信譽(yù)優(yōu)良的給予一定的付款優(yōu)惠條件。財務(wù)部門按月集中安排付款計劃，逐級審批后執(zhí)行。對于領(lǐng)取票據(jù)的供貨商要求授權(quán)委托書、收據(jù)、領(lǐng)票人身份證等資料齊全方予辦理并當(dāng)場背書轉(zhuǎn)讓，有效防范資金危險。

2.6.3 有效的往來賬務(wù)管理

武鋼股份財務(wù)部門執(zhí)行不定期與供應(yīng)商核對應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往來款項，并在年末審計時通過外部審計發(fā)送詢證函的方式統(tǒng)一進(jìn)行供應(yīng)商對賬。對于外部單位對賬有專門限定，對賬人員必須為該企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)員，對于非相關(guān)企業(yè)人員不提供任何賬務(wù)信息，防止他人利用相關(guān)掛賬信息辦理抵押貸款等影響武鋼利益的情況出現(xiàn)；外部單位對賬必須先出具詢證函或?qū)Ψ綊熨~金額，財務(wù)部門方予以查詢辦理，做好賬務(wù)信息保密工作，防止外部單位瞞報掛賬信息，導(dǎo)致武鋼錯過查找誤差時機(jī)、款項多付的風(fēng)險。

2.6.4 采購計劃的控制與結(jié)算檢查的閉環(huán)管理

每月末財務(wù)部門匯總統(tǒng)計本月結(jié)算采購物資的品種、金額、數(shù)量、采購成本、對應(yīng)的合同、供應(yīng)商等信息，制作《原燃料結(jié)算明細(xì)表》，報公司生產(chǎn)部門、定價部門及公司主管領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)簽確認(rèn)。協(xié)助生產(chǎn)部門及時跟進(jìn)采購進(jìn)度，掌握采購計劃執(zhí)行情況，避免超額采購的情況出現(xiàn)，形成采購的閉環(huán)管理。

3 結(jié)束語

企業(yè)內(nèi)控制度的健全程度反射企業(yè)管理水平的優(yōu)劣，這是經(jīng)無數(shù)國內(nèi)外企業(yè)經(jīng)營管理實踐驗證的真理。自2008年《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》發(fā)布后，內(nèi)控制度在上市公司和一些未上市大中型企業(yè)大范圍施行，近年來更引入專業(yè)內(nèi)控審計協(xié)助企業(yè)完善內(nèi)控制度。本文旨在從采購業(yè)務(wù)方面解析內(nèi)控，并以武鋼根據(jù)其自身特點形成的一套規(guī)范的采購內(nèi)控制度為例，加以闡述。也許武鋼內(nèi)控不是最好，但筆者認(rèn)為，其在可控范圍內(nèi)最大限度的控制了采購風(fēng)險，有其獨(dú)到之處。企業(yè)經(jīng)營管理的每一個環(huán)節(jié)都需要內(nèi)控，且應(yīng)細(xì)化內(nèi)控細(xì)則，切實按規(guī)范執(zhí)行。作為企業(yè)的“防火墻”，內(nèi)控體系建設(shè)應(yīng)受到管理層的重視。謹(jǐn)以上文拋磚引玉，與廣大同仁一起探討，帶動企業(yè)完善內(nèi)控體系，提升管理水平。

［1］財政部會計司.企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范講解［M］.北京：經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社，2010.

［2］王金霞.強(qiáng)化物資采購合同風(fēng)險管理的內(nèi)部控制［J］.科技信息，2012，（29）：451－452＋472.